1 Сокращенно — программно-технический комплекс самообслуживания.
Начнем с исключений.
И прежде всего отправим «за борт» нашего обсуждения ФЛП. Во-первых, потому что ФЛП — сам себе касса, поскольку ни требования к последней (п. 4.1 Положения № 6372), ни лимит кассы, ни сроки сдачи наличной выручки (п. 2.7 Положения № 637) его абсолютно не касаются. Во-вторых, потому что кассовую книгу ФЛП не ведет (абзац четвертый п. 4.1 Положения № 637; 109.15 БЗ). Это — раз.
2 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Дальше. Если предприятие относится к сфере торговли, общепита и услуг, то наверняка оно не отказывает покупателям в расчете денежными знаками (как правило, через РРО), а потому ему без кассы (и кассовой книги), очевидно, не обойтись. Это — два.
Да, можно говорить особо о ситуации, когда наличные расчеты ведутся только в обособленном подразделении предприятия (без акцента на вопросе, обязательно ли ведется там кассовая книга или нет — см. об этом в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 15, с. 3), если в центральном офисе наличных расчетов нет вовсе. И поскольку обособленное подразделение ведет свою автономную кассовую книгу — в этом плане центральный офис может быть «сам по себе» (т. е. без своей кассы)…
И наконец, нет смысла говорить об отказе от кассы тем предприятиям, которые торгуют за нал продукцией собственного производства (разумеется, кроме сложной бытовой техники) и на основании п. 1 ст. 9 Закона об РРО3 работают без РРО, а оформляют наличные расчеты прямо в своих кассах. Это — три.
3 Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.
Впрочем, если речь идет не о типичном розничном магазине, то в ситуации, когда рассчитаться непременно наличкой желают именно некоторые покупатели, их можно «завернуть» в кассу банка (а банки предлагают разные варианты подобного кассового обслуживания, в том числе и с уплатой комиссионных за счет продавца). При этом благодаря п. 2.5 Положения № 637 ни у кого не может быть сомнений в абсолютной «безнальности» подобного поступления для продавца. Вообще же, что касается вариантов ухода от РРО, а в контексте нашего обсуждения — фактически от налички и наличных расчетов, то вы все их уже знаете из «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 44, с. 22.
Обратимся к другим подробностям…
Касса предприятия: что там?
Итак, Положение № 637 изначально было писано в предположении, что каждое предприятие работает по старинке. То есть практически все его расчеты, кроме банковских — безналичных с другими предприятиями, — осуществляются в наличной форме. Зарплата, командировочные, больничные, отпускные, хозрасходы — все выплачивалось/приходовалось из/в кассы(-у)… Позже Положение № 637 слегка осовременили. В частности, ввели упоминания об электронных платежных средствах, невзирая на то, что последние — это инструмент именно безналичных расчетов. Видимо, при этом подразумевали, что с точки зрения Закона об РРО карточные расчеты отождествлены с наличными… Все это надо учитывать, трактуя архаичные нормы Положения № 637.
Но тем не менее в п. 4.1 Положения № 637 прямо сказано, что
«с целью обеспечения осуществления расчетов наличностью предприятия должны иметь кассу»
Другими словами, если предприятие расчеты наличностью не осуществляет, то иметь кассу оно не обязано.
Кстати, абзац второй п. 4.2 Положения № 637 подтверждает подобный вывод. Там сказано: если предприятие имеет кассу — оно кассовую книгу ведет, а если не имеет… Из этой нормы следует по меньшей мере, что предприятие вправе кассу НЕ ИМЕТЬ.
Главное условие — предприятие не должно осуществлять наличных расчетов. Определение таких расчетов находим в п. 1.2 Положения № 637. И самое важное в нем то, что это платежи именно наличными. То есть, в отличие от Закона об РРО, Положение № 637 не приравнивает карточные расчеты к наличным расчетам!
Давайте посмотрим, как все расчеты предприятия перевести в безналичную форму. Это несложно, во всяком случае для этого банки предлагают необходимый инструментарий.
Но прежде договорим о кассе предприятия. Заметим, что по определению из п. 1.2 Положения № 637 в этой самой кассе, кроме собственно наличности, могут храниться другие ценности и кассовые документы.
Понятно, что любые свои ценности предприятие вправе хранить там, где решит по собственному усмотрению (причем не называя это место «кассой»). В отсутствие кассовых операций с наличностью кассовым документам предприятия взяться неоткуда.
Зарплатный проект как осознанная необходимость
Без сомнений, самая распространенная кассовая операция предприятия (в прошлом) — это выплата заработной платы работникам из кассы.
Сегодня любой банк предлагает своим клиентам реализовать так называемый зарплатный проект. Это настолько распространено, что излагать тут подробности совершенно излишне. Тем более, все они вам хорошо известны из «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46, с. 23.
Разумеется,
включение сотрудника в зарплатный проект возможно только с его согласия
Выбор у него такой: он или согласен, или… без вариантов. ☺
Заметим только, что хотя Положение № 637 и предусматривает отдельную категорию выплат — «связанных с оплатой труда», это не создает проблем, поскольку любой зарплатный проект предполагает возможность для предприятия зачислять на зарплатную (личную) платежную карточку работника (что важно — без комиссии при снятии) не только собственно заработную плату, но и другие выплаты, связанные с оплатой труда (а также и командировочные, хозрасходы). Точка.
Работнику — личная, предприятию — корпоративная
Самый распространенный инструмент для работника, который уполномочен заплатить кому-то деньгами предприятия (кроме получения им заработной платы и других выплат социального характера) — корпоративная платежная карточка. Этот вариант подробно описан в упомянутом тематическом номере «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46.
Здесь же мы акцентируем внимание только на самых важных особенностях.
Прежде всего: мы недаром указали на запретные для такого вида карточек категории выплат. Данный запрет установлен в п. 8.3 Инструкции № 4924. Причем он запрещает с помощью корпоративной карточки не только получать заработную плату и другие выплаты социального характера (например, больничные), но и осуществлять расчеты по ВЭД-договорам, иностранные инвестиции в Украину и инвестиции резидентов за ее пределы. За соблюдением этих запретов внимательно следит обслуживающий банк, поскольку ему грозят меры воздействия от НБУ5. Впрочем, если ваше предприятие участвует в зарплатном проекте, то для вас информация о подобном запрете — не более чем справочная. И вам интереснее другое.
4 Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.
5 Положение о применении НБУ мер воздействия, утвержденное постановлением Правления НБУ от 17.08.2012 г. № 346.
Как видите, деньги на командировку, на хозрасходы и прочий «подотчет» могут зачисляться как на текущий счет работника, управляемый с его зарплатной (личной) платежной карточки, так и на текущий счет предприятия, управляемый с корпоративной карточки ее держателем. Отличие лишь в том, какой день будет считаться датой их выдачи под отчет («Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46, с. 5), ведь принято считать, что для:
— зарплатной (личной) карточки — это дата зачисления «на нее» средств;
— корпоративной карточки — это дата снятия «с нее» наличности в банкомате либо израсходования в безналичной форме.
Поэтому вариант с зарплатной карточкой чаще применяется для максимально широкого круга работников предприятия, особенно если сроки выполнения поручения и сумма расходов более-менее определенные. А тем более — если планируемые расчеты работника все равно предполагают преимущественное обналичивание им средств через банкоматы (чаще — это командировки).
А вариант с корпоративной карточкой предпочтителен в противоположных условиях: когда держателей корпоративных карточек на предприятии немного, сроки расчетов заранее точно не известны и расчеты предполагаются преимущественно в безналичной форме (через POS-терминал или ПТКС). Например, для обхода 10-тысячного лимита наличных расчетов (в 109.13 БЗ прямо сказано, что этот лимит не распространяется на расчеты с помощью электронных платежных средств).
Внимание!
Если вы снимете с корпоративной карты деньги в банкомате и рассчитаетесь уже этой наличкой, то за превышение 10-тысячного лимита вам светит админштраф от 8500 до 17000 грн.
И это только на первый раз (ст. 16315 КоАП).
Главное, что предприятие может подстраховаться, по сути ограничив максимально возможную сумму таких расчетов путем зачисления определенной суммы на тот текущий счет, к которому привязана корпоративная карточка.
Разумеется, описанные критерии выбора весьма условны… ☺
Заметим, что некоторые банки предлагают так называемые карточки доступа непосредственно к основному текущему счету предприятия. Обращаем ваше внимание, что в п. 2 разд. II Положения № 7056 четко определены лишь два вида электронных платежных средств — личные (выдаваемые физлицу для управления текущим счетом, открытым для его личных нужд) либо корпоративные (выдаваемые субъекту предпринимательства для управления текущим счетом такого субъекта). Так вот, указанные карточки «доступа» однозначно являются корпоративными и поэтому на них распространяются все указанные запреты по использованию средств. А проверяющие с удовольствием применяют «наличные» штрафные санкции за соответствующие нарушения, невзирая на «красивые» названия подобных карточек, в которых они иногда даже не называются корпоративными… ☹
6 Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.
У терминала сдачи не бывает…
По жизни главной проблемой, которая становится камнем преткновения и останавливает предприятия, желающие полностью отказаться от наличия в своей структуре кассы, является необходимость возврата предприятию (неизрасходованной) наличности подотчетным лицом.
Понятно, что проблема эта возникает только в двух ситуациях, когда деньги были:
1) перечислены на зарплатную (т. е. личную) карточку работника, но не израсходованы (полностью либо частично) с должным подтверждением таких расходов расчетными документами;
2) сняты налом с корпоративной карточки через банкомат и тоже не израсходованы (полностью либо частично) или не подтверждены должным образом.
Казалось бы, напрашивается простое решение — не авансировать подотчетников в принципе, а зачислять компенсацию на их зарплатные карточки уже по факту утверждения авансового отчета, т. е. в точной сумме грн. и коп. Да, налоговики согласны с тем, что подотчетник вправе сперва израсходовать для нужд предприятия свои личные средства, а потом получить от предприятия компенсацию (109.15 БЗ). Также они признают, что в такой ситуации подотчетник не может быть наказан за несвоевременную подачу авансового отчета по израсходованным суммам.
Однако если предприятие перестанет авансировать командированных лиц, то оно может нарваться на упреки со стороны инспекторов по труду в нарушении гарантий ст. 121 КЗоТ… ☹
Страховаться путем написания каждым командированным (и другими подотчетниками) заявлений о согласии выполнять поручение (ехать в командировку) именно с последующей компенсацией расходов — тоже весьма сомнительный вариант. Не говоря уже о внесении подобной новеллы в колдоговор: любой суд признает ее ничтожной, поскольку она ухудшает условия, установленные в КЗоТ.
Кстати, есть и еще одно важное обстоятельство: заключительный абзац п.п. 170.9.2 НКУ требует вернуть в кассу или зачислить на счет предприятия (как там написано — «излишне израсходованные», а на самом деле — неизрасходованные) средства до или во время подачи авансового отчета.
Подотчетник может выбрать любой из вариантов подобного платежа в адрес предприятия:
(1) внести наличность в кассу обслуживающего банка для зачисления на счет предприятия;
(2) перечислить средства с зарплатной (или любой другой личной) платежной карточки через онлайн- сервис банка или через ПТКС;
(3) внести наличность через банковский терминал. Хотя тут есть неудобство: терминал принимает лишь круглую сумму. Поэтому придется перекинуть заведомо большую сумму, а разницу предприятие учтет как подотчетную кредиторку и при последующей выплате компенсирует работнику.
Не станем повторяться насчет предельных сроков возврата неизрасходованных подотчетных средств и подачи авансового отчета («Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 84, с. 29, 95), а лишь напомним, что авансовый отчет нужен в отношении любых соответствующих расходов подотчетника. В том числе и осуществленных в безналичной форме с карточки (как зарплатной, так и корпоративной). В роли подтверждающих документов п. 2.12 Положения № 637 предписывает прилагать к авансовому отчету как обычно чек банкомата, слип, квитанцию терминала.
Полезно обратить ваше внимание на 109.21 БЗ, где налоговики утверждают, что если подотчетник не приложил к авансовому отчету документ банкомата, подтверждающий снятие наличности, то бухгалтерия предприятия такой авансовый отчет принять все равно обязана, а о сумме снятия она может судить по выписке банка (в частности, путем оформления запроса банку).
И последнее. Понятно, что некоторые из описанных транзакций предполагают взимание банками комиссий. Если даже они «лягут» на подотчетника, то для вас не составит труда найти вариант компенсации подобных его потерь. Такие расходы предприятия — это вообще ничто в сравнении с экономией, полученной в связи с отказом от содержания кассы, кассира, ведения и хранения кассовой первички. Да и за выдачу/прием наличности со счета/на счет предприятия банк, как известно, «берет свое»…
Но главное для главбуха — это чувство глубокого удовлетворения, когда он вместо того, чтобы вести контролера в кассу, за неимением последней пошлет того «в сад»… ☺
выводы
- Если предприятие расчеты наличностью не осуществляет, то иметь кассу оно не обязано.
- С помощью корпоративной карточки запрещено не только получение заработной платы и других выплат социального характера (например, больничных), но и осуществление расчетов по ВЭД-договорам, иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.
- Налоговики утверждают, что если подотчетник не приложил к авансовому отчету документ банкомата, подтверждающий снятие наличности, то бухгалтерия предприятия такой авансовый отчет принять обязана.
