Щорічні відпустки: документальне оформлення

Усе починається з графіка

За загальним правилом черговість надання щорічних відпусток визначається графіками відпусток. Обов’язковість їх складання передбачена для всіх роботодавців, у тому числі для підприємців. Це випливає зі ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Щоправда, у період дії воєнного стану із загального правила є винятки. Так, вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, ухвалення локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, у тому числі щодо відпусток, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин (ст. 49⁵ КЗпП). Дізнатися про нього більше ви можете зі статті «Спрощений режим регулювання трудових відносин» // «Податки & бухоблік», 2023, № 57.

Крім того, роботодавці, розташовані в районах активних бойових дій, самостійно визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Таке право їм надає ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Таким чином, цим двом групам роботодавців можна обійтися без графіка відпусток. У решти він має бути обов’язково.

До нього включають усіх працівників, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем і яким планується надати відпустку, у тому числі сезонних і тимчасових працівників, сумісників і працівників, з якими укладено строкові трудові договори.

При складанні графіків майте на увазі, що є пільгові категорії, яким надано право за їхнім бажанням йти у щорічні відпустки в будь-який зручний для них час (див. ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки).