Командировка и карта «ключ к счету»

Ж/д билеты через Приват24 с карты-ключ

Для того чтобы понять, нужно ли подавать авансовый отчет¹ директору, оплатившему железнодорожные билеты через Интернет с карты «ключ к счету», сперва определимся с ее функционалом.

¹ По форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Если заглянуть в Закон № 2346-III² и Положение № 705³, регулирующие порядок использования электронных платежных средств (ЭПС), которыми как раз и являются абсолютно все платежные карты, то там различают только два вида: (1) личные (в том числе и зарплатные), пользователями которых являются физлица; (2) корпоративные (КПК), пользователями которых являются субъекты хозяйствования.

² Закон Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III.

³ Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

Держателем КПК, как правило, является работник предприятия (доверенное лицо), на имя которого выдается КПК. Он на законных основаниях использует КПК для инициации перевода средств с соответствующего счета в банке или осуществляет другие операции с ее применением (п. 1.4 Закона № 2346). Выпуск других ЭПС (карточек) для субъектов хозяйствования действующие нормативно-правовые акты не предусматривают. Так вот,

Она имеет прямой доступ к текущему счету предприятия (т. е. к счету «2600»⁴). Карту «ключ к счету» оформляют на директора предприятия (или его представителя на основании доверенности).

⁴ Хотя с 01.01.2019 г. банки должны подвязывать к счету 2600 абсолютно все корпоративные карточки (п. 5 постановления Правления НБУ от 11.09.2017 г. № 89).

По этой карте директор (держатель КПК) может проводить все виды расчетно-кассовых операций (оплачивать товары, услуги, в том числе через сеть Интернет, снимать наличные, переводить средства на другие счета предприятия, осуществлять оплату стоимости товаров/услуг). С 04.04.2019 г. (даты, когда заработала новая редакция Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ, от 12.11.2003 г. № 492) по проведению операций со счетов субъектов хозяйствования с использованием КПК ограничений нет. Ограничения есть по операциям в валюте: без ограничений можно рассчитаться по одному «недорогому» договору — в пределах 150 тыс. грн. (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 21, с. 22).

А теперь о том, нужен ли директору авансовый отчет при расчетах КПК «ключ к счету»?

Прямо в нормативных документах необходимость подавать авансовый отчет при расчетах с использованием КПК прописана для случаев, когда держатель карты:

1) получает наличные с применением КПК (п. 20 Положения № 148⁵, п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ). То есть, другими словами, снимает при помощи карточки наличные денежные средства;

⁵Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

2) или применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ). То есть по сути оплатил товары/услуги с помощью КПК в безналичной форме.

В таких случаях считается, что держатель КПК снятые/безналично потраченные с КПК средства получает под отчет. И должен подать авансовый отчет.

В случае же проведения безналичных расчетов с карты «ключ к счету» через Интернет в системе дистанционного обслуживания (в том числе и в системе Приват24) на первый взгляд может показаться, что такой расчет будет иметь сугубо классический безналичный характер — средства со счета предприятия прямо уходят на счет контрагента.

Билет куплен по безналичному расчету, значит, он принадлежит организации. И ни о каком авансовом отчете и речи быть не может. Держателю карты в таком случае подавать авансовый отчет как при безналичных расчетах с использованием КПК, например, через торговые терминалы, не нужно.

Однако Закон № 2346 четко разделяет природу безналичных платежей предприятия, проводимых с текущего счета и с использованием КПК для оплаты товаров, услуг. Согласно п. 21.1 ст. 21 Закона № 2346 инициация перевода денежных средств с целью зачисления на счет получателя может быть проведена:

1) путем подачи банку, в котором открыт счет, расчетного документа (платежного поручения), оформляемого в соответствии с требованиями о проведении безналичных расчетов⁶);

⁶ См. Инструкцию о проведении безналичных расчетов в Украине в национальной валюте, утвержденную постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22.

2) путем использования держателем ЭПС для оплаты стоимости товаров и услуг.

При этом учтите! Как указано в п.п. 7 п. 4 разд. I Положения № 704 платежной операцией в части действий с использованием КПК при расчетах в безналичной форме по банковским счетам считается:

1) не только осуществление расчетов в безналичной форме с использованием КПК (например, в торговых сетях через терминалы, платежные терминалы),

2) но и проведение расчетов в безналичной форме с использованием реквизитов КПК. То есть в том числе и в случае

Кроме того, в своих внутренних документах НБУ, контролирующий порядок выполнения нормативно-правовых актов участниками платежных систем (п. 42.1 ст. 42 Закона № 2346), а также сами банки в Условиях использования КПК указывают, что средства, списанные с карточных счетов и с текущих счетов юридических лиц, осуществленные с использованием КПК, являются выданными под отчет держателю карты. И предупреждают, что физлица — доверенные лица субъекта хозяйствования должны подать авансовый отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенном для подотчетных лиц.

В противном случае предприятие утратило бы контроль за расходованием средств своим доверенным лицом (держателем карты). К тому же без подачи авансового отчета отсутствовала бы возможность подтвердить целесообразность произведенных расходов таким лицом (п. 5 разд. VI и п. 7 разд. Х Положения № 705).

Можно, конечно, возразить, что, мол, проконтролировать такие расчеты не сложно.

Любые операции с использованием КПК «ключ к счету» будут отражены в банковской выписке, получаемой к текущему счету предприятия. Ведь банк обязан в порядке и в сроки, установленные договором, предоставлять предприятию выписки о движении средств на его текущем счете с использованием КПК. Такая выписка может быть предоставлена непосредственно в банке, направлена по почте, по электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. д. (п. 8 разд. VII Положения № 705).

Из всего этого напрашивается следующий вывод: если при расчетах картой-«ключ к счету» через Интернет в платежном документе держатель карты (директор) указывает реквизиты карты и/или в выписке банка по итогам такой расчетной операции будет упомянута карта (например, указан ее номер), то:

1) такой платеж следует считать совершенным с использованием ЭПС (с карты «ключ к счету»);

2) перечисленные деньги следует считать выданными под отчет.

И если за них вовремя не отчитаться, такие суммы согласно п.п. 170.9.1 НКУ превратятся в излишне израсходованные средства предприятия, не возвращенные работником — держателем карты в течение сроков, установленных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ (ср. ).

А это грозит директору (держателю карты) денежными потерями. Так, если по таким средствам не будет предоставлен авансовый отчет до конца месяца, в котором была произведена закупка с карты, то из суммы «излишне израсходованных» необходимо будет исчислить НДФЛ и ВС и удержать их за счет любого налогооблагаемого дохода (после его обложения) за соответствующий месяц (пп. 170.9.1, 164.2.11 и п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Так что, если в электронной платежке и/или выписке банка при безналичных (через Интернет) расчетах за ж/д билеты засветились реквизиты карты «ключ к счету», то

Если директор не был в командировке, то безналичные расчеты за билеты с КПК «ключ к счету» будут считаться потраченными на хозяйственные нужды.

В таком случае авансовый отчет он должен подать в сроки, оговоренные в п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ, — до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором совершил покупку электронных ж/д билетов для командированных работников. То есть со дня проведения расчетов с помощью КПК «ключ к счету».

Хотя есть БЗ 103.17, где налоговики считают, что авансовый отчет можно подать до истечения 10 банковских дней (т. е. по п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ).

Так как электронные билеты получены сразу же при осуществлении безналичного платежа (в pdf. формате), то уже на эту дату предприятие указанную в них сумму НДС вправе отразить в составе налогового кредита (п.п. «а» п. 201.11 НКУ).

Далее до момента выдачи командированным работникам ж/д билеты по стоимости их приобретения следует отражать на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте», который предназначен, в частности, для оприходования в кассе предприятия денежных документов, в том числе оплаченных проездных документов. И уже с этого счета проводить выдачу билетов под отчет командируемым работникам.

После утверждения командировочных авансовых отчетов от работников стоимость ж/д билетов в составе общих расходов на командировку можно будет списать с субсчета 372 на соответствующие затратные счета (91, 92, 23…).

Учет покупки ж/д билетов директором с использованием карты «ключ к счету»

Оплата предприятием гостиницы

Если предприятие заранее оплачивает стоимость проживания командированных лиц непосредственно с текущего счета предприятия на счет гостиницы и получает от гостиницы акт предоставленных услуг, то, отправляя работника в командировку с уже оплаченным жильем, требовать от работника авансовый отчет по этой статье расходов по сути не нужно.

Другое дело, если гостиница является плательщиком НДС, но налоговую накладную на услуги проживания, зарегистрированную в ЕРНН, предприятию не предоставила. Тогда «входную» сумму НДС, уплаченную в составе стоимости проживания, можно показать в НК на основании гостиничного счета, содержащего общую сумму платежа, сумму налога и ИНН продавца (п.п. «а» п. 201.11 НКУ). В таком случае предупредите командированных работников о необходимости получить счета за проживание. И приложить их к авансовым отчетам.

Так как гостиничные счета будут получены только при предоставлении авансовых отчетов вернувшихся из командировки работников, то отразить сумму НДС, уплаченную предприятием за проживание, в составе налогового кредита предприятие будет вправе только на дату утверждения авансовых отчетов.

Суточные на личные карточки работников

Все средства, зачисленные на личный счет командированного работника, считаются выданными ему под отчет независимо от того, были они использованы работником или нет. То есть на дату зачисления денежных средств на командировку на личный счет работника в учете делается запись: Дт 372 — Кт 311. Документами, подтверждающими выдачу аванса-суточных, в таком случае будут платежные поручения о перечислении денежных средств на личные карточки работников.

В свою очередь,

Суточные — это расходы на питание и финансирование личных потребностей физического лица, которые, в свою очередь, могут быть самыми разными, включая, например, и покупку медпрепаратов, и сигарет. Учтите: чеки, квитанции и прочие расчетные документы, подтверждающие расходование суточных средств на личные нужды, для авансового отчета не нужны.

Суточные расходы на командировку в пределах установленных на предприятии норм выплачивают в расчете за каждый календарный день такой командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). И в авансовом отчете работнику достаточно будет указать фактически причитающуюся ему сумму суточных из расчета проведенных в командировке дней (сумму суточных х количество дней командировки, указанное в приказе о командировке).

После утверждения предоставленных командированными работниками авансовых отчетов сумма суточных будет списана с субсчета 372 на соответствующие затратные счета (92, 23…).

Учтите! Авансовый отчет такие работники должны подать в сроки, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ, т. е. в течение 5 банковских дней со дня окончания командировки.

Однако будьте внимательны: налоговики настаивают, что при снятии наличных с использованием личных платежных карточек отчитаться нужно в течение 3 дней, как и при использовании КПК (БЗ 109.15 БЗ).