Доначислили индексацию: как отразить в отчетности и как это повлияет на «среднюю»

Поводом для сегодняшней статьи послужило письмо нашего читателя. Ситуация, в которой нас попросили разобраться, следующая.

* Если индексацию доначислили уволенному работнику, то полезной будет статья «Выплаты после увольнения: нюансы налогообложения и отражения в отчетности» // «ОТ», 2019, № 20.

Чтобы исправить допущенную оплошность, нужно доначислить индексацию. Кроме того, необходимо:

• пересмотреть суммы доплаты до МЗП, если они были начислены в месяцах, в которых не была проиндексирована зарплата;

• правильно отразить доначисленные суммы индексации в отчетности (ЕСВ-отчетности и Налоговом расчете по форме № 1ДФ);

• правильно учесть доначисленные суммы в расчете отпускных и больничных.

Давайте разберем все по-порядку.

Доначисленная индексация и доплата до МЗП

Зарплата работника за полностью выполненную норму труда в соответствующем месяце не может быть ниже размера минзарплаты. Если зарплата оказалась ниже МЗП, то мы должны работнику начислить доплату до МЗП. При этом нужно помнить, что индексацию включают в общую сумму выплат за месяц, которую сравнивают с размером МЗП (см. письма Минсоцполитики от 13.02.17 г. № 317/0/101-17/282; от 17.02.17 г. № 391/0/101-17/282; от 18.01.17 г. № 119/0/101-17/282; от 02.02.17 г. № 248/0/101-17/282; от 10.01.18 г. № 27/0/101-18).

Обратите внимание! Для целей выполнения указанного требования в текущем месяце в фактический заработок, который сравниваем с МЗП, не включаем выплаты, начисленные в текущем месяце за прошлые месяцы (сторнировка/доначисление) в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок. На это обращало внимание Минсоцполитики в письме от 17.05.2017 г. № 1452/0/101-17 // «ОТ», 2017, № 22 с. 3.

Другими словами,

И если в прошлых месяцах доплату до МЗП определили без учета индексации зарплаты, которую доначислили в последующем, то ее (доплату) нужно откорректировать. Приведем условный пример.

В данной ситуации работнику нужно доначислить индексацию за октябрь 2019 года (62,22 грн.) и откорректировать доплату до МЗП (см. табл. 1 ниже).

Таблица 1. Доначисленная индексация меньше суммы доплаты до МЗП

Как видим, работнику доначислили индексацию, но на эту же сумму уменьшилась доплата до МЗП. В итоге за октябрь 2019 года работнику доначислять ничего не нужно, а все корректировки пройдут только «на бумаге» (по бухгалтерской справке).

Но так может быть не всегда. Например, в ситуации, когда сумма доначисленной индексации превышает начисленную ранее доплату до МЗП, работнику нужно доначислить разницу между этими величинами.

В приведенном примере также нужно откорректировать доплату до МЗП. Но ситуация будет отличаться от примера 1. Покажем это в табл. 2.

Таблица 2. Доначисленная индексация больше суммы доплаты до МЗП

Как видим, после доначисления индексации зарплата за октябрь 2019 года превышает МЗП. Поэтому работнику доначисляют индексацию, но при этом «убирают» доплату до МЗП. В итоге за октябрь работнику фактически будет доначислена разница 30,42 грн. (62,22 - 31,80).

Прежде чем перейти к вопросу отражения доначисленной индексации в отчетности, выясним, как ее суммы облагаются НДФЛ, ВС и ЕСВ.

НДФЛ, ВС и ЕСВ

НДФЛ и ВС. Согласно п.п. 2.2.7 Инструкции № 5 индексация включается в понятие «заработная плата».

А это значит, что из ее суммы нужно удержать НДФЛ и ВС в общем порядке по ставкам, действующим на момент начисления, — 18 и 1,5 % соответственно (п.п. 164.2.1, п. 167.1 и п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

«Разбрасывать» по месяцам суммы доначисленной индексации для сравнения с предельным доходом, дающим право на НСЛ, не нужно.

Всю доначисленную сумму индексации учитывают в составе зарплаты в месяце фактического начисления (см. письмо ГФСУ от 13.05.2016 г. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 // «ОТ», 2016, № 14, с. 15, консультацию специалиста ГФСУ «Перерасчет зарплаты в результате болезни работника: как производить перерасчет НДФЛ»// «ОТ», 2017, № 20, с. 25).

ЕСВ. Индексация, как составляющая дополнительной зарплаты, является объектом взимания ЕСВ (абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ). ЕСВ на нее начисляют по ставкам, установленным ст. 8 данного Закона. В общем случае для работников без инвалидности — 22 %.

Если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, начисленные суммы включаются в заработную плату того месяца, в котором были осуществлены начисления (п.п. 3 п. 3 разд. 4 Инструкции № 435).

При этом максимальную и минимальную величину базы взимания ЕСВ применяете к общему начисленному доходу за месяц, в котором была доначислена индексация.

Разбрасывать ее по месяцам, за которые она была доначислена, не нужно.

Такое «разбрасывание» применяют лишь для некоторых выплат, таких как отпускные, больничные и декретные.

Все это означает, что если вы, например, в ноябре 2019 года начисляете индексацию работнику за июль — октябрь 2019 года, то ее включайте в общую сумму зарплаты за ноябрь и ЕСВ начисляйте на нее по ставке 22 % (для работника без инвалидности).

Отчетность

Налоговый расчет по форме № 1ДФ. Доначисленные суммы индексации за прошлые периоды отражайте общей суммой в составе зарплаты в том отчетном квартале, в котором она начислена. Так, доначисленную в ноябре 2019 года индексацию за прошлые месяцы (июль-октябрь 2019 года) отражайте по форме № 1ДФ за 4 квартал 2019 года с признаком дохода «101» в одной строке с зарплатой. Подавать уточняющий налоговый расчет за прошлый квартал не нужно.

Отчет по ЕСВ. Сумму индексации, доначисленную за прошлые периоды, нужно отразить в таблице 6 ЕСВ-отчета в одной строке с зарплатой текущего месяца (п. 9 разд. IV Порядка № 435). Не нужно корректировать отчетность за прошлые периоды, поскольку обязательство по уплате ЕСВ возникло в месяце фактического доначисления.

Как показать в форме № 1 ДФ и таблице 6 ЕСВ-отчета доначисленную в ноябре индексацию за июль-октябрь 2019 года

(62,22 грн. х 4 мес. = 248,88 грн.),

смотрите на рис. 1 и 2. Предположим, что общая сумма зарплаты составила:

• в ноябре 2019 года 4421,88 грн. (4173 + 248,88),

• в октябре и декабре — по 4173 грн.

Рис. 1. Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 4 квартал 2019 года

Рис. 2. Фрагмент таблицы 6 ЕСВ-отчета за ноябрь 2019 года

Доначисленная индексация и «средняя»

Здесь все зависит от того, для каких целей мы рассчитываем среднюю зарплату.

Отпускные и «средняя» за 2 месяца. В пп. 3 и 4 Порядка № 100 перечислены выплаты, которые участвуют / не участвуют в расчете средней зарплаты. Из этих норм следует главное правило:

То есть суммы доначисленной (сторнированной) зарплаты, в том числе и индексации, должны быть отнесены к тому месяцу, за который они доначислены (сторнированы). Это подтверждает Минсоцполитики в письмах от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11 и от 18.06.2019 г. № 718/0/204-19 (см.«Об исчислении средней зарплаты для оплаты отпусков» этого номера).

Поэтому при расчете средней зарплаты нужно учесть проведенные в течение расчетного периода корректировки зарплатных выплат. Учтите, если корректировку зарплатных выплат вы проводите уже после того, как рассчитаны и выплачены отпускные (другие выплаты исходя из «средней» за 2 месяца), то сумму отпускных (других исходя из «средней» за 2 месяца) нужно пересчитать.

В приведенном вопросе индексацию забыли начислить. В связи с этим средняя зарплата для оплаты отпускных была занижена. Поэтому в данном случае работодатель обязан пересчитать среднюю зарплату и доначислить не только сумму индексации, но и сумму отпускных.

Начало отпуска пришлось на сентябрь. Предположим, что в расчетном периоде (сентябрь 2018 года — август 2019 года) начисленная сумма зарплаты с учетом коэффициента повышения оклада составила 53407,98 грн. Общая сумма доначисленной индексации в ноябре составила 248,88 грн. (за 4 месяца с июля по октябрь).

Но для пересчета отпускных относим к месяцам расчетного периода только индексацию за июль и август 2019 года в сумме 124,44 грн.

(62,22 грн. х 2 мес).

Таким образом, начисленная зарплата в расчетном периоде составляет:

53407,98 + 124,44 = 53532,42 (грн.).

Среднедневная заработная плата составит:

53532,42 : 354 = 151,22 (грн.).

Сумма отпускных составит:

151,22 x 14 = 2117,08 (грн.).

Таким образом, работнику следует доначислить отпускные 4,90 грн. (2117,08 - 2112,18).

Нетрудоспособная «средняя». Сумму доначисленной индексации при расчете средней зарплаты для оплаты больничных/декретных включайте в заработок того месяца, в котором они были фактически проведены. Относить доначисленную индексацию к месяцам, за которые она начислена, не нужно. Порядком № 1266 это не предусмотрено. То есть в приведенном примере доначисленную в ноябре индексацию за июль — октябрь 2019 года включаем в доход ноября.

Не нужно пересчитывать и рассчитанные ранее больничные/декретные в связи с доначислением индексации зарплаты.

А вот сумму доначисленных отпускных при расчете больничных/декретных нужно отнести к месяцу, на который приходится отпуск. При этом такие доначисления включают в расчет средней пропорционально дням отпуска, приходящимся на расчетный период (письмо Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16). Другими словами, если вам пришлось доначислить индексацию и в связи с этим пересчитать отпускные, то отпускные корректировки при расчете больничных относите к месяцам, за которые они начислены. И если дни, за которые были доначислены/отсторнированы отпускные, ранее участвовали в расчете больничных, то необходимо пересчитать сумму таких больничных с учетом доначисленных/отсторнированных сумм отпускных.

В завершение покажем (см. табл. 3), как доначисленная индексация влияет на различные зарплатные показатели.

Таблица 3. Влияние доначисленной индексация на зарплатные показатели