Смерть у вихідний день
Співробітниця установи несподівано померла 1 лютого 2020 року (вихідний день). Якою датою має бути виданий наказ про припинення трудових відносин? І чи треба дані про співробітницю вносити в таблицю 6 Звіту з ЄСВ?
Важливо пам’ятати, що підставою для припинення трудових відносин із працівником, що помер, є належним чином оформлене свідоцтво про смерть (форма свідоцтва затверджена постановою КМУ від 10.11.2010 р. № 1025).
Тільки після отримання цього документа, зробивши його копію і належним чином її засвідчивши, можна переходити до оформлення наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин у зв’язку із смертю працівника.
Враховуючи, що для оформлення відповідного документа потрібен час, дата видання наказу (розпорядження), як правило, завжди не збігається з датою смерті працівника.
Водночас у наказі (розпорядженні) обов’язково треба зазначити точну дату смерті працівника, яка і буде датою припинення трудових відносин. Причому неважливо, працював цього дня померлий чи ні (лист Мінпраці від 31 грудня 2010 року № 284/06/186-10).
У цьому випадку датою припинення трудових відносин буде 01.02.2020 р. (дата смерті співробітниці), а відповідний наказ може бути оформлений і пізніше (наприклад, 04.02.2020 р.), коли свідоцтво про смерть буде у вас на руках.
На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору проводимо остаточний розрахунок з працівником, що помер. Тобто в загальному випадку розраховуємо, нараховуємо і виплачуємо заробітну плату за фактично відпрацьований час, «відпускну» компенсацію тощо.
У нашому випадку працівниця померла в перший день лютого (вихідний день). Тому відпрацьованого часу цього місяця у неї немає.
Не буде і нарахованої зарплати за лютий. Проте ніхто не скасовував «відпускну» компенсацію.
Нараховані при проведенні остаточного розрахунку суми включаємо у базу нарахування ЄСВ в загальному порядку і відображаємо у звітності з ЄСВ (форма № Д4) того місяця, в якому проведений остаточний розрахунок.
При цьому таблицю 6 Звіту з ЄСВ заповнюємо з урахуванням таких особливостей:
• у гр. 8 і 12 зазначаємо податковий номер і П. І. Б. працівниці, що померла;
• у гр. 15 — кількість календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці з урахуванням дня смерті. У нашому випадку — ставимо «1»;
• гр. 19 не заповнюємо, оскільки у цьому випадку норма про нарахування ЄСВ з розрахунку мінзарплати не застосовна*.
* Подробиці в консультації «Мінімальний ЄСВ-внесок: прийняття-звільнення» // «ОП», 2019, № 21.
Виплати на картку померлого: чи можливо?
Установі стало відомо про смерть працівника (від його дружини) в день виплати зарплати. Чи можна перерахувати суми, що належать такому працівникові, на його зарплатну картку?
Тут усе залежить від ситуації.
Установу лише усно сповістили про смерть працівника. В день виплати зарплати родичі не з’явилися, свідоцтво про смерть не принесли.
Спокійно перераховуйте зарплату на картку померлого працівника.
Нагадаємо: тільки свідоцтво про смерть є підставою для припинення трудових відносин з працівником, що помер. Поки у вас не буде цього документа — працівник числитиметься в обліковому складі установи.
Відповідно роботодавець повинен продовжувати виконувати свої обов’язки відносно такого працівника, у тому числі прописані у ст. 115 КЗпП щодо термінів і розміру виплати зарплати.
І тільки після того, як отримаєте від родичів померлого усі необхідні документи**, приступайте до нарахування усіх належних працівникові сум і здійснюйте їх виплату згідно з ч. 1 ст. 1227 ЦКУ***.
** Які саме — можете дізнатися з консультації «Помер працівник: що робити роботодавцеві» // «ОП», 2019, № 9.
*** Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
Зауважимо: усно сповіщати банк про смерть працівника з метою заблокувати зарплатну картку (основну, додаткову, картковий рахунок) роботодавцеві не треба.
Оскільки призупинити здійснення операцій за картковим рахунком банк має право тільки після того, як отримає документи, що підтверджують смерть власника рахунку (запит нотаріуса, копію свідоцтва про смерть або рішення суду про оголошення померлим тощо).
Родичі працівника, який помер, надали установі свідоцтво про його смерть і документи, що підтверджують їх родинні зв’язки з померлим.
У такому разі ч. 1 ст. 1227 ЦКУ зобов’язує роботодавця передати суми заробітної плати і лікарняних, які нараховані особі, що померла, але не були отримані нею за життя, членам її сім’ї, а у разі їх відсутності — такі суми входять до складу спадщини. Звичайно ж, за наявності відповідних документів.
Якщо була переплата
26.12.2019 р. працівникові виплачена зарплата за другу половину грудня. А наступного дня (27.12.2019 р.) він несподівано помер. Чи треба утримувати зарплату за невідпрацьовані дні?
Розпочнемо з того, що Закон про оплату праці не містить будь-яких норм, як, наприклад, ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки, які б забороняли проводити відрахування із зарплати у разі надміру виплаченої суми. Тому в цьому питанні дотримуємося загальних правил. Так, комерційні підприємства мають право скористатися положеннями, прописаними в колективному договорі. Останні можуть передбачати як проведення коригування зарплати працівника, що помер, на невідпрацьовані дні, так і заборону на такі дії (тоді оплата днів, невідпрацьованих працівником, що помер, у грудні 2019 року, визнається безнадійною заборгованістю).
Що стосується бюджетних установ, то вони не так вільні в розпорядженні трудовими виплатами. Тому їм доведеться провести коригування зарплати працівника, що помер, виконуючи вимоги ст. 127 і 132 КЗпП.
Тобто якщо про смерть працівника стало відомо:
а) не пізніше за один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми (наш випадок) — роботодавець видає наказ (розпорядження) про утримання із зарплати працівника, що помер, надміру виплачених сум (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП). У таких випадках згода працівника на утримання надміру виплаченої зарплати не потрібна;
б) пізніше за один місяць — сума переплати стягується з працівника, з вини якого сталася така помилка (ч. 1 ст. 132 КЗпП).
З цією метою керівник установи не пізніше двох тижнів з дня виявлення порушення видає відповідний наказ (розпорядження) і надає його до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). У наказі (розпорядженні) керівник вказує особу, винну у вчиненні порушення, і суму відшкодування.
Смерть у відрядженні
Працівник помер, перебуваючи у відрядженні. Аванс на відрядження перед поїздкою виданий не був. Він був вимушений нести витрати на відрядження за рахунок власних коштів. Як тепер компенсувати працівникові такі витрати?
Згідно зі ст. 121 КЗпП роботодавець зобов’язаний виплачувати працівникам, що направляються у відрядження, добові і суми, що покривають вартість проїзду до місця призначення і назад, а також найм жилих приміщень.
Ну а якщо таких виплат не було — відшкодовувати такі витрати працівникові після його повернення з відрядження.
Проте для отримання такої компенсації працівник, повернувшись з відрядження, повинен надати роботодавцеві:
• Звіт про використання коштів, наданих у відрядження (далі — авансовий звіт);
• документи, що підтверджують понесені ним витрати.
Зверніть увагу: в п. 15 Інструкції № 59**** сказано, що добові витрати не вимагають спеціального документального підтвердження. Проте це не зовсім так.
**** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Річ у тому, що ПКУ прямо вимагає документальне підтвердження (п. 170.9 ПКУ):
• зв’язку відрядження з госпдіяльністю роботодавця;
• фактичних витрат, понесених у відрядженні;
• кількості днів, за які виплачуються добові відповідно до наказу про відрядження і відповідних первинних документів (див. абз. 12 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
Тому одного наказу (розпорядження) про відрядження для компенсації витрат на відрядження працівникові буде недостатньо. Потрібні ще і первинні документи.
Увага! У загальному випадку вказані вище документи роботодавцеві співробітник повинен надати до закінчення 5-го банківського дня, що йде за днем, в якому він завершив відрядження (п. 17 Інструкції № 59, лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169). Якщо він не встигне або взагалі не надасть ні авансовий звіт, ні документи, що підтверджують витрати на відрядження, суми, що компенсуються роботодавцем, автоматично включаються в оподатковуваний дохід такого платника податків на підставі п. 170.9 ПКУ (ср. ). Відповідно з них утримуються ПДФО і ВЗ на загальних підставах.
На жаль, в описаній ситуації скласти і подати авансовий звіт працівник уже не може.
Проте родичі працівника, що помер, можуть надати первинні документи, які підтверджують його витрати на відрядження. І якщо такі витрати дійсно будуть пов’язані з поїздкою працівника (наприклад, на квитках буде вказано його прізвище, а дата відправлення у квитку збігатиметься з датою направлення працівника у відрядження), то, на наш погляд, такі витрати роботодавець має право відшкодувати. Але щоб уникнути претензій з боку податківців, з них треба утримати ПДФО і ВЗ.
Смерть у день відпустки
Працівник установи написав заяву на відпустку тривалістю 14 календарних днів починаючи з 19 лютого 2020 року. У зв’язку з цим був виданий наказ про відпустку і виплату матеріальної допомоги на оздоровлення. Відпускні і матеріальна допомога були виплачені працівникові до відпустки. А 24.02.2020 р. дружина працівника повідомила, що він помер 19.02.2020 р. (у свій перший день відпустки). Чи треба при проведенні остаточного розрахунку з померлим перераховувати йому суму відпускних і утримувати суму матдопомоги?
Скажемо відразу, перераховувати суму відпускних при остаточному розрахунку з померлим не треба. Річ у тому, що коригування сум відпускних:
• не передбачене чинним законодавством у разі, коли працівник помер у період оплачуваної відпустки;
• заборонене (ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки) у разі, коли працівник, що помер, використав зайві дні відпустки.
Не доведеться перераховувати і суму матдопомоги. Наказ про надання матеріальної допомоги був виданий у періоді, коли працівник ще перебував у трудових відносинах з установою перед його виходом у відпустку. При цьому перерахунок суми матеріальної допомоги у зв’язку зі смертю працівника чинним законодавством не передбачений.
Нюанси заповнення звітності
Як заповнити таблицю 5 Звіту з ЄСВ у разі смерті працівника? Яку причину припинення трудових відносин у ній вказати?
Дані про нараховані при проведенні остаточного розрахунку суми зарплати, «відпускної» компенсації і лікарняних обов’язково відображають у звітності з ЄСВ (форма № Д4). У тому числі заповнюють і таблицю 5 такої форми. Але! З урахуванням таких особливостей:
• у гр. 9 і 10 вказують податковий номер і П. І. Б. працівника, що помер;
• у гр. 11 «дата закінчення» проставляють дату смерті працівника, яка зазначена у свідоцтві про смерть (навіть якщо така дата припадає на вихідний, свято, відпустку, хворобу тощо і не збігається з датою наказу про припинення трудових відносин);
• у гр. 16 — номер і дату наказу про припинення трудових відносин у зв’язку із смертю працівника;
• у гр. 17 — підставу для припинення трудових відносин. Оскільки у КЗпП такої підстави, як смерть працівника, не передбачено, вибираємо — «Інша».
Як відобразити у формі № 1ДФ заробітну плату померлого працівника, що виплачується спадкоємцеві?
Зазвичай зарплату працівника, що помер, виплачують його родичам (на підставі заяви і документів, що підтверджують родинний зв’язок із працівником, який помер).
Якщо родичів у померлого не було або ж вони не звернулися за виплатою, зарплату включають до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ). У таких випадках виплати передають (а) або на депозит нотаріуса, (б) або зберігають кошти, що належать працівникові, який помер, на рахунку підприємства, установи, організації до появи спадкоємців. Але незалежно від способу передання коштів (нотаріусу або спадкоємцям) у формі № 1ДФ за відповідний квартал, в якому проведена виплата:
• у гр. 2 вказують податковий номер працівника, що помер;
• у гр. 3 — суму виплаченої зарплати;
• у гр. 5 — ознаку доходу «101»;
• у гр. 7 — дату припинення трудових відносин (згідно зі свідоцтвом про смерть).
Жодної іншої інформації про виплату спадщини або даних про спадкоємців — одержувачів коштів роботодавець у ф. № 1ДФ не відображає. Це обов’язок нотаріусів.
