Классический вариант — это когда женщина находится в законном отпуске в связи с беременностью и родами по день его окончания, зафиксированный в листке нетрудоспособности. Затем по ее желанию ей предоставляется отпуск для ухода за ребенком до трех лет. Но порой жизненные обстоятельства разрушают привычные стандарты, и ситуация складывается таким образом, что приступать к работе приходится еще до окончания декретного отпуска. Все, что нестандартно, вызывает ряд вопросов. Чтобы помочь бухгалтерам, столкнувшимся с такими обстоятельствами, разложим все по полочкам.
Первый вопрос, который может возникнуть у работодателя: можно ли допускать к работе женщину, которая находится в отпуске в связи с беременностью и родами? Давайте разбираться.
Досрочный выход из декрета: возможно ли?
Отпуск в связи с беременностью и родами, или в простонародье — «декретный» отпуск, является государственной гарантией. И если дни дородового отпуска предназначены для профилактики осложнений беременности и предстоящих родов, для исключения перенапряжения и стрессов на работе, для подготовки к родам и пр., то послеродовые дни декретного отпуска способствуют восстановлению здоровья женщины после родов. Поэтому законодательством прямо не предусмотрена возможность досрочного выхода из отпуска в связи с беременностью и родами. Такое право законодательно закреплено лишь для досрочного выхода из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет ( ст. 179 КЗоТ). Для отпуска в связи с беременностью и родами такая возможность в Кодексе не закреплена. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на выход на работу из отпуска в связи с беременностью и родами до его окончания.
Таким образом, пребывание в отпуске в связи с беременностью и родами — это право работницы, а не обязанность.
Важно! Женщина имеет право как уйти в отпуск позднее даты его начала, так и выйти раньше даты его окончания, указанных в листке нетрудоспособности.Следует учесть, что «декретный» отпуск предоставляют женщине на основании листка нетрудоспособности, в котором указаны дата начала и дата окончания отпуска по беременности и родам. За весь его период выплачивают пособие по беременности и родам за счет ФСС*, которое компенсирует потерю зарплаты за период такого отпуска. Если работница прервет декретный отпуск и выйдет на работу раньше срока окончания такого отпуска, то она будет получать зарплату. Поскольку одновременная выплата пособия и зарплаты не допускается, то к работодателю могут быть предъявлены претензии от ФСС. Поэтому необходимым аспектом досрочного выхода из отпуска в связи с беременностью и родами будет не только желание работницы, но и согласие работодателя, который при принятии решения должен учитывать вышеизложенные особенности.
* С 1 января 2015 года Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности и Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний объединили в один — ФСС.
Какие документы потребуются, чтобы оформить досрочный выход на работу?
Оформляем досрочный выход из декрета
Какие документы подает работница? Женщина, принявшая решение выйти на работу раньше срока, указанного в больничном листе, должна выразить свое желание письменно. Причем в заявлении о досрочном выходе на работу необходимо указать точную дату, с которой работница хочет приступить к работе (см. образец на рис. 1).
Рис. 1. Образец заявления о досрочном выходе на работу из отпуска в связи с беременностью и родами
Как мы сказали выше, не допускается одновременная выплата зарплаты и пособия (об этом мы еще вспомним в следующем разделе). Поэтому желательно, чтобы работница написала заявление в комиссию по социальному страхованию о прекращении выплаты пособия по беременности и родам в связи с досрочным выходом на работу (см. рис. 2).
Рис. 2. Образец заявления о прекращении выплаты пособия по беременности и родам
Что оформляет работодатель? На основании заявления женщины о прерывании отпуска в связи с беременностью и родами руководитель организации издает приказ о досрочном выходе из отпуска в связи с беременностью и родами (см. рис. 3).
Рис. 3. Образец приказа о досрочном выходе на работу из отпуска в связи с беременностью и родами
Что оформляет комиссия по социальному страхованию? Решение о прекращении выплаты матобеспечения за дни неиспользованного отпуска в связи с беременностью и родами принимает комиссия по социальному страхованию ( абз. 2 ч. 3 ст. 30 Закона № 1105). Такое решение оформляется протоколом (см. рис. 4).
Рис. 4. Образец протокола комиссии по социальному страхованию о прекращении выплаты пособия по беременности и родам
Итак, решение о досрочном выходе на работу принято и оформлено. Остается выяснить, что делать с зарплатой и пособием по беременности и родам.
Корректируем сумму пособия по беременности и родам
Начиная с даты выхода на работу сотруднице необходимо начислять зарплату за отработанные дни. Вместе с тем следует иметь в виду, что уходя в «декретный» отпуск, она получила сумму пособия по беременности и родам за весь период такого отпуска. А одновременная выплата пособия и зарплаты не допускается, поскольку, как отмечалось выше, пособие компенсирует потерю зарплаты в период отпуска в связи с беременностью и родами.
Выход один: бухгалтер должен отсторнировать, а работница вернуть часть пособия за дни неиспользованного «декретного» отпуска. Учтите: эта сумма должна быть возвращена ФСС! Как это сделать? К сожалению, механизм возврата неиспользованной части декретных ни на законодательном уровне, ни на уровне нормативно-правовых актов не урегулирован. Поэтому будем руководствоваться общепринятой практикой и правилами возврата средств ФСС.
Протокол комиссии по социальному страхованию (см. рис. 4) будет основанием для возврата ранее выплаченной суммы пособия по беременности и родам. На его основании бухгалтер рассчитывает сумму пособия по беременности и родам, которую необходимо вернуть ФСС.
На том, что часть пособия, начисленного за календарные дни «декретного» отпуска, которые пришлись на период работы женщины, необходимо вернуть ФСС, настаивает и сам «спонсор» пособия (см. письмо ФСС ВПТ от 06.09.2013 г. № 04-29-2494). Причем возвращает средства ФСС непосредственно страхователь (работодатель), а не работница. На наш взгляд, чтобы избежать штрафов неиспользованную часть пособия необходимо вернуть в течение 3 дней со дня соответствующего решения комиссии по социальному страхованию (см. ч. 1 ст. 34 Закона № 1105).
Рекомендуем составить письменное уведомление органа ФСС о факте возврата страховых средств. В нем укажите наименование страхователя, регистрационный код страхователя в органе ФСС или его номер в Госреестре (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) и код по ЕГРПОУ; причину возврата страховых средств; сумму возвращаемых средств; дату составления. Письменное уведомление, подписанное руководителем и главным бухгалтером, отправляйте органу ФСС.
Определить сумму пособия, которую необходимо вернуть, довольно просто. Среднюю зарплату за 1 календарный день вы уже знаете (ее рассчитали, когда исчисляли сумму пособия). Количество неиспользованных календарных дней декретного отпуска указано в протоколе комиссии соцстрахования. А дальше — чистая математика. Перемножьте эти две известные вам величины и получите сумму пособия к возврату.
Используя данные, приведенные в вопросе читателя, рассчитаем сумму пособия к возврату. Средняя зарплата за 1 календарный день составила 105 грн. (13230 грн. : 126 к. дн.). Количество неиспользованных дней декретного отпуска за период с 23.03.2015 г. по 12.04.2015 г. — 21. Таким образом, ФСС необходимо вернуть 2205 грн. (105 грн. х х 21 к. дн.).
Имейте в виду: работодатель не вправе удержать из зарплаты часть декретных за неиспользованные дни соцотпуска без согласия женщины, поскольку это не предусмотрено ст. 127 КЗоТ (см. определение ВССУ от 02.11.2011 г. № 6-10410св11). Как быть? Женщина может, например, написать заявление с просьбой удержать сумму пособия «к возврату» из зарплаты или внести ее в кассу учреждения.
Внимание: сумму отсторнированного пособия отразите в форме Ф4-ФСС з ТВП, сформированной за тот отчетный период, в котором произошла корректировка пособия и возврат излишне полученной суммы. Как это сделать? Ответ на этот вопрос зависит от того, когда была начислена сумма пособия по беременности и родам. Если пособие было начислено:
— в прошлом году, то излишне полученную сумму пособия укажите в стр. 3 таблицы І, а возвращенную ФСС — в стр. 16 таблицы І Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП;
— в отчетных кварталах текущего года, то откорректируйте стр. 21 таблицы I и стр. 3 таблицы II Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП ( п. 7.9 Порядка № 4).
Штрафовать нельзя помиловать
На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации страхователю не грозят штрафные санкции, если он перечислит декретные за неиспользованные дни отпуска в связи с беременностью и родами органу ФСС в трехдневный срок со дня принятия решения комиссии по соцстрахованию о прекращении выплаты пособия. Наши аргументы:
во-первых, отсутствует факт нецелевого использования средств, поскольку корректировка пособия проведена в связи с вновь открывшимися обстоятельствами;
во-вторых, не нарушен срок возврата страховых средств, установленный ч. 1 ст. 34 Закона № 1105. Это подтверждают в устных разъяснениях специалисты ФСС.
Еще раз обращаем ваше внимание: вернуть часть декретных в рабочий орган ФСС должен именно работодатель, а не застрахованное лицо. Поэтому если работница откажется возвращать декретные суммы, ответственность за нецелевое использование денежных средств будет нести работодатель. Такая ситуация грозит штрафами, предусмотренными Законом № 1105. Чтобы этого избежать, работодатель может вернуть излишне выплаченные декретные за счет своих средств, а потом взыскать их с работницы в судебном порядке. А чтобы не допускать судебные тяжбы, действуйте по принципу «утром — деньги, вечером — стулья». То есть сначала работница подает заявление, в котором просит удержать часть декретных за неиспользованные дни соцотпуска, или вносит деньги в кассу, а потом работодатель соглашается на ее досрочный выход на работу.
А что будет, если не вернуть декретные за неиспользование дни соцотпуска? Страхователь обязан будет компенсировать ФСС неправомерно использованную сумму и уплатить штраф в размере 50 % такой суммы ( ч. 6 ст. 15 Закона № 1105).
Если же страхователь возвращает страховые средства, но с нарушением трехдневного срока, то размер штрафа, который ему грозит, составляет 10 % несвоевременно возвращенных сумм. Одновременно на суммы несвоевременно возвращенных страховых средств специалисты органа ФСС начислят пеню в размере 0,1 % указанных сумм средств, рассчитанную за каждый день просрочки платежа.
Уверены, что с нашей консультацией вы с легкостью разрешите такую нестандартную ситуацию.
Выводы:
— Законодательством не запрещено досрочно выходить на работу из отпуска в связи с беременностью и родами.
— Работница, изъявившая желание прервать декретный отпуск, должна подать работодателю письменное заявление. О досрочном выходе на работу такой сотрудницы издайте соответствующий приказ.
— Выплата пособия по беременности и родам прекращается на основании решения комиссии по социальному страхованию.
— За отработанные дни начислите работнице зарплату. Поскольку нельзя одновременно получать и пособие, и зарплату, часть пособия, начисленного за неиспользованные дни декретного отпуска, верните ФСС.
Использованные документы и сокращения
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII.
Закон № 1105 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Порядок № 4 — Порядок формирования и подачи страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденный постановлением ФСС ВПТ от 18.01.2011 г. № 4.
ФСС — Фонд социального страхования.
