Возмещаем командировочные расходы (ч. 2)

3.3. Компенсируем расходы на проезд

Для того чтобы добраться до места командировки, работнику в любом случае придется воспользоваться каким-либо видом транспорта. Поэтому расходы на проезд — важная и обязательная статья командировочных расходов. Когда и как такие расходы подлежат компенсации? Давайте разбираться!

Расходы, которые можно компенсировать

Посмотрим на п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Согласно этой норме не являются доходом физлица и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Как видим, перечень расходов, которые НКУ включает в понятие «расходы на проезд», прописан не очень подробно. Поэтому более детально состав расходов на проезд, подлежащих компенсации, желательно оговорить в Положении о служебных командировках. При этом вполне можно воспользоваться «подсказками», содержащимися в Инструкции № 59. Указанный нормативный документ разрешает компенсировать командированным работникам (п. 6 разд. II, пп. 7 и 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):

— проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки,

При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.

Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Такие расходы не являются излишне израсходованными средствами;

— проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;

— расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. При этом согласно п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия. Однако считаем, что хозрасчетные предприятия обязаны выполнять это требование, только если предусмотрят подобную норму в Положении о служебных командировках. В таком случае маршрут утверждает руководитель предприятия при направлении работника в командировку (если он известен предварительно) или после возвращения из командировки и предоставления Отчета (см. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365);

— расходы на перевозку багажа. Инструкция № 59 вводит ограничение для бюджетников в отношении компенсации таких расходов. В частности, если вес багажа превышает вес, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, то такие расходы возмещают с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Однако хозрасчетных предприятий это не касается. Если, конечно, такая норма не будет предусмотрена в Положении о служебных командировках;

— пользование постельными принадлежностями в поездах;

— бронирование транспортных билетов;

— страховые платежи на транспорте;

— оплату аэропортовых сборов.

При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при условии документального подтверждения расходов. В противном случае расходы либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением суммы компенсации в налогооблагаемый доход работника.

Заметим: в отношении компенсации отдельных видов транспортных расходов командированных работников возникают вопросы. Далее в табл. 3.3 рассмотрим основные из них.

Таблица 3.3. Особенности возмещения некоторых транспортных расходов

Теперь о компенсации расходов на проезд, если работник задержался в командировке без уважительных причин.

Как вы уже знаете, за дни задержки в командировке без уважительной причины работнику не выплачивают зарплату, а также не возмещают суточные и прочие расходы. Такое требование установлено в абзаце третьем п. 10 разд. II и абзаце пятом п. 4 разд. III Инструкции № 59.

В то же время, по нашему мнению,

Согласитесь, работник в любом случае должен вернуться к месту постоянной работы. И если он отбывает в командировку раньше либо возвращается позже, это в общем случае не приводит к увеличению суммы его расходов на проезд. Такие расходы все равно возникли бы. Следовательно, возмещая работнику стоимость проезда, предприятие не завышает величину командировочных расходов.

Такой же вывод следует из абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59. В нем указано, что расходы на проезд возмещаются даже тогда, когда дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника к месту постоянной работы согласно приказу о командировке.

Заметим, что отдельные налогоплательщики смогли «добыть» для себя налоговые консультации, подтверждающие эту точку зрения, только через суд. Так, под давлением слуг Фемиды фискалы в письме ГФСУ от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК согласились с тем, что компенсация расходов на проезд на основании билета, дата на котором не совпадает с датой в приказе о командировке, не является дополнительным благом работника. При этом, по их мнению, задержка в командировке должна быть согласована с работодателем.

А вот если обратный билет был приобретен заранее и работник во время командировки сдал его и купил новый обратный билет с более поздней датой, ситуация другая. По нашему мнению, работодатель имеет право не компенсировать работнику сумму комиссионных сборов, которые удерживает перевозчик при возврате проездного документа, а также частичную потерю стоимости возвращенного билета (если таковая была). Ведь расходы, понесенные в связи с возвратом транспортных билетов, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59). Считаем, что этот вопрос надо оговорить в Положении о служебных командировках.

Документальное подтверждение расходов

Главное условие для компенсации любых транспортных расходов — это наличие подтверждающих документов. В соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ такими документами являются транспортные билеты, транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона*, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе по чартерным рейсам.

* Если обязательность посадочного талона предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта.

При этом напомним, что согласно п. 4 ст. 9 Закона об РРО регистраторы расчетных операций и расчетные книжки (далее — РК) не применяют при продаже проездных и перевозочных документов на:

— железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов;

— автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Если объединить требования НКУ и Закона об РРО, приходим к выводу, что для подтверждения расходов на проезд по бумажным билетам:

— достаточно оригиналов транспортных билетов — для железнодорожного (кроме пригородного) и авиационного транспорта;

— дополнительно необходим чек РРО/ПРРО (или расчетная квитанция) — для пригородного железнодорожного, а также морского и речного транспорта;

— подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью — для автомобильного транспорта.

И еще. Если транспортный билет содержит ошибочную информацию (например, в железнодорожном билете неправильно указана фамилия командированного работника), подтверждать возмещаемые расходы он не сможет. В таком случае придется обложить сумму компенсации НДФЛ и ВС (см. письмо ГФСУ от 27.06.2019 г. № 2977/5/99-99-13-02-03-16/ІПК и разъяснение от 23.08.2019 г.**).

** См.: visnuk.com.ua/uk/news/100013931-aktualni-pitannya-schodo-spravlyannya-pdfo-ta-viyskovogo-zboru-u-2019-rotsi.

А если речь об электронных билетах? Требования к подтверждению расходов по ним содержат п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59. И если бюджетникам эти документы подходят, то и обычным предприятиям подойдут***. Рассмотрим их в разрезе видов транспорта.

*** Подтверждают это и налоговики в консультации из подкатегории 102.18 БЗ.

Самолет. Чтобы подтвердить расходы на приобретение электронного авиабилета, к Отчету прилагают:

1) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции (платежное поручение, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета);

2) распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

3) оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.

Заметим: некоторые авиаперевозчики требуют плату за распечатку посадочного талона непосредственно в аэропорту (если пассажир не зарегистрировался онлайн). На наш взгляд, такие расходы тоже надо компенсировать без удержания НДФЛ и ВС. Ведь они напрямую связаны с командировкой. Главное — подтвердить их документально.

С разрешения руководителя расходы ему все равно можно возместить. Для этого надо предоставить оригинал справки авиаперевозчика, которая засвидетельствует состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, а также факт использования билета полностью по определенному маршруту (абзац третий п. 12 разд. II Инструкции № 59). Однако налоговики такую компенсацию, вероятно, захотят видеть в составе налогооблагаемого дохода работника, ведь формально будет нарушен п.п. 170.9.1 НКУ, требующий наличия посадочного талона.

Поезд. При покупке электронных железнодорожных билетов подтвердить расходы работника поможет распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59). Если работник дополнительно оплачивал перевозку багажа либо отдельно заказывал услуги (например, пользовался комплектом постельного белья или бронировал место), в качестве подтверждающих документов подойдут распечатанные на бумажном носителе перевозочный документ и/или документ на услуги.

В отличие от авиабилетов, при покупке электронных железнодорожных билетов дополнительный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Ведь распечатанные на бумаге посадочный (перевозочный) документ и документ на услуги и так имеют статус расчетных (п. 5.6 Порядка № 331/137). Отрадно, что этот факт признают и налоговики (см. консультацию в подкатегории 103.17 БЗ и письмо ГФСУ от 24.03.2017 г. № 5972/6/99-99-13-02-03-15).

Автобус. Согласно п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59 в случае интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.

Но здесь будьте осторожны! Действительно, налоговики в консультации из подкатегории 102.18 БЗ не упоминают о расчетном документе в связи с приобретением электронных билетов на автобус. В то же время п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требует наличия расчетных документов о приобретении электронного билета по всем видам транспорта. При этом электронный билет на автобус не считается расчетным документом. Поэтому с целью необложения стоимости проезда на автобусе документ об оплате все-таки следует иметь. Не хотите его прилагать? Тогда получите индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу.

Командировка на автомобиле

Внутри Украины. Начнем с того, что разд. II Инструкции № 59 не содержит норм, которые определяли бы особенности возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (на ГСМ, стоянку, парковку автомобиля, а также расходов, связанных с его техобслуживанием). Ничего о возможности компенсации расходов на служебный автомобиль не говорит и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Следовательно, такие затраты не могут быть компенсированы как командировочные. Но это не значит, что расходы на служебный автомобиль вообще не нужно компенсировать. Ведь предприятие использует служебный автомобиль для поездки работника в рамках своей хоздеятельности. А посему

Следовательно, одновременно с авансом на командировку предприятие должно выдать работнику подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку, парковку служебного автомобиля, а также расходов на уплату сборов за проезд по платным дорогам и водным переправам).

После возвращения из командировки работник отчитывается обо всех понесенных расходах. В том числе и о тех, которые связаны с эксплуатацией автомобиля. Причем сумма документально подтвержденных расходов не включается в состав налогооблагаемого дохода физлица (пп. 165.1.11 и 170.9.1 НКУ).

За границей. Загранкомандировки на автомобилях тоже бывают. Пунктом 12 разд. III Инструкции № 59 предусмотрено, что при загранкомандировке на служебном автомобиле работнику предприятия возмещают следующие расходы:

— на ГСМ в соответствии с действующими нормами* за один километр пробега и утвержденным маршрутом, что определяется приказом (распоряжением) руководителя предприятия;

* Налоговики требуют применять Нормы № 43, хотя суды неоднократно констатировали, что этот документ носит рекомендательный характер (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 81, с. 17).

— на техническое обслуживание (далее — ТО);

— на стоянку и парковку;

— сумму сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Все эти расходы можно компенсировать работнику без включения в состав его налогооблагаемого дохода. Понятное дело, если они должным образом документально подтверждены.

При этом обратите внимание: согласно п. 43 Положения № 2 юрлица-резиденты вправе использовать наличную инвалюту с текущих счетов для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за рубежом. То есть расходы на эксплуатацию служебного автомобиля — это, по сути, исключение из общего правила, по которому ТМЦ в загранкомандировке приобретать за наличную инвалюту нельзя (см. подкатегорию 109.14 БЗ).

Важно! В составе подлежащих компенсации расходов на служебный автомобиль в загранкомандировке упомянуты исключительно расходы на ТО. А вот о возмещении расходов на ремонт Инструкция № 59 умалчивает. В связи с этим возникает вопрос: можно ли компенсировать затраты на ремонт автомобиля, проведенный на территории иностранного государства?

Разграничения понятиям «ТО» и «ремонт» дает Положение № 102. Если исходить из норм этого документа, то

Учитывая это, лучше всего выполненные работы «подвести» под ТО, чтобы без проблем возместить их стоимость как командировочные расходы. Причем мы считаем, что при этом нужно опираться не на узкое определение термина «техническое обслуживание» из Положения № 102, а на широкое его толкование, согласно которому ТО — это любые операции, восстанавливающие исправность и/или поддерживающие работоспособность транспортного средства. Это вполне обоснованно. Ведь даже Положение № 102 среди видов работ, включаемых в ТО, называет устранение выявленных неисправностей. То есть ремонт.

А если те или иные расходы под ТО не подвести? Тогда речь идет не о командировочных расходах, а о хозяйственных нуждах.

И здесь прежде всего учтите, что наличную оплату ремонтных расходов за рубежом лучше не осуществлять. Ведь в п. 43 Положения № 2 (см. выше) речь только об эксплуатационных расходах, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей. При этом нормативные документы не дают ответа на вопрос, относится ли ремонт к эксплуатационным расходам.

А вот оплатить эти расходы с помощью корпоративной платежной карточки можно. Напомним: согласно п.п. 2 п. 109 Положения № 5 расчеты по торговым внешнеэкономическим договорам с помощью электронных платежных средств в общем случае запрещаются. Однако здесь есть исключение — осуществление таких расчетов по одному внешнеэкономическому договору в один операционный день, если операция по нему не превышает незначительный размер. При этом незначительным размером с 28.04.2020 г. считается сумма, эквивалентная 400 тыс. грн (п.п. 7 п. 2 Положения № 5, ст. 20 Закона № 361). Если оплата ремонтных работ осуществляется таким способом, то, на наш взгляд, никаких проблем с компенсацией их стоимости как расходов на хознужды быть не должно.

Автомобиль принадлежит работнику. Отдельный разговор — когда работник отправился в командировку на собственном автомобиле. Конечно, можно возместить работнику расходы на ГСМ, парковку, техобслуживание для его личного транспортного средства. Однако налоговики такую компенсацию считают дополнительным благом со всеми сопутствующими «прелестями» в виде НДФЛ и ВС (см. подкатегорию 103.02 БЗ).

Более того, на эту сумму придется начислить и ЕСВ как на выплату индивидуального характера, включаемую в фонд оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).

Хотите избежать обложения компенсационных выплат? Заключите с работником — собственником автомобиля договор аренды* либо договор ссуды транспортного средства. Подробнее о вариантах использования личного автомобиля работника в хоздеятельности предприятия вы можете прочитать в спецвыпуске «Налоги & бухучет», 2021, № 48, с. 3.

* В соответствии с ч. 2 ст. 799 ГКУ договор аренды с участием физического лица подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

Кстати, согласно п. 43 Положения № 2 предприятие-резидент имеет право тратить наличную инвалюту на оплату за границей эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием не только собственных, но и арендованных автомобилей.

3.4. Компенсируем расходы на проживание

Далеко не всегда работник прибывает в командировку на один день. Поэтому в большинстве случаев перед работником встает вопрос о проживании. Командированный работник должен где-то переночевать, а это тоже расходы. О них далее и поговорим.

Какие расходы можно компенсировать

В соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ командированному работнику безналогово возмещаются оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глаженье одежды, обуви и белья), оплата найма других жилых помещений и телефонных разговоров.

Более подробный перечень расходов на проживание по месту командировки, подлежащих компенсации, приведен в п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59. Им вполне могут руководствоваться и обычные предприятия при разработке своего Положения о служебных командировках.

Так, согласно упомянутым нормам возмещению подлежат фактические расходы на:

— наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути;

— бронирование места в гостинице (мотеле) в размере, не превышающем 50 % стоимости такого места за одни сутки (подробнее см. табл. 3.4);

— бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, починка и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 % суммы суточных расходов за все дни проживания;

— пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и другие расходы (при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания).

При этом, как указывает Минфин в письме от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534, к категории «другие расходы» относятся прочие предоставленные гостиницей (мотелем) услуги во время проживания командированного работника, которые не вошли в перечень услуг, указанный в Инструкции № 59, и могут быть возмещены в соответствии с законодательством Украины (не запрещены к возмещению). В частности, при командировках как за границу, так и по территории Украины работнику можно компенсировать стоимость пользования кондиционером, Wi-Fi и другими услугами, которые входят в стандартный пакет услуг, предоставляемых гостиницей (см. п. 1.3 Правил № 19).

Также в размерах, согласованных с руководителем предприятия, возмещают расходы на служебные телефонные разговоры (п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59). Для подтверждения того, что разговоры действительно были служебными, работнику желательно заручиться распечаткой телефонных номеров, с которыми он связывался из гостиницы.

Как видим, перечень компенсируемых расходов на проживание достаточно подробный. Но небюджетные предприятия могут его корректировать с помощью собственного Положения о служебных командировках. В связи с этим возникает вопрос о возможности компенсации расходов, связанных с проживанием работника в командировке, но прямо не указанных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и Инструкции № 59. Подробнее об этом — в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Компенсация расходов, связанных с наймом жилого помещения

Документальное подтверждение расходов

Расходы на проживание возмещают только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Расходы на проживание, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход командированного работника.

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ подтверждающими документами являются счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания.

Типовой формы гостиничного счета на данный момент не существует. В то же время Минфин считает (см. письмо от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020), что в счете должны быть указаны:

— фамилия работника, направленного в командировку;

— срок проживания;

— стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Обратите внимание: согласно п. 14 разд. І Инструкции № 59 подтверждающими документами, позволяющими возмещать командировочные расходы по Украине, являются расчетные документы согласно Закону об РРО и НКУ. То есть, кроме требований НКУ, следует соблюдать еще и нормы Закона об РРО. И хотя Инструкция № 59 для небюджетников не указ, безопаснее все же учесть ее положения.

Напомним: согласно Закону об РРО расчетными документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, могут быть фискальные кассовые чеки РРО/ПРРО или расчетные квитанции. В связи с этим

А если командированный работник заселился к предпринимателю-единоналожнику, который не обязан применять РРО/ПРРО? Такой предприниматель все равно должен выдать документ, подтверждающий оплату стоимости проживания (например, свою квитанцию).

Ну и не будем забывать о ситуации, когда работник прибывает в командировку на территорию, где установлен туристический сбор. Согласно п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ плательщиками туристического сбора не являются физлица-резиденты, которые прибыли в командировку.

Чем подтвердить, что поездка работника является командировкой? На наш взгляд, для этого подойдет экземпляр приказа, который следует предъявить сотрудникам гостиницы. На основании этого документа гостиница не будет включать турсбор в счет за проживание (см. письма ГФСУ от 20.03.2019 г. № 1128/6/99-99-12-02-03-15/ІПК и от 02.05.2019 г. № 1927/6/99-99-12-02-03-15/ІПК).

А что делать, если командированному работнику все-таки включили турсбор в счет за проживание? Например, в связи с тем, что он забыл предъявить экземпляр приказа о направлении в командировку. Подлежат ли компенсации работнику уплаченные им суммы турсбора? Конечно, по решению руководителя предприятие может компенсировать командированному лицу сумму уплаченного им турсбора. Но согласно п. 170.9 НКУ в доход работника не попадает сумма каких-либо налогов и сборов, если они подлежат уплате, в связи с осуществлением командировочных расходов. А сумма турсбора по закону при командировках уплате не подлежит.

Таким образом, если предприятие компенсирует турсбор, такая сумма попадет в доход работника как дополнительное благо. Об этом же говорят налоговики в консультации из подкатегории 103.17 БЗ.

3.5. Компенсация прочих расходов

Кроме суточных, расходов на проезд и проживание, законодательство разрешает возмещать командированным работникам без налогообложения некоторые дополнительные расходы. В частности, согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ это затраты на:

— оформление заграничных паспортов;

— оформление разрешений на въезд (виз);

— оплату стоимости обязательного страхования;

— прочие документально подтвержденные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командирования, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Например, среди обязательных расходов, связанных с правилами въезда, можно назвать ПЦР-тесты на COVID-19, без которых попасть в отдельные страны невозможно. Также отрицательный результат тестирования зачастую является обязательным условием для посадки на самолет. Соответственно, такие расходы можно считать командировочными и компенсировать работнику без налогообложения.

А вот стоимость тестирования на COVID-19, которое работники проходят в Украине при возвращении из загранкомандировки, чтобы не уходить на самоизоляцию, к командировочным расходам не относится. Эти суммы можно безналогово возместить как расходы на медицинское обслуживание согласно п.п. 165.1.19 НКУ (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 45, с. 28; № 48, с. 47).

Комиссионные расходы

Согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 работнику также возмещают (при наличии документального подтверждения оплаты) комиссионные расходы при обмене валюты и суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карточек и наличных (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки). В частности, компенсации подлежат расходы, связанные с:

а) перечислением аванса на текущий счет работника и возвратом средств со счета работника на счет предприятия;

б) переводом денежных средств электронными платежными средствами — в безналичной форме;

в) проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карточки;

г) получением наличности с применением платежной карточки;

д) конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки;

е) получением выписки банка — эмитента платежной карточки.

Рекомендуем продублировать этот перечень в Положении о служебных командировках вашего предприятия.

И хотя о компенсации этих расходов НКУ прямо не говорит, но есть основания полагать, что налоговики позволят не облагать такие суммы, поскольку они связаны с командировкой и названы Минфином как обязательные к возмещению.

Оформление загранпаспортов и виз

Главное, что следует помнить о расходах на оформление загранпаспортов и виз:

Для большей уверенности в приказе следует указать, что расходы на паспорт и визы необходимы для поездки в командировку за границу. Если соблюсти это условие, средства, выданные работнику на оформление загранпаспорта и визы, как часть расходов на загранкомандировку, не включают в облагаемый доход работника.

Аванс на оформление загранпаспорта и визы, как правило, выдают отдельно от аванса на другие расходы, связанные с командировкой. Ведь паспорт и визу в большинстве случаев надо оформить заранее, а не прямо перед поездкой в командировку. При этом работник после оформления загранпаспорта и визы должен отчитаться о понесенных расходах. К Отчету обязательно прилагают оригиналы документов, подтверждающих оплату стоимости загранпаспорта и визы. А второй аванс (на суточные, проживание, проезд и пр.) можно выдавать работнику только после того, как он отчитается по первому авансу (п. 19 Положения № 148).

А можно ли профинансировать такие затраты из общей суммы расходов на командировку?

В принципе, да. Ведь если приказ о командировке уже оформлен, то и выдавать аванс на такую командировку можно за несколько недель до фактической поездки. В этом случае работник обязан отчитаться по всем командировочным расходам, в том числе на оформление загранпаспорта и визы, после возвращения из командировки.

Предположим, загранпаспорт и виза работником уже оформлены, расходы понесены, однако командировку пришлось отменить. И что в таком случае делать с затратами на оформление этих документов? На наш взгляд, если загранкомандировка не состоялась по не зависящим от работника причинам, уже понесенные на оформление загранпаспорта и визы расходы (если они будут компенсированы) нельзя считать налогооблагаемым доходом работника. Но для этого не забудьте оформить приказ об отмене командировки.

Обязательное страхование

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ в случае, когда законы страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзит, предусматривают обязательное страхование жизни или здоровья командированного лица либо его гражданской ответственности (в случае командировки на автомобиле), то расходы на такое страхование при возмещении не включают в налогооблагаемый доход командированного лица.

Из этой нормы НКУ следует, что при компенсации и налогообложении страховых расходов нужно исходить из их обязательности. То есть:

— если для въезда в страну командирования наличие страхового полиса обязательно, то расходы на его приобретение можно компенсировать работнику без удержания с этой суммы НДФЛ и ВС (конечно, если есть документальное подтверждение расходов на оплату страхового полиса);

— если наличие страховки для въезда в страну не обязательно, а ее оформление — частная инициатива работодателя, тогда работник не имеет права на необлагаемую компенсацию ее стоимости.

Обратите внимание! Согласно п. 15 разд. III Инструкции № 59 если в государстве, в которое командируют работника, медицинскую помощь иностранным гражданам оказывают бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается. Информацию о государствах, при командировании в которые гражданам Украины оказывается неотложная медицинская помощь на бесплатной основе, см. на сайте Минздрава (moz.gov.ua/en/likuvannja-za-kordonom).

Кроме того, Инструкция № 59 определяет исчерпывающий перечень страховых случаев, которые могут быть включены в страховой полис, чтобы работодатель имел право возместить расходы на него. Однако небюджетные предприятия могут не обращать внимания на эти ограничения. И если страховка обязательна, можно приобретать ее не с минимальным «покрытием», а застраховать работника как полагается.

3.6. Приобретение ТМЦ в командировке

Прежде всего учтите, что такие расходы не считаются командировочными, а являются расходами на хознужды. При этом командированный работник, приобретая ТМЦ для нужд предприятия, действует от имени своего работодателя. В связи с этим появляются определенные ограничения.

В частности, если в командировке по территории Украины работник может приобретать ТМЦ и за наличные, и с применением платежной карточки, то с командировками за границу сложнее. Ведь расчеты по внешнеэкономическим операциям должны осуществляться через текущие счета субъектов хозяйствования в иностранной валюте (п. 16 Положения № 5).

Исключение из этого правила есть только для (пп. 42 и 43 Положения № 2):

— командировочных расходов. Но, как мы уже сказали, в этом случае речь не о них;

— представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей;

— оплаты эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей.

Обращают на это внимание и налоговики (см. подкатегорию 109.14 БЗ).

А если за ТМЦ в загранкомандировке рассчитаться безналом с использованием корпоративной платежной карточки? Из п.п. 2 п. 109 Положения № 5 следует, что расчеты с использованием электронных платежных средств по внешнеэкономическим договорам субъектам хозяйствования в общем случае тоже запрещены. Исключение — осуществление таких расчетов по одному внешнеэкономическому договору в один операционный день, если операция по нему не превышает незначительный размер. Разрешение на такие операции с применением карточки содержится и в п. 32¹ Положения № 2.

Напомним: с 28.04.2020 г. незначительной является сумма, эквивалентная 400000 грн (п.п. 7 п. 2 Положения № 5 и ст. 20 Закона № 361). Поэтому если вы впишетесь в эту сумму, в принципе, можно приобрести ТМЦ за границей с применением корпоративной карточки.

Если же работник все же покупает ТМЦ за границей за наличные, пусть делает это от своего имени за свои деньги. Для того чтобы возместить работнику его затраты, предприятие может уже потом купить у своего работника приобретенные им за границей ТМЦ. То есть в Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, стоимость таких ТМЦ не включается!

При этом помните, что работник должен соблюсти установленные законодательством правила перемещения валютных ценностей через таможенную границу Украины. Напомним: сумму, равную или превышающую эквивалент 10000 евро, надо письменно декларировать в полном объеме (п. 6 Положения № 3). Кроме того, необходимо соблюдать требования о таможенном оформлении приобретенного товара при его ввозе на территорию Украины.

Однако предупреждаем:

Чтобы полностью возместить работнику всю потраченную им сумму, на стоимость ТМЦ нужно «накрутить» НДФЛ и ВС. Для этого используйте коэффициент (К), рассчитанный по формуле:

К = 100 : (100 - С_н - С_ВС),

где С_н — ставка НДФЛ;

С_ВС — ставка ВС.

С учетом этого коэффициента и следует устанавливать цену в договоре купли-продажи с работником. Больше о налогообложении доходов физлиц от продажи движимого имущества см. в «Налоги & бухучет», 2021, № 48, с. 21.

Учтите: расчеты с работником следует осуществлять в гривнях с учетом ограничения суммы наличных расчетов, предусмотренного п. 6 Положения № 148, — 50000 грн в день (включительно) по одному или нескольким платежным документам.

Кстати, соблюдать ограничения, предусмотренные Положением № 148, должен и сам работник в случае приобретения им ТМЦ для нужд предприятия за наличные в командировке по Украине.

Причем здесь необходимо помнить о том, что действует он от имени своего работодателя. А значит, при закупке ТМЦ у субъектов хозяйствования действует 10-тысячное ограничение (а не 50-тысячное, как при расчетах между субъектом хозяйствования и физли- цом).

Это подтверждают и налоговики в консультации из подкатегории 109.13 БЗ.

Также не забудьте, что

И еще один интересный момент. Ранее налоговики настаивали: если при закупке ТМЦ для нужд предприятия работник использовал собственные средства, сумму компенсации следует включить в его налогооблагаемый доход. Однако впоследствии благодаря ОНК № 181 налоговики согласились с тем, что порядок налогообложения не зависит от того, была произведена предварительная выплата средств под отчет или нет (см. подкатегорию 103.04 БЗ). Главное, чтобы такая закупка осуществлялась в рамках выполнения работником своих трудовых обязанностей.

В связи с этим для перестраховки имеет смысл указать в трудовом договоре (должностной инструкции) работника, что в его должностные обязанности входит закупка товаров, работ, услуг для нужд предприятия.