Відрядження: як оплатити дні службової поїздки

«Відряджувальні» гарантії

Для працівників, які направляються у відрядження, ст. 121 КЗпП передбачені певні гарантії. А саме, такі працівники мають право на:

— збереження місця роботи (посади);

— оплату праці за роботу, виконану в період відрядження;

— виплату добових за кожен календарний день відрядження;

— компенсацію витрат, пов’язаних з відрядженням (вартості проїзду до місця призначення і назад, витрат по найму жилого приміщення тощо).

При цьому відповідно до ч. 4 ст. 121 КЗпП оплата праці відряджених працівників здійснюється згідно з умовами трудового або колективного договору. Водночас розмір такої оплати не може бути нижчим за середній заробіток відповідного працівника.

З цього випливає, що для правильного розрахунку оплати днів відрядження потрібно:

— визначити денний заробіток;

— розрахувати середньоденну зарплату;

— порівняти ці два показники;

— оплатити дні роботи у відрядженні виходячи з більшого показника.

Зауважте, що визначати ці два показники та проводити їх порівняння для оплати днів відрядження необхідно завжди, навіть якщо сума зарплати працівника за місяць залишається незмінною. Адже помінятися може кількість робочих днів, що візьмуть участь у розрахунках.

Виняток — держслужбовці. Для них період відрядження оплачується як звичайні робочі дні. Ніяких порівняльних розрахунків для таких працівників проводити не потрібно (ч. 5 ст. 42 Закону про держслужбу*).

* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

Розглянемо кожен з перелічених вище етапів окремо. І почнемо ми із розрахунку першого показника — денного заробітку.

Денний заробіток

Денний заробіток (ДЗ) розраховують за формулою:

ДЗ = ЗП : РДгр,

де ЗП — загальний заробіток працівника за повністю відпрацьований місяць, на який припадає відрядження;

РДгр — кількість робочих днів за графіком роботи працівника в місяці, на який припадає відрядження.

Проводячи такий розрахунок, пам’ятайте про наступне.

Нюанс 1. При обчисленні показника ЗП враховують усі елементи заробітної плати, які працівник отримує в місяці, на який припадає відрядження. Серед них: оклад, доплати (зокрема, доплата до МЗП, доплата за роботу в нічний час, доплата за роботу у важких і шкідливих умовах праці, доплата за суміщення), надбавки та премії, що мають постійний характер (щомісячні, квартальні, піврічні, річні), суми індексації тощо.

Не включають до розрахунку денного заробітку: разові премії, допомогу на оздоровлення, матеріальну допомогу на «соцпобут», інші одноразові виплати, виплати, розраховані виходячи з середнього заробітку (лікарняні, відпускні тощо) (листи Мінсоцполітики від 24.04.2013 № 4566/0/14-13/13 та від 26.04.2013 № 478/13/84-13).

Нюанс 2. При розрахунку денної виплати всі премії враховують:

— у заробіток того місяця, за який визначають такий показник;

— у повній сумі (без пропорційного розподілу між місяцями).

Докладніше про це читайте у статтях «Непостійна місячна премія: чи включати при оплаті відрядження?» // «Оплата праці», 2024, № 4 і «Квартальна премія та відрядження: обчислюємо денну та середньоденну зарплату» // «Оплата праці», 2024, №4.

Нюанс 3. Денну виплату обчислюють виходячи із зарплатних виплат за повністю відпрацьований місяць. Тобто розрахунок проводять так, ніби працівник відпрацював увесь місяць повністю. Навіть якщо:

— працівника прийняли на роботу не з початку місяця;

— працівник у цьому місяці перебував у відпустці, хворів тощо.

Нюанс 4. Денний заробіток розраховують окремо за кожен місяць, на який припадає період відрядження.

Наприклад, якщо всі дні відрядження припадають на лютий 2024 року, то денний заробіток розраховують за лютий. Якщо працівник перебував у «перехідному» відрядженні (службова поїздка розпочалася у січні 2024 року, а закінчилася у лютому 2024 року), то денний заробіток розраховують за кожен місяць перебування у відрядженні окремо (лист Мінсоцполітики від 11.11.2016 № 1564/13/84-16). Тобто окремо за січень 2024 року, і окремо за лютий 2024 року.

Середньоденна зарплата

Формула. Середньоденну зарплату обчислюють відповідно до вимог Порядку № 100*, виходячи із виплат за останні два календарних місяці, що передують місяцю, в якому почалось відрядження.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Для розрахунку використовують формулу:

ЗПср = В : РДф,

де В — заробіток, фактично нарахований працівнику протягом розрахункового періоду;

РДф — кількість фактично відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді.

Зверніть увагу на два моменти.

Момент 1. Для оплати днів відрядження розраховують саме середньоденну зарплату, оскільки (лист Мінекономіки від 13.07.2021 № 4711-06/36275-07):

— тривалість відрядження обчислюється у календарних днях;

— оплаті підлягають робочі дні (а не години), що припадають на період відрядження.

Нагадаємо, середньогодинна зарплата обчислюється у випадках, коли згідно із законодавством необхідно здійснити працівнику оплату за середнім заробітком лише декількох годин (наприклад, якщо працівника було викликано до суду, направлено на медобстеження тощо).

Момент 2. На відміну від денної виплати, середньоденну зарплату розраховують один раз (навіть для «перехідних» відряджень).

Розрахунковий період. У загальному випадку розрахунковим періодом для оплати днів відрядження є 2 календарних місяці, що передують місяцю, в якому почалась службова поїздка (абз. 4 п. 2 Порядку № 100).

Водночас у деяких ситуаціях розрахунковий період може бути іншим. Розглянемо ці випадки у таблиці нижче.

Визначаємо розрахунковий період

Але це ще не все. Після того як розрахунковий період визначено, виключаємо з нього час:

— протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (дні відпустки без збереження зарплати, дні неоплачуваної тимчасової непрацездатності, дні призупинення дії трудового договору тощо);

— протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (дні відвідування ТЦК, дні оплачуваної тимчасової непрацездатності, дні оплачуваних відпусток тощо);

— за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану.

Перелічені вище дні виключено? Тепер залишилося тільки підрахувати кількість відпрацьованих днів у періоді, що залишився, й врахувати виплати, що візьмуть участь у розрахунку.

Виплати, що беруть участь у розрахунку. У розрахунку середньої беруть участь тільки ті виплати, які нараховані працівнику за відпрацьований час (зазначені у п. 3 Порядку № 100). Це, зокрема: оклад, набавки, доплати (у т. ч. за роботу у нічний та вечірній час), премії неразового характеру, індексація тощо. Крім того, сюди потраплять оплата за роботу у святкові (неробочі) та вихідні дні (лист Мінсоцполітики від 29.10.2019 № 1565/0/206-19).

А ось виплати, перелічені у п. 4 Порядку № 100, до розрахунку не потраплять. Це, зокрема, виплати разового характеру: виплати за виконання окремих доручень (разового характеру), що не входять в обов’язки працівника, премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, матеріальна допомога та ін.

Також немає місця у розрахунку виплатам, нарахованим за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (відпускним, лікарняним, декретним, оплаті днів відрядження за середнім заробітком тощо). Детальніше про це читайте у статті «Середня за 2 місяці: правила розрахунку» // «Оплата праці», 2022, № 17.

Зверніть увагу! Виплати, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати:

— враховують в тому розмірі, в якому вони нараховані (без вирахування сум податків, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі);

— відносять до тих місяців, ЗА які вони нараховані.

Виняток — премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати, нараховані за певний період (місяць, квартал, рік тощо). Такі виплати включаємо у розрахунок середньої зарплати у спеціальному порядку, встановленому п. 3 Порядку № 100.

Докладніше про це читайте у статтях «Непостійна місячна премія: чи включати при оплаті відрядження?» // «Оплата праці», 2024, № 4 і «Квартальна премія та відрядження: обчислюємо денну та середньоденну зарплату» // «Оплата праці», 2024, №4 (ср. ).

Виплати, що беруть участь у розрахунку, визначено, а кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді підраховано? Підставляємо ці значення у формулу, знаходимо середньоденну зарплату і йдемо далі.

Обираємо показник та оплачуємо дні відрядження

Порівняємо середню зарплату та денний заробіток працівника. Якщо денний заробіток виявиться:

— більшим за середньоденний заробіток, то за дні відрядження нараховуємо працівнику його звичну зарплату за місяць, на який припала службова поїздка. Тобто дні відрядження оплачуємо як звичайні робочі дні;

— меншим за середньоденний заробіток, то дні відрядження оплачуємо виходячи із середньої зарплати;

— рівним середньоденному заробітку, то за період відрядження працівнику нараховуємо його зарплату згідно з умовами трудового договору (це випливає із положень ст. 121 КЗпП). Адже тільки у випадку, коли денна виплата виявляється меншою за середньоденний заробіток, період відрядження оплачують виходячи з середньоденної зарплати.

Тепер час переходити до практики.

«Перехідне» відрядження

Оскільки відрядження є «перехідним» (воно розпочалося у січні 2024 року, а закінчилося у лютому 2024 року), доведеться визначити денну виплату у кожному з місяців, на які припали дні службової поїздки.

Денний заробіток у січні 2024 року дорівнює:

15000 грн : 23 роб. дн. = 652,17 грн.

Денний заробіток у лютому 2024 року становить:

15000 грн : 21 роб. дн. = 714,29 грн.

Незважаючи на це, середньоденну зарплату визначаємо один раз. Розрахунковий період працівника листопад — грудень 2023 року.

Середньоденна зарплата становить:

30000 грн : 43 роб. дн. = 697,67 грн.

Порівняємо ці показники.

У січні 2024 року денний заробіток працівника виявився меншим за середньоденний (652,17 < 697,67), тому 3 дні відрядження у січні (29, 30 та 31 січня) оплачуємо за середньою. Сума оплати становитиме 2093,01 грн (697,67 грн х 3 роб. дн.).

У лютому 2024 року навпаки денний заробіток виявився більшим за середньоденну зарплату (714,29 > 697,67), тому 2 дні відрядження у лютому (1 та 2 лютого) оплачуємо за денним заробітком (як звичайні робочі дні).

Прийнято на роботу та направлено у відрядження в одному місяці

При розрахунку денного заробітку виходимо з того, що працівник відпрацював січень 2024 року повністю. Денний заробіток працівника дорівнює:

12000 грн : 23 роб. дн. = 521,74 грн.

Через те що працівника прийнято на роботу та направлено у відрядження в одному місяці, середньоденну зарплату розраховуємо виходячи з окладу працівника (він більший за МЗП). Середньоденна зарплата становить:

24000 грн : 43 роб. дн. = 558,14 грн,

де 24000 — оклад працівника в умовному розрахунковому періоді листопад — грудень 2023 року (12000 + 12000).

Денний заробіток працівника виявився меншим за середньоденний (521,74 < 558,14), тому дні відрядження оплачуємо за середньою. Сума оплати становитиме 1674,42 грн (558,14 грн х 3 роб. дн.).

У розрахунковому періоді відрядження

Визначимо денний заробіток працівника:

16000 грн. : 23 роб. дн. = 695,65 грн.

Обчислимо середньоденну зарплату. Розрахунковий період працівника листопад — грудень 2023 року. Попередній період відрядження (з 20 по 22 листопада 2023 року) було сплачено за середньоденною зарплатою. Тому ані сума оплати днів відрядження (2232,57 грн), ані самі дні такого відрядження (3 роб. дн.) до теперішньої середньоденної зарплати не включаємо.

Середньоденна зарплата становить:

29818,18 : 40 роб. дн. = 745,45 грн.

Оскільки денний заробіток нижчий за середньоденний (695,65 < 745,45), оплату праці за дні перебування у відрядженні проводимо виходячи з середньоденної зарплати. Сума оплати становитиме 2236,35 грн. (745,45 грн х 3 роб. дн.).