На основании графика или нет?
Ежегодные основные и дополнительные отпуска, как за текущий, так и за прошлые рабочие годы, в общем случае предоставляют на основании графика отпусков.
Обязательность его составления в отношении таких отпусков предусмотрена для всех работодателей, в том числе и ФЛП (см. ст. 79 КЗоТ, ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР, далее — Закон об отпусках). Более подробная информация об этом — в статье «График отпусков: вы спрашивали — мы отвечаем» // «Налоги & бухучет», 2023, № 100.
В то же время в течение действия военного положения имеем два исключения из этого обязательного правила.
Первое исключение установлено для работодателей, которые применяют упрощенный режим регулирования трудовых отношений. На них не распространяются требования о ведении документации по кадровым вопросам, принятии локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе в отношении отпусков (см. ст. 495 КЗоТ, статью «Упрощенный режим регулирования трудовых отношений» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57).
Второе исключение касается работодателей, расположенных в районах активных боевых действий. Они самостоятельно определяют порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда (ч. 1 ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ).
Следовательно, во время военного положения те работодатели, которые применяют упрощенный режим регулирования трудовых отношений, и те, которые находятся в районах активных боевых действий, могут не заморачиваться с составлением графика отпусков. В таком случае ежегодные отпуска будут предоставляться по заявлениям работников.
Заметьте: в графике отпусков могут указываться или конкретные даты начала отпусков, или только месяц предоставления отпуска. Если отпуск переходящий, указывают два месяца — месяц его начала и окончания.
В случае когда указан только месяц предоставления отпуска, конкретный период отпуска в пределах, установленных графиком, согласуется между работником и работодателем. Это можно сделать следующим образом. За месяц до начала месяца предоставления отпуска, указанного в графике, направляете работнику запрос о конкретной дате начала отпуска. В запросе рекомендуем определить срок, в который работник должен проинформировать вас о желательной дате начала отпуска, например, 3 рабочих дня.
Дата согласована. Что дальше?
Уведомление о начале отпуска
Как указано в ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках,
работодатель обязан в письменном виде сообщить работнику о дате начала отпуска не позже чем за две недели до установленного графиком срока
Внимание! Изменений законодательства о необходимости письменного уведомления работника о дате начала отпуска во время военного положения не происходило (см. разъяснение Юго-восточного межрегионального управления Гоструда от 12.07.2023). Поэтому не пренебрегайте этой обязанностью.
Также помните, что ознакомление работников с графиком отпусков не является письменным уведомлением о дате начала отпуска не позже чем за две недели (см. письмо ГУ Гоструда в Харьковской области от 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796). Даже если в графике стоят точные даты отпусков и предусмотрена специальная графа «Ознайомлений», в которой работники ставят дату и подпись.
Форма уведомления о начале отпуска законодательством не определена, потому его оформление имеет произвольный характер (см. рис. 1).
Рис. 1. Пример уведомления о начале отпуска
Важно! Если работник в установленный срок не будет в письменном виде предупрежден о дате начала ежегодного отпуска, он может требовать переноса отпуска на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).
Хорошо, вы своевременно сообщили работнику о начале отпуска. Должен ли он еще и писать заявление о предоставлении отпуска? Сейчас разберемся.
Нужно ли писать заявление на отпуск?
Если работники идут в ежегодные отпуска в сроки, определенные графиком, то необходимости в написании заявления на отпуск нет. Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не обязывают работодателя получать от работника такое заявление (см. письмо Минэкономики от 31.03.2020 № 3512-06/21620-07).
Вместе с тем
если ежегодный отпуск понадобится работнику в другой период, чем предусмотренный графиком отпусков, тогда он должен написать заявление
В нем работник указывает желательную дату начала отпуска и его продолжительность. Заявление может быть оформлено как рукописным способом, так и напечатано и подписано работником (см. п. 7.1 ДСТУ 4163:2020). Пример заявления о предоставлении отпуска приведен на рис. 2.
Рис. 2. Пример заявления о предоставлении ежегодного отпуска вне графика
Работодатель может как удовлетворить просьбу работника, так и отказать ему. Для этого он налагает резолюцию на заявление, или соглашаясь предоставить ежегодный отпуск в указанные в нем сроки, или из-за определенных обстоятельств предлагает перенести его на другой период.
Дальше поговорим об оформлении приказа о предоставлении отпуска.
Издаем приказ об отпуске
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается на основании графика отпусков или заявления работника (см. выше).
Для оформления приказа (распоряжения) можно воспользоваться типовой формой № П-3, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489, адаптировав ее под требования ДСТУ 4163:2020 (см. рис. 3).
Рис. 3. Пример приказа о предоставлении отпуска по типовой форме № П-3
Безусловно, допускается оформление приказа (распоряжения) о предоставлении ежегодного отпуска и в произвольной форме. Надо только включить в него все реквизиты типовой формы № П-3 с соблюдением требований ДСТУ 4163:2020 (см. рис. 4).
Рис. 4. Пример приказа о предоставлении отпуска в произвольной форме
Оформленный приказ (распоряжение) об отпуске предоставляется работнику для ознакомления под подпись.
Важно!
Ознакомление работника с приказом об отпуске, который издан не позже чем за две недели до его начала, нельзя считать уведомлением о начале отпуска
Так в какие же сроки надо издавать приказ об отпуске? Приказ надо издать в такой срок, чтобы бухгалтерия на его основании успела рассчитать и выплатить отпускные до начала отпуска. Ведь заработная плата работникам за все время отпуска выплачивается до начала отпуска, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором (ч. 5 ст. 115 КЗоТ, ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках). Поэтому это можно сделать и за 2 недели, и за 3 дня до начала отпуска и т. п.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска для кадровой службы является основанием для внесения информации в раздел V «Відпустки» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656).
Выводы
- Ежегодные отпуска в общем случае предоставляют на основании графика отпусков. Если отпуск понадобится работнику в другой период, то его предоставляют на основании заявления работника.
- Если работники идут в ежегодные отпуска в сроки, определенные графиком, то законодательство не требует оформления заявления на отпуск.
- Работодатель обязан в письменном виде сообщить работнику о дате начала отпуска не позже чем за две недели до установленного графиком срока.
- Нельзя считать уведомлением о начале отпуска ознакомление работника с графиком отпусков, а также с приказом об отпуске, изданным за две недели до его начала.
- Уведомление о дате начала отпуска оформляют в произвольной форме, приказ о предоставлении отпуска — по типовой форме № П-3 или в произвольной форме.
