Отстранение: «контрольные точки»
Сначала напомним те положения об отстранении от работы, которые очень важны для правильного заполнения Объединенного отчета.
1. Период отстранения от работы не подлежит оплате.
2. На этот период не прекращаются трудовые отношения.
3. Для обозначения неотработанного времени при отстранении в Табеле учета рабочего времени мы советуем использовать отметку «І» / цифровой код «30» (другие причины неявок).
Заметим, что при отстранении от выполнения обязанностей госслужащих Минсоцполитики в письме от 22.04.2019 № 464/0/204-19 рекомендовало отмечать неотработанные дни буквенным кодом «Ін» / цифровым кодом «22» (другое неотработанное время, предусмотренное законодательством). Но имейте в виду, что форма Табеля носит рекомендательный характер и при его заполнении можно вводить даже собственное обозначение дней отстранения. То есть исходим из того, как удобнее работодателю.
Перейдем к приложениям Налогового расчета Объединенного отчета.
Д1 Налогового расчета
В Д1 не нужно отражать дни отстранения работника от работы. Ни в коем случае их нельзя показывать как дни отпуска без сохранения зарплаты, ведь отстранение не является таким отпуском.
Почему нельзя дни отстранения показывать в графе 13 как дни отпуска за свой счет? Информация из Д1 Объединенного отчета «садится» в персонифицированные данные работника. Ею пользуются не только налоговики и пенсионщики, но и работники ФСС. А он, в свою очередь, контролирует правильность расчета больничных.
В дальнейшем при расчете больничных работнику, у которого в расчетном периоде «истечет» время отстранения, дни отстранения исключать нельзя. Это связано с тем, что период отстранения от работы не отнесен к уважительным причинам, а потому указанный период не исключается из расчетного периода при исчислении среднедневной зарплаты (см. письмо ФСС от 03.03.2021 № 502-11-1).
А вот дни отпуска без сохранения зарплаты исключаются из расчета среднедневной зарплаты потому, что этот период отнесен к уважительным причинам отсутствия на работе, указанным в п. 3 Порядка № 1266.
Поэтому неправильно указав дни отстранения (как дни отпуска без сохранения зарплаты), вы можете «напроситься» на переписку со специалистами ФСС по поводу правильности расчета больничных.
В графе 14 (количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях) укажите все дни календарного месяца. Ведь из-за отстранения работника трудовые отношения с ним не прекращаются.
Если работник был отстранен от работы весь месяц, то не забудьте в Д1 показать пустую строку с данными такого работника. Обязательно укажите все дни отчетного месяца как дни пребывания его с учреждением (организацией) в трудовых отношениях.
ЕСВ с МЗП
Важным моментом при отстранении от работы работника является то, что в месяце отстранения зарплата может оказаться меньше минимальной. Дотягивать ли ЕСВ до минвзноса?
В общих случаях работодатель должен выполнить требования ч. 5. ст. 8 Закона о ЕСВ в отношении контроля минимальной базы ЕСВ в месяце его начисления, в случае если совпадают следующие условия:
• для отстраненного работника это основное место работы;
• он находился в трудовых отношениях все рабочие дни месяца;
• ему не установлена инвалидность (ЕСВ 22 %);
• фактическая база начисления взноса оказалась меньше минбазы.
Заметьте, если за месяц у работника нет зарплатных начислений вообще (фактическая база начисления взноса — 0), то работодатель не должен начислять ЕСВ в размере минвзноса (письмо ГФСУ от 31.03.2015 № 6667/6/99-99-17-03-01-15).
Следовательно, при начислении ЕСВ на зарплату отстраненного работника соблюдаем эти общие правила.
Числовой пример
Как отразить отстраненного работника в Д1, покажем на примере.
Пример. Работник Ливый Игорь Михайлович (ИНН — 3444444411, основной, без инвалидности, без спецстажа, НСЛ не пользуется) с 8 ноября 2021 года отстранен от работы в связи с отказом вакцинироваться против COVID-19. Его зарплата за 5 отработанных дней ноября составляет 1363,64 грн. ЕСВ — 1320,00 грн, из них 300,00 грн — с фактической базы начисления, 1020,00 грн — с дополнительной базы взноса (4636,36 грн). За декабрь у работника отсутствуют зарплатные начисления, поскольку весь месяц он был отстранен от работы и не работал.
В Д1 за 4 квартал 2021 года:
• за ноябрь на работника формируем две строки: одну зарплатную и вторую на дополнительную базу;
• за декабрь — одну строку. У работника не было начислений, значит, и базы ЕСВ, и взноса (минвзнос начислять не нужно). Но в Д1 такого работника все равно нужно отразить (см. рисунок).
Отстраненный работник в Д1
В 4ДФ за 4 квартал 2021 года:
• за ноябрь информацию о зарплате и налогах работника показываем по общим правилам;
• за декабрь не отражаем такого работника вообще. У работника не было дохода за этот месяц, а значит, и удержаний налогов. В 4ДФ его не показываем.
