Отпуск с последующим увольнением: работник заболел и умер

Отпуск перед увольнением

Право на отпуск. Напомним, что ст. 3 Закона об отпусках* дает работникам право по их желанию использовать накопленные дни отпуска перед увольнением (кроме увольнения за нарушение трудовой дисциплины). В таком случае датой увольнения работника будет последний день такого отпуска.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Заметьте, что право на отпуск с последующим увольнением распространяется, в частности, и на срочные трудовые договоры. То есть в случае увольнения работника в связи с окончанием срока трудового договора неиспользованный отпуск может по его желанию предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично превышает срок трудового договора. В этом случае действие трудового договора продлевается до окончания отпуска, но он не переходит в разряд бессрочных.

Нюансы оформления. Чтобы воспользоваться своим правом на отпуск с последующим увольнением, работник должен написать одно общее заявление (на отпуск + на увольнение) (см. рис. 1).

Рис. 1. Образец заявления о предоставлении ежегодного отпуска с последующим увольнением

Заметьте, если работник хочет уволиться по собственному желанию, он должен предоставить такое заявление работодателю за две недели до увольнения (в этот срок учитываются и дни ежегодного отпуска, который будет предоставлен перед увольнением).

На основании заявления работодатель должен издать соответствующий приказ (распоряжение).

Обратите внимание, что приказ (распоряжение) о предоставлении ежегодного отпуска (кроме «вредного») и приказ об увольнении имеют разные сроки хранения: 5 и 75 лет соответственно. Поэтому сочетать такие два события (ежегодный отпуск + увольнения) в одном приказе (распоряжении) неуместно. Не советуем также сочетать в одном приказе (распоряжение) и такую комбинацию, как соцотпуск на детей + увольнение.

Кстати, готовые шаблоны вышеупомянутых приказов вы можете найти в журнале «Кадровику», № 3 и № 4 по следующим ссылкам:

— приказ о предоставлении ежегодного основного отпуска;

— приказ об увольнении с должности по собственному желанию.

Заметьте, что в случае оформления двух отдельных приказов (распоряжений) (на отпуск + на увольнение):

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска надо издать до начала отпуска;

— приказ (распоряжение) об увольнении работника — ближе к дате увольнения. Ведь во время пребывания работника в отпуске могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Например, работник может заболеть.

Если работник заболел в отпуске

Общий случай. В ч. 2 ст. 80 КЗоТ и ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках указано: в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен.

При этом в случае переноса ежегодного отпуска новый срок его предоставления устанавливается по соглашению между работником и работодателем. В то же время если причины, которые обусловили перенос отпуска на другой период, наступили во время его использования, то неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется после окончания действия причин, которые его прервали, или по соглашению сторон переносится на другой период (ч. 4 ст. 11 Закона об отпусках).

По мнению ВС*, это значит, что:

— продление отпуска происходит автоматически и не требует специальных действий со стороны работника. Работнику нужно лишь сообщить работодателю о наступлении непредвиденных обстоятельств в любой форме;

— перенос ежегодного отпуска и новую дату начала отпуска работник должен согласовать с работодателем. Для этого работник подает работодателю заявление с просьбой перенести отпуск, в котором указывает желаемую дату переноса.

* Подробности — в статье «Продлеваем отпуск в связи с болезнью: новая позиция Верховного Суда» // «Налоги & бухучет», 2021, № 15.

После того как вопрос о продлении/переносе отпуска согласован, работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

Кстати, шаблоны вышеупомянутых документов и образцы их заполнения вы можете найти в журнале «Кадровику», № 4 по ссылкам:

— заявление о переносе ежегодного отпуска в связи с болезнью;

— приказ о переносе ежегодного отпуска в связи с болезнью.

Далее, на основании листка нетрудоспособности (е-больничного) и приказа (распоряжения) работодателя:

— бухгалтерия проводит перерасчет отпускных (при необходимости);

— работодатель оплачивает работнику листок нетрудоспособности на общих основаниях (ч. 2 ст. 15 Закона о соцстраховании*).

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

В случае увольнения. Право продлить отпуск на количество дней временной нетрудоспособности имеет и работник, который решил уволиться (по вышеприведенному алгоритму).

Однако в рассматриваемой ситуации работник, которому был предоставлен отпуск с последующим увольнением (по собственному желанию), не только заболел в период такого отпуска, но и впоследствии умер на больничном (до предусмотренной даты увольнения). Поэтому здесь о продлении/переносе части отпуска, на которую пришлись дни болезни, речи уже не идет (см. рис. 2).

Рис. 2. Отпуск с последующим увольнением + больничный

Что в таком случае делать работодателю?

Шаг 1. Увольняем работника в связи со смертью.

Смерть работника является основанием для прекращения трудового договора с ним (п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗоТ).

Поэтому, получив копию свидетельства о смерти работника, работодатель должен издать приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с таким работником на основании п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗоТ.

Обратите внимание, готовый шаблон этого документа вы можете найти в журнале «Кадровику», № 3 по этой ссылке.

Датой прекращения трудового договора в этом случае является фактическая дата смерти работника. При этом не имеет значения, находился работник в день смерти в отпуске или болел.

Из-за этого могут возникнуть определенные расхождения. Ведь копию свидетельства о смерти работодатель обычно получает позже даты смерти работника. Как следствие, дата приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора не будет совпадать с датой смерти работника.

Однако это не является нарушением. Это в свое время отмечало Минсоцполитики в письме от 31.12.2010 № 284/06/186-10.

Также работодатель обязательно проводит с работником окончательный расчет. То есть исчисляет и начисляет все надлежащие ему суммы за период до момента прекращения работы в связи со смертью. Выплачивают такие суммы членам семьи умершего.

Шаг 2. Сторнируем отпускные.

Что касается суммы отпускных, которые были выплачены работнику, то здесь надо обратить внимание на два момента.

1. Часть отпуска работник болел (дни временной нетрудоспособности пришлись на период с 24.07.2024 по 02.08.2024).

2. А частью отпуска работник даже не воспользовался, ведь они пришлись на период после его смерти (03.08.2024 — 07.08.2024).

За дни отпуска, на которые пришлись дни временной нетрудоспособности работника, работодатель должен отсторнировать отпускные. Сделать это надо после того, как е-больничный получит статус «готовий до сплати» или будет предоставлен бумажный листок нетрудоспособности.

На наш взгляд, также нужно отсторнировать и отпускные за период отпуска после смерти работника (03.08.2024 — 07.08.2024). Вместо них работодатель начислит и выплатит отпускную компенсацию (см. шаг 3).

Обратите внимание, что ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках запрещает проводить отчисление из заработной платы за неотработанные дни отпуска в случае смерти работника. Иначе говоря, если работнику был предоставлен отпуск наперед (работник его еще не заработал), то в случае его смерти удерживать выплаченные отпускные при окончательном расчете работодатель не имеет права. Однако у нашего работника совсем другая ситуация (свой отпуск он уже заработал).

Шаг 3. Начисляем компенсацию за неиспользованный отпуск.

Дни оплачиваемой временной нетрудоспособности засчитываются в отпускной стаж работника. Поэтому после проведения перерасчета отпускных у него появятся дни неиспользованного ежегодного отпуска, за которые работодатель должен выплатить компенсацию.

То есть дни отпуска, которые совпали с больничным, у работника трансформируются в дни неиспользованного отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию при увольнении. В рассматриваемой ситуации — это 10 дней (24.07.2024 — 02.08.2024).

Кроме того, работодатель должен начислить отпускную компенсацию за 5 дней отпуска, которыми так и не воспользовался работник (03.08.2024 — 07.08.2024) (см. шаг 2).

Обратите внимание, что дата начала отпуска и дата начисления отпускной компенсации приходятся на разные месяцы. Поэтому среднедневная зарплата, которая была рассчитана для выплаты отпускных, и среднедневная зарплата для расчета компенсации за неиспользованный отпуск могут отличаться.

Если сумма компенсации будет больше ранее начисленной и выплаченной суммы отпускных, то работодатель должен доплатить разницу.

Если сумма компенсации окажется меньше суммы отпускных, то считаем, что здесь надо руководствоваться требованиями ст. 127 КЗоТ. То есть если о смерти работника стало известно не позже одного месяца со дня выплаты суммы отпускных, то работодатель может издать приказ (распоряжение) об удержании из зарплаты умершего работника излишне выплаченных сумм.

Подробнее о порядке удержания из зарплаты читайте в статье «Удержания из зарплаты: вспоминаем правила» // «Оплата труда», 2021, № 14.

Однако будьте внимательны, ведь согласно ч. 1 ст. 72 Закона № 1404* на пособие по государственному социальному страхованию, которое выплачивается в случае временной нетрудоспособности, взыскание может быть обращено исключительно по решениям о взыскании алиментов, возмещении ущерба, причиненного увечьем или другим повреждением здоровья, а также потерей кормильца.

* Закон Украины «Об исполнительном производстве» от 02.06.2016 № 1404-VIII.

Поэтому из больничных, которые выплачиваются за счет ПФУ (начиная с 6-го дня нетрудоспособности), удерживать излишне выплаченные отпускные нельзя. Что касается первых 5 дней, которые оплачивает работодатель, то к таким выплатам ограничений не установлено, из-за чего из них можно удержать излишне выплаченные отпускные на общих основаниях.

Шаг 4. Оплачиваем больничный.

Страховой случай работника наступил во время пребывания его в трудовых отношениях. Поэтому работодатель должен:

— оплатить за счет своих средств только те из первых 5 дней временной нетрудоспособности, которые приходятся на период трудовых отношений по дату увольнения работника. В нашем случае первые 5 дней болезни (24 — 28 июля) пришлись на период до увольнения работника, поэтому все они должны быть оплачены за счет работодателя;

— начислить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности за счет ПФУ начиная с 6-го дня нетрудоспособности за весь период нетрудоспособности независимо от увольнения застрахованного лица (ч. 2 ст. 15 Закона о соцстраховании). То есть за 5 календарных дней болезни — 29, 30 и 31 июля, а также 1 и 2 августа.

Обратите внимание, что наш работник умер, находясь на больничном. Поэтому проследите, чтобы день закрытия листка нетрудоспособности совпадал с днем смерти работника.

Если листок нетрудоспособности закрыт другой датой — обратитесь к родственникам умершего работника с просьбой откорректировать е-больничный или заменить его на бумажный с правильной датой закрытия.

И еще один нюанс. Больничные работнику будут начислены уже после увольнения, а такие выплаты:

— облагаются НДФЛ и ВС на общих основаниях (п.п. 164.2.20 НКУ). В приложении 4ДФ Объединенной отчетности их указывают с признаком дохода «127»;

— не входят в базу начисления ЕСВ (письмо ГФСУ от 04.07.2017 № 956/6/99-99-13-02-01-15/ІПК, категория 201.04.01 БЗ). Соответственно и в приложение Д1 Объединенной отчетности эти больничные не попадут.

Шаг 5. Назначаем пособие на погребение.

Члены семьи умершего работника могут обратиться к работодателю за назначением пособия на погребение.

Когда, в каком размере предоставляют такое пособие и какие документы понадобятся для получения такой выплаты, читайте в статье «Пособие на погребение от ПФУ» // «Налоги & бухучет», 2023, № 48.

А как работодателю заполнить и подать заявление-расчет на портале ПФУ на получение такой выплаты — в статье «Пособие на погребение: формируем заявление-расчет на портале ПФУ» // «Налоги & бухучет», 2023, № 46.