Командировка: как оплатить дни служебной поездки

«Командировочные» гарантии

Для работников, направляемых в командировку, ст. 121 КЗоТ предусмотрены определенные гарантии. А именно, такие работники имеют право на:

— сохранение места работы (должности);

— оплату труда за работу, выполненную в период командировки;

— выплату суточных за каждый календарный день командировки;

— компенсацию расходов, связанных с командировкой (стоимости проезда к месту назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения и т. п.).

При этом в соответствии с ч. 4 ст. 121 КЗоТ оплата труда командированных работников осуществляется согласно условиям трудового или коллективного договора. В то же время размер такой оплаты не может быть ниже среднего заработка соответствующего работника.

Из этого следует, что для правильного расчета оплаты дней командировки нужно:

— определить дневной заработок;

— рассчитать среднедневную зарплату;

— сравнить эти два показателя;

— оплатить дни работы в командировке исходя из большего показателя.

Учтите, что определять эти два показателя и проводить их сравнение для оплаты дней командировки необходимо всегда, даже если сумма зарплаты работника за месяц остается неизменной. Ведь поменяться может количество рабочих дней, которые будут участвовать в расчетах.

Исключение — госслужащие. Для них период командировки оплачивается как обычные рабочие дни. Никаких сравнительных расчетов для таких работников проводить не нужно (ч. 5 ст. 42 Закона о госслужбе*).

* Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII.

Рассмотрим каждый из вышеперечисленных этапов отдельно. И начнем мы с расчета первого показателя — дневного заработка.

Дневной заработок

Дневной заработок (ДЗ) рассчитывают по формуле:

ДЗ = ЗП : РДгр,

где ЗП — общий заработок работника за полностью отработанный месяц, на который приходится командировка;

РДгр — количество рабочих дней по графику работы работника в месяце, на который приходится командировка.

Проводя такой расчет, помните о следующем.

Нюанс 1. При исчислении показателя ЗП учитывают все элементы заработной платы, которые работник получает в месяце, на который приходится командировка. Среди них: оклад, доплаты (в частности, доплата до МЗП, доплата за работу в ночное время, доплата за работу в тяжелых и вредных условиях труда, доплата за совмещение), надбавки и премии, имеющие постоянный характер (ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые), суммы индексации и т. п.

Не включают в расчет дневного заработка: разовые премии, помощь на оздоровление, материальную помощь на «соцбыт», прочие единовременные выплаты, выплаты, рассчитанные исходя из среднего заработка (больничные, отпускные и т. п.) (письма Минсоцполитики от 24.04.2013 № 4566/0/14-13/13 и от 26.04.2013 № 478/13/84-13).

Нюанс 2. При расчете дневной выплаты все премии учитывают:

— в заработок того месяца, за который определяют такой показатель;

— в полной сумме (без пропорционального распределения между месяцами).

Подробнее об этом читайте в статьях «Непостоянная месячная премия: включать ли при оплате командировки?» // «Оплата труда», 2024, № 4 и «Квартальная премия и командировка: исчисляем дневную и среднедневную зарплату» // «Оплата труда», 2024, № 4.

Нюанс 3. Дневную выплату исчисляют исходя из зарплатных выплат за полностью отработанный месяц. То есть расчет проводят так, будто работник отработал весь месяц полностью. Даже если:

— работника приняли на работу не с начала месяца;

— работник в этом месяце находился в отпуске, болел и т. п.

Нюанс 4. Дневной заработок рассчитывают отдельно за каждый месяц, на который приходится период командировки.

Например, если все дни командировки приходятся на февраль 2024 года, то дневной заработок рассчитывают за февраль. Если работник находился в «переходящей» командировке (служебная поездка началась в январе 2024 года, а закончилась в феврале 2024 года), то дневной заработок рассчитывают за каждый месяц пребывания в командировке отдельно (письмо Минсоцполитики от 11.11.2016 № 1564/13/84-16). То есть отдельно за январь 2024 года и отдельно за февраль 2024 года.

Среднедневная зарплата

Формула. Среднедневную зарплату исчисляют в соответствии с требованиями Порядка № 100*, исходя из выплат за последние два календарных месяца, предшествующих месяцу, в котором началась командировка.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

Для расчета используют формулу:

ЗПср = В : РДф,

где В — заработок, фактически начисленный работнику в течение расчетного периода;

РДф — количество фактически отработанных рабочих дней в расчетном периоде.

Обратите внимание на два момента.

Момент 1. Для оплаты дней командировки рассчитывают именно среднедневную зарплату, поскольку (письмо Минэкономики от 13.07.2021 № 4711-06/36275-07):

— продолжительность командировки исчисляется в календарных днях;

— оплате подлежат рабочие дни (а не часы), приходящиеся на период командировки.

Напомним, среднечасовая зарплата исчисляется в случаях, когда согласно законодательству необходимо оплатить работнику по среднему заработку только нескольких часов (например, если работник был вызван в суд, направлен на медобследование и т. п.).

Момент 2. В отличие от дневной выплаты, среднедневную зарплату рассчитывают один раз (даже для «переходящих» командировок).

Расчетный период. В общем случае расчетным периодом для оплаты дней командировки являются 2 календарных месяца, предшествующих месяцу, в котором началась служебная поездка (абз. 4 п. 2 Порядка № 100).

В то же время в некоторых ситуациях расчетный период может быть другим. Рассмотрим эти случаи в таблице ниже.

Определяем расчетный период

Но это еще не все. После того как расчетный период определен, исключаем из него время:

— в течение которого работник согласно действующему законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (дни отпуска без сохранения зарплаты, дни неоплачиваемой временной нетрудоспособности, дни приостановления действия трудового договора и т. п.);

— в течение которого за работником сохранялся средний заработок (дни посещения ТЦК, дни оплачиваемой временной нетрудоспособности, дни оплачиваемых отпусков и т. п.);

— за который отсутствуют данные о начисленной зарплате работника в результате проведения боевых действий во время военного положения.

Вышеперечисленные дни исключены? Теперь осталось только подсчитать количество отработанных дней в оставшемся периоде и учесть выплаты, которые будут участвовать в расчете.

Выплаты, которые участвуют в расчете. В расчете средней участвуют только те выплаты, которые начислены работнику за отработанное время (указаны в п. 3 Порядка № 100). Это, в частности: оклад, надбавки, доплаты (в т. ч. за работу в ночное и вечернее время), премии неразового характера, индексация и т. п. Кроме того, сюда попадут оплата за работу в праздничные (нерабочие) и выходные дни (письмо Минсоцполитики от 29.10.2019 № 1565/0/206-19).

А вот выплаты, перечисленные в п. 4 Порядка № 100, в расчет не попадут. Это, в частности, выплаты разового характера: выплаты за выполнение отдельных поручений (разового характера), которые не входят в обязанности работника, премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, материальная помощь и др.

Также нет места в расчете выплатам, начисленным за время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок (отпускным, больничным, декретным, оплате дней командировки по среднему заработку и т. п.). Подробнее об этом читайте в статье «Середня за 2 місяці: правила розрахунку» // «Оплата труда», 2022, № 17.

Обратите внимание! Выплаты, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты:

— учитывают в том размере, в котором они начислены (без вычета сумм налогов, взыскания алиментов и т. п., за исключением отчислений из зарплаты лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы);

— относят к тем месяцам, ЗА которые они начислены.

Исключение — премии (в том числе за месяц) и прочие поощрительные выплаты, начисленные за определенный период (месяц, квартал, год и т. п.). Такие выплаты включаем в расчет средней зарплаты в специальном порядке, установленном п. 3 Порядка № 100.

Подробнее об этом читайте в статьях «Непостоянная месячная премия: включать ли при оплате командировки?» // «Оплата труда», 2024, № 4 и «Квартальная премия и командировка: исчисляем дневную и среднедневную зарплату» // «Оплата труда», 2024, № 4 (ср. ).

Выплаты, которые участвуют в расчете, определены, а количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде подсчитано? Подставляем эти значения в формулу, находим среднедневную зарплату и идем далее.

Выбираем показатель и оплачиваем дни командировки

Сравним среднюю зарплату и дневной заработок работника. Если дневной заработок окажется:

— больше среднедневного заработка, то за дни командировки начисляем работнику его привычную зарплату за месяц, на который пришлась служебная поездка. То есть дни командировки оплачиваем как обычные рабочие дни;

— меньше среднедневного заработка, то дни командировки оплачиваем исходя из средней зарплаты;

— равным среднедневному заработку, то за период командировки работнику начисляем его зарплату согласно условиям трудового договора (это следует из положений ст. 121 КЗоТ). Ведь только в случае, когда дневная выплата оказывается меньше среднедневного заработка, период командировки оплачивают исходя из среднедневной зарплаты.

Теперь пора переходить к практике.

«Переходящая» командировка

Поскольку командировка является «переходящей» (она началась в январе 2024 года, а закончилась в феврале 2024 года), придется определить дневную выплату в каждом из месяцев, на которые пришлись дни служебной поездки.

Дневной заработок в январе 2024 года равен:

15000 грн : 23 раб. дн. = 652,17 грн.

Дневной заработок в феврале 2024 года составляет:

15000 грн : 21 раб. дн. = 714,29 грн.

Несмотря на это, среднедневную зарплату определяем один раз. Расчетный период работника ноябрь — декабрь 2023 года.

Среднедневная зарплата составляет:

30000 грн : 43 раб. дн. = 697,67 грн.

Сравним эти показатели.

В январе 2024 года дневной заработок работника оказался меньше среднедневного (652,17 < 697,67), поэтому 3 дня командировки в январе (29, 30 и 31 января) оплачиваем по средней. Сумма оплаты составит 2093,01 грн (697,67 грн х 3 раб. дн.).

В феврале 2024 года наоборот дневной заработок оказался больше среднедневной зарплаты (714,29 > 697,67), поэтому 2 дня командировки в феврале (1 и 2 февраля) оплачиваем по дневному заработку (как обычные рабочие дни).

Принят на работу и направлен в командировку в одном месяце

При расчете дневного заработка исходим из того, что работник отработал январь 2024 года полностью. Дневной заработок работника равен:

12000 грн : 23 раб. дн. = 521,74 грн.

Из-за того что работник принят на работу и направлен в командировку в одном месяце, среднедневную зарплату рассчитываем исходя из оклада работника (он больше МЗП). Среднедневная зарплата составляет:

24000 грн : 43 раб. дн. = 558,14 грн,

где 24000 — оклад работника в условном расчетном периоде ноябрь — декабрь 2023 года (12000 + 12000).

Дневной заработок работника оказался меньше среднедневного (521,74 < 558,14), поэтому дни командировки оплачиваем по средней. Сумма оплаты составит 1674,42 грн (558,14 грн х 3 раб. дн.).

В расчетном периоде командировка

Определим дневной заработок работника:

16000 грн. : 23 раб. дн. = 695,65 грн.

Исчислим среднедневную зарплату. Расчетный период работника ноябрь — декабрь 2023 года. Предыдущий период командировки (с 20 по 22 ноября 2023 года) был оплачен по среднедневной зарплате. Поэтому ни сумму оплаты дней командировки (2232,57 грн), ни сами дни такой командировки (3 раб. дн.) в нынешнюю среднедневную зарплату не включаем.

Среднедневная зарплата составляет:

29818,18 : 40 раб. дн. = 745,45 грн.

Поскольку дневной заработок ниже среднедневного (695,65 < 745,45), оплату труда за дни пребывания в командировке проводим исходя из среднедневной зарплаты. Сумма оплаты составит 2236,35 грн (745,45 грн х 3 раб. дн.).