Документы при увольнении: как оформить

Предисловие

В статье «Уволить дистанционно: миссия осуществима» // «Оплата труда», 2024, № 17 мы рассмотрели 3 варианта увольнения работника по его собственному желанию, но без физической встречи с работодателем. Там тоже вся фишка в документообороте. Главная проблема заключается в передаче заявления на увольнение и приказа об увольнении между работником и работодателем.

Однако при увольнении (хоть очном, хоть заочном) придется иметь дело еще с трио важных документов:

— уведомлением о начисленных и выплаченных суммах;

— копией приказа об увольнении;

— трудовой книжкой.

Как их правильно оформить и выдать, разберем далее.

Уведомление о суммах

Форма. Частью 1 ст. 116 КЗоТ предусмотрено, что увольняя работника, ему нужно выдать уведомление о суммах, начисленных и выплаченных ему при увольнении. Нормативно форма этого документа не утверждена. Поэтому каждый работодатель может разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы в ней был отдельно указан каждый вид выплаты: основная и дополнительная зарплата, поощрительные и компенсационные выплаты, прочие выплаты, на которые работник имеет право согласно условиям трудового договора и в соответствии с законодательством, в том числе при увольнении (см. рис. 1).

Рис. 1. Уведомление о начисленных и выплаченных суммах при увольнении

Вы также можете воспользоваться формой уведомления о начисленных суммах при увольнении, приведенной в журнале «Кадровику», № 3. Здесь есть и готовый заполненный пример, и удобный шаблон, который вы можете загрузить и заполнить для своего работника.

Сроки. Когда именно следует выдать такое уведомление? В ч. 1 ст. 116 КЗоТ указано, что это нужно сделать в день выплаты причитающихся работнику сумм. А такие суммы, в свою очередь, нужно выплатить в день увольнения. И только если работник в день увольнения не работал, то причитающиеся ему суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

В то же время ч. 1 ст. 47 КЗоТ предусмотрено, что уведомление о суммах следует выдать работнику именно в день увольнения. А уже окончательный расчет проводить в сроки, предусмотренные ст. 116 КЗоТ.

Идеально, конечно, когда и расчет проводят, и уведомление о нем работнику выдают в день увольнения. Тогда и волки сыты, и овцы целы.

Копия приказа об увольнении

Сроки. Еще один важный документ, который нужно выдать работнику в день увольнения, это копия приказа о его увольнении. Этого четко требует предписание ч. 1 ст. 47 КЗоТ.

Оформление. Как именно оформить копию приказа? Для этого следует обратиться к Правилам № 1000/5*.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Копия документа — это такой документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков. Как правило, за основу берут ксерокопию оригинального документа. Но этого мало. Надо ее заверить. Не нотариально (слава Богу), но тоже «в установленном порядке». Ведь именно при таком условии она наберет юридическую силу.

Порядок заверения установлен п. 8 гл. 11 разд. ІІ Правил № 1000/5. Следует сделать надпись «Згідно з оригіналом», указать наименование должности, поставить личную подпись лица, удостоверяющего копию, его собственное имя и фамилию, дату заверения копии и проставить ниже реквизита документа «Підпис» на оригинале (см. рис. 2).

Рис. 2. Пример удостоверяющей надписи на копии приказа об увольнении

Надпись о заверении копии скрепляется печатью учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т. п.) при ее наличии.

Факт выдачи копии приказа об увольнении нужно как-то подтвердить. Можно в оригинале этого приказа сделать надпись «Копію наказу отримав (отримала) Підпис Вадим СИДОРЕНКО 09.09.2024».

Трудовая книжка

Сроки. В день увольнения работника работодатель обязан:

— издать ему трудовую книжку (далее — ТК) с внесенной в нее соответствующей записью (п. 4.1 Инструкции № 58*) — если она хранится у работодателя;

— внести в ТК по требованию работника надлежащие записи об увольнении — если она хранится у работника (ст. 47 КЗоТ).

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Обратите внимание! Внести запись об увольнении в ТК работодатель должен в день увольнения работника. При этом в общем случае день увольнения считается последним днем работы работника.

Оформление. Пример внесения в ТК записей об увольнении по собственному желанию, в связи с окончанием срока трудового договора, из-за сокращения штата вы найдете в статье «Бумажная трудовая книжка: когда выдавать работнику» // «Оплата труда», 2024, № 9 (ср. ).

Заполненную трудовую следует отдать работнику в день его увольнения (п. 4.1 Инструкции № 58). Факт получения трудовой книжки работник удостоверяет своей подписью в личной карточке (типовая форма № П-2) и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10).

А если работника нет на работе в день увольнения, тогда в этот день нужно отправить ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения ТК. Его форму также можно взять из журнала «Кадровику», № 3.