Темы статей
Выбрать темы

Возмещаем командировочные расходы (ч. 2)

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам, Нестеренко Максим, налоговый эксперт, Чернышова Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам

3.3. Компенсируем расходы на проезд

Для того чтобы добраться до места командировки, работнику в любом случае придется воспользоваться каким-либо видом транспорта. Поэтому расходы на проезд — важная и обязательная статья командировочных расходов. Когда и как такие расходы подлежат компенсации? Давайте разбираться!

Расходы, которые можно компенсировать

Посмотрим на п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Согласно этой норме не являются доходом физлица и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Как видим, перечень расходов, которые НКУ включает в понятие «расходы на проезд», прописан не очень подробно. Поэтому более детально состав расходов на проезд, подлежащих компенсации, желательно оговорить в Положении о служебных командировках. При этом вполне можно воспользоваться «подсказками», содержащимися в Инструкции № 59. Указанный нормативный документ разрешает компенсировать командированным работникам (п. 6 разд. II, пп. 7 и 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):

проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки,

администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым следует воспользоваться

При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.

Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Такие расходы не являются излишне израсходованными средствами;

проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;

расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. При этом согласно п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия. Однако считаем, что хозрасчетные предприятия обязаны выполнять это требование, только если предусмотрят подобную норму в Положении о служебных командировках. В таком случае маршрут утверждает руководитель предприятия при направлении работника в командировку (если он известен предварительно) или после возвращения из командировки и предоставления Отчета (см. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365);

расходы на перевозку багажа. Инструкция № 59 вводит ограничение для бюджетников в отношении компенсации таких расходов. В частности, если вес багажа превышает вес, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, то такие расходы возмещают с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Однако хозрасчетных предприятий это не касается. Если, конечно, такая норма не будет предусмотрена в Положении о служебных командировках;

— пользование постельными принадлежностями в поездах;

— бронирование транспортных билетов;

— страховые платежи на транспорте;

— оплату аэропортовых сборов.

Все вышеперечисленные расходы можно смело компенсировать командированным работникам

При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при условии документального подтверждения расходов. В противном случае расходы либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением суммы компенсации в налогооблагаемый доход работника.

Заметим: в отношении компенсации отдельных видов транспортных расходов командированных работников возникают вопросы. Далее в табл. 3.3 рассмотрим основные из них.

Таблица 3.3. Особенности возмещения некоторых транспортных расходов

Вид расходов

Возмещать / не возмещать

Расходы на проезд в метро

Метрополитен — это городской транспорт общего пользования, а значит, казалось бы, проблем с компенсацией быть не должно. Однако такие расходы не всегда можно документально подтвердить. Здесь все зависит от порядка оплаты услуг метрополитена в конкретном городе.

Если при оплате за проезд (покупке жетонов или талонов) в метро расчетные документы не выдают, подтвердить свои расходы работник не сможет. А нет подтверждающих документов — нет и необлагаемой компенсации. Поэтому, возможно, более предпочтительным будет воспользоваться другим видом транспорта

Расходы на проезд в такси

Возмещение расходов на такси при командировках в пределах Украины прямо запрещено Инструкцией № 59. Но эта Инструкция обязательна только для бюджетников, поэтому остальные предприятия не обязаны на нее опираться. А вот обязательный к применению п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Поэтому если работник может документально подтвердить расходы на такси, предприятие без проблем сможет их возместить.

С загранкомандировками еще проще. Ведь даже Инструкция № 59 прямо предусматривает, что возмещение расходов на заграничное такси для командированного возможно с разрешения руководителя предприятия и при наличии подтверждающих документов.

Для большей надежности компенсацию расходов на проезд в такси следует прописать в Положении о служебных командировках.

Заметим: раньше налоговики выступали против такой «расточительности» и настаивали на включении суммы компенсации расходов на такси в налогооблагаемый доход физического лица (см., например, письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 17.03.2017 г. № 5586/10/26-15-13-01-12). Но, к счастью, позднее они передумали (см. подкатегорию 103.17 БЗ и письмо ГФСУ от 21.02.2019 г. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК). Для подстраховки можно получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу

Расходы на проезд в маршрутках

Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, подтвержденные документально, подлежат компенсации и не облагаются НДФЛ и ВС. Ведь маршрутное такси — это вид транспорта общего пользования. Просто напомните командированному, чтобы он попросил у водителя маршрутки проездной билет

Расходы на проезд в двухместном купе вагона «СВ»

Расходы на проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ» компенсируются ему, если такие расходы подтверждены документально.

Согласно п. 2.26 разд. II Правил № 1196 по желанию пассажира и при наличии свободных мест ему предоставляется возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». Оформляется такой проезд одним проездным документом. Из этого налоговики делали вывод, что не включаются в налогооблагаемый доход физлица суммы расходов на проезд в двухместном купе вагона «СВ», возмещенные ему работодателем, при выполнении условий, установленных п. 170.9 НКУ (см. письмо ГФСУ от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Если сомневаетесь, можете закрепить этот вывод индивидуальной налоговой консультацией

Расходы на оплату пользования услугами:

камеры хранения

Право плательщиков на компенсацию таких расходов налоговики признали давным-давно — еще в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416. И хотя на тот момент они говорили о включении таких сумм в состав налоговых расходов плательщика, выводы письма можно распространить на НДФЛ и ВС. На то, что сумма компенсации расходов на оплату камеры хранения не облагается НДФЛ, налоговики прямо указывали в письме Миндоходов от 24.12.2013 г. № 18173/6/99-99-19-03-02-15.

Конечно же, все эти затраты работника должны быть подтверждены документально. То есть к Отчету следует приложить: фискальный кассовый чек РРО/ПРРО, расчетную квитанцию или другой расчетный документ, подтверждающий оплату таких услуг

платного зала ожидания

сервисных центров по приобретению билетов

Расходы при возврате транспортного билета

Согласно п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59 расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). При этом необходимы документы, подтверждающие стоимость этих расходов. И здесь все зависит от вида транспорта.

Например, для железнодорожных билетов, купленных за наличные, п. 21.2 Порядка № 331/137 предписывает оформление вспомогательного документа с указанием суммы, которая подлежит возврату. Экземпляр такого документа предоставляют пассажиру по требованию.

При возврате электронного железнодорожного билета формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137). Его необходимо распечатать на бумаге.

Для билета на автобус (в том числе электронного) работник должен предоставить распечатанные на бумажном носителе документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате билета, составленные компанией-продавцом. В таком документе указываются сумма возвращенных средств, а также комиссионные и/или прочие сборы, связанные с возвратом билета. Кроме того, к такому документу желательно приложить сам расчетный документ, подтверждающий возврат денег (чек РРО/ПРРО, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета).

При возврате авиабилета (в том числе электронного) к Отчету нужно приложить письмо (акт, справку), составленное компанией-продавцом. В нем должны быть указаны: фамилия и инициалы командированного работника, стоимость выполненного перелета (если авиабилет был частично использован), сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом билета (п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59). Кроме того, желательно приложить сам расчетный документ, подтверждающий возврат денег (чек РРО/ПРРО, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета)

Расходы на чай/кофе/воду и питание в транспортных билетах

Возместить расходы на питание без удержаний НКУ позволяет только в случае включения их стоимости в гостиничные счета. Согласно п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59 стоимость питания командированного работника, включенная в проездные документы, должна оплачиваться за счет суточных. Разумеется, с разрешения руководителя и/или согласно внутреннему Положению о служебных командировках эти расходы могут быть компенсированы работнику. Но тогда с них придется удержать НДФЛ и ВС как с дохода в виде допблага (см. письмо ГФСУ от 25.04.2018 г. № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, подкатегорию 103.17 БЗ). В то же время заметим, что в отдельных разъяснениях налоговики разрешают безналогово компенсировать расходы на питание, стоимость которого включена в транспортные билеты (см. письмо ГФСУ от 07.09.2018 г. № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Но прежде чем воспользоваться таким подходом, получите индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу

Теперь о компенсации расходов на проезд, если работник задержался в командировке без уважительных причин.

Как вы уже знаете, за дни задержки в командировке без уважительной причины работнику не выплачивают зарплату, а также не возмещают суточные и прочие расходы. Такое требование установлено в абзаце третьем п. 10 разд. II и абзаце пятом п. 4 разд. III Инструкции № 59.

В то же время, по нашему мнению,

расходы на проезд должны быть компенсированы работнику даже в случае неуважительной задержки в командировке

Согласитесь, работник в любом случае должен вернуться к месту постоянной работы. И если он отбывает в командировку раньше либо возвращается позже, это в общем случае не приводит к увеличению суммы его расходов на проезд. Такие расходы все равно возникли бы. Следовательно, возмещая работнику стоимость проезда, предприятие не завышает величину командировочных расходов.

Такой же вывод следует из абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59. В нем указано, что расходы на проезд возмещаются даже тогда, когда дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника к месту постоянной работы согласно приказу о командировке.

Заметим, что отдельные налогоплательщики смогли «добыть» для себя налоговые консультации, подтверждающие эту точку зрения, только через суд. Так, под давлением слуг Фемиды фискалы в письме ГФСУ от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК согласились с тем, что компенсация расходов на проезд на основании билета, дата на котором не совпадает с датой в приказе о командировке, не является дополнительным благом работника. При этом, по их мнению, задержка в командировке должна быть согласована с работодателем.

А вот если обратный билет был приобретен заранее и работник во время командировки сдал его и купил новый обратный билет с более поздней датой, ситуация другая. По нашему мнению, работодатель имеет право не компенсировать работнику сумму комиссионных сборов, которые удерживает перевозчик при возврате проездного документа, а также частичную потерю стоимости возвращенного билета (если таковая была). Ведь расходы, понесенные в связи с возвратом транспортных билетов, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59). Считаем, что этот вопрос надо оговорить в Положении о служебных командировках.

Документальное подтверждение расходов

Главное условие для компенсации любых транспортных расходов — это наличие подтверждающих документов. В соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ такими документами являются транспортные билеты, транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона*, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе по чартерным рейсам.

* Если обязательность посадочного талона предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта.

При этом напомним, что согласно п. 4 ст. 9 Закона об РРО регистраторы расчетных операций и расчетные книжки (далее — РК) не применяют при продаже проездных и перевозочных документов на:

— железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов;

— автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Если объединить требования НКУ и Закона об РРО, приходим к выводу, что для подтверждения расходов на проезд по бумажным билетам:

— достаточно оригиналов транспортных билетов — для железнодорожного (кроме пригородного) и авиационного транспорта;

— дополнительно необходим чек РРО/ПРРО (или расчетная квитанция) — для пригородного железнодорожного, а также морского и речного транспорта;

— подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью — для автомобильного транспорта.

И еще. Если транспортный билет содержит ошибочную информацию (например, в железнодорожном билете неправильно указана фамилия командированного работника), подтверждать возмещаемые расходы он не сможет. В таком случае придется обложить сумму компенсации НДФЛ и ВС (см. письмо ГФСУ от 27.06.2019 г. № 2977/5/99-99-13-02-03-16/ІПК и разъяснение от 23.08.2019 г.**).

** См.: visnuk.com.ua/uk/news/100013931-aktualni-pitannya-schodo-spravlyannya-pdfo-ta-viyskovogo-zboru-u-2019-rotsi.

А если речь об электронных билетах? Требования к подтверждению расходов по ним содержат п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59. И если бюджетникам эти документы подходят, то и обычным предприятиям подойдут***. Рассмотрим их в разрезе видов транспорта.

*** Подтверждают это и налоговики в консультации из подкатегории 102.18 БЗ.

Самолет. Чтобы подтвердить расходы на приобретение электронного авиабилета, к Отчету прилагают:

1) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции (платежное поручение, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета);

2) распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

3) оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.

Заметим: некоторые авиаперевозчики требуют плату за распечатку посадочного талона непосредственно в аэропорту (если пассажир не зарегистрировался онлайн). На наш взгляд, такие расходы тоже надо компенсировать без удержания НДФЛ и ВС. Ведь они напрямую связаны с командировкой. Главное — подтвердить их документально.

А если работник потерял полученный в аэропорту оригинал отрывной части посадочного талона

С разрешения руководителя расходы ему все равно можно возместить. Для этого надо предоставить оригинал справки авиаперевозчика, которая засвидетельствует состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, а также факт использования билета полностью по определенному маршруту (абзац третий п. 12 разд. II Инструкции № 59). Однако налоговики такую компенсацию, вероятно, захотят видеть в составе налогооблагаемого дохода работника, ведь формально будет нарушен п.п. 170.9.1 НКУ, требующий наличия посадочного талона.

Поезд. При покупке электронных железнодорожных билетов подтвердить расходы работника поможет распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59). Если работник дополнительно оплачивал перевозку багажа либо отдельно заказывал услуги (например, пользовался комплектом постельного белья или бронировал место), в качестве подтверждающих документов подойдут распечатанные на бумажном носителе перевозочный документ и/или документ на услуги.

В отличие от авиабилетов, при покупке электронных железнодорожных билетов дополнительный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Ведь распечатанные на бумаге посадочный (перевозочный) документ и документ на услуги и так имеют статус расчетных (п. 5.6 Порядка № 331/137). Отрадно, что этот факт признают и налоговики (см. консультацию в подкатегории 103.17 БЗ и письмо ГФСУ от 24.03.2017 г. № 5972/6/99-99-13-02-03-15).

Автобус. Согласно п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59 в случае интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.

Но здесь будьте осторожны! Действительно, налоговики в консультации из подкатегории 102.18 БЗ не упоминают о расчетном документе в связи с приобретением электронных билетов на автобус. В то же время п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требует наличия расчетных документов о приобретении электронного билета по всем видам транспорта. При этом электронный билет на автобус не считается расчетным документом. Поэтому с целью необложения стоимости проезда на автобусе документ об оплате все-таки следует иметь. Не хотите его прилагать? Тогда получите индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу.

Командировка на автомобиле

Внутри Украины. Начнем с того, что разд. II Инструкции № 59 не содержит норм, которые определяли бы особенности возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (на ГСМ, стоянку, парковку автомобиля, а также расходов, связанных с его техобслуживанием). Ничего о возможности компенсации расходов на служебный автомобиль не говорит и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Следовательно, такие затраты не могут быть компенсированы как командировочные. Но это не значит, что расходы на служебный автомобиль вообще не нужно компенсировать. Ведь предприятие использует служебный автомобиль для поездки работника в рамках своей хоздеятельности. А посему

затраты на использование транспортного средства считаются расходами на хозяйственные нужды

Следовательно, одновременно с авансом на командировку предприятие должно выдать работнику подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку, парковку служебного автомобиля, а также расходов на уплату сборов за проезд по платным дорогам и водным переправам).

После возвращения из командировки работник отчитывается обо всех понесенных расходах. В том числе и о тех, которые связаны с эксплуатацией автомобиля. Причем сумма документально подтвержденных расходов не включается в состав налогооблагаемого дохода физлица (пп. 165.1.11 и 170.9.1 НКУ).

За границей. Загранкомандировки на автомобилях тоже бывают. Пунктом 12 разд. III Инструкции № 59 предусмотрено, что при загранкомандировке на служебном автомобиле работнику предприятия возмещают следующие расходы:

— на ГСМ в соответствии с действующими нормами* за один километр пробега и утвержденным маршрутом, что определяется приказом (распоряжением) руководителя предприятия;

* Налоговики требуют применять Нормы № 43, хотя суды неоднократно констатировали, что этот документ носит рекомендательный характер (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 81, с. 17).

— на техническое обслуживание (далее — ТО);

— на стоянку и парковку;

— сумму сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Все эти расходы можно компенсировать работнику без включения в состав его налогооблагаемого дохода. Понятное дело, если они должным образом документально подтверждены.

При этом обратите внимание: согласно п. 43 Положения № 2 юрлица-резиденты вправе использовать наличную инвалюту с текущих счетов для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за рубежом. То есть расходы на эксплуатацию служебного автомобиля — это, по сути, исключение из общего правила, по которому ТМЦ в загранкомандировке приобретать за наличную инвалюту нельзя (см. подкатегорию 109.14 БЗ).

Важно! В составе подлежащих компенсации расходов на служебный автомобиль в загранкомандировке упомянуты исключительно расходы на ТО. А вот о возмещении расходов на ремонт Инструкция № 59 умалчивает. В связи с этим возникает вопрос: можно ли компенсировать затраты на ремонт автомобиля, проведенный на территории иностранного государства?

Разграничения понятиям «ТО» и «ремонт» дает Положение № 102. Если исходить из норм этого документа, то

ТО и ремонт автомобиля, по сути, разные технологические операции

Учитывая это, лучше всего выполненные работы «подвести» под ТО, чтобы без проблем возместить их стоимость как командировочные расходы. Причем мы считаем, что при этом нужно опираться не на узкое определение термина «техническое обслуживание» из Положения № 102, а на широкое его толкование, согласно которому ТО — это любые операции, восстанавливающие исправность и/или поддерживающие работоспособность транспортного средства. Это вполне обоснованно. Ведь даже Положение № 102 среди видов работ, включаемых в ТО, называет устранение выявленных неисправностей. То есть ремонт.

А если те или иные расходы под ТО не подвести? Тогда речь идет не о командировочных расходах, а о хозяйственных нуждах.

И здесь прежде всего учтите, что наличную оплату ремонтных расходов за рубежом лучше не осуществлять. Ведь в п. 43 Положения № 2 (см. выше) речь только об эксплуатационных расходах, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей. При этом нормативные документы не дают ответа на вопрос, относится ли ремонт к эксплуатационным расходам.

А вот оплатить эти расходы с помощью корпоративной платежной карточки можно. Напомним: согласно п.п. 2 п. 109 Положения № 5 расчеты по торговым внешнеэкономическим договорам с помощью электронных платежных средств в общем случае запрещаются. Однако здесь есть исключение — осуществление таких расчетов по одному внешнеэкономическому договору в один операционный день, если операция по нему не превышает незначительный размер. При этом незначительным размером с 28.04.2020 г. считается сумма, эквивалентная 400 тыс. грн (п.п. 7 п. 2 Положения № 5, ст. 20 Закона № 361). Если оплата ремонтных работ осуществляется таким способом, то, на наш взгляд, никаких проблем с компенсацией их стоимости как расходов на хознужды быть не должно.

Автомобиль принадлежит работнику. Отдельный разговор — когда работник отправился в командировку на собственном автомобиле. Конечно, можно возместить работнику расходы на ГСМ, парковку, техобслуживание для его личного транспортного средства. Однако налоговики такую компенсацию считают дополнительным благом со всеми сопутствующими «прелестями» в виде НДФЛ и ВС (см. подкатегорию 103.02 БЗ).

Более того, на эту сумму придется начислить и ЕСВ как на выплату индивидуального характера, включаемую в фонд оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).

Хотите избежать обложения компенсационных выплат? Заключите с работником — собственником автомобиля договор аренды* либо договор ссуды транспортного средства. Подробнее о вариантах использования личного автомобиля работника в хоздеятельности предприятия вы можете прочитать в спецвыпуске «Налоги & бухучет», 2021, № 48, с. 3.

* В соответствии с ч. 2 ст. 799 ГКУ договор аренды с участием физического лица подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

Кстати, согласно п. 43 Положения № 2 предприятие-резидент имеет право тратить наличную инвалюту на оплату за границей эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием не только собственных, но и арендованных автомобилей.

3.4. Компенсируем расходы на проживание

Далеко не всегда работник прибывает в командировку на один день. Поэтому в большинстве случаев перед работником встает вопрос о проживании. Командированный работник должен где-то переночевать, а это тоже расходы. О них далее и поговорим.

Какие расходы можно компенсировать

В соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ командированному работнику безналогово возмещаются оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глаженье одежды, обуви и белья), оплата найма других жилых помещений и телефонных разговоров.

Более подробный перечень расходов на проживание по месту командировки, подлежащих компенсации, приведен в п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59. Им вполне могут руководствоваться и обычные предприятия при разработке своего Положения о служебных командировках.

Так, согласно упомянутым нормам возмещению подлежат фактические расходы на:

— наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути;

бронирование места в гостинице (мотеле) в размере, не превышающем 50 % стоимости такого места за одни сутки (подробнее см. табл. 3.4);

бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, починка и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 % суммы суточных расходов за все дни проживания;

пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и другие расходы (при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания).

При этом, как указывает Минфин в письме от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534, к категории «другие расходы» относятся прочие предоставленные гостиницей (мотелем) услуги во время проживания командированного работника, которые не вошли в перечень услуг, указанный в Инструкции № 59, и могут быть возмещены в соответствии с законодательством Украины (не запрещены к возмещению). В частности, при командировках как за границу, так и по территории Украины работнику можно компенсировать стоимость пользования кондиционером, Wi-Fi и другими услугами, которые входят в стандартный пакет услуг, предоставляемых гостиницей (см. п. 1.3 Правил № 19).

Также в размерах, согласованных с руководителем предприятия, возмещают расходы на служебные телефонные разговоры (п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59). Для подтверждения того, что разговоры действительно были служебными, работнику желательно заручиться распечаткой телефонных номеров, с которыми он связывался из гостиницы.

Как видим, перечень компенсируемых расходов на проживание достаточно подробный. Но небюджетные предприятия могут его корректировать с помощью собственного Положения о служебных командировках. В связи с этим возникает вопрос о возможности компенсации расходов, связанных с проживанием работника в командировке, но прямо не указанных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и Инструкции № 59. Подробнее об этом — в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Компенсация расходов, связанных с наймом жилого помещения

Вид расходов

Возмещать / не возмещать

Расходы на питание, стоимость которого включена в счет

Согласно абзацу четвертому п. 5 разд. II и п.п. «д» п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59 расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов. Но напомним: для хозрасчетных предприятий Инструкция № 59 — ориентир, а не указ. Поэтому они могут прописать иной порядок возмещения расходов на питание в гостинице в своем Положении о служебных командировках. Тем более что п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ прямо указывает на возможность безналогово компенсировать расходы на питание, включенные в счета на проживание. Таким образом, хозрасчетные предприятия вправе выплачивать своим работникам суточные в полном объеме независимо от стоимости питания, включенного в счета на оплату проживания. Главное — зафиксировать это в Положении о служебных командировках

Расходы на бронирование номера

Небюджетные предприятия вправе компенсировать работнику расходы на бронирование мест в гостинице в полном объеме. Конечно же, при наличии подтверждающих документов. И пусть вас не смущает тот факт, что бюджетные учреждения в этом вопросе ограничены. Согласно п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59 они вправе компенсировать своим командированным работникам расходы за бронирование не более 50 % стоимости места за одни сутки. Но согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ в налогооблагаемый доход не попадают затраты по бронированию мест в гостинице без каких-либо ограничений. То есть такие затраты можно возмещать в их фактическом размере без обложения НДФЛ и ВС

Чаевые, алкоголь, зрелищные мероприятия

Требования п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ предписывают включать в налогооблагаемый доход работника суммы возмещения стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, чаевых, а также плату за зрелищные мероприятия. Исключение составляют случаи, когда работник был вынужден заплатить чаевые, поскольку их сумма включается в счет согласно законодательству страны пребывания. Поэтому если предприятие позволяет своему работнику в командировке иногда выпить или развлечься и даже компенсирует ему расходы на такие «вольности», сделать это можно, но с соответствующим налогообложением

Оплата проживания одного работника в двух- или трехместном номере

Нормы п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливают. Это только в п. 5 разд. II Инструкции № 59 сказано, что расходы на проживание компенсируют в размере расходов на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле). Но эта Инструкция для хозрасчетных предприятий не обязательна к исполнению. Получается, что по решению работодателя работнику могут компенсировать расходы на наем не только одноместного, но и двухместного и даже трехместного номера. Вот только у Минфина и налоговиков на этот счет другое мнение. В своих разъяснениях они неоднократно указывали на то, что расходы на проживание в командировке могут быть компенсированы работнику только в размере стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания (см. письма Минфина от 30.03.2007 г. № 31-18030-07-7/6449, ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415, а также консультацию в подкатегории 103.17 БЗ). А вот если предприятие компенсирует работнику также стоимость второго места в номере, налоговики настаивают на включении такой суммы в налогооблагаемый доход физлица как допблага

Проживание в частном секторе и других жилых помещениях (в том числе санаториях)

Из п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ следует, что не являются объектом обложения НДФЛ (и ВС) расходы на проживание, подтвержденные счетами гостиниц (мотелей) или других лиц, предоставляющих услуги размещения или проживания. Из требований НКУ делаем вывод: компенсировать можно документально подтвержденные расходы на проживание не только в гостиницах (мотелях), но и в других жилых помещениях.

Согласен с таким выводом и Минфин. Его специалисты считают, что командированный работник имеет право снимать помещение в частном секторе или проживать в санатории (см. письмо от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582)

Оплата одним работником стоимости проживания за двоих и более работников

Такое возможно, если работник оплатил проживание в командировке за себя и своих коллег, используя платежную карточку.

Минфин (см. письма от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19) и НБУ (см. письмо от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767) в свое время не возражали против такой оплаты. Однако для подтверждения осуществленных расходов Минфин выдвигал требования к информации, которая приводится в счете гостиницы. По мнению специалистов этого ведомства, счет обязательно должен содержать:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц;

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенные в квитанцию (счет).

Такие документы прилагает к своему Отчету то подотчетное лицо, которое оплатило проживание за сотрудников предприятия и за себя. Налоговики, похоже, согласны, что при надлежащем документальном подтверждении компенсация таких расходов не будет считаться дополнительным благом (см. письмо ГФСУ от 30.11.2018 г. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Хотя встречаются и фискальные разъяснения на этот счет (см. консультацию ГУ ГНС в Днепропетровской обл. от 02.03.2020 г. // dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/410192.html)

Стоимость проживания, если в приказе о направлении в командировку предусмотрена возможность ежедневного возвращения работника к месту постоянной работы

Иногда работника направляют в командировку в такую местность, из которой он может ежедневно возвращаться. Причем работодатель имеет право обязать его каждый день возвращаться к месту постоянной работы. В такой ситуации расходы на проживание работнику не возмещают. Минфин обращал внимание на это еще в письмах от 19.08.2005 г. № 31-03173-079/17641 и от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504. Это значит, если работник вопреки распоряжению руководителя не вернулся из командировки, а заночевал в гостинице, стоимость проживания ему не возмещают. Правда, можно сделать исключение для работников, которые не вернулись из командировки по уважительной причине (например, не было билетов или отменили рейс). В таком случае расходы на проживание компенсировать можно, но не забудьте получить письменные пояснения работника

Стоимость кабельного телевидения

Минфин ранее утверждал (см. письмо от 01.04.2009 г. № 31-18030-07-21/9141), что стоимость кабельного телевидения, указанная в гостиничном счете отдельной строкой, не подлежит компенсации, поскольку Инструкцией № 59 это не предусмотрено. Однако мы считаем, что в силу добровольности применения этой Инструкции предприятиями небюджетной сферы этот вопрос можно урегулировать иначе во внутреннем Положении о служебных командировках

Пользование кондиционером

По мнению Минфина (см. письмо от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534), а также с учетом п. 5 разд. ІІ и п.п. «б» п. 7 разд. III Инструкции № 59 плату за пользование кондиционером возмещают командированному работнику в составе прочих расходов на проживание. Конечно, при условии, что стоимость такой услуги включена в счет на проживание

Страхование в гостинице

В соответствии со ст. 16 Закона № 324/95 гостиницы, являющиеся субъектами туристической деятельности, обязаны заключить договор медицинского страхования и страхования от несчастных случаев проживающих. То есть такое страхование обязательно для гостиниц. Поскольку расходы на страхование входят в стоимость гостиничных услуг, они непосредственно связаны с командировкой. Следовательно, предприятие на основании ст. 121 КЗоТ обязано компенсировать командированному сотруднику расходы на страхование, выделенные в гостиничном счете. Причем такая компенсация, по нашему мнению, не считается дополнительным благом работника и не облагается НДФЛ и ВС

Доплата за раннее заселение / поздний выезд

Согласно п. 1.3 Правил № 19 расчетный час — это час, который установлен в гостинице и при наступлении которого проживающий должен освободить номер в день выезда и после которого осуществляется заселение в гостиницу. В свою очередь, ранний заезд — это заезд проживающего в гостиницу до расчетного часа, а поздний выезд — выезд из гостиницы после расчетного часа в день выезда.

При проживании в гостинице менее одних суток и в случае раннего заезда или позднего выезда гостиница самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг (п. 3.8 Правил № 19). Эта оплата может быть выделена отдельной строкой в гостиничном счете, но все равно относится к услугам по проживанию в гостинице. И при наличии подтверждающих документов стоимость таких услуг, безусловно, подлежит компенсации в полном объеме без налогообложения

Оплата за проживание осуществляется посреднику, а не лицу, предоставляющему услуги проживания

Иногда командированный работник оплачивает услуги по проживанию не напрямую гостиницам, а посредникам (например, турагентствам, квартирно-посредническим организациям и т. п.). Налоговики в письме ГФСУ от 12.12.2018 г. № 5195/5/99-99-13-02-03-16/ІПК настаивают на том, что компенсация таких расходов является дополнительным благом для работника и подлежит обложению в общем порядке. Мы же считаем, что если у работника будут подтверждающие документы (ваучер, документы, подтверждающие бронирование номера в гостинице, договор с посредником, чек на оплату услуг), расходы на проживание в гостинице вполне можно компенсировать без налоговых последствий.

Кстати, в случае возникновения проблем с налоговиками предприятие может найти поддержку в суде (см. постановление Пятого апелляционного админсуда от 16.02.2021 г. по делу № 420/796/20 // reyestr.court.gov.ua/Review/94903051). Подробнее об этом мы писали в «Налоги & бухучет», 2021, № 41, с. 18

Документальное подтверждение расходов

Расходы на проживание возмещают только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Расходы на проживание, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход командированного работника.

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ подтверждающими документами являются счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания.

Типовой формы гостиничного счета на данный момент не существует. В то же время Минфин считает (см. письмо от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020), что в счете должны быть указаны:

— фамилия работника, направленного в командировку;

— срок проживания;

— стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Обратите внимание: согласно п. 14 разд. І Инструкции № 59 подтверждающими документами, позволяющими возмещать командировочные расходы по Украине, являются расчетные документы согласно Закону об РРО и НКУ. То есть, кроме требований НКУ, следует соблюдать еще и нормы Закона об РРО. И хотя Инструкция № 59 для небюджетников не указ, безопаснее все же учесть ее положения.

Напомним: согласно Закону об РРО расчетными документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, могут быть фискальные кассовые чеки РРО/ПРРО или расчетные квитанции. В связи с этим

расходы на проживание желательно подтверждать не только счетом гостиницы, но и чеком РРО/ПРРО (или расчетной квитанцией)

А если командированный работник заселился к предпринимателю-единоналожнику, который не обязан применять РРО/ПРРО? Такой предприниматель все равно должен выдать документ, подтверждающий оплату стоимости проживания (например, свою квитанцию).

Ну и не будем забывать о ситуации, когда работник прибывает в командировку на территорию, где установлен туристический сбор. Согласно п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ плательщиками туристического сбора не являются физлица-резиденты, которые прибыли в командировку.

Чем подтвердить, что поездка работника является командировкой? На наш взгляд, для этого подойдет экземпляр приказа, который следует предъявить сотрудникам гостиницы. На основании этого документа гостиница не будет включать турсбор в счет за проживание (см. письма ГФСУ от 20.03.2019 г. № 1128/6/99-99-12-02-03-15/ІПК и от 02.05.2019 г. № 1927/6/99-99-12-02-03-15/ІПК).

А что делать, если командированному работнику все-таки включили турсбор в счет за проживание? Например, в связи с тем, что он забыл предъявить экземпляр приказа о направлении в командировку. Подлежат ли компенсации работнику уплаченные им суммы турсбора? Конечно, по решению руководителя предприятие может компенсировать командированному лицу сумму уплаченного им турсбора. Но согласно п. 170.9 НКУ в доход работника не попадает сумма каких-либо налогов и сборов, если они подлежат уплате, в связи с осуществлением командировочных расходов. А сумма турсбора по закону при командировках уплате не подлежит.

Таким образом, если предприятие компенсирует турсбор, такая сумма попадет в доход работника как дополнительное благо. Об этом же говорят налоговики в консультации из подкатегории 103.17 БЗ.

3.5. Компенсация прочих расходов

Кроме суточных, расходов на проезд и проживание, законодательство разрешает возмещать командированным работникам без налогообложения некоторые дополнительные расходы. В частности, согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ это затраты на:

— оформление заграничных паспортов;

— оформление разрешений на въезд (виз);

— оплату стоимости обязательного страхования;

— прочие документально подтвержденные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командирования, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Например, среди обязательных расходов, связанных с правилами въезда, можно назвать ПЦР-тесты на COVID-19, без которых попасть в отдельные страны невозможно. Также отрицательный результат тестирования зачастую является обязательным условием для посадки на самолет. Соответственно, такие расходы можно считать командировочными и компенсировать работнику без налогообложения.

А вот стоимость тестирования на COVID-19, которое работники проходят в Украине при возвращении из загранкомандировки, чтобы не уходить на самоизоляцию, к командировочным расходам не относится. Эти суммы можно безналогово возместить как расходы на медицинское обслуживание согласно п.п. 165.1.19 НКУ (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 45, с. 28; № 48, с. 47).

Комиссионные расходы

Согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 работнику также возмещают (при наличии документального подтверждения оплаты) комиссионные расходы при обмене валюты и суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карточек и наличных (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки). В частности, компенсации подлежат расходы, связанные с:

а) перечислением аванса на текущий счет работника и возвратом средств со счета работника на счет предприятия;

б) переводом денежных средств электронными платежными средствами — в безналичной форме;

в) проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карточки;

г) получением наличности с применением платежной карточки;

д) конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки;

е) получением выписки банка — эмитента платежной карточки.

Рекомендуем продублировать этот перечень в Положении о служебных командировках вашего предприятия.

И хотя о компенсации этих расходов НКУ прямо не говорит, но есть основания полагать, что налоговики позволят не облагать такие суммы, поскольку они связаны с командировкой и названы Минфином как обязательные к возмещению.

Оформление загранпаспортов и виз

Главное, что следует помнить о расходах на оформление загранпаспортов и виз:

для того чтобы такие расходы можно было отнести к командировочным, оформление паспорта и визы нужно начинать после издания приказа о командировке

Для большей уверенности в приказе следует указать, что расходы на паспорт и визы необходимы для поездки в командировку за границу. Если соблюсти это условие, средства, выданные работнику на оформление загранпаспорта и визы, как часть расходов на загранкомандировку, не включают в облагаемый доход работника.

Аванс на оформление загранпаспорта и визы, как правило, выдают отдельно от аванса на другие расходы, связанные с командировкой. Ведь паспорт и визу в большинстве случаев надо оформить заранее, а не прямо перед поездкой в командировку. При этом работник после оформления загранпаспорта и визы должен отчитаться о понесенных расходах. К Отчету обязательно прилагают оригиналы документов, подтверждающих оплату стоимости загранпаспорта и визы. А второй аванс (на суточные, проживание, проезд и пр.) можно выдавать работнику только после того, как он отчитается по первому авансу (п. 19 Положения № 148).

А можно ли профинансировать такие затраты из общей суммы расходов на командировку?

В принципе, да. Ведь если приказ о командировке уже оформлен, то и выдавать аванс на такую командировку можно за несколько недель до фактической поездки. В этом случае работник обязан отчитаться по всем командировочным расходам, в том числе на оформление загранпаспорта и визы, после возвращения из командировки.

Предположим, загранпаспорт и виза работником уже оформлены, расходы понесены, однако командировку пришлось отменить. И что в таком случае делать с затратами на оформление этих документов? На наш взгляд, если загранкомандировка не состоялась по не зависящим от работника причинам, уже понесенные на оформление загранпаспорта и визы расходы (если они будут компенсированы) нельзя считать налогооблагаемым доходом работника. Но для этого не забудьте оформить приказ об отмене командировки.

Обязательное страхование

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ в случае, когда законы страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзит, предусматривают обязательное страхование жизни или здоровья командированного лица либо его гражданской ответственности (в случае командировки на автомобиле), то расходы на такое страхование при возмещении не включают в налогооблагаемый доход командированного лица.

Из этой нормы НКУ следует, что при компенсации и налогообложении страховых расходов нужно исходить из их обязательности. То есть:

— если для въезда в страну командирования наличие страхового полиса обязательно, то расходы на его приобретение можно компенсировать работнику без удержания с этой суммы НДФЛ и ВС (конечно, если есть документальное подтверждение расходов на оплату страхового полиса);

— если наличие страховки для въезда в страну не обязательно, а ее оформление — частная инициатива работодателя, тогда работник не имеет права на необлагаемую компенсацию ее стоимости.

Обратите внимание! Согласно п. 15 разд. III Инструкции № 59 если в государстве, в которое командируют работника, медицинскую помощь иностранным гражданам оказывают бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается. Информацию о государствах, при командировании в которые гражданам Украины оказывается неотложная медицинская помощь на бесплатной основе, см. на сайте Минздрава (moz.gov.ua/en/likuvannja-za-kordonom).

Кроме того, Инструкция № 59 определяет исчерпывающий перечень страховых случаев, которые могут быть включены в страховой полис, чтобы работодатель имел право возместить расходы на него. Однако небюджетные предприятия могут не обращать внимания на эти ограничения. И если страховка обязательна, можно приобретать ее не с минимальным «покрытием», а застраховать работника как полагается.

3.6. Приобретение ТМЦ в командировке

Прежде всего учтите, что такие расходы не считаются командировочными, а являются расходами на хознужды. При этом командированный работник, приобретая ТМЦ для нужд предприятия, действует от имени своего работодателя. В связи с этим появляются определенные ограничения.

В частности, если в командировке по территории Украины работник может приобретать ТМЦ и за наличные, и с применением платежной карточки, то с командировками за границу сложнее. Ведь расчеты по внешнеэкономическим операциям должны осуществляться через текущие счета субъектов хозяйствования в иностранной валюте (п. 16 Положения № 5).

Исключение из этого правила есть только для (пп. 42 и 43 Положения № 2):

— командировочных расходов. Но, как мы уже сказали, в этом случае речь не о них;

представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей;

— оплаты эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей.

Приобретать любые другие ТМЦ за наличную инвалюту в командировке работник не имеет права

Обращают на это внимание и налоговики (см. подкатегорию 109.14 БЗ).

А если за ТМЦ в загранкомандировке рассчитаться безналом с использованием корпоративной платежной карточки? Из п.п. 2 п. 109 Положения № 5 следует, что расчеты с использованием электронных платежных средств по внешнеэкономическим договорам субъектам хозяйствования в общем случае тоже запрещены. Исключение — осуществление таких расчетов по одному внешнеэкономическому договору в один операционный день, если операция по нему не превышает незначительный размер. Разрешение на такие операции с применением карточки содержится и в п. 321 Положения № 2.

Напомним: с 28.04.2020 г. незначительной является сумма, эквивалентная 400000 грн (п.п. 7 п. 2 Положения № 5 и ст. 20 Закона № 361). Поэтому если вы впишетесь в эту сумму, в принципе, можно приобрести ТМЦ за границей с применением корпоративной карточки.

Если же работник все же покупает ТМЦ за границей за наличные, пусть делает это от своего имени за свои деньги. Для того чтобы возместить работнику его затраты, предприятие может уже потом купить у своего работника приобретенные им за границей ТМЦ. То есть в Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, стоимость таких ТМЦ не включается!

При этом помните, что работник должен соблюсти установленные законодательством правила перемещения валютных ценностей через таможенную границу Украины. Напомним: сумму, равную или превышающую эквивалент 10000 евро, надо письменно декларировать в полном объеме (п. 6 Положения № 3). Кроме того, необходимо соблюдать требования о таможенном оформлении приобретенного товара при его ввозе на территорию Украины.

Однако предупреждаем:

при таком способе компенсации затрат стоимость ТМЦ, выплаченную работнику, придется включить в его налогооблагаемый доход

Чтобы полностью возместить работнику всю потраченную им сумму, на стоимость ТМЦ нужно «накрутить» НДФЛ и ВС. Для этого используйте коэффициент (К), рассчитанный по формуле:

К = 100 : (100 - Сн - СВС),

где Сн — ставка НДФЛ;

СВС — ставка ВС.

С учетом этого коэффициента и следует устанавливать цену в договоре купли-продажи с работником. Больше о налогообложении доходов физлиц от продажи движимого имущества см. в «Налоги & бухучет», 2021, № 48, с. 21.

Учтите: расчеты с работником следует осуществлять в гривнях с учетом ограничения суммы наличных расчетов, предусмотренного п. 6 Положения № 148, — 50000 грн в день (включительно) по одному или нескольким платежным документам.

Кстати, соблюдать ограничения, предусмотренные Положением № 148, должен и сам работник в случае приобретения им ТМЦ для нужд предприятия за наличные в командировке по Украине.

Причем здесь необходимо помнить о том, что действует он от имени своего работодателя. А значит, при закупке ТМЦ у субъектов хозяйствования действует 10-тысячное ограничение (а не 50-тысячное, как при расчетах между субъектом хозяйствования и физли- цом).

Это подтверждают и налоговики в консультации из подкатегории 109.13 БЗ.

Также не забудьте, что

в случае приобретения командированным работником ТМЦ для нужд предприятия у ФЛП предприятие обязано отразить выплаченный таким предпринимателям доход в приложении 4ДФ с признаком «157»

И еще один интересный момент. Ранее налоговики настаивали: если при закупке ТМЦ для нужд предприятия работник использовал собственные средства, сумму компенсации следует включить в его налогооблагаемый доход. Однако впоследствии благодаря ОНК № 181 налоговики согласились с тем, что порядок налогообложения не зависит от того, была произведена предварительная выплата средств под отчет или нет (см. подкатегорию 103.04 БЗ). Главное, чтобы такая закупка осуществлялась в рамках выполнения работником своих трудовых обязанностей.

В связи с этим для перестраховки имеет смысл указать в трудовом договоре (должностной инструкции) работника, что в его должностные обязанности входит закупка товаров, работ, услуг для нужд предприятия.

выводы

  • Расходы, связанные с командировкой, подлежат компенсации только при наличии оригиналов подтверждающих документов.
  • Не облагаемый НДФЛ и ВС размер суточных в 2021 году составляет: 600 грн — при командировании по Украине и 80 евро — при заграничной командировке.
  • Стоимость ГСМ, использованных при командировке по Украине на служебном автомобиле, возмещается как расходы на хознужды.
  • Расходы на оплату страхового полиса можно компенсировать без удержания НДФЛ и ВС, только если его приобретение обязательно в соответствии с законодательством страны командирования.
  • Приобретать ТМЦ для нужд предприятия в заграничной командировке за счет наличных средств запрещено.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше