Техніка виправлення помилок в облікових регістрах ФОП

Для початку нагадаємо, що базову інформацію щодо ведення обліку ФОП ви можете знайти у статті «Як ФОП вести облік доходів, витрат та товарних запасів у 2023 році?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 16. Ну а далі вже підемо по конкретних облікових регістрах.

За який період виправляти помилки

Є сенс виправляти помилки за той період, куди податківці можуть дотягнутися перевіркою.

За загальним правилом строк давності для перевірок (окрім трансфертного ціноутворення) складає 1095 днів з дня, наступного за останнім днем граничного строку подання декларації.

Але не поспішаємо з висновками. Зокрема, для планових перевірок перебіг цих 1095 днів призупинявся на період з 18.03.2020 по 31.07.2023, а для недозволених і досі планових перевірок цей строк призупиняється і далі. Детальніше про це див. статтю «Строки податкової та позовної давності + строки зберігання документів під час війни» // «Податки & бухоблік», 2023, № 99.

Тобто перевіркою податківці, насправді, можуть дотягнутися набагато далі, ніж на 3 роки назад.

А якщо мова про показники, що впливали на розрахунок підприємницького ЄСВ за себе — актуально для загальносистемників, то тут узагалі строку давності немає (див., зокрема, статтю «Як повернути переплату податків/ЄСВ після припинення ФОП» // «Податки & бухоблік», 2024, № 15). Але, з іншого боку, правила ведення їх дохідно-витратних облікових регістрів (наразі це Порядок № 261*) завжди містили норму про їх зберігання лише протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис.

* Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261.

Тож якщо є що і де виправляти, то читаємо далі про техніку виправлення.

Довільний регістр ФОП на ЄП груп 1, 2, 3 без ПДВ

Починаючи з 01.01.2021 регулювання з боку законодавця щодо ведення обліку ФОП на ЄП груп 1, 2, 3 без ПДВ мінімальне (див. п. 296.1 ПКУ). Фактично він лише вимагає:

— вести облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів;

— а якщо мова про ФОП на ЄП групи 3, який має доходи від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, то слід окремо вести облік: 1) доходів від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції; 2) інших доходів.

При цьому облік може вестися як у паперовому, так і в електронному вигляді.

Оце, власне, і все регулювання. Воно закріплене лише на рівні ПКУ.

Є ще касове Положення № 148*, яке стосується у т. ч. і ФОП на ЄП груп 1, 2, 3 без ПДВ. Але воно підлаштоване саме під правила ПКУ: «оприбуткування та облік фізичними особами — підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат / у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному Податковим кодексом України». Тобто у частині, що нас цікавить, теж додаткових вимог не висувається.

Тож

Якщо ФОП веде облік в електронній формі, можна просто виправити неправильний запис на правильний так, ніби нічого й не було. Втім вочевидь більш коректно йти шляхом, про який буде йти мова далі (хіба що засвідчувати виправлення підписом ФОП не потрібно).

Якщо ФОП веде облік в паперовій формі, то, спираючись на практику минулих часів (див. статтю «Виправляємо Книгу обліку доходів/доходів і витрат» // «Податки & бухоблік», 2019, № 39), вочевидь буде логічним діяти саме шляхом внесення додаткових записів, а не шляхом закреслення помилкових даних.

У новому рядку відображається від’ємне або додатне значення. При цьому внесення такого додаткового коригуючого запису слід засвідчити підписом платника податку, тобто ФОП.

Візьмемо для прикладу умовну форму облікового регістру, яку ми рекомендували у статті «Як ФОП вести облік доходів, витрат та товарних запасів у 2023 році?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 16 (хоча у ФОП вона може бути і взагалі іншою).

І будемо вважати, що ФОП припустився наступної помилки. Сума повернення була не 10000,00 грн, а 1000,00 грн. І не в березні 2023, а в лютому 2023. Помилку ФОП виявив зараз — у березні 2024.

Тоді в обліковому регістрі, щоб виправити ці помилки, ФОП має зробити такі поточні (!) коригувальні записи.

Тобто ми фактично показуємо зменшення доходу на 1000,00 грн у лютому 2023 та збільшення доходу на 10000,00 грн у березні 2023.

При цьому настійно

І ще такий важливий момент. Вас не має заплутати той факт, що виправлення ми робимо поточними додатковими записами.

Щоб зрозуміти, про що мова, повернемося до нашого прикладу. Ми проводимо коригування у 2024 році за 2023 рік. Фактично, виправлення помилки призводить до збільшення ЄП-доходу на 9000,00 грн. Але це не означає, що ці 9000,00 грн ми маємо включити в ЄП-дохід за 2024 рік. Це дохід саме 2023 року. Тому на ці 9000,00 грн дохід 2024 року ми не збільшуємо. У той же час ми маємо подати уточнену ЄП-звітність за 2023 рік, у якій, власне, і маємо збільшити ЄП-дохід на 9000,00 грн.

А якщо помилку знайшли у старому регістрі (Книзі обліку доходів) — чи в закінченому, чи облік в якому ФОП покинув вести після переходу на довільний регістр обліку?

Логічно тут теж застосувати той самий підхід до виправлення помилок — через внесення поточних додаткових записів у поточний обліковий регістр на дату виявлення помилки (див. приклад вище). Адже про коректурний спосіб виправлення для ФОП у ЄП-регістрах ніде не йдеться і не йшлося раніше. Але, ймовірніше за все, форми цих регістрів не будуть збігатися, то як бути?

У принципі, оскільки сама логіка обліку (правила сплати ЄП) у нас не змінювалася і регістр у нас довільний, то якось ці додаткові коригувальні записи можна запхати і в поточний регістр, підібравши для цього відповідні графи. Адже немає проблеми визначити співставність старих і нових граф, наприклад для суми доходу, а за необхідності вписати навіть ті показники, для яких граф наразі не передбачено. А в довідці, яку буде складено додатково (див. вище), вже можна докладно і наочно розкрити всі нюанси виправлення.

Наприклад, не показали безготівковий дохід за 10.02.2020 у сумі 10000,00 грн у графах 2, 4, 6 старої Книги. Виявили помилку в березні 2024. Тепер виправляємось, виходячи із припущення, що графа 2 старої Книги відповідає графі 2 нашого регістру, графи 4 та 6 відповідають нашій графі 4.

Тобто ми показали збільшення безготівкового доходу за 10.02.2020, за лютий 2020 і за I квартал 2020 на 10000,00 грн.

Головне при цьому знову ж таки — пам’ятати, що суму коригувань, якщо вони належать до іншого звітного періоду, ми не враховуємо у підсумку для заповнення декларації за поточний звітний період.

Типова форма ЄП 3 з ПДВ

Тут ми наразі маємо керуватися чіткими приписами Порядку № 405*:

* Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями — платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, затверджений наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405.

— у паперовій версії Типової форми внесення виправлень здійснюється шляхом нового запису (з відображенням від’ємного або позитивного значення), який засвідчується підписом платника податку (абз. 1 п. 3 розд. I Порядку № 405);

— в електронній версії Типової форми допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення (абз. 2 п. 5 розд. I Порядку № 405).

Тобто логіка, вважаємо, однакова (із попереднім розділом) — робимо новий запис у Типовій формі чи то на приріст, чи то на зменшення показників. При цьому в паперовій формі такий запис засвідчується підписом ФОП.

Припустимо, у нас були такі записи у Типовій формі.

I. Доходи

І в березні 2024 ми виявили, що не відобразили 02.02.2023 дохід у вигляді безоплатно отриманої послуги у сумі 5000 грн. Щоб виправити цю помилку, робимо новий запис у Типовій формі, який засвідчуємо підписом ФОП.

I. Доходи

При цьому якщо ФОП робились якісь підсумкові записи (за місяць, за квартал), то слід скласти коригуючий запис і щодо них — за аналогічним принципом, тобто саме на суму збільшення чи на суму зменшення.

А якщо мова про старий регістр (Книгу обліку доходів і витрат)? Відмінності між формами зовсім не значні. Тож виправляймось за аналогічним принципом у поточній формі. Хіба що звертаємо увагу, що стара графа 7 Книги — це наразі графа 8 Типової форми. Тож виправлення інформації зі старої графи 7 Книги показуємо у графі 8 Типової форми. Така сама ситуація з витратами — виправлення в графах 6, 7 Книги показуємо в графах 7, 8 Типової форми.

При цьому, знову ж таки:

— при виправленні помилок складаємо довідку в довільній формі, яка розкриває суть помилки. Додаємо цю довідку до Типової форми;

— суму коригувань, якщо вони належать до іншого звітного періоду, ми не враховуємо у підсумку для заповнення декларації за поточний звітний період.

Типова форма ФОП на загальній системі

Тут маємо керуватися приписами Порядку № 261*:

* Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261.

— у паперовій версії Типової форми внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом ФОП;

— у типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення.

Але тут цікаво, як раніше податківці сприймали/трактували фактично аналогічні за змістом приписи порядку ведення старої Книги обліку доходів і витрат*.

* Затверджено наказом Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 № 481.

Норму про новий запис у паперовій формі вони розуміли все ж як коректурний спосіб виправлення: «Внесення виправлень до Книги обліку доходів та витрат (далі — Книга) фізичною особою — підприємцем на загальній системі оподаткування, яка веде облік доходів у паперовому вигляді, здійснюється шляхом закреслення помилкового запису та внесення нового, який засвідчується підписом» (роз’яснення в категорії 104.08 БЗ, діяла до 16.07.2021).

Тобто

Але наразі вони нічого про коректурний спосіб не говорять (див. діючу консультацію у категорії 104.08 БЗ).

Тобто, на наш погляд, тут можна для виправлення застосувати ту саму логіку, про яку йшлося вище для єдиноподатників:

— для виправлення помилки складаємо новий запис у поточній Типовій формі на суму від’ємного або позитивного значення (тобто на суму приросту або зменшення показника). Причому якщо ФОП робились якісь підсумкові записи (за місяць, за квартал), то слід скласти коригуючий запис і щодо них — за аналогічним принципом, тобто саме на суму збільшення чи на суму зменшення;

— такі нові виправляючі записи засвідчуються підписом ФОП;

— складаємо довідку в довільній формі, яка розкриває суть помилки. Додаємо цю довідку до Типової форми;

— суму коригувань, якщо вони належать до іншого звітного періоду, ми не враховуємо у підсумку для заповнення декларації за поточний звітний період;

— виправлення помилок у старих регістрах (Книзі обліку доходів і витрат) також робимо через нові записи у Типовій формі — у графах, які за змістом відповідають старим графам.

Втім

Тобто закреслення помилкового запису та внесення поруч нового — правильного, який засвідчується підписом ФОП. Нагадаємо, що тут краще дотримуватися таких рекомендацій:

— закреслюють неправильний запис однією рискою — так, щоб можна було прочитати виправлене;

— над закресленим пишуть правильну інформацію;

— виправлення супроводжується написом «виправлено» і підтверджується підписом ФОП із зазначенням дати виправлення.

Якщо ФОП веде облік у Типовій формі засобами Електронного кабінету, то маємо такі пояснення від розробників: «При редагуванні помилкових записів користувач має вводити правильне значення, але:

— якщо інформація вноситься у той же день, коли була допущена помилка, то буде відкоригований поточний запис;

— якщо ж інформація коригується на наступний день, або пізніше, то у таблиці буде створено новий запис, у якому буде відображено тільки відносне значення різниці між значенням, яке було внесено раніше, та поточним записом. Новий рядок буде виділено рожевим кольором».

Форма обліку товарних запасів

Тут маємо керуватися приписами п. 6 розд. II Порядку № 496*.

* Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.

Вони однозначні і зрозумілі.

Якщо нам просто потрібно видалили якийсь помилковий (зайвий) запис (рядок), то саме у такому зайвому рядку в останній графі 9 «Примітки…» проставляється відмітка (текст) «анульовано».

Якщо ж нам потрібно виправити інформацію в якомусь рядку, то (одночасно):

— в такому рядку в графі 9 «Примітки…» проставляється відмітка (текст) «анульовано — виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, в якому зазначено виправлену інформацію. Тобто із зазначенням номера рядка, про який далі;

— поточним номером робимо рядок із правильною інформацією, у графі 9 «Примітки…» якого проставляється відмітка (текст) «виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.

Для прикладу візьмемо дані із статті «Облік товарних запасів у ФОП: «готуй сани влітку» // «Податки & бухоблік», 2023, № 49 і припустимо, що в записі № 1 ми припустилися помилки у графі 7. Замість 256200,00 має бути 265200,00. А запис № 2 взагалі є зайвим. Тоді виправлення буде таким.