Заболел работник резидента Дія Сіті: как назначить и рассчитать больничные

Застрахованные лица

Работники, находящиеся с резидентом Дія Сіті в трудовых отношениях (заключившие с ним трудовой договор), являются застрахованными лицами в соответствии с ч. 2 ст. 1 Закона о соцстраховании*.

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

А значит, они имеют право на материальное обеспечение и социальные услуги по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности на общих основаниях (ст. 11 Закона о соцстраховании, ч. 1 ст. 22 Закона № 1667**).

** Закон Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-IX.

В то же время прежде чем назначать страховые выплаты таким работникам, следует учитывать определенные нюансы. Какие? Об этом далее.

Назначаем страховые выплаты

Застрахованным лицам, работающим на условиях трудового договора (контракта) у резидента Дія Сіті, страховые выплаты в связи с временной потерей трудоспособности назначаются и осуществляются (ч. 1 ст. 22 Закона о соцстраховании):

— по основному месту работы (деятельности);

— в общем порядке.

А значит, для того чтобы назначить и выплатить больничные работнику, резиденту Дія Сіті придется пройти обычную процедуру. А именно:

а) руководителю / уполномоченному / комиссии по уполномоченным по основному месту работы — принять решение об оплате / отказе в оплате больничного листа такого работника. Основанием для назначения больничных работникам резидента Дія Сіті будет обычный больничный лист (в электронном или бумажном виде);

б) бухгалтерии:

— рассчитать и начислить больничные;

— подать заявление-расчет в ПФУ (при необходимости);

— выплатить страховые средства работнику и отчитаться в ПФУ о выплате страховых средств.

Напомним, что, как правило, дни временной нетрудоспособности работника работодатель оплачивает так:

— первые 5 дней — за собственные средства;

— начиная с 6-го дня — за счет ПФУ.

Рассчитываем больничные

Как указано в ст. 22 Закона № 1667, расчет пособия по временной нетрудоспособности для работников резидента Дія Сіті осуществляется в порядке, предусмотренном Законом о соцстраховании.

Однако в указанном документе прописаны только ограничения по сумме больничных для специалистов резидентов Дія Сіті — в пределах заработной платы (дохода) таких лиц, с которой фактически уплачивались страховые взносы.

Как тогда провести расчет больничных? Для этого надо заглянуть в п. 3 Порядка № 1266***.

*** Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

С 01.01.2023 в этой норме указано, что среднедневная сумма зарплаты (дохода) застрахованного лица, являющегося работником или гиг-специалистом резидента Дія Сіті, рассчитывается в соответствии с Порядком № 1266.

То есть исчисление больничных для специалистов Дія Сіті (в частности, работников резидента Дія Сіті) проводится в общем порядке.

А раз так, то резиденту Дія Сіті для расчета больничных своему работнику придется пройти следующие этапы.

Этап 1. Определить расчетный период.

В общем порядке расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая.

Определить расчетный период в иных случаях вам поможет статья «Больничные: все, что нужно знать для расчета» // «Оплата труда», 2023, № 18.

Этап 2. Исключить из расчетного периода дни, не отработанные таким работником по уважительным причинам (перечислены в п. 3 Порядка № 1266).

Это, в частности: календарные дни временной нетрудоспособности, отпусков без сохранения зарплаты, периода приостановления действия трудового договора, военной службы без сохранения среднего заработка и т. п.

Этап 3. Подсуммировать выплаты, участвующие в расчете средней зарплаты.

Для работников резидента Дія Сіті это будет начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы, с которой фактически уплачен ЕСВ.

Напомним, что у специалистов Дія Сіті такая сумма может как равняться размеру минзарплаты, так и быть больше МЗП.

Поэтому за месяцы, за которые резидент Дія Сіті уплачивал за работника ЕСВ с МЗП, в расчет больничных попадет только зарплата в пределах размера МЗП, которая была установлена в соответствующем месяце расчетного периода.

А за месяцы, за которые работодатель — резидент Дія Сіті уплачивал ЕСВ с фактического размера зарплаты работника (с учетом максимальной базы начисления ЕСВ) (например, до получения статуса резидента Дія Сіті), — фактические суммы зарплаты с учетом такой максимальной базы.

Нюанс. Если в течение месяца сумма начисленной зарплаты работнику резидента Дія Сіті составляла меньше минималки, а ЕСВ был уплачен с размера МЗП (в соответствии с требованиями законодательства), в расчет «больничной» средней попадет лишь сумма фактически начисленной зарплаты работника за такой месяц.

Этап 4. Рассчитать среднедневную зарплату (доход).

Для этого нужно разделить начисленную за расчетный период зарплату работника, с которой фактически уплачен ЕСВ, на количество календарных дней расчетного периода, которые участвовали в расчете средней.

А что делать дальше? Как правило, после расчета среднедневной зарплаты определяют дневную выплату работника. Этот показатель учитывает процент оплаты дней временной нетрудоспособности в зависимости от общего страхового стажа или категории работника.

Однако для работников резидента Дія Сіті пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере суммы зарплаты (дохода), с которой фактически уплачен ЕСВ. То есть независимо от их страхового стажа (п. 6 ч. 1 ст. 17 Закона о соцстраховании).

Поэтому для определения суммы больничных работников резидента Дія Сіті достаточно умножить их среднедневную зарплату на количество календарных дней временной нетрудоспособности, подлежащих оплате.

Но все же придется учесть ограничение.

Учитываем ограничение

Для суммы больничных, которая выплачивается работникам резидентов Дія Сіті, установлено специальное ограничение (ч. 3 ст. 17 Закона о соцстраховании, абз. 4 п. 2 Порядка № 1266).

Оно звучит так:

Иначе говоря, если сумма зарплаты (дохода) специалиста резидента Дія Сіті, с которой фактически уплачен ЕСВ, равна МЗП, то сумма пособия в расчете на месяц не должна превышать размера минималки.

Однако здесь возникают некоторые вопросы.

Вопрос 1. За какой месяц брать размер МЗП для проведения такого сравнения? За последний месяц расчетного периода или за месяц наступления страхового случая?

Специалисты ПФУ предлагают при ограничении суммы больничных использовать размер минимального страхового взноса, установленного в последнем месяце расчетного периода (письмо ПФУ от 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 // «Налоги & бухучет», 2023, № 36).

То есть если у работника резидента Дія Сіті временная нетрудоспособность длилась полный календарный месяц и более, следует действовать так:

— распределить больничные по месяцам, за которые они начислены;

— сумму больничных за каждый полный календарный месяц временной нетрудоспособности сравнить с размером МЗП, который установлен в последнем месяце расчетного периода.

Если сумма распределенных больничных за полный календарный месяц временной нетрудоспособности окажется выше МЗП, то больничные следует выплатить в размере минзарплаты. Если меньше — в фактическом размере.

Вопрос 2. Нужно ли ограничивать сумму больничных минзарплатой в случае временной нетрудоспособности неполный месяц?

К сожалению, да. В своем письме от 02.06.2023 № 2800-030401-8/30346 пенсионщики делают вывод: больничные, начисленные за неполный месяц болезни, также следует ограничивать (письмо ПФУ и комментарий к нему ищите в статье «Больничные в Дія Сіті & МЗП-ограничения: разъясняет ПФУ» // «Оплата труда», 2023, № 11).

Но тогда сумму больничных нужно сравнивать не с МЗП, а с той частью минзарплаты, установленной в последнем месяце расчетного периода, которая приходится на календарные дни временной нетрудоспособности в таком месяце.

Работнику резидента Дія Сіті больничные рассчитываем в соответствии с требованиями п. 3 Порядка № 1266.

Расчетный период: август-2022 — июль-2023.

Исключаем из расчетного периода календарные дни пребывания работника в отпуске без сохранения зарплаты — 31 к. дн.

Количество календарных дней, которые будут участвовать в расчете средней, равно:

365 - 31 = 334 к. дн.

За сентябрь — декабрь-2022 резидент Дія Сіті уплачивал ЕСВ с фактического размера зарплаты работника, а за январь — июль-2023 — только с МЗП.

Соответственно сумма выплат, которая войдет в расчет больничных, составит:

250000 + 46900 = 296900 грн.

Среднедневная зарплата составляет:

296900 : 334 = 888,92 грн.

Сумма больничных равна:

— за август (28.08.2023 — 31.08.2023):

888,92 × 4 = 3555,68 грн;

— за сентябрь (01.09.2023 — 30.09.2023):

888,92 × 30 = 26667,60 грн;

— за октябрь (01.10.2023 — 03.10.2023):

888,92 × 3 = 2666,76 грн.

В сентябре 2023 года временная нетрудоспособность работника длилась полный месяц. Поэтому сравним сумму больничных, начисленных за такой период, с размером МЗП последнего месяца расчетного периода (июль 2023 года).

Сумма больничных за сентябрь 2023 года превысила размер МЗП, установленный в июле 2023 года (26667,60 > 6700), поэтому применяем спецограничение — больничные за сентябрь 2023 года обрезаем до 6700 грн.

А вот за август и октябрь 2023 года (когда временная нетрудоспособность работника длилась только часть месяца) ограничение рассчитываем пропорционально дням болезни.

Размер ограничителя в августе 2023 года составляет:

6700 : 31 × 4 = 864,52 грн,

где 31 — количество календарных дней в августе 2023 года;

4 — количество дней болезни работника, приходящихся на август 2023 года.

Сумма больничных за август 2023 года превышает размер МЗП, рассчитанный пропорционально дням болезни работника в августе 2023 года (3555,68 > 864,52). Поэтому обрезаем ее до размера ограничителя — 864,52 грн.

Размер спецограничителя в октябре 2023 года равен:

6700 : 31 × 3 = 648,39 грн,

где 31 — количество календарных дней в октябре 2023 года;

3 — количество дней болезни работника, приходящихся на октябрь 2023 года.

Сумма больничных за октябрь 2023 года превышает размер МЗП, рассчитанный пропорционально дням болезни работника в октябре 2023 года (2666,76 > 648,39). Поэтому обрезаем ее до размера спецограничителя — 648,39 грн.

Общая сумма больничных работника составляет:

864,52 + 6700 + 648,39 = 8212,91 грн.

Налогообложение больничных

Особый режим. Особый режим налогообложения для резидентов Дія Сіті позволяет таким субъектам:

а) доходы в виде зарплаты, прочих поощрительных и компенсационных выплат или прочих выплат и вознаграждений, начисленные работникам, облагать НДФЛ по ставке 5 %;

б) на сумму начисленной каждому работнику зарплаты начислять ЕСВ в размере минимального страхового взноса (ч. 14¹ ст. 8 Закона о ЕСВ).

А что насчет налогообложения больничных?

НДФЛ и ВС. Больничные, начисленные работникам резидента Дія Сіті, абз. 3 п.п. 169.4.1 НКУ относит к зарплате. Раньше с этим соглашались и сами налоговики (см. письмо МГУ ГФСУ от 11.02.2016 № 2975/10/28-10-06-11). А значит, такие выплаты должны облагаться по «особой» ставке 5 %, как того требует п.п. 170.141.2 НКУ.

Несмотря на это, в разъяснении, размещенном в категории 103.03 ЗІР, налоговики приходят к выводу, что больничные специалистов Дія Сіті облагаются по обычной ставке НДФЛ 18 %. Основание — п. 3.2 разд. III Инструкции № 5****, согласно которому пособие по временной нетрудоспособности не относится к фонду оплаты труда.

**** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

Из-за этого, на наш взгляд, безопаснее все же облагать больничные НДФЛ по ставке 18 % как прочий налогооблагаемый доход и отражать эти суммы в приложении 4ДФ с признаком «127» (п.п. 164.2.20 НКУ, категория 103.25 ЗІР).

Однако если вы не согласны с позицией налоговиков и считаете, что к сумме больничных следует применять ставку НДФЛ 5 %, советуем сначала получить индивидуальную налоговую консультацию.

ЕСВ. Больничные входят в базу начисления ЕСВ (ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ). А значит, на суммы больничных работников резидентов Дія Сіті следует начислять ЕСВ:

— по ставке 22 % (в том числе для лиц с инвалидностью*****);

— в общем порядке (категория 201.04.01 ЗІР).

***** О том, как резиденту Дія Сіті отразить начисления работникам с инвалидностью в Объединенном отчете, читайте в статье «Работники с инвалидностью в Объединенном отчете резидента Дія Сіті» // «Налоги & бухучет», 2023, № 80.

Обратите внимание! Учитывая то, что больничные не относятся к фонду оплаты труда работников, льгота, предусмотренная ч. 14¹ ст. 8 Закона о ЕСВ, на эти выплаты не распространяется. Поэтому ЕСВ на больничные работникам резидента Дія Сіті нужно начислять отдельно в общем порядке, а не исходя из минимального страхового взноса. То есть отдельно начислять ЕСВ на сумму больничных, а отдельно — на МЗП.