Типичные ошибки при заполнении путевого листа

Современная роль путевого листа

К счастью, действующее законодательство больше не требует иметь путевой лист ни для перевозки грузов, ни для перевозки пассажиров.

А вот остальные его функции остались актуальными и поныне. Поэтому в любом случае вы должны иметь документ, который будет:

— фиксировать фактический расход горючего с целью дальнейшего списания;

— учитывать работу автомобильного транспортного средства для обоснования хозяйственности его использования и расхода ГСМ;

— подтверждать проведение предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей (для тех перевозчиков, для которых это требование еще осталось).

Поскольку на сегодня в Украине никакой утвержденной формы путевых листов не существует,

Причем не будет ошибкой, если функции путевого листа будут выполнять несколько разных документов.

Дальше — несколько практических советов по заполнению путевого листа.

Списание ГСМ

Документом, который фиксирует пробег автомобиля и фактический расход горючего, на практике и до сих пор остается путевой лист. Используют или его старую форму (хотя она и утратила силу), или собственно разработанную.

Вместе с тем списать горючее на основании одних лишь путевых листов вряд ли удастся. Хотя бы потому, что путевые листы — инструмент количественного учета израсходованных ГСМ. Об этом свидетельствуют и их типовые формы. В них отражение стоимостных показателей не предусмотрено — там есть только литраж и километраж.

Можно, конечно, в самостоятельно разработанном заменителе путевого листа отвести соответствующие поля для стоимости ГСМ и непосредственно в нем по каждой поездке осуществлять списание. Однако, на наш взгляд, более целесообразно по итогам месяца формировать сводную ведомость учета расхода горючего в разрезе его видов, после чего составлять акт, который и будет служить основанием для списания горючего в целом по предприятию. И именно в акте, кроме количества ГСМ в литрах, которые подлежат списанию, приводить их стоимость в гривнях.

Заметьте еще и такое: чтобы не иметь проблем с налоговиками, списывать горючее следует, используя соответствующие нормы (подробности ищите в статье «Какие нормы расхода топлива сейчас применять?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 22). Разобраться с правилами списания горючего, в том числе в случае его сверхнормативного расхода, вам поможет статья «Списание горючего: если факт превышает норму» // «Налоги & бухучет», 2023, № 33 (ср. ).

Маршрут поездок

Без путевого листа (или его аналога), в котором детализирован маршрут перевозки:

1) невозможно подтвердить расход ГСМ. По заключению Верховного Суда (см. постановление ВС от 16.03.2023 по делу № 280/3292/20), документы о приобретении горючего доказывают лишь факт приобретения горючего, а не его использование. Так же не могут считаться надлежащими доказательствами подтверждения использования горючего в хоздеятельности и утвержденные нормы расхода горючего, а также помесячные акты его списания;

2) сложно доказать расход ГСМ именно в хозяйственной деятельности, а следовательно, и хозяйственный статус его приобретения, что важно для НДС-учета. Потому что иначе плательщику НДС придется начислять компенсирующие налоговые обязательства по п.п. «г» п. 198.5 НКУ как на нехозяйственное использование;

3) возможны вопросы о налоговой амортизации автомобиля. Ведь без путевых листов (в которых определен маршрут поездки) будет сложно доказать, что автомобиль использовался с хозяйственной целью. И даже приказ об использовании транспортного средства только в хоздеятельности, на наш взгляд, не будет железным доказательством. Потому что это не гарантирует, что фактически авто не использовалось для каких-то других целей;

4) налоговики могут ставить под сомнение реальность операций перевозки.

Самое досадное во всем этом то, что суды относятся к необходимости указания маршрута по-разному.

Так, из постановления ВС от 24.05.2024 по делу № 808/2573/16 следует, что расход горючего должен осуществляться на основании должным образом оформленных путевых листов, в которых указан маршрут поездки и ее длина. Если же путевые листы не содержат информацию о назначении поездок и адресах маршрутов движения, они не могут служить документальным подтверждением использования приобретенного бензина в предпринимательской деятельности (постановление ВС от 16.07.2024 по делу № 826/671/18).

В то же время другая коллегия судей Верховного Суда заметила, что отсутствие в путевых письмах конкретного адреса получения товара или его выгрузки, а также названия предприятия, даты и времени выбытия и прибытия автомобиля не может быть самостоятельным доказательством бестоварности хозяйственных операций (постановление ВС от 18.07.2024 по делу № 320/489/22). Если невзирая на определенные недостатки, из путевых листов можно установить дату и время, маршрут движения автомобиля, пробег, расстояние до заказчиков и т. п., такой документ нельзя признавать недействительным (постановление ВС от 02.06.2022 по делу № 160/70/19).

Наша рекомендация здесь следующая: чтобы не подвергаться претензии со стороны фискалов, в путевом листе (его заменителе) лучше указывать маршрут поездок. Или тогда можно иметь другие документы, которые подтверждают, куда ездил автомобиль, например маршрутные листы. Причем все это важно не только для плательщиков налога на прибыль и НДС, но и для плательщика единого налога без НДС (подробности — в статье «Предприятие на ЕН без НДС: можно ли не использовать путевые листы?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 92).

Подпись механика и отметка о медосмотре

Подпись механика. В свое время Инструкцией № 74* было предусмотрено, в частности, что механик (или другое ответственное лицо перевозчика) при выезде автомобиля из гаража своей подписью утверждает передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд.

* Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учете транспортной работы, утвержденная приказом Госкомстата от 17.02.98 № 74.

Это корреспондировалось с требованием проводить ежедневную проверку технического состояния транспортных средств автомобильными перевозчиками, установленным ст. 23 Закона об автотранспорте*. Поскольку это требование действует и до сих пор, подписью механика на путевом листе лучше не пренебрегать.

* Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 № 2344-III.

Медосмотр водителей. Проводить ежесменные медосмотры обязаны только юрлица, которые осуществляют перевозку пассажиров на договорных условиях (ч. 2 ст. 30 Закона об автотранспорте). Результаты медосмотра заносят в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей. Если перевозчик использует путевой лист, можно занести данные медосмотра и в него, однако, по нашему мнению, это не является обязательным (подробности — в статье «Путевой лист: живой росток или сухой сорняк» // «Налоги & бухучет», 2023, № 31).

При этом отсутствие подписи механика или отметки о медосмотре в путевом листе (его заменителе) никак не влияют на его легитимность для учетных целей. Следовательно, по нему все равно можно отражать расходы при списании горючего и начислении заработной платы водителю. В свое время соглашались с этим и суды (см. постановление Донецкого апелляционного админсуда от 18.01.2012 по делу № 2а-8135/11/1270).