Налоги & бухучет: № 102, декабрь, 2016

Управленческая документация и ее классификация Никто не станет спорить с тем, что любой образованный человек должен уметь написать заявление или автобиографию. Также не помешает знать, как составить доверенность, докладную или пояснительную записку. Бухгалтер, помимо прочего, зачастую вынужден заниматься составлением актов, протоколов, приказов, должностных инструкций и другой служебной документации. Но знаете ли вы, как правильно это делать? Ведь в документах важны и содержание, и форма. Для того чтобы они имели юридическую силу, быстро обрабатывались и оперативно исполнялись, необходимо следовать определенным правилам. Эти правила выработаны многолетней практикой делопроизводства и изложены в различных нормативно-правовых актах. В этом спецвыпуске мы поговорим об основных требованиях к составлению и оформлению самых разных документов, создаваемых на предприятии. Прежде всего уделим внимание обязательным реквизитам. Вы сможете вспомнить, как их правильно оформлять и размещать. Кроме того, в спецвыпуске вы найдете образцы различных организационных, информационно-справочных и распорядительных документов. Также рассмотрим, как документируют свою деятельность коллегиальные органы. А еще вы узнаете, каким образом организовать документооборот на предприятии, в том числе в электронной форме. Спецвыпуск для вас подготовили редактор Наталья Вороная, налоговые эксперты Наталья Чернышова и Наталья Алешкина.

Составляем и оформляем документы Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: (1) составление текста и (2) непосредственно оформление документа, т. е. фиксирование его реквизитов. Общие правила оформления изложены в ДСТУ 4163. Этот стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы. Кроме того, его требования в части оформления реквизитов можно применять ко всем классам унифицированных систем документации. Пользуясь нормами указанного ДСТУ, а также другими нормативными актами, изучим основные правила составления и оформления документов.

Рекомендации по составлению текста документа Как вы могли узнать из предыдущего раздела спецвыпуска, текст документа — один из его реквизитов. Причем обязательных. Общие требования к составлению текста документа приведены в Правилах № 1000/5. Кроме того, для этих целей можно руководствоваться предписаниями, установленными ДСТУ 1.5. Опираясь на эти и ряд других документов, представим далее рекомендации о том, как грамотно и удобно для пользования составить текст документа.

Организационно-распорядительная документация предприятия Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свою схему построения и особенности оформления. В этом разделе спецвыпуска мы разберем основные правила составления отдельных видов организационной и распорядительной документации предприятия, а именно: устава, положения, инструкции, структуры и штатной численности, штатного расписания и приказа.

Документируем деятельность коллегиальных органов Для решения тех или иных вопросов на предприятиях достаточно часто формируют постоянные или временные коллегиальные органы (например, различные комиссии). Их работа документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимают в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируют в протоколах, которые оформляют в соответствии с определенными правилами. Что это за правила, разберемся в этом разделе спецвыпуска.

Оформляем информационно-справочные документы Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы (акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.). Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению. Об оформлении наиболее распространенных представителей информационно-справочной документации поговорим в этом разделе спецвыпуска.

Оформляем документы по личному составу Ведение документации по личному составу на предприятиях и в организациях любой формы собственности предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами: КЗоТ, Законом об отпусках, Инструкцией № 58 и др. К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, характеристики и т. п. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них.

Организация документооборота на предприятии «Жизнь» любого документа на предприятии подчинена определенным правилам. Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо устанавливает самостоятельно. Но при этом он не должен противоречить законодательно установленным требованиям, в том числе прописанным в Правилах № 1000/5. Об этих требованиях наш дальнейший разговор.

Электронный документооборот С неуклонным ростом темпов развития современных технологий оставаться всегда на «гребне волны» и быть успешным в бизнесе становится все сложнее. Один из балластов, который тянет эффективность предприятия вниз, — это бумажная рутина. В результате автоматизации документооборота, т. е. налаживания процесса электронного обмена документами, повышается оперативность приемки и отпуска товаров, обслуживания клиентов, осуществления платежей и т. п. Поэтому в недалеком будущем система электронного документооборота (СЭД) будет на предприятиях так же привычна, как и система автоматизации бухгалтерского учета. Конечно, большинство из вас уже знакомо с этим явлением и применяет его в повседневной жизни. В частности, не в новинку электронные билеты на железнодорожный и авиационный транспорт. Многие организации давно и успешно используют электронный документооборот при передаче платежных документов в банк, а финансовой и налоговой отчетности — в фискальные органы. Однако обмен электронными документами с контрагентами, как правило, ограничивается налоговыми накладными. Не часто составляют электронные документы и для внутреннего пользования. В этом разделе поговорим о том, что представляет собой электронный документооборот, для чего он нужен и как его организовать.

Перечень использованных документов

№102