Больничные-2023: от получения до оплаты

Получаем больничный

Чтобы у работника появилось основание претендовать на больничные или декретные, прежде всего на него должен быть сформирован (выписан) листок нетрудоспособности.

Электронный больничный. С 01.10.2021 больничные листы в общем случае формируются в электронной форме. Работодатели (по основному месту работы и по совместительству) получают информацию о е-больничных, выданных их работникам, в личном кабинете страхователя на веб-портале Пенсионного фонда.

При этом работодатель по совместительству получает цифровую копию электронного больничного работника-совместителя. Как это понять? В копии к уникальному номеру больничного добавлен через точку порядковый номер копии (например, ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1). Помните, что по совместительству действует специальный порядок расчета сумм больничных/декретных (см. ниже).

Бумажный больничный на бланке. Электронный больничный — не единственный возможный вариант. Работник может принести и бумажный листок нетрудоспособности. Напомним: возможность выдачи бумажных больничных до 01.01.2023 была предусмотрена еще весной 2022 года в случаях, установленных п. 8 приказа № 1066*. Минздрав планирует продлить такую возможность на период действия военного положения и в течение 3 месяцев после его отмены или прекращения (см. проект приказа на сайте СПО объединений профсоюзов).

* Приказ Минздрава «Некоторые вопросы формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности и проведения их проверки» от 01.06.2022 № 1066.

Больничный, распечатанный на бумаге. Работник может порадовать работодателя и больничным листом, распечатанным на белом листе бумаги. Согласно п. 8¹ приказа № 1066 такой больничный может выдаваться в периоде действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения/отмены, если учреждение здравоохранения не имеет бланков листков нетрудоспособности и возможности их получить.

Форма распечатанного листка нетрудоспособности должна соответствовать утвержденной приказом Минздрава, Минтруда, ФСС по ВПТ и ФСС от несчастных случаев на производстве от 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. Требования к заполнению распечатанного больничного такие же, как и к листку нетрудоспособности, изготовленному на защищенном бланке. При этом в строке, предназначенной для серии бланка, приводят код ЕГРПОУ учреждения здравоохранения, а в строке с номером бланка — порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности этого учреждения.

Он подтверждает факт временной нетрудоспособности и является основанием для назначения страховых выплат.

Важно! С 01.01.2023 страховые выплаты осуществляются, если обращение за их назначением поступило не позднее 6 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности (окончания отпуска в связи с беременностью и родами). Поэтому предупредите работников, чтобы они не затягивали с предоставлением бумажных листков нетрудоспособности.

Итак, больничный лист работодатель получил. Что дальше?

Если речь о бумажных листках нетрудоспособности (на бланке или на белом листе), то с ними работодатель начинает работу сразу после их предоставления работниками.

С электронными больничными ситуация иная. Работодатели по основному месту работы и по совместительству увидят е-больничный в своих кабинетах страхователей в день его открытия. Причем такой листок нетрудоспособности сразу будет иметь статус «Закритий». Но закрыт еще не означает, что его можно брать в работу. Необходимо дождаться окончания срока, в течение которого врач имеет право внести изменения в медзаключение, на основании которого был сформирован е-больничный.

Электронный листок нетрудоспособности считают выданным страхователю-работодателю через 7 дней после даты его закрытия, а е-больничный с причиной нетрудоспособности «беременность и роды» — через 7 дней с даты открытия (абзац первый п. 3 разд. ІІ, п. 1 разд. III Порядка № 1234*).

* Порядок выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздрава от 17.06.2021 № 1234.

Если все прошло без сбоев, по истечении такого срока листок нетрудоспособности изменит статус на «Готово до сплати». Именно после этого вступает в игру работодатель.

Принимаем решение об оплате

Кто принимает решение. С 1 января 2023 года решение о назначении больничных/декретных принимает страхователь или уполномоченные им лица (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105*).

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-ХIV.

Эти же лица:

— контролируют правильность начисления и своевременность осуществления страховых выплат;

— принимают решение об отказе в назначении либо прекращении страховых выплат (полностью или частично);

— рассматривают основание и правильность выдачи документов, являющихся основанием для предоставления страховых выплат.

А вот комиссия по социальному страхованию в обновленном Законе № 1105 даже не упоминается.

Таким образом,

Заметим, что уполномоченными могут стать работники, которые ранее были членами комиссии по социальному страхованию. Ведь они хорошо знают, какие задачи перед ними стоят. Хотя можно назначить и других уполномоченных лиц (или лицо). Но лучше, чтобы это были специалисты, которые разбираются в условиях и порядке назначения страховых выплат. Например, представители кадровой и/или бухгалтерской служб.

При этом имейте в виду, что сейчас нет необходимости соблюдать требования, которые ранее выдвигались к созданию комиссии по соцстраху. В частности, относительно делегирования членов комиссии в равном количестве от работодателя и работников.

Назначаем ответственных. Первый вопрос, который возникает: что делать с комиссией по соцстраху, которая действовала до 31.12.2022? Считаем, право на жизнь имеют 2 варианта:

1) комиссия по социальному страхованию может самораспуститься, составив об этом соответствующий протокол;

2) каждая из сторон, делегировавшая ранее представителей в комиссию по социальному страхованию, может их отозвать. Для отзыва своих представителей работодатель издает приказ (распоряжение). В свою очередь, выборный орган первичной профсоюзной организации составляет соответствующее постановление. Если профкома на предприятии нет, решение об отзыве членов комиссии от трудового коллектива оформляется уполномоченным, представляющим интересы застрахованных лиц.

В случае когда в дальнейшем решение об оплате больничных будет принимать лично руководитель предприятия, каких-либо приказов/распоряжений дополнительно издавать не нужно. А вот при назначении им уполномоченного лица (лиц) распорядительный документ работодателя должен быть.

Пример приказа см. в статье «Назначаем уполномоченных по социальному страхованию» этого номера.

Срок рассмотрения документов. Документы для назначения пособия по временной нетрудоспособности рассматриваются не позднее 10 рабочих дней со дня их поступления. А вот по пособию по беременности и родам срок рассмотрения документов с 01.01.2023 сократился до 3 рабочих дней (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105). При этом по е-больничному днем поступления следует считать день выдачи такого больничного (см. выше). В этот день листок нетрудоспособности изменит статус на «Готово до сплати».

Оформляем принятое решение. Документальное оформление принятого решения об оплате больничного листа зависит от того, кто это решение принимал. Если руководитель предприятия, то издаем соответствующий приказ (или распоряжение). Если речь о группе уполномоченных лиц, оформляем протокол, об одном уполномоченном — решение. Форму протокола/решения можно подсмотреть в приложении к Положению № 13*. Но вовсе не обязательно ее полностью копировать. Не усложняйте себе работу необходимостью отражения лишней информации. Отнеситесь к составлению формы протокола (решения) творчески.

* Положение о комиссии (уполномоченном) по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, утвержденное постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 13.

Уведомляем об отказе. Основания для отказа в оплате больничного листа предусмотрены в ст. 16 Закона № 1105. Уведомление об отказе с указанием его причин и порядка обжалования должно быть выдано (или направлено) застрахованному лицу не позднее 5 дней после принятия соответствующего решения.

Если же решение о назначении больничных/декретных положительное, переходим к следующему этапу.

Определяем сумму больничных/декретных

Правила исчисления больничных/декретных для работодателя с 2023 года в целом не изменились. Так, остались прежними порядок определения расчетного периода, перечень выплат, которые участвуют в расчете средней зарплаты, процентовка для исчисления суммы больничных в зависимости от страхового стажа и т. п.

В то же время с 01.01.2023 Порядок № 1266* был немного подкорректирован. Но внесенные изменения фактически закрепили на нормативном уровне действовавшую ранее практику.

* Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

Например,

То есть при исчислении среднедневной зарплаты для оплаты больничных/декретных расчетный период следует уменьшать на дни приостановления действия трудового договора. Вместе с тем еще в 2022 году исключать эти дни из расчетного периода рекомендовало Минсоцполитики (см. письмо от 07.07.2022 № 53/0/248-22 // «Налоги & бухучет», 2022, № 77).

Кроме того, в Порядке № 1266 прописали, как оплачивать листки нетрудоспособности работникам и гиг-специалистам резидентов Дія Сіті. Согласно п. 3 этого Порядка оплата таким лицам больничных/декретных осуществляется исходя из среднего заработка, т. е. по общим правилам. Хотя из Закона № 1105 это не следует. Заметим, что на определении среднедневной зарплаты для оплаты больничных/декретных специалистам резидентов Дія Сіті ФСС настаивал еще в 2022 году (см. письмо от 22.08.2022 № 1076-11-1 // «Налоги & бухучет», 2022, № 69).

Но при этом помните, что сумма выплат по временной нетрудоспособности специалистов резидентов Дія Сіті за месяц не должна превышать заработка (дохода) за месяц, с которого фактически уплачены страховые взносы. К сожалению, в Порядке № 1266 не указали, как это требование реализовать. В частности, не ясно, с зарплатой (доходом) за какой месяц сравнивать рассчитанную сумму пособия.

Больше о перечисленных нововведениях см. в статье «Больничные 2023: изменения в порядке расчета» // «Налоги & бухучет», 2022, № 95 (ср. ).

Теперь о совместителях. Начнем с того, что в обновленном Законе № 1105 крайне неудачно прописали норму о выплате пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Согласно ст. 22 этого Закона такие пособия предоставляются застрахованным лицам по основному месту работы или по совместительству в порядке, определенном КМУ. Означает ли это, что совместитель имеет право на пособие только по одному месту работы? Для ответа на этот вопрос обратимся к порядку, определенному КМУ.

В соответствии с подкорректированным с 01.01.2023 п. 30 Порядка № 1266 исчисление среднего заработка осуществляется страхователями отдельно по основному месту работы и по совместительству. Расчетный период в таком случае определяется отдельно по каждому месту работы. Основаниями для проведения нетрудоспособных выплат совместителю являются:

1) листок нетрудоспособности, а в случае выдачи больничного листа на бумаге — его копия, удостоверенная подписью руководителя и скрепленная печатью (при ее наличии) по основному месту работы, и

2) справка о средней заработной плате с основного места работы. Форма справки приведена в приложении к Порядку № 1266. Обратите внимание: с 01.01.2023 она незначительно изменилась, однако принцип формирования справки остался прежним.

Суммарная зарплата, с которой рассчитываются выплаты, по месяцам расчетного периода по основному месту работы и по совместительству не может превышать максимальной величины базы начисления ЕСВ.

Вроде бы все осталось по-прежнему. Но, похоже, ПФУ имеет на этот счет иное мнение.

В одном из своих комментариев пенсионщики утверждают, что расчет пособия по временной нетрудоспособности осуществляется из суммарной заработной платы по основному месту работы и по совместительству. При этом пособие предоставляется по выбору застрахованного лица по основному месту работы или по совместительству. Место получения пособия не влияет на его размер.

Заметим, что из Порядка № 1266 такие выводы не следуют. Приведенный пенсионщиками механизм выплат ничем не предусмотрен. Хотелось бы, чтобы ПФУ в максимально сжатый срок предоставил официальное разъяснение по этому вопросу. А мы обязательно вас о нем проинформируем.

Посчитали сумму больничных? Самое время подать заявление-расчет на финансирование страховых выплат.

Финансирование страховых выплат

Прежде всего обратим внимание на то, что остались неизменными условия осуществления выплат по больничным. В частности, по-прежнему пособие по временной нетрудоспособности оплачивается за счет страховых средств с шестого дня болезни в случае:

— временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, а также временной нетрудоспособности в период реабилитации вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве;

— пребывания в учреждении здравоохранения, на самоизоляции под медицинским контролем в связи с проведением COVID-мероприятий.

В перечисленных ситуациях первые 5 дней оплачивает работодатель.

Внимание! Из Закона № 1105 убрали льготу для предприятий и организаций обществ УТОГ и УТОС. Раньше пособие по временной нетрудоспособности работающим у них лицам с инвалидностью с первого дня выплачивалось за счет средств ФСС. С 01.01.2023 никаких исключений для этих предприятий и организаций не предусмотрено. А значит, они, как и другие работодатели, первые 5 дней временной нетрудоспособности работников с инвалидностью теперь оплачивают за свой счет.

Пенсионный фонд должен утвердить свою нормативку под обновленный Закон № 1105. До 01.01.2023 сделать это не успели. Поэтому пока финансирование осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 12 (далее — Порядок № 12), с учетом особенностей, предусмотренных постановлением № 28-3*.

* Постановление правления ПФУ «Некоторые вопросы финансирования для осуществления выплат и предоставления социальных услуг, определенных Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 21.12.2022 № 28-3.

Таким образом, как и прежде, для получения страховых выплат работодателю необходимо составить заявление-расчет. Поговорим об этом документе.

Подаем заявление-расчет. С 1 января 2023 года страхователь-работодатель подает заявление-расчет на финансирование выплаты пособий в Пенсионный фонд. При этом не имеет значения, до или после указанной даты был сформирован/выдан больничный.

Формировать заявление-расчет следует через соответствующий интерфейс в личном электронном кабинете страхователя на веб-портале ПФУ.

Форма заявления-расчета не изменилась.

При его заполнении автоматически подтягивается часть информации о страхователе (в частности, наименование, код ЕГРПОУ), а также сведения из электронных листков нетрудоспособности, готовых к оплате, и о страховом стаже работника. Это, конечно, облегчает процесс составления заявления-расчета.

Важно! Рекомендуем проверять сведения о страховом стаже. Если что-то не сошлось, следует осуществить корректировку и при необходимости предоставить соответствующую информацию Пенсионному фонду. К заявлению-расчету можно приложить скан-копии документов и пояснения.

Как консультирует ПФУ, максимальное количество больничных листов в одном заявлении-расчете составляет 200 штук.

Сформированное заявление-расчет перед отправкой в ПФУ можно просмотреть, откорректировать и сохранить. Также есть возможность его распечатать.

Имейте в виду: по электронным и бумажным листкам нетрудоспособности нужно составлять отдельные заявления-расчеты.

Как указал в своем разъяснении ПФУ, заявления-расчеты по бумажным листкам нетрудоспособности необходимо заполнять в режиме ручного ввода данных с прикреплением отсканированных копий таких листков. Правда, на момент подготовки статьи к публикации возможность подачи заявления-расчета для бумажных больничных на портале ПФУ реализована не была. Но программное обеспечение активно дорабатывается. Поэтому надеемся, все в скором времени наладится.

Также пенсионщики обещали, что при отсутствии доступа к веб-порталу можно будет подать заявление-расчет на бумаге в любой сервисный центр ПФУ. Однако в постановлении № 28-3 есть существенные уточнения.

Во-первых, бумажное заявление-расчет должна сопровождать его электронная форма на электронном носителе информации. При этом, к сожалению, не указали, в каком формате такая электронная копия должна подаваться.

Во-вторых, в постановлении № 28-3 речь идет о предоставлении заявления-расчета уже не в любой сервисный центр, а в главные управления ПФУ в областях и г. Киеве по основному месту учета страхователей.

Выплата пособий. Если с формированием и отправкой заявления-расчета вы справились, ПФУ обязан профинансировать выплату пособий в течение 3 рабочих дней после поступления такого заявления (абзац третий ч. 1 ст. 26 Закона № 1105). Как и раньше, поступать средства будут на отдельные текущие счета, открытые страхователями для зачисления страховых сумм и указанные в заявлении-расчете.

Согласно ч. 2 ст. 24 Закона № 1105

А что делать, если деньги от ПФУ не поступили своевременно? Выплачивать пособие за свой счет, компенсируя затем расходы работодателя средствами, поступившими от ПФУ, мы не рекомендуем. Такие действия могут не понравиться пенсионщикам. И тогда свою правоту придется отстаивать в суде. Хотя судебная практика на вашей стороне (см. статью «Выплата больничных из своего кармана и зачет с ФСС: будет ли нецелевое использование?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 67).

Уведомление о выплате страховых средств. Порядок № 12, который, как мы упоминали ранее, пока продолжает действовать, требует, чтобы после осуществления страховых выплат страхователь отчитался по ним. Сделать это согласно п. 10 Порядка № 12 следует в течение месяца со дня выплаты пособия путем подачи уведомления о произведенных выплатах.

Как указано в п. 1 постановления № 28-3, уведомление о выплате средств застрахованным лицам может быть подано через веб-портал электронных услуг ПФУ или в бумажной форме вместе с электронной копией на электронном носителе информации. Однако на момент подготовки статьи к публикации на веб-портале ПФУ создать форму уведомления было невозможно. Что касается бумажного уведомления, то возникает тот же вопрос, что и с заявлением-расчетом. Нет понимания, в каком формате следует подавать электронную копию такого уведомления. Так что остается только надеяться на то, что ПФУ оперативно решит эти проблемы.