Ежегодные отпуска: документальное оформление

Все начинается с графика

По общему правилу очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиками отпусков. Обязательность их составления предусмотрена для всех работодателей, в том числе для предпринимателей. Это следует из ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках).

Правда, в период действия военного положения из общего правила есть исключения. Так, требования в отношении ведения документации по кадровым вопросам, принятия локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе в отношении отпусков, не распространяются на работодателей, применяющих упрощенный режим регулирования трудовых отношений (ст. 49⁵ КЗоТ). Узнать о нем больше вы можете из статьи «Упрощенный режим регулирования трудовых отношений» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57.

Кроме того, работодатели, расположенные в районах активных боевых действий, самостоятельно определяют порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда. Такое право им дает ч. 1 ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Таким образом, этим двум группам работодателей можно обойтись без графика отпусков. У остальных он должен быть обязательно.

В него включают всех работников, которые находятся в трудовых отношениях с работодателем и которым планируется предоставить отпуск, в том числе сезонных и временных работников, совместителей и работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

При составлении графиков учтите, что есть льготные категории, которым предоставлено право по их желанию идти в ежегодные отпуска в любое удобное для них время (см. ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках).

Внутренних совместителей рекомендуем отражать в графике отдельными строками по основному месту работы и по совместительству. Дело в том, что они могут идти в отпуск как одновременно по основному месту работы и по совместительству, так и в разное время.

В график включайте дни ежегодных отпусков за текущий рабочий год и неиспользованные работниками дни отпусков за прошлые годы, если вы планируете их предоставлять в текущем году. Если отпуск будет предоставляться частями, это также должно быть отражено в графике.

График утверждает работодатель по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). Утверждение осуществляется отдельным приказом или непосредственно грифом утверждения.

Образец графика отпусков с грифом утверждения вы можете найти здесь. В свою очередь, с формами письма в профком о согласовании графика и приказа об утверждении графика можно ознакомиться здесь и здесь соответственно. График должен быть доведен до сведения всех работников.

Больше см. в статье «График отпусков на 2025 год: практические советы» // «Налоги & бухучет», 2024, № 100.

Обратите внимание! Обычно в графике указывают или конкретные даты начала отпусков, или только месяц предоставления отпуска (при переходящем отпуске — месяцы его начала и окончания).

Если точная дата в графике не указана, конкретный период отпуска в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и работодателем. Для этого рекомендуем за 3 — 4 недели до месяца предоставления отпуска, указанного в графике, направить работнику запрос о конкретной дате начала отпуска. В запросе укажите срок (например, 3 рабочих дня), в который работник должен сообщить работодателю желаемую дату начала отпуска.

Даты согласованы? Тогда не забудьте своевременно проинформировать работника о начале его отпуска.

Уведомление о дате начала отпуска

Работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Каких-либо послаблений на время военного положения не установлено, поэтому не пренебрегайте этой обязанностью.

Имейте в виду!

Причем даже в том случае, если в графике стоят точные даты начала отпусков и предусмотрена специальная графа «Ознайомлений», в которой работники проставляют дату и подпись.

А как же уведомить работника? Законодательством способ уведомления работника не определен. В письме ГУ Гоструда в Харьковской области от 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796 говорилось, что уведомлением может считаться ознакомление работника с приказом о предоставлении ему отпуска. Вместе с тем специалисты Юго-Восточного межрегионального управления Гоструда (см. разъяснение от 12.07.2023) высказались против такого способа уведомления. Поэтому безопаснее составить отдельный документ. Его выдают/направляют каждому работнику, включая руководителя предприятия.

Как может выглядеть уведомление о предоставлении отпуска, см. на рис. 1 ниже.

Скачать бланк уведомления для заполнения можно здесь.

Имейте в виду! Если работник в установленный срок не будет своевременно уведомлен о дате начала ежегодного отпуска, он может потребовать переноса отпуска на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Заявление работника

Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не обязывают работодателя получать от работника заявление на отпуск. Поэтому если ежегодные отпуска предоставляются в сроки, определенные графиком, необходимости в написании такого заявления нет (см. письмо Минэкономики от 31.03.2020 № 3512-06/21620-07).

А вот если график отпусков не составлялся (см. выше) или отпуск работнику понадобился в иное время, тогда без заявления не обойтись. В нем работник указывает желаемую дату начала отпуска и его продолжительность.

Заявление может быть оформлено рукописным способом или напечатано и подписано работником (см. п. 7.1 ДСТУ 4163:2020*).

* Национальный стандарт Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом ГП «УкрНИУЦ» от 01.07.2020 № 144.

Как может выглядеть заявление о предоставлении отпуска, см. на рис. 2 ниже.

Каких-либо особенностей при составлении заявления на отпуск внешними совместителями нет.

А вот в случае когда работник является внутренним совместителем, он должен написать два заявления о предоставлении отпуска — отдельно по каждому месту работы. При этом в одном заявлении будет указана должность работника по основному месту, а во втором — должность по совместительству.

Работник совмещает должности, т. е. выполняет у того же работодателя наряду со своей основной работой дополнительную работу по другой профессии/должности без освобождения от основной работы (ст. 105 КЗоТ)? По совмещаемой профессии/должности отпуск отдельно не предоставляется, поэтому работник пишет одно заявление по своей основной должности. Больше о совмещении см. в статье «Совмещение профессий (должностей)» // «Налоги & бухучет», 2023, № 94 (ср. ).

Работодатель может удовлетворить просьбу работника об отпуске либо предложить перенести отпуск на другой период, наложив на заявление соответствующую резолюцию.

Но помните: льготным категориям, перечисленным в ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках (например, несовершеннолетним, лицам с инвалидностью, женщинам перед отпуском в связи с беременностью и родами и т. п.), в общем случае отказать нельзя. Отказ таким работникам допускается, только если они в период действия военного положения привлечены к работам на объектах критической инфраструктуры, работам по производству товаров оборонного назначения или к выполнению мобилизационных заданий (заказов).

Далее рассмотрим, как составить приказ о предоставлении отпуска.

Издаем приказ

Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска № П-3 утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489. Ознакомиться с ней вы можете здесь.

Основанием для составления этого документа является утвержденный график отпусков или заявление работника.

Вместе с тем приказ о предоставлении отпуска можно составить и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая требования ДСТУ 4163:2020. Пример такого приказа см. на рис. 3 ниже.

Если в отпуск направляется руководитель предприятия, приказ может иметь такой вид (см. рис. 4):

Предоставляете отпуск внутреннему совместителю? В этом случае можно сделать два отдельных приказа — для основного места работы и для совместительства. Если приказ один, то в нем обязательно следует отдельно расписать предоставление работнику отпуска по каждой должности. При этом по основному месту и по совместительству могут отличаться даты начала и продолжительность отпусков, а также рабочие годы, за которые предоставляются отпуска.

Если же речь идет о совмещении профессий/должностей, то издают один приказ по основной профессии/должности без каких-либо особенностей.

Важный момент! Если вы выплачиваете к отпуску материальную помощь на оздоровление, рекомендуем делать это на основании отдельного приказа.

Дело в том, что приказы о предоставлении материальной помощи имеют срок хранения 75 лет (см. п. 16 Перечня № 578*). В свою очередь, для приказов о ежегодных отпусках в большинстве случаев установлен срок хранения 5 лет.

* Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Исключение составляют только работники с вредными и опасными условиями труда. Приказы о предоставлении им всех видов отпусков хранятся 75 лет. А значит, для них можно составить один приказ на предоставление отпуска с выплатой материальной помощи на оздоровление.

Ведем учет отпусков

Пребывание работника в ежегодном отпуске отражают в табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5). В ней дни ежегодных основных отпусков показывают кодом «В» (или цифровым кодом «08»), а ежегодных дополнительных — кодом «Д» (или «09»).

Теперь о личной карточке работника типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656. В разделе V этой формы приводят вид отпуска, период, за который он предоставляется, даты его начала и окончания, а также реквизиты приказа, на основании которого отпуск предоставлен.

Вместе с тем Минэкономики в письме от 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 отметило, что работодатель вправе сам решать, вести ему форму № П-2 или нет (см. статью «Личная карточка работника не обязательна: мнение Минэкономики» // «Налоги & бухучет», 2024, № 80). Если вы приняли решение личные карточки не применять, то придется разработать специальную форму для ведения учета использованных отпусков. В ней по каждому работнику нужно отражать ту же информацию, которая размещается в разделе V личной карточки. Напомним: обязанность работодателя вести учет отпусков, предоставляемых работникам, установлена ч. 12 ст. 10 Закона об отпусках.

Итак, с документальным сопровождением ежегодных отпусков разобрались. Остается все правильно оформить и пожелать работнику хорошего отдыха.