Командировка: выплачиваем суточные + компенсируем расходы

Выплачиваем суточные

Что за выплата? Суточные — это компенсация работнику понесенных им расходов на питание и другие собственные нужды в связи с командировкой.

Порядок их выплаты бюджетникам регламентируют Инструкция № 59* и постановление № 98**. Хозрасчетные предприятия могут в своем Положении о командировках либо продублировать нормы Инструкции № 59, либо разработать свой порядок выплаты суточных.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 № 59.

** Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Поэтому сегодня мы рассмотрим порядок выплаты суточных, установленный именно Инструкцией № 59. Если же в вашем Положении о командировках прописаны другие правила, то руководствуйтесь ими.

И сначала напомним о том, что суточные выплачиваются:

— до начала командировки, но не ранее даты издания приказа о направлении в командировку (письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 № 998/13/155-13);

— в гривне (для поездок в пределах Украины), в иностранной валюте или гривне (для загранкомандировок).

«Суточная» норма. В Инструкции № 59 указано: суточные выплачиваются командированному работнику в пределах сумм, утвержденных постановлением № 98.

Согласно приложению 1 к этому постановлению

Вместе с тем этот размер может быть иным. Например:

1) если работник командирован для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах и по условиям приглашения бесплатно обеспечивается питанием организаторами таких мероприятий;

2) если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездные документы без определения конкретной суммы.

В таком случае суточные устанавливаются в размере:

— 80 % от суммы суточных для поездок по Украине — при одноразовом питании;

— 55 % — при двухразовом питании;

— 35 % — при трехразовом питании.

Приложением 1 к постановлению № 98 установлен также размер суточных для командировок за границу (в зависимости от государства, в которое командируется работник).

Но размер загрансуточных также может меняться. Так:

а) если командированный за границу работник по условиям приглашения бесплатно обеспечивается питанием принимающей стороной или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездные документы без определения конкретной суммы. Тогда суточные устанавливаются в процентах сумм суточных, предусмотренных в приложении 1 к постановлению № 98 (см. выше);

б) если принимающая сторона обеспечивает работника, командированного за границу, суточными. Тогда сторона, направляющая работника в командировку, уменьшает ему сумму суточных на сумму дополнительно предоставленных средств.

Кроме того, определяя размер суточных для загранкомандировок, следует учитывать требования п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59. Приведем их в таблице ниже.

Определяем размер суточных для загранкомандировок

Что касается хозрасчетных предприятий, которые не руководствуются нормами Инструкции № 59, то для них ограничения в размере суточных (как для командировок по Украине, так и за границу) не установлены. Такие субъекты определяют минимальный и максимальный размер суточных либо в своем Положении о командировках, либо в приказе о направлении работника в командировку.

Но здесь надо учесть следующие нюансы.

Нюанс 1. Устанавливая минимальный размер суточных, лучше ориентироваться на «бюджетные» суточные, предусмотренные Инструкцией № 59 и постановлением № 98.

Ведь, по мнению Минсоцполитики, размер суточных не может быть ниже размера, установленного для бюджетников (письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28).

Нюанс 2. Устанавливая максимальный размер суточных, помните, что:

1) суточные должны компенсировать работнику расходы, которые он несет в связи с пребыванием вне места своего проживания, прежде всего, расходы на питание;

2) подпунктом «а» п.п. 170.9.1 НКУ установлен предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ и ВС. Приведем его в таблице ниже.

Необлагаемый размер суточных в 2024 году

Конечно, предприятие может установить размер суточных расходов для командировок выше указанного предела. Но тогда сумму превышения придется обложить НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ (как сумму излишне израсходованных средств на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки).

Нюанс 3. Размер суточных (но не менее минимального) может быть установлен в зависимости от:

— страны (населенного пункта), в которую командируют работника;

— периода, на который приходится командировка (курортный сезон или нет), — если осуществляются поездки в населенные пункты курортной зоны;

— включения стоимости питания в гостиничный счет / проездной документ или обеспечения работника питанием за счет принимающей стороны;

— времени выбытия-прибытия работника из командировки и т. п.

А вот устанавливать суточные в зависимости от должности работника нельзя.

За какие дни выплачиваются. Суточные выплачивают командированному работнику за каждый календарный день пребывания в служебной поездке (п.п. 170.9.1 НКУ).

То есть и за рабочие, и за выходные, и за праздничные, и за нерабочие дни, включая также время пребывания работника в дороге (вместе с вынужденными остановками).

Учтите, что при подсчете дней командировки:

— дни отъезда-приезда для выплаты суточных засчитываются как два отдельных дня, даже если в этот период работник находился на работе (например, уехал только в 20:00 или приехал в 3:00);

— при командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки (письмо Минфина от 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231);

— если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую совпадают (являются одним днем), суточные выплачиваются за один день (письмо Минфина от 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854).

В случае задержки работника в командировке:

а) по не зависящим от работника причинам, суточные выплачиваются за все дни такой задержки. Но при условии, что руководитель предоставил разрешение на продление командировки на дни задержки и при наличии документов, подтверждающих ее уважительность;

б) из-за болезни, суточные выплачиваются на общих основаниях в течение всего времени, пока работник не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, но на срок не более 2 месяцев. Учтите, что такая «невозможность» должна быть удостоверена в установленном порядке (в частности, листком нетрудоспособности).

Когда суточные НЕ выплачиваются. Суточные не выплачиваются / не возмещаются:

— за дни поездки, на которые не был оформлен приказ о командировке;

— за время задержки работника в командировке без уважительных причин (п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59);

— за время задержки в командировке на выходные (праздничные или нерабочие) дни в случае, когда дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке.

Конечно, работодатель может выплатить за эти дни суточные. Но тогда с таких сумм придется уплатить НДФЛ (с учетом натурального коэффициента) и ВС, поскольку они будут признаны дополнительным благом работника.

Кроме того, обложить суточные НДФЛ и ВС придется, если после возвращения из командировки работник:

— не подаст Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в установленные сроки;

— не подтвердит документально, что он находился в служебной поездке.

Напомним: сумма суточных (как и фактическое количество дней пребывания в командировке) определяется согласно приказу о командировке и при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (п.п. 170.9.1 НКУ, п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59).

Такими документальными доказательствами являются отметки пограничных служб (для заграничных поездок), проездные документы, счета на проживание и/или любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание работника в командировке.

Если таких документов нет, то, на наш взгляд, для подтверждения пребывания работника в командировке можно использовать справку с предприятия, куда командировался работник (в произвольной форме), или служебную записку работника в произвольной форме о выполнении служебного поручения в командировке, согласованную его непосредственным руководителем, или любой другой документ (в частности, давно забытое Удостоверение о командировке).

Компенсируем расходы

Какие расходы возмещают. Согласно ст. 121 КЗпП работник, направленный в командировку, имеет право на возмещение расходов.

Однако в указанной норме речь идет только о компенсации командированному работнику:

— стоимости проезда к месту назначения и обратно;

— расходов по найму жилого помещения.

Тогда как п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ содержит больший перечень расходов, которые работодатель может компенсировать командированному работнику (без обложения таких сумм НДФЛ и ВС). Среди них — расходы:

— на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);

— на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений;

— на оплату телефонных разговоров;

— на оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование;

— другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Хозрасчетные предприятия, не руководствующиеся нормами Инструкции № 59, могут:

— либо пользоваться таким перечнем расходов;

— либо определить свой перечень расходов, возмещаемых командированному работнику, в своем Положении о командировках. Но тогда следует быть внимательным. Ведь не все из этих расходов будут возмещаться без обложения НДФЛ и ВС.

Бюджетники и коммерсанты, ориентирующиеся на Инструкцию № 59, должны пользоваться перечнем расходов, возмещаемых командированному работнику, приведенным в Инструкции № 59 и постановлении № 98.

Условие для возмещения. Предупреждаем: командировочные расходы возмещаются работнику только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Напомним, что п.п. 170.9.1 НКУ к подтверждающим документам относит:

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты) — для подтверждения стоимости проезда;

— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, — для подтверждения расходов на проживание;

— страховые полисы — в случае страхования на период командировки;

— документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;

— другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.

Кроме того, в п.п. 170.9.2 НКУ указано: если во время командировки работник применял личные или корпоративные платежные инструменты (их реквизиты), то стоимость таких расходов удостоверяется выпиской и/или сведениями со счета. А значит, работник должен предоставить такой документ работодателю.

Однако пользоваться этим перечнем могут только хозрасчетные предприятия, не руководствующиеся нормами Инструкции № 59.

А вот бюджетникам и «другим» коммерсантам следует действовать в соответствии с требованиями Инструкции № 59 и постановления № 98. А значит, им следует обратить внимание на два момента.

Момент 1. Перечень подтверждающих документов, предусмотренный Инструкцией № 59, шире того, который содержится в п.п. 170.9.1 НКУ.

Так, например, в случае использования электронного авиабилета командированный работник бюджетного учреждения должен предоставить:

— расчетный документ или документ, подтверждающий осуществление платежной операции в наличной или безналичной форме (платежная инструкция, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка банка-эмитента платежной карты, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— отрывную часть посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.

Момент 2. Инструкция № 59 содержит особый порядок возмещения расходов в определенных случаях.

Так, например, п. 7 разд. І Инструкции № 59 предусмотрено, что расходы на проезд возмещаются даже тогда, когда дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника к месту постоянной работы согласно приказу о командировке. В то время как суточные, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы работнику за такие дни задержки не возмещаются.

Поэтому будьте очень внимательны.

Подробнее о перечне расходов, возмещаемых командированному работнику, и их документальном подтверждении читайте в статье «Возмещаем командировочные расходы (ч. 2)» // «Налоги & бухучет», 2021, № 64.

Подать подтверждающие документы работник может как в бумажной, так и в электронной форме. Если электронный документ будет предъявлен в форме отражения на бумаге, то он должен быть составлен с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Только тогда он будет считаться подтверждающим документом.

Подают подтверждающие документы либо вместе с Отчетом об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, либо отдельно от него (в случаях, когда подача Отчета не требуется).

О сроках подачи Отчета читайте в статье «Командировка: подаем документы после возвращения» // «Оплата труда», 2024, № 4.

Размер возмещения. Обратите внимание, что Инструкцией № 59 ограничен размер расходов, возмещаемых командированному работнику при наличии подтверждающих документов. Так, например:

— расходы на наем жилого помещения (за каждое время проживания работника в таком помещении) возмещаются в пределах сумм, утвержденных постановлением № 98 (см. приложение 1 к этому постановлению). Например, предельная сумма расходов на наем жилого помещения за сутки для Украины составляет 900 гривень, для Польши — 120 долларов США, для Молдовы — 95 долларов США.

Расходы, превышающие предельные суммы расходов на наем жилого помещения, возмещаются только с разрешения руководителя согласно подтверждающим документам;

— расходы на бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), — в размере не более 10 % сумм суточных за все дни проживания;

— расходы на служебные телефонные разговоры — в размерах по согласованию с руководителем учреждения;

— расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно — в размере стоимости проезда определенным видом транспорта с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными вещами в поездах, и страховых платежей на транспорте;

— расходы на горюче-смазочные материалы (в случае командировки за границу на служебном автомобиле) — с учетом установленных норм за 1 км пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия, и т. п.

Поэтому бюджетники и хозрасчетные предприятия, которые составляли Положение о командировках в соответствии с требованиями Инструкции № 59, должны учесть это при возмещении командировочных расходов своим работникам.

Сроки для возмещения. В п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59 указано: если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то их следует выплатить (перечислить) до окончания 3-го банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, выданных на командировку.

Поэтому бюджетники и коммерсанты, которые составляли Положение о командировках на основании Инструкции № 59, при возмещении командировочных расходов должны ориентироваться именно на этот срок.

Для хозрасчетных предприятий, не руководствующихся Инструкцией № 59, срок для возмещения работнику командировочных расходов законодательством не установлен. Они должны прописать такой срок в Положении о командировках или в приказе о командировке.

Срок возмещения средств на командировку в указанных документах не установлен и работодатель не спешит с их выплатой? В таком случае работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ч. 1 ст. 233 КЗоТ).

Подробнее, как это сделать, — в статье «Расчеты с работниками по подотчетной кредиторке» // «Налоги & бухучет», 2023, № 45.

Когда возмещения не будет. Командировочные расходы не возмещаются:

— если они не подтверждены документально;

— за время задержки в командировке без уважительных причин;

— если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке (кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы).

Если работодатель все же решит возместить командированному работнику такие расходы, то он должен включить их в доход работника. Соответственно удержать с таких сумм НДФЛ и ВС.