Восстанавливаем потерянные первичные документы: сроки и действия

С чего начинать при потере первички?

Алгоритм действий в случае пропажи или уничтожения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности определяет п. 6.10 Положения № 88*, а в налоговом учете — п. 44.5 НКУ.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

В целом последовательность шагов при потере первичных документов сводится вот к чему. Так, руководитель предприятия должен:

1) в письменном виде уведомить об этом правоохранительные органы;

2) приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения;

3) в 5-дневный срок со дня такого события в письменном виде сообщить налоговикам по месту учета и таможенному органу, которым было осуществлено таможенное оформление потерянных таможенных деклараций (конечно, если имела место их потеря). В сообщении следует указать обстоятельства потери документов, когда и за какой период они потеряны и привести их общий перечень.

В частности, налоговики хотят видеть копии заявления/уведомления, поданного правоохранителям, и документа, который подтверждает его принятие и регистрацию (см. письмо ГФСУ от 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК). А на наш взгляд, нелишним будет приложить и приказ о назначении комиссии и даже копии документа, подтверждающего обстоятельства, при которых документы были потеряны. Также вместе с уведомлением фискалам посылают копию акта комиссии (см. о нем ниже, а также постановление ВС от 07.04.2023 по делу № 420/9587/20), конечно же, если он до этого момента уже был составлен и утвержден руководителем;

4) утвердить результаты работы комиссии. Такие результаты оформляют актом. Его составляют в произвольной форме. В акте описывают обстоятельства, при которых состоялась потеря документов, время и место события, причины того, что случилось, указывают лица, ответственные за сохранение документов, с полученными от них письменными объяснениями, а также приводят перечень отсутствующих документов;

5) в 10-дневный срок с момента составления послать копию акта налоговикам, а также органу, в сфере управления которого находится предприятие. Впрочем, этого шага может и не быть, если акт был направлен налоговикам вместе с уведомлением на этапе их информирования о потере документов (см. шаг 3).

Заметьте! На день установления факта потери документов или на день после окончания чрезвычайного события (пожара, наводнения, ракетного обстрела и т. п.) обязательно нужно провести инвентаризацию в объеме, определенном руководителем предприятия. Причем инвентаризация обязательна независимо от того, что именно случилось с документами — потеря, порча, кража или любое другое влияние, которое делает невозможным их предъявление налоговикам (п. 7 разд. І Положения № 879*). А вот если к первичным документам отсутствует безопасный и беспрепятственный доступ — с инвентаризацией следует повременить до восстановления такой возможности (п. 8 разд. І Положения № 879).

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Все приведенные действия выполнили? Тогда можно начинать восстанавливать потерянные документы.

В какие сроки следует восстановить документы?

Для восстановления первички у предприятия есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем сообщения об этом налоговикам. В течение этого срока оштрафовать за отсутствие документов фискалы не смогут. А в случае проведения проверки обязаны перенести ее до даты восстановления потерянных документов в пределах установленных 90 дней. Однако в то же время срок переноса не может составлять больше 120 дней (п. 44.5 НКУ).

Впрочем, в условиях войны восстановить первичку удается далеко не всем и не всегда. Поэтому для таких случаев действует военная спецнорма п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Распространяется эта спецнорма на тех плательщиков, которые (1) не могут предъявить первичку, на основании которой сформированы показатели, связанные с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, и которые (2) осуществляли деятельность на:

— территориях активных боевых действий или

— временно оккупированных рф территориях Украины (ВОТ).

Основаниями невозможности предоставления первичных документов являются:

— потеря (уничтожение или порча) первичных документов;

— нахождение их на территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия, и на ВОТ, в случае, если их невозможно вывезти или их вывоз связан с риском для жизни или здоровья налогоплательщика, физических лиц или невозможно в связи с административными препятствиями, установленными органами власти.

Следовательно в случае потери и/или невозможности вывоза первички налогоплательщик / налоговый агент должен подать в налоговую сообщение о невозможности вывоза первичных документов в произвольной форме (см. письмо ГНСУ от 27.03.2023 № 686/ІПК/99-00-07-06-01-06). Если впоследствии станет известно о потере таких документов, тогда контролерам следует подать сообщение о потере первичных документов с указанием обстоятельств такой потери. Подробно об этом читайте в статьях «Не уберегли первичку: особенности в военное положение» // «Налоги & бухучет», 2022, № 82 и «Первичка уничтожена войной — что делать?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 50 (ср. ).

То есть, по сути, п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ позволяет (!) не восстанавливать потерянные документы. А вот

(см. БЗ 129.07, действовала до 06.05.2023). Тогда он руководствуется общими правилами п. 44.5 НКУ.

Однако течение 5-дневного срока для письменного сообщения налоговикам о потере документов и 90 дней для их восстановления останавливается на время военного положения (ВП) п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Но, учтите, что с 1 августа 2023 года эти налоговые сроки побегут* (см. статьи «Законопроект № 8401: обзор налоговых изменений» // «Налоги & бухучет», 2023, № 52 и «Законопроект № 8401 принят: что изменили в последний момент» // «Налоги & бухучет», 2023, № 54).

* Обратите внимание: это не касается процедуры, связанной с «военной» потерей документов (см. п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Как восстановить потерянные документы?

Восстанавливать учет (первичные документы) можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специализированных) организаций, заключая с ними договор на предоставление таких услуг. Кому именно это поручить, определяют в приказе о восстановлении потерянной документации.

Собственно восстановление проводят в три этапа:

1) анализируют текущее состояние дел бухгалтерского учета предприятия, а также периоды, смежные с «потерянными», с целью выявления переходящих операций;

2) восстанавливают внешние документы. Для этого обращаются:

— к контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) потерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.). Налоговые накладные восстанавливать не придется. Ведь они — электронные и хранятся вне предприятия в системе электронного администрирования. Кстати, с их помощью будет легче восстановить учетную картину;

— к обслуживающему банку — чтобы получить выписки-реестры операций, проведенных по текущим счетам, а также копии платежных документов;

— к налоговой — с просьбой предоставить копии потерянной отчетности и налоговых деклараций, которые подавались на бумаге;

3) восстанавливают внутреннюю документацию.

Закончили процедуру восстановления документов? Сообщите об этом налоговикам. Хотя законодательно эта обязанность прямо не установлена, однако фискалы считают, что такое сообщение нужно с целью выполнения требований п. 44.5 НКУ в части переноса сроков проверки до даты восстановления документов (см. письмо ГФСУ от 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК). Поэтому спорить здесь особо нет смысла.

А о том, можно ли потерянную первичку, которая была раньше на бумаге, восстановить уже в электронной форме, читайте в статье «Бумажная» первичка уничтожена: можно ли их восстановить в электронном виде?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 41.

За какой период восстанавливать первичку?

Предприятие должно обеспечить хранение первичных документов в течение установленного срока (ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете*). Сроки хранения документов, которые касаются деятельности субъектов хозяйствования, определены Перечнем, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5. Но определенные там сроки не должны быть меньше, чем предусмотрено п. 44.3 НКУ. А по требованиям п.п. 44.3.2 НКУ

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-ХIV.

Исключение — документы, к которым применяется более длительный срок хранения в 2555 дней (см. статью «Сроки хранения первички: от недавних 1095 дней до новых 1825 дней» // «Налоги & бухучет», 2023, № 29). Эта обязанность касается:

— плательщиков налога на прибыль — резидентов;

— нерезидентов, которые осуществляют деятельность через постоянное представительство;

— неприбыльных предприятий, учреждений и организаций, а также

— юрлиц — плательщиков единого налога.

Правда, требования в отношении 1825-дневного минимального срока хранения документов (вместо 1095 дней) следует применять к документам, которые разработаны:

1) до 28.04.2023*, срок хранения которых не закончился на эту дату;

* День вступления в силу Закона Украины от 20.03.2023 № 2970-IX.

2) начиная с 28.04.2023;

3) лицом, в отношении которого на 28.04.2023 начата, но не завершена процедура прекращения (ликвидации);

4) лицом, в отношении которого принято решение о ликвидации после 28.04.2023.

При этом отсчет сроков хранения начинают со дня подачи налоговой отчетности / предельного срока ее подачи (если она не подавалась).

Однако учтите, что теперь срок хранения первички остановлен на весь период ВП (п. 102.9 НКУ). К тому же еще раньше этот срок останавливал карантин (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ). И согласно принятой редакции законопроекта № 8401 в связи с продлением до конца ВП моратория на плановые и внеплановые проверки одновременно по проверкам, на которые действует мораторий, продлеваются сроки хранения первичных документов и информации, определенных п. 44.1 НКУ (см. статью «Законопроект № 8401 принят: что изменили в последний момент» // «Налоги & бухучет», 2023, № 54).

Но даже после окончания установленных сроков хранения уничтожать документы нельзя — они подлежат обязательной передаче в архив (п. 6.1 Положения № 88). На этом акцентировали внимание и налоговики (см. письмо ГФСУ от 20.11.2015 № 24797/6/99-99-22-04-02-15). По-видимому, намекая на то, что потерянные документы необходимо восстанавливать независимо от того, истек ли установленный законом срок их хранения.

Хотя, на наш взгляд, «прошлые» документы есть смысл восстанавливать только в том случае, если налоговая отчетность за период, к которому эти документы относятся, не подавалась. Ведь тогда согласно п. 102.2 НКУ налоговики смогут проверить этот период и наказать за отсутствие документов. В иных случаях потерянные документы с истекшим сроком хранения, в принципе, можно и не восстанавливать.

А если восстановить удалось не все?

В случае невосстановления первичных документов или их повторной потери, повреждения или досрочного уничтожения, которые произошли после использования права на восстановление, считается, что такие документы отсутствовали у плательщика на время составления налоговой отчетности или на время выполнения им требований таможенного, валютного и другого законодательства (п. 44.5 НКУ).

Более того, если плательщик до окончания проверки или в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем получения акта, не предоставляет контролерам документы (независимо от причины, кроме выемки правоохранительными органами), считается, что такие документы отсутствовали на момент составления налоговой отчетности (п. 44.6 НКУ). А, как известно, плательщикам запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами (п. 44.1 НКУ). Поэтому

Не работает это правило только в отношении потерянной (уничтоженной или испорченной) первички плательщиков, которые осуществляли деятельность на территориях активных боевых действий или на ВОТ. И только при условии письменного сообщения налоговикам о невозможности вывезти первичные документы или об их потере.