Заполняем новый 4ДФ в Объединенной ежемесячной отчетности

* Об утверждении Минфином новой Объединенной отчетности, а также о нюансах формирования обновленных приложений Д1 и Д5 читайте в статьях «Объединенный отчет по НДФЛ и ЕСВ: есть новая форма!», «Заполняем Д1 месячного Объединенного отчета» и «Д5 ежемесячного Объединенного отчета: в поисках изменений» // «Налоги & бухучет», 2025, № 11.

Кто и на кого подает?

Обновленное приложение 4ДФ имеет такое же название, какое было у него и раньше, а именно: «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору».

4ДФ формируют и подают налоговые агенты о доходах, начисленных (предоставленных, выплаченных) ими физлицам. При этом

Теперь о предпринимательских доходах, которые субъекты хозяйствования начисляют (предоставляют, выплачивают) ФЛП. При формальном прочтении п.п. 14.1.180 НКУ можно прийти к заключению, что в этом случае субъекты хозяйствования не являются налоговыми агентами ФЛП. Однако налоговики читают указанную норму НКУ иначе и уже традиционно настаивают на отражении в 4ДФ юрлицами (ФЛП) доходов, начисленных (предоставленных, выплаченных) предпринимателям (см. разъяснение ГНСУ в категории 103.25 БЗ).

Соглашаться с налоговиками или нет? Здесь каждый должен принять решение самостоятельно в зависимости от того, насколько он готов отстаивать свою позицию перед ГНС.

Сроки и место подачи

4ДФ подаем в составе Налогового расчета. Начиная с отчетного января 2025 года отчетный период — календарный месяц. Срок подачи — в течение 20 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного (налогового) месяца.

Подаем Налоговый расчет со всеми необходимыми приложениями, в частности и с 4ДФ, как и раньше, по основному месту учета.

Что касается обособленных подразделений и 4ДФ, то здесь без изменений. Если такие подразделения уполномочены начислять/уплачивать НДФЛ/ВС/ЕСВ, имеют отдельный баланс и самостоятельно ведут расчеты с физлицами, то и отчитываются они за себя самостоятельно. Если же обособленные подразделения не имеют указанных полномочий, то за них отчитывается главное предприятие по своему основному месту учета (см. статью «Объединенный отчет по НДФЛ и ЕСВ: есть новая форма!» // «Налоги & бухучет», 2025, № 11).

Приложение 4ДФ: что изменили?

Если вы уже имели дело с 4ДФ, то обновленная форма этого приложения вас не удивит. Изменения минимальные.

Так, в строке 02 отчетный (налоговый) период теперь будем помечать, проставляя год и месяц (цифровое значение от 1 до 12), за который формируется Налоговый расчет.

Реквизит «номер Розрахунку» оставили. Он будет отвечать номеру, указанному в заглавной части Налогового расчета. А вот реквизит «номер додатку до Розрахунку» убрали за ненадобностью.

Остальные строки заглавной части — без существенных изменений.

Поэтому переходим к табличной части 4ДФ, а именно разделам І — ІІІ. Есть ли здесь изменения? Если не учитывать несущественные корректировки названий отдельных граф разд. І, которые вообще ни на что не влияют, то изменений нет.

Поэтому дальше предлагаем поговорить о заполнении разд. І приложения 4ДФ как наиболее популярного у налоговых агентов.

Заполнение 4ДФ

Обновленный Минфином Порядок № 4* нововведениями по заполнению разд. І 4ДФ не порадовал. Стабильность — признак мастерства... или недостатка времени у разработчиков.

* Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Как и раньше, по каждому физическому лицу нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. То есть действует правило: один признак дохода (графа 6) — одна строка в разд. І 4ДФ. Исключения из этого правила — ситуации, когда наемный работник в отчетном месяце:

— увольнялся, а потом принимался на работу. На него заполняем в разд. І 4ДФ столько строк, сколько раз информация о смене места работы этим работником встречается в отчетном периоде. Информацию о дате увольнения с работы, которое пришлось на такой отчетный месяц, указываем в графе 8 (о приеме на работу — в графе 7) разд. І приложения 4ДФ соответственно;

— содержал двух и более детей, в том числе ребенка с инвалидностью (детей с инвалидностью), и пользовался двумя налоговыми социальными льготами (НСЛ), а именно: на ребенка (детей) с инвалидностью на основании п.п. «б» п.п. 169.1.3 НКУ (признак НСЛ «02»), а на другого ребенка (детей) — на основании п.п. 169.1.2 НКУ (признак НСЛ «04»). Тогда налоговый агент в разд. І 4ДФ по такому работнику формирует две строки, в каждой из которых в графе 6 указывает признак дохода «101», а в графе 9 — признак налоговой социальной льготы «02» и «04» соответственно. При этом первая строка заполняется в общем порядке с отражением показателей во всех графах. Во второй строке графы 3а, 3, 4а, 4, 5а и 5 остаются незаполненными (в бумажном варианте — прочерчиваются).

Кстати, перечень признаков доходов в обновленном приложении 2 к Порядку № 4 такой же, как и в его предыдущей версии. Также не изменились признаки НСЛ.

Внимание! Если доход работнику не начислялся / не выплачивался, то строку без суммовых показателей на него в разд. І 4ДФ не формируем.

Начисление/выплату дохода, начисление/уплату НДФЛ и ВС отражаем в 4ДФ за тот отчетный месяц, в котором такие события фактически состоялись. Единственное исключение из этого правила касается дохода в виде заработной платы. В п.п. 2 п. 4 разд. IV Порядка № 4 указано:

На наш взгляд, под зарплатой, которая выплачена в установленные сроки, следует понимать зарплату, которая выплачена в сроки, установленные работодателем с учетом положений ст. 115 КЗоТ, то есть не позже 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата.

В то же время налоговики в устных разъяснениях своевременно выплаченной называли зарплату, которая выплачена до конца месяца, следующего за месяцем ее начисления. Опирались они на пример, приведенный в п.п. 2 п. 4 разд. IV Порядка № 4. В соответствии с ним в 4ДФ за январь отражается заработная плата, которая начислена в январе и выплачена в феврале.

И все было бы хорошо, но теперь 4ДФ за январь должен быть подан не позже 20 февраля, а выплата зарплаты за январь может быть проведена в феврале и после этой даты, если уже есть нарушение сроков, установленных ст. 115 КЗоТ. Как показать в 4ДФ выплату, которой еще не было на момент подачи и точно не известно, будет ли она до конца месяца? Поэтому считаем, что наша позиция в отношении своевременной зарплаты является правильной.

Дальше рассмотрим порядок заполнения приложения 4ДФ на примерах.

4ДФ в примерах

Доход в виде дивидендов, начисленный юрлицом в пользу физлица до 01.12.2024, а именно в ноябре 2024 года, облагается по ставке ВС 1,5 %, независимо от даты его фактической выплаты, а также даты перечисления в бюджет ВС (см. письмо ГНСУ от 30.12.2024 № 5952/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК). Поэтому выплата дохода в январе, когда уже действует ставка ВС 5 %, не приводит к необходимости проводить перерасчет этого сбора.

В соответствии с условиями примера доход был начислен в ноябре 2024 года, а налоги с него уплачены в декабре 2024 года. Следовательно, эти события должны были быть отражены в приложениях 4ДФ за ноябрь и декабрь соответственно Налогового расчета за ІV квартал 2024 года. В разд. І 4ДФ за январь 2025 года указываем только выплату дивидендов с признаком дохода «109» (см. рис. 1).

В разд. І 4ДФ за январь 2025 года (см. рис. 2) на Коваленко С. С. предприятие сформирует одну строку с признаком дохода «101» с датами приема и увольнения. А вот зарплатные доходы Иваненко И. И., начисленные за период до увольнения и после приема на работу к тому же работодателю, будут указаны в отдельных строках, поскольку состоялось увольнение, а потом прием.

В 2025 году не облагается налогом нецелевая благотворительная помощь, сумма которой совокупно за год не превышает 4240 грн. Работнику предоставлена помощь в большей сумме. Поэтому под налогообложение попадет «вершок» — 5760 грн (10000 — 4240). С него будут удержаны:

— НДФЛ в размере 1036,80 грн (5760 грн х 0,18);

— ВС — 288 грн (5760 грн х 0,05).

В то же время в разд. І 4ДФ такая помощь будет указана в одной строке общей суммой с признаком дохода «169» (см. разъяснение ГНСУ в категории 103.25 БЗ).

Предприятие отразит в разд. І 4ДФ сведения на работника так, как показано на рис. 3.

Основная сумма возвратной финансовой помощи, которая получается физлицом, не облагается НДФЛ и ВС (п.п. 165.1.31, п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Причем срок, на который выдана такая помощь, здесь значения не имеет.

Предоставленную физлицу сумму возвратной финпомощи указываем в разд. І 4ДФ Налогового расчета, сформированного за месяц предоставления, с признаком дохода «197». В графах 3а и 3 указываем ее сумму, графы 4а, 4, 5а, 5 оставляем незаполненными (в бумажном варианте — прочерчиваем). Поэтому предприятие заполнит на физлицо строку в разд. І 4ДФ так, как показано на рис. 4.