Техника исправления ошибок в учетных регистрах ФЛП

Для начала напомним, что базовую информацию о ведении учета ФЛП вы можете найти в статье «Как ФЛП вести учет доходов, расходов и товарных запасов в 2023 году?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 16. Ну а дальше уже пойдем по конкретным учетным регистрам.

За какой период исправлять ошибки

Есть смысл исправлять ошибки за тот период, куда налоговики могут дотянуться проверкой.

По общему правилу срок давности для проверок (кроме трансфертного ценообразования) составляет 1095 дней со дня, следующего за последним днем предельного срока подачи декларации.

Но не спешим с выводами. В частности, для плановых проверок течение этих 1095 дней приостанавливалось на период с 18.03.2020 по 31.07.2023, а для неразрешенных и до сих пор плановых проверок этот срок приостанавливается и дальше. Подробнее об этом см. статью «Сроки налоговой и исковой давности + сроки хранения документов во время войны» // «Налоги & бухучет», 2023, № 99.

То есть проверкой налоговики в действительности могут дотянуться намного дальше, чем на 3 года назад.

А если речь о показателях, которые влияли на расчет предпринимательского ЕСВ за себя, — актуально для общесистемщиков, то здесь вообще срока давности нет (см., в частности, статью «Как вернуть переплату налогов/ЕСВ после прекращения ФЛП» // «Налоги & бухучет», 2024, № 15). Но, с другой стороны, правила ведения их доходно-расходных учетных регистров (теперь это Порядок № 261*) всегда содержали норму об их хранении лишь в течение 3 лет после окончания отчетного периода, в котором осуществлена последняя запись.

* Порядок ведения типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов, физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Минфина от 13.05.2021 № 261.

Поэтому если есть что и где исправлять, то читаем дальше о технике исправления.

Произвольный регистр ФЛП на ЕН групп 1, 2, 3 без НДС

Начиная с 01.01.2021 регулирование со стороны законодателя в отношении ведения учета ФЛП на ЕН групп 1, 2, 3 без НДС минимальное (см. п. 296.1 НКУ). Фактически он лишь требует:

— вести учет в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов;

— а если речь о ФЛП на ЕН группы 3, который имеет доходы от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции, то следует отдельно вести учет: 1) дохода от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции; 2) других доходов.

При этом учет может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

Вот, собственно, и все регулирование. Оно закреплено только на уровне НКУ.

Есть еще кассовое Положение № 148*, которое касается в т. ч. и ФЛП на ЕН групп 1, 2, 3 без НДС. Но оно подстроено именно под правила НКУ: «оприходование и учет физическими лицами — предпринимателями полученных доходов осуществляется в книгах учета доходов и расходов / в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов в порядке, определенном Налоговым кодексом Украины». То есть в интересующей нас части тоже дополнительных требований не выдвигается.

Поэтому

Если ФЛП ведет учет в электронной форме, можно просто исправить неправильную запись на правильную так, будто ничего и не было. Впрочем очевидно более корректно идти по пути, о котором будет идти речь дальше (разве что удостоверять исправление подписью ФЛП не нужно).

Если ФЛП ведет учет в бумажной форме, то, опираясь на практику прошедших времен (см. статью «Исправляем Книгу учета доходов/доходов и расходов» // «Налоги & бухучет», 2019, № 39), очевидно будет логичным действовать именно путем внесения дополнительных записей, а не путем зачеркивания ошибочных данных.

В новой строке отражается отрицательное или положительное значение. При этом внесение такой дополнительной корректирующей записи следует засвидетельствовать подписью плательщика налога, то есть ФЛП.

Возьмем для примера условную форму учетного регистра, которую мы рекомендовали в статье «Как ФЛП вести учет доходов, расходов и товарных запасов в 2023 году?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 16 (хотя у ФЛП она может быть и вообще другой).

И будем считать, что ФЛП допустил следующую ошибку. Сумма возврата была не 10000,00 грн, а 1000,00 грн. И не в марте-2023, а в феврале-2023. Ошибку ФЛП выявил сейчас — в марте-2024.

Тогда в учетном регистре, чтобы исправить эти ошибки, ФЛП должен сделать следующие текущие (!) корректирующие записи.

То есть мы фактически показываем уменьшение дохода на 1000,00 грн в феврале-2023 и увеличения дохода на 10000,00 грн в марте-2023.

При этом настоятельно

И еще такой важный момент. Вас не должен запутать тот факт, что исправление мы делаем текущими дополнительными записями.

Чтобы понять, о чем речь, вернемся к нашему примеру. Мы проводим корректировку в 2024 году за 2023 год. Фактически, исправление ошибки приводит к увеличению ЕН-дохода на 9000,00 грн. Но это не значит, что эти 9000,00 грн мы должны включить в ЕН-доход за 2024 год. Это доход именно 2023 года. Поэтому на эти 9000,00 грн доход 2024 года мы не увеличиваем. В то же время мы должны подать уточненную ЕН-отчетность за 2023 год, в которой, собственно, и должны увеличить ЕН-доход на 9000,00 грн.

А если ошибку нашли в старом регистре (Книге учета доходов) — или в законченном, или учет в котором ФЛП перестал вести после перехода на произвольный регистр учета?

Логично здесь тоже применить тот же подход к исправлению ошибок — через внесение текущих дополнительных записей в текущий учетный регистр на дату выявления ошибки (см. пример выше). Ведь о корректурном способе исправления для ФЛП в ЕН-регистрах нигде не речь идет и не шла раньше. Но, вероятнее всего, формы этих регистров не будут совпадать, так как быть?

В принципе, поскольку сама логика учета (правила уплаты ЕН) у нас не изменялась и регистр у нас произвольный, то как-то эти дополнительные корректирующие записи можно запихнуть и в текущий регистр, подобрав для этого соответствующие графы. Ведь нет проблемы определить сопоставимость старых и новых граф, например для суммы дохода, а при необходимости вписать даже те показатели, для которых граф теперь не предусмотрено. А в справке, которая будет составлена дополнительно (см. выше), уже можно подробно и наглядно раскрыть все нюансы исправления.

Например, не показали безналичный доход за 10.02.2020 в сумме 10000,00 грн в графах 2, 4, 6 старой Книги. Выявили ошибку в марте-2024. Теперь исправляемся исходя из предположения, что графа 2 старой Книги отвечает графе 2 нашего регистра, графы 4 и 6 отвечают нашей графе 4.

То есть мы показали увеличение безналичного дохода за 10.02.2020, за февраль-2020 и за I квартал 2020 на 10000,00 грн.

Главное при этом опять же — помнить, что сумму корректировок, если они относятся к другому отчетному периоду, мы не учитываем в итоге для заполнения декларации за текущий отчетный период.

Типовая форма ЕН 3 с НДС

Здесь мы теперь должны руководствоваться четкими предписаниями Порядка № 405*:

* Порядок ведения типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями — плательщиками единого налога третьей группы, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость, утвержденный приказом Минфина от 30.11.2022 № 405.

— в бумажной версии Типовой формы внесение исправлений осуществляется путем новой записи (с отражением отрицательного или положительного значения), которая удостоверяется подписью плательщика налога (абз. 1 п. 3 разд. I Порядка № 405);

— в электронной версии Типовой формы допускается исправление ошибок или корректировка путем дополнения строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение (абз. 2 п. 5 разд. I Порядка № 405).

То есть логика, считаем, одинаковая (с предыдущим разделом) — делаем новую запись в Типовой форме то ли на прирост, то ли на уменьшение показателей. При этом в бумажной форме такая запись удостоверяется подписью ФЛП.

Допустим, у нас были такие записи в Типовой форме.

I. Доходи

И в марте-2024 мы выявили, что не отразили 02.02.2023 доход в виде безвозмездно полученной услуги в сумме 5000 грн. Чтобы исправить эту ошибку, делаем новую запись в Типовой форме, которую удостоверяем подписью ФЛП.

I. Доходи

При этом если ФЛП делались какие-то подытоживающие записи (за месяц, за квартал), то следует составить корректирующую запись и в отношении них — по аналогичному принципу, то есть именно на сумму увеличения или на сумму уменьшения.

А если речь о старом регистре (Книге учета доходов и расходов)? Отличия между формами вовсе не значительные. Поэтому исправляемся по аналогичному принципу в текущей форме. Разве что обращаем внимание, что старая графа 7 Книги — это теперь графа 8 Типовой формы. Поэтому исправление информации из старой графы 7 Книги показываем в графе 8 Типовой формы. Такая же ситуация с расходами — исправления в графах 6, 7 Книги показываем в графах 7, 8 Типовой формы.

При этом, опять же:

— при исправлении ошибок составляем справку в произвольной форме, которая раскрывает суть ошибки. Прилагаем эту справку к Типовой форме;

— сумму корректировок, если они относятся к другому отчетному периоду, мы не учитываем в итоге для заполнения декларации за текущий отчетный период.

Типовая форма ФЛП на общей системе

Здесь должны руководствоваться предписаниями Порядка № 261*:

* Порядок ведения типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов, физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Минфина от 13.05.2021 № 261.

— в бумажной версии Типовой формы внесение исправлений осуществляется путем создания новой записи, которая удостоверяется подписью ФЛП;

— в типовой форме, которая ведется в электронном виде, в том числе средствами электронного кабинета, допускается исправление ошибок или корректировка путем дополнения строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение.

Но здесь интересно, как раньше налоговики воспринимали/трактовали фактически аналогичные по содержанию предписания порядка ведения старой Книги учета доходов и расходов*.

* Утверждена приказом Министерства доходов и сборов Украины от 16.09.2013 № 481.

Норму о новой записи в бумажной форме они понимали все же как корректурный способ исправления: «Внесение исправлений в Книгу учета доходов и расходов (далее — Книга) физическим лицом — предпринимателем на общей системе налогообложения, которое ведет учет доходов в бумажном виде, осуществляется путем зачеркивания ошибочной записи и внесения новой, которая удостоверяется подписью» (разъяснение в категории 104.08 БЗ, действовала до 16.07.2021).

То есть

Но теперь они ничего о корректурном способе не говорят (см. действующую консультацию в категории 104.08 БЗ).

То есть, на наш взгляд, здесь можно для исправления применить ту же логику, о которой речь шла выше для единоналожников:

— для исправления ошибки составляем новую запись в текущей Типовой форме на сумму отрицательного или положительного значения (то есть на сумму прироста или уменьшения показателя). Причем если ФЛП делались какие-то подытоживающие записи (за месяц, за квартал), то следует составить корректирующую запись и в отношении них — по аналогичному принципу, то есть именно на сумму увеличения или на сумму уменьшения;

— такие новые исправляющие записи удостоверяются подписью ФЛП;

— составляем справку в произвольной форме, которая раскрывает суть ошибки. Прилагаем эту справку к Типовой форме;

— сумму корректировок, если они относятся к другому отчетному периоду, мы не учитываем в итоге для заполнения декларации за текущий отчетный период;

— исправление ошибок в старых регистрах (Книге учета доходов и расходов) также делаем через новые записи в Типовой форме — в графах, которые по содержанию отвечают старым графам.

Впрочем

То есть зачеркивание ошибочной записи и внесение рядом новой — правильной, которая удостоверяется подписью ФЛП. Напомним, что здесь лучше соблюдать следующие рекомендации:

— зачеркивают неправильную запись одной чертой — так, чтобы можно было прочитать исправленное;

— над зачеркнутым пишут правильную информацию;

— исправление сопровождается надписью «виправлено» и подтверждается подписью ФЛП с указанием даты исправления.

Если ФЛП ведет учет в Типовой форме средствами Электронного кабинета, то имеем такие объяснения от разработчиков: «При редактировании ошибочных записей пользователь должен вводить правильное значение, но:

— если информация вносится в тот же день, когда была допущена ошибка, то будет откорректирована текущая запись;

— если же информация корректируется на следующий день или позже, то в таблице будет создана новая запись, в которой будет отражено только относительное значение разницы между значением, которое было внесено раньше, и текущей записью. Новая строка будет выделена розовым цветом».

Форма учета товарных запасов

Здесь должны руководствоваться предписаниями п. 6 разд. II Порядка № 496*.

* Порядок ведения учета товарных запасов для физических лиц — предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утвержденный приказом Минфина от 03.09.2021 № 496.

Они однозначны и понятны.

Если нам просто нужно удалили какую-то ошибочную (лишнюю) запись (строку), то именно в такой лишней строке в последней графе 9 «Примітки…» проставляется отметка (текст) «анульовано».

Если же нам нужно исправить информацию в какой-то строке, то (одновременно):

— в такой строке в графе 9 «Примітки…» проставляется отметка (текст) «анульовано — виправлено» с указанием порядкового номера строки, в которой указана исправленная информация. То есть с указанием номера строки, о которой дальше;

— текущим номером делаем строку с правильной информацией, в графе 9 «Примітки…» которой проставляется отметка (текст) «виправлено» с указанием порядкового номера строки, информация из которой исправлена.

Для примера возьмем данные из статьи «Учет товарных запасов у ФЛП: «готовь сани летом» // «Налоги & бухучет», 2023, № 49 и допустим, что в записи № 1 мы допустили ошибки в графе 7. Вместо 256200,00 должно быть 265200,00. А запись № 2 вообще является лишней. Тогда исправление будет следующим.