Ежегодные отпуска: документальное оформление

Все начинается с графика

По общему правилу очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиками отпусков. Обязательность их составления предусмотрена для всех работодателей, в том числе для предпринимателей. Это следует из ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках).

Правда, в период действия военного положения из общего правила есть исключения. Так, требования в отношении ведения документации по кадровым вопросам, принятия локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе в отношении отпусков, не распространяются на работодателей, применяющих упрощенный режим регулирования трудовых отношений (ст. 49⁵ КЗоТ). Узнать о нем больше вы можете из статьи «Упрощенный режим регулирования трудовых отношений» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57.

Кроме того, работодатели, расположенные в районах активных боевых действий, самостоятельно определяют порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда. Такое право им дает ч. 1 ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Таким образом, этим двум группам работодателей можно обойтись без графика отпусков. У остальных он должен быть обязательно.

В него включают всех работников, которые находятся в трудовых отношениях с работодателем и которым планируется предоставить отпуск, в том числе сезонных и временных работников, совместителей и работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

При составлении графиков учтите, что есть льготные категории, которым предоставлено право по их желанию идти в ежегодные отпуска в любое удобное для них время (см. ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках).