Больничный и его копия
Что является основанием для назначения нетрудоспособных выплат? Ответ на этот вопрос дает ч. 1 ст. 23 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105). В ней указано следующее: основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является сформированный на основе медицинского заключения о временной нетрудоспособности листок нетрудоспособности. В случае работы по совместительству основанием для назначения пособии является копия листка нетрудоспособности, удостоверенная подписью руководителя и печатью (при наличии) по основному месту работы.
Аналогичное требование в отношении назначении больничных по совместительству на основании удостоверенной копии содержится в Порядке оплаты первых пяти дней…, утвержденном постановлением КМУ от 26.06.2015 № 440 (дальше — Порядок № 440).
Интересно, что с 01.01.2023 Закон № 1105 работает в новой редакции, а в Порядок № 440 также вносились изменения. Однако требование «в отношении копии» оставили неизменным.
Конечно, в случае когда больничные назначают по совместительству, а листок нетрудоспособности выдан в форме документа на бумаге, без такой копии не обойтись.
А как быть, если работодатель по совместительству получил цифровую копию электронного больничного в личном кабинете страхователя на портале ПФУ? Нужна ли здесь еще и удостоверенная по основному месту работы бумажная копия? Ответ Пенсионного фонда (см. письмо от 17.03.2023 № 9726-10744/О- 03/8-2800/23):
в случае формирования е-больничных и их отражения в кабинете страхователя на портале ПФУ необходимости в создании бумажных копий листков нетрудоспособности нет
Для принятия решения о назначении (отказе в назначении) выплат страхователю (уполномоченным им лицам) по совместительству достаточно будет иметь электронную копию е-больничного, отраженного в кабинете страхователя на веб-портале электронных услуг ПФУ.
Поэтому в этом вопросе ПФУ продолжает придерживаться позиции ФСС.
Справка о средней
Расчет средней зарплаты для оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и для определения суммы пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам рассчитывают в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266 (далее — Порядок № 1266).
В п. 30 этого Порядка указано, что если на момент наступления страхового случая лицо работает по совместительству, то среднюю зарплату исчисляют отдельно по основному месту работы и по совместительству.
При этом страховые выплаты и оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя осуществляют на основании:
1) листка нетрудоспособности (в случае выдачи листка нетрудоспособности в форме документа на бумаге — на основании его копии, удостоверенной подписью руководителя и скрепленной печатью (в случае наличия) по основному месту работы) и
2) справки о средней заработной плате по основному месту работы.
Зачем нужна эта справка? Чтобы выполнить требование абзаца третьего п. 30 Порядка № 1266, а именно: суммарная зарплата, из которой рассчитываются выплаты, по месяцам расчетного периода по основному месту работы и по месту работы по совместительству не может превышать размера максимальной величины базы начисления единого взноса.
Вместе с тем с учетом положений абзаца первого ч. 1 ст. 22 Закона № 1105 приоритетным является предоставление пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам по основному месту работы работника. И только в случае нереализации такого права по основному месту работы пособие предоставляется по совместительству (см. статью «Если получили больничный на совместителя» // «Налоги & бухучет», 2023, № 10).
Допустим, что как раз имеем такой случай, когда по основному месту работы отказ в назначении больничных или пособия по беременности и родам. Нетрудоспособные выплаты назначают по совместительству. Нужно ли требовать от работника предоставления справки о средней заработной плате по основному месту работы? Ответ ПФУ на этот вопрос в письме от 17.03.2023 № 9726-10744/О-03/8-2800/23:
в случае отказа в назначении страховых выплат по основному месту работы и предоставления их по совместительству, справка о средней зарплате с основного места работы не нужна
И это супер! Ведь по факту информация, которая приведена в ней, ни на что не повлияет. Выплаты рассчитываются по одному месту работы застрахованного лица. Однако было бы чудесно, если бы соответствующие изменения были внесены в Порядок № 1266.
Хорошо, а теперь рассмотрим ситуацию, когда больничные назначают по основному месту работы. В таком случае, на наш взгляд, работодатель по совместительству также оплачивает первые пять дней временной нетрудоспособности (см. статью «Совместители и первые 5 дней больничного» // «Налоги & бухучет», 2023, № 18). При этом формально он должен требовать предоставления справки о средней зарплате по основному месту работы и проводить сравнительные расчеты, как того требует абзац третий п. 30 Порядка № 1266 (см. выше).
Неотработанный месяц
Как отмечалось выше, расчет средней зарплаты для исчисления суммы нетрудоспособных выплат проводят в соответствии с Порядком № 1266. В общем случае среднедневную зарплату находят так: начисленную за расчетный период (12 календарных месяцев) зарплату, на которую начислен ЕСВ, делят на количество календарных дней занятости (пребывания в трудовых отношениях) в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам. Таких уважительных причин всего пять. Это:
— временная нетрудоспособность;
— отпуск в связи с беременностью и родами;
— отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению;
— отпуск без сохранения зарплаты;
— приостановка действия трудового договора в связи с военной агрессией рф против Украины.
В таком же порядке резиденты Дія Сіті исчисляют по работникам и гиг-специалистам среднедневную зарплату, с которой фактически уплачены страховые взносы.
Не часто, но случается, что вышеназванные уважительные причины идут не подряд, а разорваны выходными дням. Например, у работника отпуск за свой счет заканчивается в пятницу. Дальше суббота и воскресенье — выходные дни, а с понедельника он опять идет в отпуск без сохранения зарплаты.
В соответствии с предыдущей редакцией Порядка № 1266, месяцы, которые полностью не отработаны по уважительным причинам, выбрасывались из расчета. Даже если такие причины прерывались выходными днями (см. письмо Минсоцполитики от 13.10.2016 № 334/18/99-16).
Однако теперь это правило не работает. В своем письме от 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23 Пенсионный фонд приходит к заключению, что
месяц, в котором уважительные причины прерывались выходными днями, остается в расчетном периоде
В расчет включаем количество календарных дней, не перекрытых уважительными причинами. Даже если это выходные дни.
И вот здесь мы усматриваем большую проблему. Вспоминаем прошлый год. Многие работники оформляли отпуск без сохранения зарплаты. У многих эти отпуска прерывались выходными днями. Теперь представим, что один из таких работников после окончания отпуска без сохранения заболеет. В расчетном периоде исключительно уважительные причины вперемешку с выходными днями. Выбрасываем уважительные причины. В расчетном периоде остаются выходные дни, а зарплата равна нулю.
Как в таком случае рассчитать среднедневную зарплату? На наш взгляд, здесь должен работать п. 28 Порядка № 1266. Напомним, что в нем указано, что если в расчетном периоде перед наступлением страхового случая застрахованное лицо по уважительным причинам не имело заработка, средняя зарплата определяется исходя из тарифной ставки (оклада) или ее части, установленной на день наступления страхового случая.
В рассматриваемом случае заработок в расчетном периоде отсутствует именно по уважительным причинам — лицо все рабочие дни в расчетном периоде находилось в отпуске без сохранения зарплаты. Поэтому считаем, что расчет средней следует проводить из тарифной ставки (оклада) или ее части. Однако, конечно, последнее слово здесь за пенсионщиками. У них может быть другое мнение по этому вопросу. Запрос направили и ожидаем ответа.
Кроме того, назначая пособие по беременности и родам по основному месту работы, следует помнить об ограничении по минимальной сумме пособия. Так, сумма пособия по беременности и родам не может быть меньше размера пособия, исчисленного из минимальной заработной платы, установленной на время наступления страхового случая (ч. 2 ст. 19 Закона № 1105).
Если потерял право
Ситуация: работник имеет два места работы — основное и совместительство. По основному месту работы он написал заявление о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Приказ издан. Однако до его начала работник заболел. Как быть с больничными?
Сложность этой ситуации заключается в том, что за период пребывания работника в отпуске без сохранения заработной платы больничные не предоставляются (см. п. 6 ч. 1 ст. 16 Закона № 1105, п. 4 Порядка № 440). Поэтому на практике вполне возможны случаи, когда работодателем по основному месту работы будет отказано полностью или частично в назначении больничных.
Начнем с самого простого случая.
Ситуация 1. На основном месте работы отпуск за свой счет начался до или в первый день болезни работника и продолжался весь период болезни.
В таком случае по основному месту работы работнику будет отказано в назначении страховых выплат и оплате первых пяти дней болезни за счет работодателя. Уведомление об отказе предоставляется работнику с указанием причины отказа не позже пяти дней после принятия соответствующего решения.
Получив такое уведомление, работник обращается к работодателю по совместительству для назначения нетрудоспособных выплат.
Ситуация 2. На основном месте работы отпуск за свой счет начался во время временной нетрудоспособности работника и продолжался до ее завершения.
В таком случае, в соответствии с разъяснениями ПФУ, приведенными в письме от 17.03.2023 № 9726-10744/О- 03/8-2800/23,
пособие по временной нетрудоспособности за период, за который отказано в назначении больничных по основному месту работы, предоставляется по совместительству
То есть один страховой случай будет «разорван» между двумя местами работы.
Пример. Работнику по основному месту работы был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты с 20 марта 2023 года по 25 апреля 2023 года. Однако до начала отпуска он заболел. Временная нетрудоспособность продолжалась с 6 по 31 марта 2023 года.
По основному месту работы работник находится в отпуске за свой счет с 20 марта 2023 года по 25 апреля 2023 года. Поэтому основной работодатель назначит больничные за период с 6 по 19 марта 2023 (за период до начала отпуска). За остальные дни — отказ.
По совместительству при отсутствии собственных оснований для отказа работодатель:
1) оплатит первые пять дней временной нетрудоспособности работника вследствие заболевания (период с 6 по 10 марта). На наш взгляд, оснований не выполнять предписания Порядка № 440 здесь нет;
2) предоставит пособие по временной нетрудоспособности за период с 20 по 31 марта 2023, но исключительно при условии предоставления работником отказа с основного места работы в назначении больничных за этот период.
Внимание! Помним, что в таком случае
расчетный период определяется по каждому месту работы работника отдельно
Ситуация 3. На основном месте работы отпуск за свой счет пришелся на начало или на середину временной нетрудоспособности работника.
Первоочередная обязанность оплатить больничный у основного работодателя. Поэтому только после получения отказа (частичного отказа) в оплате конкретного больничного работник может обратиться к своему работодателю, у которого он трудоустроен по совместительству, в отношении оплаты такого больничного полностью или частично.
Однако в любом случае страхователю не помешает получить письменное разъяснение от ПФУ. Сформировать его можно в личном кабинете страхователя на портале ПФУ в разделе «Коммуникации с ПФУ» — «Обращения» — тип обращения «Заявление».
Справочный отчет
Нужно ли подавать справочные Объединенные отчеты в случае необходимости получения финансирования на выплату пособий от Пенсионного фонда? Да, эти отчеты никто не отменял. Другое дело, что финансирование от ПФУ за предыдущие месяцы 2023 года можно было получить и без подачи таких отчетов.
Однако сейчас пенсионщики хотят дополнительные отчеты. Это связано с появлением в кабинете страхователя такой опции, как автоматический расчет больничных в заявлении-расчете.
Причем в устных консультациях они рекомендуют подавать справочные отчеты за месяцы расчетного периода, за которые Объединенный отчет еще не подавался, до изменения статуса больничного листа на «Готов к оплате». Аргументируют это тем, что в таком случае будут минимизированы расхождения между суммами выплат, которые рассчитаны по данным системы персонифицированного учета сведений, и теми, которые рассчитаны самостоятельно страхователями.
Правда, похоже, пенсионщики забывают, что больничный считается выданным после изменения статуса на «Готов к оплате». Только после этого его можно брать в работу.
Кроме того, сведения из справочных отчетов не формируют страховой стаж застрахованного лица. Поэтому, как ни крути, а расхождения в случае квартальной подачи отчетности по ЕСВ будут.
Выводы
- Если работодатель работника по совместительству получил в кабинете страхователя на портале ПФУ цифровую копию е-больничного, то требовать удостоверенную бумажную копию больничного для назначения больничных не нужно.
- Если по основному месту работы отказано в назначении больничных и они назначаются по совместительству, то справка о средней зарплате с основного места работы не нужна.
- Если в каком-то месяце расчетного периода уважительные причины прерывались выходными днями, то при расчете больничных такие выходные дни остаются в расчете.
