Основні моменти
Передусім нагадаємо: поки у вас не буде на руках свідоцтва про смерть працівника (форма свідоцтва затверджена постановою КМУ від 10.11.2010 р. № 1025), не поспішайте проводити остаточний розрахунок.
Адже тільки цей документ є підставою для оформлення наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин з працівником, який помер, і, відповідно, проведення остаточного розрахунку. Але тільки-но всі формальності дотримані, можна приступити до проведення остаточного розрахунку з працівником. Тобто до розрахунку та нарахування всіх сум, що належать працівникові за період до моменту припинення роботи у зв’язку із смертю.
До таких виплат можна віднести зарплату за відпрацьовані дні (у нашому випадку — за відпрацьовані дні до початку відпустки), у разі, якщо її ще не виплатили, компенсацію за невикористану відпустку, лікарняні тощо.
Їх розрахунок та нарахування проводимо в загальному порядку, але з деякими особливостями. Про них і поговоримо далі.
Лікарняні
Лікарняні у разі смерті працівника надаємо за увесь період захворювання, включаючи останній день хвороби, в який він помер (див. листи ФСС від 12.02.2015 р. № 5.2-32-316 і від 14.08.2009 р. № 04-06/Н-152з-198).
Головне, щоб родичі працівника, який помер, звернулися за призначенням матеріального забезпечення протягом 12 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи (п. 5 ст. 32 Закону № 771).
1 Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 28.12.2014 р. № 77-VIII.
Якщо родичі надали оформлений за усіма правилами листок непрацездатності у встановлений термін, роботодавець зобов’язаний розрахувати та нарахувати лікарняні в загальному порядку відповідно до вимог Порядку № 12662.
2 Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
До речі, від того, коли лікарняний лист подано до комісії із соцстрахування, залежатиме й оподаткування ЄСВ сум лікарняних працівника, який помер.
Якщо це сталося:
• до моменту остаточного розрахунку з працівником, який помер, то суми оплати днів хвороби (і за рахунок підприємства, і за рахунок соцстраху) включаються у базу нарахування ЄСВ на підставі ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ3 (лист ПФУ від 22.10.2012 р. № 21362/н-11);
3 Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
• після проведення остаточного розрахунку з працівником, який помер (наприклад, через місяць або два після остаточного розрахунку), із суми лікарняних ЄСВ стягувати не треба. А все тому, що колишній працівник вже не є застрахованою особою (див. лист ПФУ від 30.08.2011 р. № 18177/03-20).
А ось ПДФО і ВЗ із суми таких лікарняних утримати доведеться у будь-якому випадку (за правилами, встановленими для зарплати). Причому суми лікарняних для ПДФО-цілей треба віднести до місяців, за які вони нараховані.
Відпускні
Тут слід звернути увагу на такі моменти:
1. Оскільки працівник помер у період оплачуваної відпустки, суму відпускних при остаточному розрахунку з померлим не перераховуємо, оскільки це не передбачено чинним законодавством.
2. Якщо працівник, який помер, використав зайві дні відпустки, коригування (утримання) відпускних також не проводимо.
Звичайно, за загальними правилами, у разі звільнення працівника (припинення з ним трудових відносин) до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець проводить відрахування із зарплати за дні відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Проте у разі смерті працівника відрахування із зарплати за невідпрацьовані дні відпустки не проводяться. Така вимога прямо прописана в ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки4.
4 Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
3. Якщо на день проведення остаточного розрахунку у померлого ще залишилися невикористані дні відпусток (щорічної відпустки і соціальної додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (за наявності права на неї)), обов’язково нараховуємо їх компенсацію.
Нагадаємо: з таких виплат утримуємо ПДФО і ВЗ у загальному порядку. У формі № 1ДФ їх відображаємо з ознакою доходу «101» під податковим номером працівника, який помер.
Крім того, нараховані при проведенні остаточного розрахунку суми компенсації за невикористану відпустку включаємо до бази нарахування ЄСВ.
Також ці суми відображаємо у Звіті з ЄСВ (форма № Д4) з податковим номером померлого.
Зверніть увагу: якщо компенсація за невикористану відпустку (це виплата за невідпрацьований час, п.п. 2.2.12 Інструкції № 55) буде нарахована вже після проведення остаточного розрахунку з померлим, то ЄСВ не нараховуємо та у Звіті з ЄСВ не відображаємо.
5 Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Матдопомога
Суму матеріальної допомоги, виданої працівникові перед відпусткою, не коригуємо, тобто не утримуємо з нарахованих працівникові доходів.
Річ у тому, що наказ про надання матеріальної допомоги був виданий у тому місяці, в якому працівник ще перебував у трудових відносинах. У тому ж періоді (на підставі наказу) ця сума була виплачена працівникові.
Тому коригувати тут нічого.
Поготів, що перерахунок суми матеріальної допомоги у зв’язку зі смертю працівника чинним законодавством не передбачений.
Зверніть увагу: навіть якщо сума матеріальної допомоги з якоїсь причини не була виплачена працівникові перед виходом у відпустку (хоча наказ про її надання був виданий) — при проведенні остаточного розрахунку все одно доведеться нарахувати таку допомогу в сумі, зазначеній у наказі.
І насамкінець нагадаємо: за загальним правилом суми заробітної плати, компенсації за невикористані дні відпусток і лікарняних передають членам сім’ї працівника, який помер.
Більше подробиць про порядок припинення трудових відносин із працівником, який помер, і проведення з ним остаточного розрахунку ви зможете знайти в статтях:
• «Зарплата померлого працівника: кому платити?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 38;
• «Помер працівник: життєві ситуації» // «Оплата праці», 2020, № 4.
