Типові помилки при заповненні подорожнього листа

Сучасна роль подорожнього листа

На щастя, чинне законодавство більше не вимагає мати подорожній лист ані для перевезення вантажів, ані для перевезення пасажирів.

А от решта його функцій залишилася актуальною й понині. Тож у будь-якому разі ви повинні мати документ, який:

— фіксуватиме фактичні витрати пального з метою подальшого списання;

— обліковуватиме роботу автомобільного транспортного засобу для обґрунтування господарськості його використання і витрачання ПММ;

— підтверджуватиме проведення передрейсових та післярейсових медоглядів водіїв (для тих перевізників, для яких ця вимога ще залишилась).

Оскільки на сьогодні в Україні жодної затвердженої форми подорожніх листів не існує,

Причому не буде помилкою, якщо функції подорожнього листа виконуватимуть декілька різних документів.

Далі — кілька практичних порад по заповненню подорожнього листа.

Списання ПММ

Документом, який фіксує пробіг автомобіля та фактичні витрати пального, на практиці й досі залишається подорожній лист. Використовують або його стару форму (хоча вона і втратила чинність), або власно розроблену.

Разом з тим списати пальне на підставі одних лише подорожніх листів навряд чи вдасться. Хоча б тому, що подорожні листи — інструмент кількісного обліку витрачених ПММ. Про це свідчать і їхні типові форми. В них відображення вартісних показників не передбачено — там є тільки літраж і кілометраж.

Можна, звісно, в самостійно розробленому замінникові подорожнього листа відвести відповідні поля для вартості ПММ і безпосередньо в ньому за кожною поїздкою здійснювати списання. Однак, на наш погляд, доцільніше за підсумками місяця формувати зведену відомість обліку витрат пального в розрізі його видів, після чого складати акт, який і служитиме підставою для списання пального в цілому по підприємству. І саме в акті, крім кількості ПММ у літрах, що підлягають списанню, наводити їхню вартість у гривнях.

Зауважте ще й таке: аби не мати проблем із податківцями, списувати пальне слід використовуючи відповідні норми (подробиці шукайте в статті «Які норми витрат палива зараз застосовувати?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 22). Розібратись із правилами списання пального, у тому числі в разі його наднормативних витрат, вам допоможе стаття «Списання пального: якщо факт перевищує норму» // «Податки & бухоблік», 2023, № 33 (ср. ).

Маршрут поїздок

Без подорожнього листа (або його аналога), в якому деталізовано маршрут перевезення:

1) не можливо підтвердити витрати ПММ. За висновком Верховного Суду (див. постанову ВС від 16.03.2023 у справі № 280/3292/20), документи про придбання пального доводять лише факт придбання пального, а не його використання. Так само не можуть вважатися належними доказами підтвердження використання пального у госпдіяльності і затверджені норми витрат пального, а також помісячні акти його списання;

2) складно довести витрачання ПММ саме у господарській діяльності, а отже, і господарський статус його придбання, що важливо для ПДВ-обліку. Бо інакше платнику ПДВ доведеться нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання за п.п. «г» п. 198.5 ПКУ як на негосподарське використання;

3) можливі питання щодо податкової амортизації автомобіля. Адже без подорожніх листів (в яких визначено маршрут поїздки) буде складно довести, що автомобіль використовувався з господарською метою. І навіть наказ про використання транспортного засобу тільки в госпдіяльності, на наш погляд, не буде залізним доказом. Бо це не гарантує, що фактично авто не використовувалося для якихось інших цілей;

4) податківці можуть ставити під сумнів реальність операцій перевезення.

Найприкріше в усьому цьому те, що суди ставляться до необхідності зазначення маршруту по-різному.

Так, із постанови ВС від 24.05.2024 у справі № 808/2573/16 випливає, що витрачання пального має здійснюватися на підставі належним чином оформлених подорожніх листів, у яких зазначено маршрут поїздки та її довжина. Якщо ж подорожні листи не містять інформації щодо призначення поїздок та адрес маршрутів руху, вони не можуть слугувати документальним підтвердженням використання придбаного бензину в підприємницькій діяльності (постанова ВС від 16.07.2024 у справі № 826/671/18).

Водночас інша колегія суддів Верховного Суду зауважила, що відсутність у подорожніх листах конкретної адреси отримання товару або його вивантаження, а також назви підприємства, дати і часу вибуття та прибуття автомобіля не може бути самостійним доказом безтоварності господарських операцій (постанова ВС від 18.07.2024 у справі № 320/489/22). Якщо незважаючи на певні недоліки, з подорожніх листів можна встановити дату та час, маршрут руху автомобіля, пробіг, відстань до замовників тощо, такий документ не можна визнавати недійсним (постанова ВС від 02.06.2022 у справі № 160/70/19).

Наша рекомендація тут така: щоб не наражатися на претензії з боку фіскалів, в подорожньому листі (його заміннику) краще зазначати маршрут поїздок. Або тоді можна мати інші документи, що підтверджують, куди їздив автомобіль, наприклад маршрутні листи. Причому все це важливо не тільки для платників податку на прибуток і ПДВ, а й для платника єдиного податку без ПДВ (подробиці — в статті «Підприємство на ЄП без ПДВ: чи можна не використовувати подорожні листи?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 92).

Підпис механіка і відмітка про медогляд

Підпис механіка. Свого часу Інструкцією № 74* було передбачено, зокрема, що механік (або інша відповідальна особа перевізника) при виїзді автомобіля з гаража своїм підписом стверджує передачу автомобіля водієві у технічно справному стані та дозвіл на виїзд.

* Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля і облік транспортної роботи, затверджена наказом Держкомстату від 17.02.98 № 74.

Це кореспондувалося з вимогою проводити щоденну перевірку технічного стану транспортних засобів автомобільними перевізниками, встановленою ст. 23 Закону про автотранспорт*. Оскільки ця вимога чинна й до сьогодні, підписом механіка на подорожньому листі краще не нехтувати.

* Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-III.

Медогляд водіїв. Проводити щозмінні медогляди зобов’язані лише юрособи, які здійснюють перевезення пасажирів на договірних умовах (ч. 2 ст. 30 Закону про автотранспорт). Результати медогляду заносять у Журнал щозмінного передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв. Якщо перевізник використовує подорожній лист, можна занести дані медогляду і в нього, однак, на нашу думку, це не є обов’язковим (подробиці — в статті «Подорожній лист: живий паросток чи сухий бур’ян» // «Податки & бухоблік», 2023, № 31).

При цьому відсутність підпису механіка чи відмітки про медогляд у подорожньому листі (його заміннику) ніяк не впливають на його легітимність для облікових цілей. Отже, за ним все одно можна відображати витрати при списанні пального і нарахуванні заробітної плати водієві. Свого часу погоджувалися з цим і суди (див. ухвалу Донецького апеляційного адмінсуду від 18.01.2012 у справі № 2а-8135/11/1270).