Документы уничтожены: как составить финотчетность?

Как заполнить финотчетность?

Известно, что составлению годовой финансовой отчетности должна предшествовать инвентаризация. Однако если документы уничтожены/потеряны или находятся на неподконтрольной (временно оккупированной) территории и к ним нет безопасного и беспрепятственного доступа, то провести традиционную годовую инвентаризацию не представляется возможным. В таком случае инвентаризацию необходимо провести по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором появилась возможность доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета, и отразить ее результаты в бухучете соответствующего отчетного периода. Или, если появился доступ, — то по решению руководителя и раньше, не ожидая 1-го числа (п. 8 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 № 879). Однако в любом случае имущество и дальше следует учитывать в составе активов предприятия и списывать его с баланса оснований нет. Как отразить его в финансовой отчетности в этом случае?

Согласно п. 12 Порядка № 419* в годовой финансовой отчетности до проведения инвентаризации информацию об активах, к которым нет безопасного и беспрепятственного доступа, обязательствах и собственном капитале, которые не могут быть документально подтверждены в связи с отсутствием доступа к соответствующим первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, отражают по данным бухучета.

* Порядок подачи финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 № 419.

А потому если отсутствуют первичные документы и регистры бухучета, то для составления финансовой отчетности до их восстановления и проведения инвентаризации ничего не остается, как использовать данные прежней поданной финотчетности. То есть

и ориентироваться на показатели графы 4 «На кінець звітного періоду» предыдущего Баланса. Поэтому при составлении текущего Баланса в нем придется повторить показатели из предыдущей финотчетности и в графах 3 и 4 отразить одинаковые показатели (по сути, перенесенные из графы 4 предыдущего Баланса). А уже после восстановления документов и проведения инвентаризации — отразить в финотчетности реальную картину и при необходимости уточнить ранее поданную финотчетность.

Восстановление документов

Однако в учете все должно быть надлежащим образом подтверждено документально. Ведь основанием для отражения хозяйственных операций в бухучете являются первичные документы (ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV). Поэтому

Общие правила восстановления документов. Правила восстановления документов оговорены п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 № 88, и п. 44.5 НКУ. Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов необходимо:

— письменно уведомить об этом правоохранительные органы;

— приказом по предприятию назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения;

— в 5-дневный срок со дня уничтожения документов в письменном виде сообщить об утрате документов налоговикам (с предоставлением оформленных в соответствии с законодательством документов, подтверждающих наступление события, которое привело к такой утрате, повреждению или досрочному уничтожению документов);

— в течение 90 календарных дней, следующих за днем сообщения налоговикам, восстановить утраченные документы. И если в этот срок документы будут восстановлены, то проблем у плательщика не будет.

При этом для восстановления документов обращаются:

— к контрагентам (поставщикам и покупателям) — с просьбой предоставить копии (дубликаты) утраченных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.);

— в обслуживающий банк — для получения выписок операций, проведенных по текущим счетам, а также копий платежных документов;

— в налоговую — с просьбой предоставить копии отчетности и налоговых деклараций, которые подавались в бумажном виде. А если декларации подавались в электронном виде, их можно получить через Электронный кабинет;

— к государственному регистратору — для получения данных о размере уставного капитала и составе собственников (учредителей) предприятия;

— к органу, которым выдавались, или нотариусу — для получения дубликатов правоустанавливающих документов, подтверждающих право собственности на недвижимость;

— в сервисный центр МВД — для восстановления свидетельств о регистрации транспортных средств и т. п. Подробнее о восстановлении документов см. «Восстанавливаем потерянные первичные документы: сроки и действия» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55.

Впрочем, учитывая, что в условиях войны восстановить документы можно не всегда, для некоторых плательщиков сделаны исключения из правил.

Спецправила для плательщиков с оккупированных/боевых территорий. Для плательщиков с временно оккупированных территорий или территорий активных боевых действий в случае невозможности вывоза документов и их утраты п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ установлены спецправила подтверждения данных, указанных в налоговой отчетности (как исключение из общих правил ст. 44 НКУ).

Если первичка, подтверждающая учет доходов, расходов и других показателей, связанных с исчислением объектов обложения и/или налоговых обязательств, отсутствует, то плательщик может подать налоговикам:

— уведомление о невозможности вывоза первичных документов (произвольной формы), а если после этого стало известно об утрате этих документов,

— уведомление об утрате первичных документов с указанием обстоятельств такой утраты. Примеры таких уведомлений см. в статье «Оккупированная или утраченная первичка: как подтвердить отчетность?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 25, а также статью «Не уберегли первичку: особенности в военное положение» // «Налоги & бухучет», 2022, № 82 (ср. ).

И если по результатам рассмотрения уведомлений налоговики не откажут в применении норм п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ, то:

— плательщик освобождается от проверок за отчетные (налоговые) периоды, указанные в уведомлениях, в том числе по окончании военного положения;

— налоговая отчетность таких периодов не может быть поддана сомнению лишь на основании отсутствия первички. А поданные уведомления послужат основанием для сохранения учетных данных, в частности, сохранения: доходов, расходов (в том числе расходов на покупку ценных бумаг/корпоративных прав), переходных налоговых убытков (в том числе переходных ценнобумажных налоговых убытков), налогового кредита по НДС, сумм отрицательного значения НДС прошлых отчетных периодов. При этом налоговики не вправе доначислить налоговые обязательства по налогам/сборам за эти периоды;

— плательщик получает право не восстанавливать утраченную первичку. Хотя, скорее всего, он будет вынужден этим заниматься больше «для себя», поскольку без первички невозможен дальнейший бухучет и составление последующей отчетности.

Подача финотчетности на ВП

Впрочем, учтите: если из-за военного положения (ВП) у предприятия нет возможности подать финансовую отчетность (ФО) в отведенные сроки (в том числе из-за утраты документов), то сделать это можно по окончании ВП.

Подача ФО органам статистики. Так, для предприятий, не имеющих возможности во время ВП подать финансовую отчетность, действуют военные послабления. И предусмотрено, что предприятия, которые не подали в период действия ВП или состояния войны в отведенные сроки промежуточную, годовую финансовую отчетность и консолидированную финансовую отчетность, должны ее подать в течение 3 месяцев после прекращения или отмены ВП или состояния войны, причем за весь период неподачи (п. 2 Порядка № 419, п.п. 1 п. 1 Закона Украины от 03.03.2022 № 2115-IX).

То есть предприятия из-за войны не освобождаются от подачи финотчетности — подать ее все равно необходимо за все прошедшие периоды, но сделать это разрешено позже (до истечения 3-месячного срока по окончании ВП). Тогда

Такие правила касаются подачи финотчетности органам статистики. Причем доказывать невозможность подачи ФО органам статистики Закон № 2115 не требует. Отдельные правила установлены, если плательщик не может выполнять налоговые обязанности, и в том числе подавать ФО налоговикам.

Невозможность выполнения налоговых обязанностей. Утрата (уничтожение или порча) первичных документов, компьютерного и другого оборудования вследствие боевых действий, террористических актов, диверсий, вызванных военной агрессией рф, может быть основанием невозможности своевременного выполнения плательщиком налоговых обязанностей (п.п. 1 п. 1 разд. II Порядка подтверждения возможности или невозможности выполнения плательщиком налогов обязанностей.., утвержденного приказом Минфина от 29.07.2022 № 225, далее — Порядок № 225). В таком случае плательщик освобождается от предусмотренной НКУ ответственности за налоговые нарушения, если выполнит обязанности в течение 6 месяцев после прекращения или отмены ВП (или в течение 60 календарных дней с первого дня месяца, следующего за месяцем восстановления таких возможностей — если эта возможность восстановится еще в течение ВП) (п.п. 69.1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Однако для этого нужно подать налоговикам или в любой сервисный центр контролирующих органов (например, в Центр обслуживания налогоплательщиков) специальное заявление* и документы, подтверждающие отсутствие у предприятия возможности выполнять налоговые обязанности (пп. 3, 8 разд. II Порядка № 225). Такими документами могут быть акт пожара, документы об уничтожении, повреждении имущества, находящегося на балансе предприятия, и пр. (см. Перечень документов.., утвержденный приказом Минфина от 29.07.2022 № 225). На основании поданных документов налоговики должны принять решение о возможности/невозможности своевременного выполнения плательщиком налоговых обязанностей. И если невозможность подтвердится, то без штрафов выполнить налоговые обязанности (в том числе подать отчетность) плательщик сможет в течение 6 месяцев по окончании ВП. Подробнее об этом см. статью «Невозможность исполнять налоговые обязанности: напоминаем о главном» // «Налоги & бухучет», 2022, № 98.

* Пример заявления см. в «Подтверждение невозможности — разбираемся с деталями» // «Налоги & бухучет», 2022, № 67.