Донарахували індексацію: як відобразити у звітності і як це вплине на «середню»

Приводом для написання статті послужив лист нашого читача. Ситуація, в якій нас попросили розібратися, така.

* Якщо індексацію донарахували звільненому працівникові, то корисною буде стаття «Виплати після звільнення: нюанси оподаткування і відображення у звітності» // «ОП», 2019, № 20.

Щоб виправити допущену помилку, треба донарахувати індексацію. Крім того, необхідно:

• переглянути суми доплати до МЗП, якщо вони були нараховані в місяцях, в яких не була проіндексована зарплата;

• правильно відобразити донараховані суми індексації у звітності (ЄСВ-звітності і Податковому розрахунку за формою № 1ДФ);

• правильно врахувати донараховані суми в розрахунку відпускних і лікарняних.

Давайте розберемо усе по порядку.

Донарахована індексація і доплата до МЗП

Зарплата працівника за повністю виконану норму праці у відповідному місяці не може бути нижча розміру мінзарплати. Якщо зарплата виявилася нижча МЗП, то ми повинні працівникові нарахувати доплату до МЗП. При цьому треба пам’ятати, що індексацію включають у загальну суму виплат за місяць, яку порівнюють із розміром МЗП (див. листи Мінсоцполітики від 13.02.2017 р. № 317/0/101-17/282; від 17.02.2017 р. № 391/0/101-17/282; від 18.01.2017 р. № 119/0/101-17/282; від 02.02.2017 р. № 248/0/101-17/282; від 10.01.2018 р. № 27/0/101-18).

Зверніть увагу! Для цілей виконання вказаної вимоги в поточному місяці у фактичний заробіток, який порівнюємо з МЗП, не включаємо виплати, нараховані в поточному місяці за минулі місяці (сторнування/донарахування) у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок. На це звертало увагу Мінсоцполітики в листі від 17.05.2017 р. № 1452/0/101-17 // «ОП», 2017, № 22, с. 3.

Іншими словами,

І якщо в минулих місяцях доплату до МЗП визначили без урахування індексації зарплати, яку донарахували в подальшому, то її (доплату) треба відкоригувати. Наведемо умовний приклад.

У цій ситуації працівникові треба донарахувати індексацію за жовтень 2019 року (62,22 грн.) і відкоригувати доплату до МЗП (див. табл. 1).

Таблиця 1. Донарахована індексація менше суми доплати до МЗП

Як бачимо, працівникові донарахували індексацію, але на цю ж суму зменшилася доплата до МЗП. У результаті за жовтень 2019 року працівникові донараховувати нічого не треба, а всі коригування пройдуть тільки «на папері» (за бухгалтерською довідкою). Але так може бути не завжди. Наприклад, за ситуації, коли сума донарахованої індексації перевищує нараховану раніше доплату до МЗП, працівникові треба донарахувати різницю між цими величинами.

У наведеному прикладі також треба відкоригувати доплату до МЗП. Але ситуація відрізнятиметься від прикладу 1. Покажемо це в табл. 2.

Таблиця 2. Донарахована індексація більше суми доплати до МЗП

Як бачимо, після донарахування індексації зарплата за жовтень 2019 року перевищує МЗП.

Тому працівникові донараховують індексацію, але при цьому «прибирають» доплату до МЗП.

У результаті за жовтень працівникові фактично буде донарахована різниця 30,42 грн.

(62,22 - 31,80).

Перш ніж перейти до питання відображення донарахованої індексації у звітності, з’ясуємо, як її суми оподатковуються ПДФО, ВЗ і ЄСВ.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ

ПДФО і ВЗ. Згідно з п.п. 2.2.7 Інструкції № 5 індексація включається в поняття «заробітна плата».

А це означає, що з її суми треба утримати ПДФО і ВЗ в загальному порядку за ставкою, що діє на момент нарахування, — 18 і 1,5 % відповідно (п.п. 164.2.1, п. 167.1 і п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

«Розкидати» за місяцями суми донарахованої індексації для порівняння з граничним доходом, що надає право на ПСП, не треба.

Усю донараховану суму індексації враховують у складі зарплати в місяці фактичного нарахування (див. лист ДФСУ від 13.05.2016 р. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 // «ОП», 2016, № 14, с. 15, консультацію фахівця ДФСУ «Перерахунок зарплати в результаті хвороби працівника: як робити перерахунок ПДФО» // 2017, № 20, с. 25).

ЄСВ. Індексація як складова додаткової заробітної плати є об’єктом стягнення ЄСВ (абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). ЄСВ на неї нараховують за ставками, встановленими ст. 8 цього Закону. У загальному випадку для працівників без інвалідності — 22 %.

Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, нараховані суми включаються в заробітну плату того місяця, в якому були здійснені нарахування (п.п. 3 п. 3 розд. 4 Інструкції № 435).

При цьому максимальну і мінімальну величину бази стягнення ЄСВ (у 2019 році — 62595 грн.) застосовуєте до загального нарахованого доходу за місяць, в якому була донарахована індексація.

Розкидати її за місяцями, за які вона була донарахована, не треба. Таке «розкидання» застосовують лише для деяких виплат, таких як відпускні, лікарняні і декретні.

Це означає, що якщо ви, наприклад, у листопаді 2019 року нараховуєте індексацію працівникові за липень — жовтень 2019 року, то її включайте в загальну суму зарплати за листопад і ЄСВ нараховуйте на неї за ставкою 22 % (для працівника без інвалідності).

Звітність

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. Донараховані суми індексації за минулі періоди відображайте загальною сумою у складі зарплати в тому звітному кварталі, в якому вона нарахована. Так, донараховану в листопаді 2019 року індексацію за минулі місяці (липень — жовтень 2019 року) відображайте за формою № 1ДФ за 4 квартал 2019 року з ознакою доходу «101» в одному рядку із зарплатою. Подавати уточнюючий податковий розрахунок за минулий квартал не треба.

Звіт з ЄСВ. Суму індексації, донараховану за минулі періоди, треба відобразити в таблиці 6 ЄСВ-звіту в одному рядку із зарплатою поточного місяця (п. 9 розд. IV Порядку № 435). Не треба коригувати звітність за минулі періоди, оскільки зобов’язання зі сплати ЄСВ виникло в місяці фактичного донарахування. Як показати у формі № 1ДФ і таблиці 6 ЄСВ-звіту донараховану в листопаді індексацію за липень-жовтень 2019 року (62,22 грн. х 4 міс. = 248,88 грн.), див. на рис. 1 і 2. Припустимо, що загальна сума зарплати склала:

• в листопаді 2019 року 4421,88 грн.

(4173 + 248,88),

• в жовтні і грудні — по 4173 грн.

Рис. 1. Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2019 року

Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 ЄСВ-звіту за листопад 2019 року

Донарахована індексація і «середня»

Тут усе залежить від того, для яких цілей ми розраховуємо середню зарплату.

Відпускні і «середня» за 2 місяці. У пп. 3 і 4 Порядку № 100 перераховані виплати, які беруть участь / не беруть участі в розрахунку середньої зарплати. З цих норм випливає головне правило:

Тобто суми донарахованої (сторнованої) зарплати, у тому числі й індексації, мають бути віднесені до того місяця, за який вони донараховані (сторновані). Це підтверджує Мінсоцполітики в листах від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11 та від 18.06.2019 р. № 718/0/204-19 (див. «Щодо обчислення середньої зарплати для оплати відпусток» цього номера).

Тому при розрахунку середньої зарплати треба врахувати проведені протягом розрахункового періоду коригування зарплатних виплат. Врахуйте, якщо коригування зарплатних виплат ви проводите вже після того, як розраховані і виплачені відпускні (інші виплати виходячи з «середньої» за 2 місяці), то суму відпускних (інших виплат виходячи з «середньої» за 2 місяці) треба перерахувати.

У наведеному запитанні індексацію забули нарахувати. У зв’язку з цим середня зарплата для оплати відпускних була занижена. Тому в цьому випадку роботодавець зобов’язаний перерахувати середню зарплату і донарахувати не лише суму індексації, але і суму відпускних.

Початок відпустки припав на вересень. Припустимо, що в розрахунковому періоді (вересень 2018 року — серпень 2019 року) нарахована сума зарплати з урахуванням коефіцієнта підвищення окладу склала 53407,98 грн. Загальна сума донарахованої індексації в листопаді склала 248,88 грн. (за 4 місяці з липня по жовтень).

Але для перерахунку відпускних відносимо до місяців розрахункового періоду тільки індексацію за липень і серпень 2019 року в сумі 124,44 грн. (62,22 грн. х 2 міс.). Таким чином, нарахована зарплата в розрахунковому періоді складає:

53407,98 + 124,44 = 53532,42 (грн.).

Середньоденна заробітна плата складе:

53532,42 : 354 = 151,22 (грн.).

Сума відпускних складе:

151,22 x 14 = 2117,08 (грн.).

Таким чином, працівникові слід донарахувати відпускні 4,90 грн. (2117,08 - 2112,18).

Непрацездатна «середня». Суму донарахованої індексації при розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних/декретних включайте в заробіток того місяця, в якому вони були фактично проведені. Відносити донараховану індексацію до місяців, за які вона нарахована, не треба. Порядком № 1266 це не передбачено. Тобто в наведеному прикладі донараховану в листопаді індексацію за липень — жовтень 2019 року включаємо в дохід листопада. Не треба перераховувати і розраховані раніше лікарняні/декретні у зв’язку з донарахуванням індексації зарплати.

А ось суму донарахованих відпускних при розрахунку лікарняних/декретних потрібно відносити до місяця, на який припадає відпустка. При цьому такі донарахування включають у розрахунок «середньої» пропорційно дням відпустки, що припадають на розрахунковий період (лист Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16). Іншими словами, якщо вам довелося донарахувати індексацію та у зв’язку з цим перерахувати відпускні, то відпускні коригування при розрахунку лікарняних відносите до місяців, за які вони нараховані. І якщо дні, за які були донараховані/відсторновані відпускні, раніше брали участь у розрахунку лікарняних, то необхідно перерахувати суму таких лікарняних з урахуванням донарахованих/відсторнованих сум відпускних.

На завершення покажемо (див. табл. 3), як донарахована індексація впливає на різні зарплатні показники.

Таблиця 3. Вплив донарахованої індексації на зарплатні показники