Внешняя сверка по воинскому учету: как и когда проводить

* Подробнее об этом читайте в статье «Внутренняя сверка по воинскому учету: порядок, сроки, оформление» // «Оплата труда», 2024, № 19.

Чем предусмотрено

В соответствии с требованиями п. 34 Порядка № 1487* предприятия, учреждения и организации должны проводить сверку данных списков персонального воинского учета (приложение 5 к Порядку № 1487) с учетными документами соответствующих районных (городских) ТЦКСП.

* Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

Обратите внимание, что такую сверку проводят:

— как с ТЦКСП, на территории которого находится предприятие, учреждение, организация, — то есть с ТЦКСП предприятия;

— так и с ТЦКСП, расположенными на территории других административно-территориальных единиц, — другими ТЦКСП, в которых работники такого предприятия, учреждения, организации состоят на воинском учете.

Поэтому ее еще называют внешней сверкой.

Проводить такую сверку следует не реже 1 раза в год. Этого требует п. 34 Порядка № 1487. В то же время когда именно ее проводить, в этой норме не указано.

По нашему мнению, это зависит от того:

1) включили ли предприятие в план проверок по воинскому учету на текущий год. Если предприятие есть в плане проверок, то внешнюю сверку (как с местным, так и другими ТЦКСП) лучше провести до этого события (чтобы иметь актуальные учетные данные работников в списках персонального воинского учета);

2) включили ли предприятие в график сверки с ТЦКСП, на территории которого находится такое предприятие, учреждение, организация. Если — да, то внешнюю сверку с другими ТЦКСП лучше провести до сверки с ТЦКСП предприятия.

Например, в сентябре 2024 года предприятие впервые забронировало работников. Поэтому, скорее всего, оно будет включено в график проверок по воинскому учету в 2025 году. А значит, до того момента такому предприятию желательно пройти внешнюю сверку.

Предположим, что сверка с ТЦКСП, на территории которого находится предприятие, запланирована на ноябрь 2024 года (в соответствии с графиком сверки, утвержденным распоряжением главы местной администрации). Поэтому сверку с ТЦКСП, расположенными на территории других административно-территориальных единиц, лучше пройти немного раньше. Скажем, в октябре 2024 года.

Получается такой план действий:

— в октябре 2024 года предприятие проходит внешнюю сверку с другими ТЦКСП;

— в ноябре 2024 года — с местным ТЦКСП;

— в 2025 году — проверку по воинскому учету.

А что если в указанных выше графиках предприятия нет? Тогда оно не ограничено сроками и может самостоятельно определить, когда именно провести внешнюю сверку.

О порядке проведения сверки расскажем далее.

Сверяемся с ТЦКСП работников

Порядок проведения сверки с ТЦКСП, которые расположены на территории других административно-территориальных единиц, чем предприятие, определен п. 46 Порядка № 1487.

В соответствии с этой нормой сверку данных списков персонального воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов с учетными данными документов ТЦКСП нужно осуществлять в следующей последовательности.

Этап 1. Согласовываем сроки проведения внешней сверки с каждым ТЦКСП, в котором работники состоят на учете, и составляем график такой сверки.

Обратите внимание, что доводить до предприятия графики сверки должны сами ТЦКСП. Предприятие должно лишь дождаться этого момента и уже дальше действовать, ориентируясь на дату сверки, указанную в таком графике.

В то же время на практике ТЦКСП не всегда помнят о такой обязанности. Вместе с тем п. 34 Порядка № 1487 требует от предприятий:

— постоянно взаимодействовать относительно сроков и способов сверки данных личных карточек, списков призывников и военнообязанных и их учетных данных;

— проходить сверку не реже 1 раза в год.

Поэтому чтобы избежать лишних вопросов при проверке по воинскому учету относительно периодичности проведения внешней сверки и обеспечить актуальность данных, указанных в списках персонального воинского учета, на наш взгляд, предприятию лучше самому инициировать согласование даты и срока такой сверки с каждым ТЦКСП, в которых работники состоят на воинском учете (по телефону или отправив письмо-запрос).

На основании этой информации предприятие составляет график проведения внешней сверки с другими ТЦКСП. Форма графика Порядком № 1487 не определена. А значит, его можно составить в произвольной форме. В качестве образца можно использовать форму внутреннего графика сверки.

Кстати, готовый шаблон такого документа вы можете найти в журнале «Кадровику» № 6 «Військовий облік».

Этап 2. Готовим документы. Лицо, ответственное за ведение воинского учета:

— формирует извлечения из списков персонального воинского учета, для каждого ТЦКСП, в котором работники состоят на воинском учете (в 2 экземплярах);

— делает копии военно-учетных документов таких работников и удостоверяет их в установленном порядке;

— составляет сопроводительное письмо в произвольной форме (п. 10 гл. 1 разд. II Правил № 1000/5*).

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Этап 3. Отправляем пакет документов в каждый ТЦКСП, с которым проводим сверку.

Лицо, ответственное за ведение воинского учета, направляет все необходимые документы в такие ТЦКСП по почте с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес ТЦКСП лучше уточнить заранее у работников военкомата.

Этап 4. ТЦКСП проводит сверку данных, указанных в извлечениях списков персонального воинского учета, с учетными данными документов военкомата. Учтите, что сроки проведения такой сверки Порядком № 1487 не установлены. Поэтому она может занять определенное время.

Этап 5. Получаем результаты сверки. После сверки ТЦКСП возвращает один экземпляр извлечения из списков персонального воинского учета предприятию с:

— отметкой «звірено __ ____________ 20__ року»;

— подписью должностного лица, осуществившего сверку;

— гербовой печатью.

Если во время сверки были замечания, то ТЦКСП укажет о них в самом извлечении или в отдельном письме.

Этап 6. Вносим результаты сверки в Журнал учета результатов проверок (приложение 9 к Порядку № 1487).

А именно:

— в поле «Дата звіряння» указываем дату и исходящий номер направленного на сверку письма с извлечением из списков персонального воинского учета, а также дату и входящий номер полученного от ТЦКСП письма;

— в поле «Найменування посади, ініціали та прізвище особи, яка провела звіряння» — данные о лице, проводившем сверку (должность, Ф. И. О.);

— в поле «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції» фиксируем факт проведения сверки и переносим туда все замечания, выявленные ТЦКСП (при наличии);

— в поле «Рішення керівника» записываем решение руководителя по устранению выявленных недостатков.

Когда расхождения будут исправлены — ставим отметку об этом в соответствующей графе.

Заметьте, уведомлять ТЦКСП об исправлении недостатков, выявленных при сверке, не нужно (Порядок № 1487 не содержит такого требования).

Однако если при исправлении недостатков у работника произойдут изменения в его учетных данных, предприятие должно подать в ТЦКСП уведомление по форме, приведенной в приложении 4 к Порядку № 1487.

Такое уведомление следует направлять в ТЦКСП ежемесячно до 5-го числа. На наш взгляд, это означает, что в указанные сроки нужно сообщать ТЦК об изменениях, которые произошли в учетных данных работников в пределах 1 календарного месяца.

То есть если работником были предоставлены документы, подтверждающие изменения в его учетных данных, 15.10.2024, то известить об этом ТЦКСП следует до 05.11.2024.

Больше подробностей о подаче такого уведомления, а также образец его заполнения ищите в статье «Уведомление об изменении учетных данных: когда подавать в ТЦК» // «Оплата труда», 2024, № 13 (ср. ).

Этап 7. Вносим изменения в Списки персонального воинского учета. Если в ходе сверки были выявлены неточности в учетных данных призывников, военнообязанных, резервистов, в течение 5 дней со дня сверки (или дня получения соответствующих документов от работника) вносим изменения в Списки персонального воинского учета (п. 34 Порядка № 1487).

После этого останется только пройти сверку с ТЦКСП предприятия.

Сверяемся с ТЦКСП предприятия

Порядок проведения сверки с ТЦКСП, в котором предприятие состоит на учете, несколько отличается от сверки с другими ТЦКСП.

Дело в том, что такая сверка осуществляется в соответствии с графиком сверки, утвержденным распоряжением председателя соответствующей районной, районной в гг. Киеве и Севастополе госадминистрации, городского головы (п. 46 Порядка № 1487).

Поэтому ее проводим в следующем порядке.

Этап 1. Находим график сверки, утвержденный распоряжением председателя соответствующей районной, районной в гг. Киеве и Севастополе госадминистрации, городского головы, и узнаем дату проведения такой сверки.

Заметьте, что разыскать такой документ можно на сайте соответствующей районной (городской) госадминистрации. Однако учтите, что он может:

— иметь немного другое название (например, может называться «про стан військового обліку» или «про затвердження графіка звірки»);

— быть размещен в любом разделе сайта (названия такого раздела у каждой администрации отличаются);

— быть утвержден в разных периодах (некоторые администрации утверждают такие документы в декабре или в январе, а некоторые — в марте).

Поэтому будьте очень внимательны.

Заметьте, что ТЦКСП должен доводить до работодателя дату проведения внешней сверки. Если график не был доведен до предприятия и других требований о предоставлении списков персонального воинского учета не поступало, то ТЦКСП не смогут обвинить его в непроведении сверки.

В то же время свою правоту предприятию придется доказывать в суде.

Тем, кто не готов идти на такие шаги, советуем направить в ТЦКСП письмо-запрос и уточнить дату проведения внешней сверки. Это поможет избежать лишних вопросов при проверке по воинскому учету относительно периодичности проведения такой сверки.

Кроме того, желательно узнать, каким образом будет происходить сверка. Если для ТЦКСП будет достаточно, чтобы предприятие направило все необходимые документы по почте, то достаточно будет выполнить этапы 2 — 6, описанные в предыдущем разделе. Но лишь с одним отличием — для сверки придется подготовить все списки персонального воинского учета (а не извлечения из них).

Если ТЦКСП не согласится на такой вариант — переходим к следующему этапу.

Этап 2. Готовим документы. Лицо, ответственное за ведение воинского учета:

— готовит списки персонального воинского учета (они должны быть оформлены и подписаны в установленном порядке);

— принимает от работников, указанных в списках, оригиналы их военно-учетных документов под расписку в бланках расписок* (приложение 7 к Порядку № 1487) (п. 34 Порядка № 1487). Или делает копии таких документов и надлежащим образом их удостоверяет.

* Бланк такого документа и образец его заполнения ищите в журнале «Кадровику» № 6 («Військовий облік»). А о том, как сформировать блокнот бланков расписок, читайте в статье «Организуем воинский учет с нуля» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48.

Этап 3. Проходим сверку. В определенную графиком сверки дату лицо, ответственное за ведение воинского учета, прибывает в ТЦКСП для проведения сверки вместе со всеми необходимыми документами и Журналом учета результатов проверок (приложение 9 к Порядку № 1487).

Этап 4. Вносим результаты сверки в Журнал учета результатов проверок (приложение 9 к Порядку № 1487).

А именно:

— в поле «Дата звіряння» — дату проведенной сверки;

— в поле «Найменування посади, ініціали та прізвище особи, яка провела звіряння» — данные о лице, проводившем сверку (должность, Ф. И. О.);

— в поле «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції» должностное лицо ТЦКСП, проводившее сверку, записывает замечания, выявленные в ходе сверки (при наличии);

— в поле «Рішення керівника» записываем решение руководителя по устранению выявленных недостатков.

Когда расхождения будут исправлены — ставим отметку об этом в соответствующей графе. Уведомлять ТЦКСП об исправлении недостатков не нужно (Порядок № 1487 не содержит такого требования).

Однако если при исправлении недостатков у работника произойдут изменения в его учетных данных, предприятие должно подать в ТЦКСП уведомление по форме, приведенной в приложении 4 к Порядку № 1487.

Такое уведомление следует направлять в ТЦКСП ежемесячно до 5-го числа. На наш взгляд, это означает, что в указанные сроки нужно сообщать ТЦК об изменениях, которые произошли в учетных данных работников в пределах 1 календарного месяца.

То есть если работником были предоставлены документы, подтверждающие изменения в его учетных данных, 15.10.2024, то известить об этом ТЦКСП следует до 05.11.2024.

Больше подробностей о подаче такого уведомления, а также образец его заполнения ищите в статье «Уведомление об изменении учетных данных: когда подавать в ТЦК» // «Оплата труда», 2024, № 13.

Этап 5. Вносим изменения в Списки персонального воинского учета. Если в ходе сверки были выявлены неточности в учетных данных призывников, военнообязанных, резервистов, в течение 5 дней со дня сверки (или дня получения соответствующих документов от работника) вносим изменения в Списки персонального воинского учета (п. 34 Порядка № 1487).

Вот и все. Теперь вы готовы к проверке по воинскому учету.