Основные моменты
Прежде всего напомним: пока у вас не будет на руках свидетельства о смерти работника (форма свидетельства утверждена постановлением КМУ от 10.11.2010 г. № 1025), не спешите проводить окончательный расчет.
Ведь только этот документ является основанием для оформления приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений с умершим работником и, соответственно, проведения окончательного расчета. Но как только все формальности соблюдены, можно приступить к проведению окончательного расчета с работником. То есть к расчету и начислению всех сумм, которые полагаются работнику за период до момента прекращения работы в связи со смертью.
К таким выплатам можно отнести зарплату за отработанные дни (в нашем случае — за отработанные дни до начала отпуска), в случае, если ее еще не выплатили, компенсацию за неиспользованный отпуск, больничные и т. п.
Их расчет и начисление проводим в общем порядке, но с некоторыми особенностями. О них и поговорим далее.
Больничные
Больничные в случае смерти работника предоставляем за весь период заболевания, включая последний день болезни, в который он умер (см. письма ФСС от 12.02.2015 г. № 5.2-32-316 и от 14.08.2009 г. № 04-06/Н-152з-198).
Главное, чтобы родственники умершего работника обратились за назначением материального обеспечения в течение 12 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица (п. 5 ст. 32 Закона № 771).
1 Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 28.12.2014 г. № 77-VIII.
Если родственники предоставили оформленный по всем правилам листок нетрудоспособности в установленный срок, работодатель обязан рассчитать и начислить больничные в общем порядке в соответствии с требованиями Порядка № 12662.
2 Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Кстати, от того, когда больничный лист подан в комиссию по соцстрахованию, будет зависеть и обложение ЕСВ сумм больничных умершего работника.
Если это случилось:
• до момента окончательного расчета с умершим работником, то суммы оплаты дней болезни (и за счет предприятия, и за счет соцстраха) включаются в базу начисления ЕСВ на основании ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ3 (письмо ПФУ от 22.10.2012 г. № 21362/н-11);
3 Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
• после проведения окончательного расчета с умершим работником (например, через месяц или два после окончательного расчета), из суммы больничных ЕСВ взимать не надо.
А все потому, что бывший работник уже не является застрахованным лицом (см. письмо ПФУ от 30.08.2011 г. № 18177/03-20).
А вот НДФЛ и ВС из суммы таких больничных удержать придется в любом случае (по правилам, установленным для зарплаты). Причем суммы больничных для НДФЛ-целей нужно отнести к месяцам, за которые они начислены.
Отпускные
Здесь следует обратить внимание на такие моменты:
1. Поскольку работник умер в период оплачиваемого отпуска, то сумму отпускных при окончательном расчете с умершим не пересчитываем, поскольку это не предусмотрено действующим законодательством.
2. Если умерший работник использовал лишние дни отпуска, корректировку (удержание) отпускных также не проводим.
Конечно, по общим правилам, в случае увольнения работника (прекращения с ним трудовых отношений) до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности работодатель проводит отчисления из зарплаты за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной части рабочего года.
Однако в случае смерти работника отчисления из зарплаты за неотработанные дни отпуска не проводятся. Такое требование прямо прописано в ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках4.
4 Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
3. Если на день проведения окончательного расчета у умершего еще остались неиспользованные дни отпусков (ежегодного отпуска и социального дополнительного отпуска работникам, которые имеют детей (при наличии права на него)), обязательно начисляем их компенсацию.
Напомним: из таких выплат удерживаем НДФЛ и ВС в общем порядке. В форме № 1ДФ их отражаем с признаком дохода «101» под налоговым номером умершего работника.
Кроме того, начисленные при проведении окончательного расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск включаем в базу начисления ЕСВ.
Также эти суммы отражаем в Отчете по ЕСВ (форма № Д4) с налоговым номером умершего.
Обратите внимание: если компенсация за неиспользованный отпуск (это выплата за неотработанное время, п.п. 2.2.12 Инструкции № 55) будет начислена уже после проведения окончательного расчета с умершим, то ЕСВ не начисляем и в Отчете по ЕСВ не отражаем.
5 Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Матпомощь
Сумму материальной помощи, выданной работнику перед отпуском, не корректируем, т. е. не удерживаем из начисленных работнику доходов.
Дело в том, что приказ о предоставлении материальной помощи был издан в том месяце, в котором работник еще находился в трудовых отношениях.
В том же периоде (на основании приказа) эта сумма была выплачена работнику.
Поэтому корректировать здесь нечего.
Тем более, что перерасчет суммы материальной помощи в связи со смертью работника действующим законодательством не предусмотрен.
Обратите внимание: даже если сумма материальной помощи по какой-то причине не была выплачена работнику перед уходом в отпуск (хотя приказ о ее предоставлении был издан) — при проведении окончательного расчета все равно придется начислить такую помощь в сумме, указанной в приказе.
И в заключение напомним: по общему правилу суммы заработной платы, компенсации за неиспользованные дни отпусков и больничных передают членам семьи умершего работника.
Больше подробностей о порядке прекращения трудовых отношений с умершим работником и проведении с ним окончательного расчета вы сможете найти в статьях:
• «Зарплата умершего работника: кому платить?» // «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 38;
• «Умер работник: жизненные ситуации» // «Оплата труда», 2020, № 4.
