Лікарняні: враховуємо роз’яснення ПФУ

Лікарняний та його копія

Що є підставою для призначення непрацездатних виплат? Відповідь на це запитання дає ч. 1 ст. 23 Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105). У ній зазначено таке: підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність листок непрацездатності. У разі роботи за сумісництвом підставою для призначення допомоги є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.

Аналогічна вимога щодо призначення лікарняних за сумісництвом на підставі засвідченої копії міститься в Порядку оплати перших п’яти днів.., затвердженому постановою КМУ від 26.06.2015 № 440 (далі — Порядок № 440).

Цікаво, що з 01.01.2023 Закон № 1105 працює в новій редакції, а до Порядку № 440 також вносилися зміни. Проте вимогу «щодо копії» залишили незмінною.

Звісно, у разі коли лікарняні призначають за сумісництвом, а листок непрацездатності видано у формі документа на папері, без такої копії не обійтися.

А як бути, якщо роботодавець за сумісництвом отримав цифрову копію електронного лікарняного в особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ? Чи потрібна тут ще й засвідчена за основним місцем роботи паперова копія? Відповідь Пенсійного фонду (див. лист від 17.03.2023 № 9726-10744/О-03/8-2800/23):

Для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) виплат страхувальнику (уповноваженим ним особам) за сумісництвом достатньо буде мати електронну копію е-лікарняного, відображеного в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Тож у цьому питанні ПФУ продовжує дотримуватися позиції ФСС.

Довідка про середню

Розрахунок середньої зарплати для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та для визначення суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах розраховують відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).

У п. 30 цього Порядку зазначено, що якщо на момент настання страхового випадку особа працює за сумісництвом, то середню зарплату обчислюють окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом.

При цьому страхові виплати та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюють на підставі:

1) листка непрацездатності (у разі видачі листка непрацездатності у формі документа на папері — на підставі його копії, засвідченої підписом керівника і скріпленої печаткою (у разі наявності) за основним місцем роботи) та

2) довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

Навіщо потрібна ця довідка? Щоб виконати вимогу абзацу третього п. 30 Порядку № 1266, а саме: сумарна зарплата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску.

Разом з тим з урахуванням положень абзацу першого ч. 1 ст. 22 Закону № 1105 пріоритетним є надання допомоги по тимчасовій непрацездатності та по вагітності та пологах за основним місцем роботи працівника. І тільки в разі нереалізації такого права за основним місцем роботи допомога надається за сумісництвом (див. статтю «Якщо отримали лікарняний на сумісника» // «Податки & бухоблік», 2023, № 10).

Припустимо, що як раз маємо такий випадок, коли за основним місцем роботи відмова в призначенні лікарняних чи допомоги по вагітності та пологах. Непрацездатні виплати призначають за сумісництвом. Чи потрібно вимагати від працівника надання довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи? Відповідь ПФУ на це запитання в листі від 17.03.2023 № 9726-10744/О-03/8-2800/23:

І це супер! Адже по факту інформація, що наведена в ній, ні на що не вплине. Виплати розраховуються за одним місцем роботи застрахованої особи. Проте було б чудово, якби відповідні зміни було внесено до Порядку № 1266.

Добре, а тепер розглянемо ситуацію, коли лікарняні призначають за основним місцем роботи. В такому випадку, на наш погляд, роботодавець за сумісництвом також оплачує перші п’ять днів тимчасової непрацездатності (див. статтю «Сумісники та перші 5 днів лікарняного» // «Податки & бухоблік», 2023, № 18). При цьому формально він повинен вимагати надання довідки про середню зарплату за основним місцем роботи та проводити порівняльні розрахунки, як того вимагає абзац третій п. 30 Порядку № 1266 (див. вище).

Невідпрацьований місяць

Як зазначалося вище, розрахунок середньої зарплати для обчислення суми непрацездатних виплат проводять відповідно до Порядку № 1266. У загальному випадку середньоденну зарплату знаходять так: нараховану за розрахунковий період (12 календарних місяців) зарплату, на яку нарахований ЄСВ, ділять на кількість календарних днів зайнятості (перебування у трудових відносинах) у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин. Таких поважних причин всього п’ять. Це:

— тимчасова непрацездатність;

— відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;

— відпустка без збереження зарплати;

— призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією рф проти України.

У такому ж порядку резиденти Дія Сіті обчислюють за працівниками та гіг-спеціалістами середньоденну зарплату, з якої фактично сплачено страхові внески.

Не часто, але трапляється, що названі вище поважні причини йдуть не підряд, а розірвані вихідними дням. Наприклад, у працівника відпустка за свій рахунок закінчується в п’ятницю. Далі субота та неділя — вихідні дні, а з понеділка він знову йде у відпустку без збереження зарплати.

Відповідно до попередньої редакції Порядку № 1266, місяці, що повністю невідпрацьовані з поважних причин, викидалися з розрахунку. Навіть якщо такі причини переривалися вихідними днями (див. лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 № 334/18/99-16).

Проте наразі це правило не працює. У своєму листі від 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23 Пенсійний фонд доходить висновку, що

До розрахунку включаємо кількість календарних днів, не перекритих поважними причинами. Навіть якщо це вихідні дні.

І ось тут ми вбачаємо велику проблему. Пригадуємо минулий рік. Багато працівників оформлювали відпустку без збереження зарплати. У багатьох ці відпустки переривалися вихідними днями. Тепер уявимо, що один з таких працівників після закінчення відпустки без збереження захворіє. У розрахунковому періоді виключно поважні причини в перемішку з вихідними днями. Викидаємо поважні причини. У розрахунковому періоді залишаються вихідні дні, а зарплата дорівнює нулю.

Як у такому випадку розрахувати середньоденну зарплату? На наш погляд, тут повинен працювати п. 28 Порядку № 1266. Нагадаємо, що в ньому зазначено, що якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку, середня зарплата визначається виходячи з тарифної ставки (окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку.

У випадку, що розглядається, заробіток у розрахунковому періоді відсутній саме з поважних причин — особа всі робочі дні в розрахунковому періоді перебувала у відпустці без збереження зарплати. Тож вважаємо, що розрахунок середньої слід проводити з тарифної ставки (окладу) або її частини. Проте, звісно, останнє слово тут за пенсійниками. У них може бути інша думка з цього питання. Запит направили та чекаємо на відповідь.

Крім того, призначаючи допомогу по вагітності та пологах за основним місцем роботи, слід пам’ятати про обмеження за мінімальною сумою допомоги. Так, сума допомоги по вагітності та пологах не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).

Якщо втратив право

Ситуація: працівник має два місця роботи — основне та сумісництво. За основним місцем роботи він написав заяву про надання відпустки без збереження зарплати. Наказ видано. Проте до її початку працівник захворів. Як бути з лікарняними?

Складність цієї ситуації полягає в тому, що за період перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати лікарняні не надаються (див. п. 6 ч. 1 ст. 16 Закону № 1105, п. 4 Порядку № 440). Тож на практиці цілком можливі випадки, коли роботодавцем за основним місцем роботи буде відмовлено повністю або частково в призначенні лікарняних.

Почнемо з найпростішого випадку.

Ситуація 1. На основному місці роботи відпустка за свій рахунок почалася до або в перший день хвороби працівника й тривала весь період хвороби.

У такому випадку за основним місцем роботи буде відмовлено працівнику в призначенні страхових виплат та оплаті перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця. Повідомлення про відмову надається працівнику із зазначенням причини відмови не пізніше п’яти днів після прийняття відповідного рішення.

Отримавши таке повідомлення, працівник звертається до роботодавця за сумісництвом для призначення непрацездатних виплат.

Ситуація 2. На основному місці роботи відпустка за свій рахунок почалася під час тимчасової непрацездатності працівника й тривала до її завершення.

У такому випадку, відповідно до роз’яснень ПФУ, наведених в листі від 17.03.2023 № 9726-10744/О-03/8-2800/23,

Тобто один страховий випадок буде «розірваний» між двома місцями роботи.

Приклад. Працівнику за основним місцем роботи було надано відпустку без збереження зарплати з 20 березня 2023 року по 25 квітня 2023 року. Проте до початку відпустки він захворів. Тимчасова непрацездатність тривала з 6 по 31 березня 2023 року.

За основним місцем роботи працівник перебуває у відпустці за свій рахунок з 20 березня 2023 року по 25 квітня 2023 року. Тож основний роботодавець призначить лікарняні за період з 6 по 19 березня 2023 (за період до початку відпустки). За решту днів — відмова.

За сумісництвом за відсутності власних підстав для відмови роботодавець:

1) оплатить перші п’ять днів тимчасової непрацездатності працівника внаслідок захворювання (період з 6 по 10 березня). На наш погляд, підстав не виконувати приписи Порядку № 440 тут немає;

2) надасть допомогу по тимчасовій непрацездатності за період з 20 по 31 березня 2023, але виключно за умови надання працівником відмови з основного місця роботи в призначенні лікарняних за цей період.

Увага! Пам’ятаємо, що у такому разі

Ситуація 3. На основному місці роботи відпустка за свій рахунок припала на початок або на середину тимчасової непрацездатності працівника.

Першочерговий обов’язок оплатити лікарняний у основного роботодавця. Тож тільки після отримання відмови (часткової відмови) в оплаті конкретного лікарняного працівник може звернутися до свого роботодавця, в якого він працевлаштований за сумісництвом, щодо оплати такого лікарняного повністю або частково.

Проте в будь-якому випадку страхувальнику не завадить отримати письмове роз’яснення від ПФУ. Сформувати його можна в особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ в розділі «Комунікації з ПФУ» — «Звернення» — тип звернення «Заява».

Довідковий звіт

Чи потрібно подавати довідкові Об’єднані звіти у разі необхідності отримання фінансування на виплату допомог від Пенсійного фонду? Так, ці звіти ніхто не відміняв. Інша річ, що фінансування від ПФУ за попередні місяці 2023 року можна було отримати й без подання таких звітів.

Проте зараз пенсійники хочуть додаткові звіти. Це пов’язано з появою в кабінеті страхувальника такої опції, як автоматичний розрахунок лікарняних в заяві-розрахунку.

Причому в усних консультаціях вони рекомендують подавати довідкові звіти за місяці розрахункового періоду, за які Об’єднаний звіт ще не подавався, до зміни статусу лікарняного листа на «Готово до сплати». Аргументують це тим, що в такому випадку буде мінімізовано розбіжності між сумами виплат, що розраховані за даними системи персоніфікованого обліку відомостей, та тими, що розраховані самостійно страхувальниками.

Щоправда, схоже, пенсійники забувають, що лікарняний вважається виданим після зміни статусу на «Готово до сплати». Тільки після цього його можна брати в роботу.

Крім того, відомості з довідкових звітів не формують страховий стаж застрахованої особи. Тож, як не крути, а розбіжності у випадку квартального звітування з ЄСВ будуть.