Документи знищені: як скласти фінзвітність?

Як заповнити фінзвітність?

Відомо, що складанню річної фінансової звітності повинна передувати інвентаризація. Проте якщо документи знищені/втрачені або перебувають на непідконтрольній (тимчасово окупованій) території і до них немає безпечного та безперешкодного доступу, то провести традиційну річну інвентаризацію неможливо. У такому разі інвентаризацію необхідно провести станом на 1-е число місяця, що настає за місяцем, у якому з’явилася можливість доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку, і відобразити її результати в бухобліку відповідного звітного періоду. Або, якщо з’явився доступ, — то за рішенням керівника і раніше, не чекаючи 1-го числа (п. 8 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879). Проте в будь-якому разі майно і далі слід обліковувати у складі активів підприємства і списувати його з балансу підстав немає. Як відобразити його у фінансовій звітності в цьому випадку?

Згідно з п. 12 Порядку № 419* у річній фінансовій звітності до проведення інвентаризації інформацію про активи, до яких немає безпечного і безперешкодного доступу, зобов’язання та власний капітал, які не можуть бути документально підтверджені у зв’язку з відсутністю доступу до відповідних первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відображають за даними бухобліку.

* Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419.

А тому якщо відсутні первинні документи і регістри бухобліку, то для складання фінансової звітності до їх відновлення і проведення інвентаризації нічого не залишається, як використовувати дані колишньої поданої фінзвітності. Тобто

й орієнтуватися на показники графи 4 «На кінець звітного періоду» попереднього Балансу. Тому при складанні поточного Балансу в ньому доведеться повторити показники з попередньої фінзвітності і в графах 3 і 4 відобразити однакові показники (по суті, перенесені з графи 4 попереднього Балансу). А вже після відновлення документів і проведення інвентаризації — відобразити у фінзвітності реальну картину і за необхідності уточнити раніше подану фінзвітність.

Відновлення документів

Проте в обліку все повинно бути належним чином підтверджено документально. Адже підставою для відображення господарських операцій у бухобліку є первинні документи (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV). Тому

Загальні правила відновлення документів. Правила відновлення документів обумовлені п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88, і п. 44.5 ПКУ. Так, у разі зникнення або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів необхідно:

— письмово повідомити про це правоохоронні органи;

— наказом по підприємству призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення;

— у 5-денний строк з дня знищення документів письмово повідомити про втрату документів податківцям (з наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів);

— протягом 90 календарних днів, що настають за днем повідомлення податківців, відновити втрачені документи. І якщо в цей строк документи будуть відновлені, то проблем у платника не буде.

При цьому для відновлення документів звертаються:

— до контрагентів (постачальників і покупців) — з проханням надати копії (дублікати) втрачених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо);

— в обслуговуючий банк — для отримання виписок операцій, проведених за поточними рахунками, а також копій платіжних документів;

— у податкову — з проханням надати копії звітності та податкових декларацій, які подавалися в паперовому вигляді. А якщо декларації подавалися в електронному вигляді, їх можна отримати через Електронний кабінет;

— до державного реєстратора — для отримання даних про розмір статутного капіталу і склад власників (засновників) підприємства;

— до органу, яким видавалися, або нотаріуса — для отримання дублікатів документів, що встановлюють право, підтверджують право власності на нерухомість;

— у сервісний центр МВС — для відновлення свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів тощо. Детальніше про відновлення документів див. «Відновлюємо втрачені первинні документи: строки і дії» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55.

Втім, враховуючи, що в умовах війни відновити документи можна не завжди, для деяких платників зроблені винятки з правил.

Спецправила для платників з окупованих/бойових територій. Для платників з тимчасово окупованих територій або територій активних бойових дій у разі неможливості вивезення документів і їх втрати п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ встановлені спецправила підтвердження даних, зазначених у податковій звітності (як виняток із загальних правил ст. 44 ПКУ).

Якщо первинка, що підтверджує облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з обчисленням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, відсутня, то платник може подати податківцям:

— повідомлення про неможливість вивезення первинних документів (довільної форми), а якщо після цього стало відомо про втрату цих документів,

— повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати. Приклади таких повідомлень див. у статті «Окупована чи втрачена первинка: як підтвердити звітність?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 25, а також статтю «Не вберегли первинку: особливості у воєнний стан» // «Податки & бухоблік», 2022, № 82 (ср. ).

І якщо за результатами розгляду повідомлень податківці не відмовлять у застосуванні норм п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, то:

— платник звільняється від перевірок за звітні (податкові) періоди, зазначені в повідомленнях, у тому числі після закінчення воєнного стану;

— податкова звітність таких періодів не може бути піддана сумніву лише на підставі відсутності первинки. А подані повідомлення слугуватимуть підставою для збереження облікових даних, зокрема, збереження: доходів, витрат (у тому числі витрат на придбання цінних паперів / корпоративних прав), перехідних податкових збитків (у тому числі перехідних ціннопаперових податкових збитків), податкового кредиту з ПДВ, сум від’ємного значення ПДВ минулих звітних періодів. При цьому податківці не мають права донарахувати податкові зобов’язання з податків/зборів за ці періоди;

— платник отримує право не відновлювати втрачену первинку. Хоча, швидше за все, він буде вимушений цим займатися більше «для себе», оскільки без первинки неможливий подальший бухоблік і складання подальшої звітності.

Подання фінзвітності на ВС

Втім, врахуйте: якщо черз воєнний стан (ВС) у підприємства немає можливості подати фінансову звітність (ФЗ) у відведені строки (у тому числі через втрату документів), то зробити це можна після закінчення ВС.

Подання ФЗ органам статистики. Так, для підприємств, що не мають можливості під час ВС подати фінансову звітність, діють воєнні послаблення. І передбачено, що підприємства, які не подали в період дії ВС або стану війни у відведені строки проміжну, річну фінансову звітність і консолідовану фінансову звітність, повинні її подати протягом 3 місяців після припинення або скасування ВС або стани війни, причому за весь період неподання (п. 2 Порядку № 419, п.п. 1 п. 1 Закону України від 03.03.2022 № 2115-IX).

Тобто підприємства через війну не звільняються від подання фінзвітності — подати її все одно необхідно за всі минулі періоди, але зробити це дозволено пізніше (до закінчення 3-місячного строку після закінчення ВС). Тоді

Такі правила стосуються подання фінзвітності органам статистики. Причому доводити неможливість подання ФЗ органам статистики Закон № 2115 не вимагає. Окремі правила встановлені, якщо платник не може виконувати податкові обов’язки, і в тому числі подавати ФЗ податківцям.

Неможливість виконання податкових обов’язків. Втрата (знищення або псування) первинних документів, комп’ютерного та іншого обладнання внаслідок бойових дій, терористичних актів, диверсій, викликаних воєнною агресією рф, може бути підставою неможливості своєчасного виконання платником податкових обов’язків (п.п. 1 п. 1 розд. II Порядку підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків обов’язків.., затвердженого наказом Мінфіну від 29.07.2022 № 225, далі — Порядок № 225). У такому разі платник звільняється від передбаченої ПКУ відповідальності за податкові порушення, якщо виконає обов’язки протягом 6 місяців після припинення або скасування ВП (чи протягом 60 календарних днів з першого дня місяця, що настає за місяцем відновлення таких можливостей, — якщо ця можливість відновиться ще протягом ВС) (п.п. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Проте для цього треба подати податківцям або в будь-який сервісний центр контролюючих органів (наприклад, у Центр обслуговування платників податків) спеціальну заяву* і документи, що підтверджують відсутність у підприємства можливості виконувати податкові обов’язки (пп. 3, 8 розд. II Порядку № 225). Такими документами можуть бути акт пожежі, документи про знищення, пошкодження майна, яке перебуває на балансі підприємства, та ін. (див. Перелік документів.., затверджений наказом Мінфіну від 29.07.2022 № 225). На підставі поданих документів податківці повинні прийняти рішення про можливість/неможливість своєчасного виконання платником податкових обов’язків. І якщо неможливість підтвердиться, то без штрафів виконати податкові обов’язки (у тому числі подати звітність) платник зможе протягом 6 місяців після закінчення ВС. Детальніше про це див. статтю «Неможливість виконувати податкові обов’язки: нагадуємо про головне» // «Податки & бухоблік», 2022, № 98.

* Приклад заяви див. у «Підтвердження неможливості — розбираємося з деталями» // «Податки & бухоблік», 2022, № 67.