Додаток 4ДФ: теорія + практика

¹ Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 р. № 773).

Заголовна частина

Одна із перших новацій додатка 4ДФ — відсутність порцій. Раніше на порції форму № 1ДФ ділили ті роботодавці, у яких чисельність працівників перевищувала 1000. Тепер же у додатку 4ДФ порцій немає. Тож звітуємо про доходи, ПДФО та ВЗ усіх працівників «одним махом».

Ще одна відмінність — помісячна розбивка даних за квартал.

Із технічного погляду зору це означає, що потрібно сформувати три додатки 4ДФ (за кожен місяць звітного кварталу) до одного «головного» Податкового розрахунку.

Зазначити, за який місяць ви звітуєте, слід у рядку 02 «Звітний (податковий) період». Аби заповнити його правильно, скористайтесь таблицею, що наведена нижче.

При заповненні поля «номер Розрахунку» потрібно орієнтуватись на номер Податкового розрахунку, зазначений у заголовній частині.

Якщо подавати лише один Податковий розрахунок у квартал із типом «Звітний», то він буде із одиницею. А от коли з’являться Податкові розрахунки із типами «Звітний новий» або «Уточнюючий», то нумерація зазначатиметься по наростаючій: 2, 3 і т. д.

Ще один цікавий рядок — 032. Тут зазначають код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням платника. Де взяти цей код? У Кодифікаторі № 290². Цей документ містить коди чотирьох рівнів та додаткового рівня (райони в містах). Обираємо потрібний нам код, причому з останнього рівня для місцезнаходження платника.

² Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад, затверджений наказом Мінрозвитку громад та територій України від 26.11.2020 р. № 290.

Наприклад, якщо установа знаходиться у Немишлянському районі Харкова, то код беремо із додаткового рівня — UA63120270010423479.

Маєте неуповноважений відокремлений підрозділ? Тоді формуйте на нього окремий Податковий розрахунок із додатком 4ДФ. В рядках 032 цих документів зазначайте код з Кодифікатора № 290 за місцезнаходженням підрозділу. Але Податковий розрахунок за такий неуповноважений підрозділ подавайте за своїм основним місцем обліку.

Заповнення рядка 02 «Звітний (податковий) період» додатка 4ДФ

До рядків 04 та 05 із кількістю працівників, які працювали за трудовими договорами та ЦПД³ додали підказки. Тут зазначаємо лише тих працівників, за якими відображено дохід з ознаками «101» і «102» відповідно. Ознаки доходу наводимо в однойменній графі рядка 06 розділу І додатка 4ДФ. Детальніше про це — далі.

³ ЦПД — цивільно-правовий договір.

При цьому в «зарплатному» рядку 04 не зазначаємо уже звільнених працівників, яким у звітному періоді нараховано дохід з ознакою «101» та внутрішніх сумісників. Останніх ураховуємо як одного працівника за основним місцем роботи.

Стосовно «цивільно-правового» рядка 05 зауважимо: якщо договір на виконання робіт або надання послуг укладено із штатним працівником, то він потрапить і до рядка 04, і до рядка 05.

Це підтверджують і податківці в консультації із категорії 103.25 ЗІР ДПСУ. Нагадаємо: виплачений ФОПам дохід зазначають з ознакою «157». А в рядку 05 відображаємо лише фізосіб, яким виплачено дохід з ЦПД-ознакою «102».

Основна (таблична) частина

Переходимо до найцікавішої частини — рядка 06 розділу І додатка 4ДФ. Тут зазначаємо персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) фізособам доходу, ПДФО та ВЗ.

Так-так, чергова новація — ВЗ також відображаємо персоніфіковано, а не загальною сумою в іншому розділі, як це було раніше. Але давайте по черзі. Розберемо правила заповнення рядка 06 за кожною із граф.

Графа 1. № з/п. Тут зазначаємо порядковий номер заповнюваного рядка.

Пам’ятайте правило: скільки видів доходів на одну особу, стільки рядків на неї і заповнюємо. Проте є виняток стосовно працівника, якого звільнено, а потім знову прийнято у межах одного місяця. На нього слід заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну його місця роботи зустрічається у звітному місяці. Це щонайменше два рядки — по одному при звільненні та при прийнятті.

Якщо ж маємо зворотний випадок — працівника прийнято і в цьому ж місяці звільнено, на нього оформлюємо один рядок.

І ще є один випадок, коли заповнюємо два рядки на одного працівника. Причому ознака доходу однакова. Це можливо, якщо працівник має право на дві ПСП, оскільки утримує двох та більше дітей до 18 років, у тому числі дитину з інвалідністю. Тоді ПСП на дитину з інвалідністю зазначається з ознакою 02, на інших дітей — з ознакою 04. Приклад заповнення додатка 4ДФ (приклад 2).

Графа 2. РНОКПП⁴ або серія (за наявності) та номер паспорта. Із назви уже зрозуміло, що потрібно зазначати: для більшості осіб — це РНОКПП. А якщо особа відмовилась від його отримання та має відповідну відмітку в паспорті, то вносимо паспортні дані:

⁴ РНОКПП — реєстраційний номер облікової картки платника податків.

• або серію і номер із паспорта-книжечки (зліва направо підряд без пропусків, не заповнюючи порожні клітинки, що залишились);

• або 9 цифр номера паспорта ID-картки.

Графи 3а та 3. Сума доходу, нарахованого/виплаченого. Тут, як і раніше, зазначаємо дохід з урахуванням ПДФО, ВЗ та ПСП. Це підтвердили податківці у консультації з категорії 103.25 ЗІР ДПСУ.

Зверніть увагу: принцип відображення зарплатних доходів лишився незмінним. А якщо зарплату виплачують у встановлений строк у місяці, наступному за місяцем нарахування? Як бути? Тоді у графі 3 рядка 06 цю суму відображаємо за місяць, за який вона нарахована. Наприклад, зарплату нараховано у січні і виплачено в лютому (у встановлені строки) — зазначаємо її у графах 3а та 3 додатка 4ДФ за січень. У такому випадку значення граф 3а і 3 будуть тотожними.

А от якщо зарплату виплачують несвоєчасно, то інформацію про її нарахування та виплату, а також утримання/перерахування до бюджету ПДФО та ВЗ відображають за фактом нарахування/виплати.

Це правило також стосується коштів, виданих під звіт або на відрядження, але не повернутих у встановлені строки.

Зауважте: натуральний коефіцієнт застосовується лише для доходу, що є базою оподаткування ПДФО. Натомість щодо ВЗ це правило не діє (див. лист ДФСУ від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 та консультацію з категорії 126.05 ЗІР ДПСУ). Детальніше про це — у прикладі 3.

Графи 4а та 4. Сума ПДФО, нарахованого/перерахованого. Назва говорить сама за себе. Тут усе без змін — відображаємо ПДФО, нарахований та перерахований до бюджету в розрізі фізосіб, ознак доходів, виплат за різні періоди роботи при звільненні/прийнятті. При цьому, якщо зарплата виплачена без затримки, то суми у графах 4а та 4 будуть рівні.

Графи 5а та 5. Сума ВЗ, нарахованого/перерахованого. Це — новинка звітності. Відтепер нарахований та перерахований до бюджету ВЗ, як і ПДФО, відображаємо персоніфіковано: у розрізі фізосіб, ознак доходів, виплат за різні періоди роботи при звільненні/прийнятті. Так само, якщо зарплата виплачена своєчасно, то суми у графах 5а та 5 будуть однакові.

Якщо ви зіткнулись із натуральним коефіцієнтом, то «заплющте очі» на дохід, зазначений у графах 3а та 3. Він розрахований із застосуванням натурального коефіцієнта та є базою лише для визначення ПДФО.

Тому визначайте суму ВЗ із суми «ненатурального» доходу.

Графа 6. Ознака доходу. Проставляємо ознаку, яка відповідає доходу, відображеному в графах 3а і 3. Обрати потрібну ознаку слід із довідника, наведеного у таблиці 1 додатка 2 до Порядку № 4⁵.

⁵ Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку…, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 р. № 773).

Для кожної ознаки доходу за кожним працівником — свій рядок (див. приклад 4).

Графи 7 та 8. Дата прийняття на роботу / звільнення з роботи. Графу 7 заповнюємо тільки на тих працівників, яких у відповідному місяці звітного кварталу було прийнято на роботу за трудовими договорами (контрактами) і їм було нараховано дохід. За рядком із сумою зарплати зазначаємо число, місяць, рік прийняття на роботу. Формат запису вказаний безпосередньо в додатку 4ДФ — дд.мм.рр. Наприклад, «10.03.2021».

Працівник не змінював місце роботи у звітному періоді? Тоді графу 7 на нього не заповнюємо.

Цікавий випадок: працівника прийняли на роботу в одному місяці, наприклад у лютому, але зарплату за цей місяць йому нарахували і виплатили наступного місяця (у березні). Тоді дату прийняття на роботу не відображаємо в 4ДФ:

• ані за лютий (рядок без сумових показників, але з датою прийняття на роботу не формують);

• ані за березень (дата прийняття припала на попередній місяць).

Про це податківці зазначили в консультації в категорії 103.25 ЗІР ДПСУ.

Графу 8 заповнюємо тільки на тих працівників, з якими було розірвано трудові договори:

• у звітному місяці кварталу і їм було нараховано/виплачено дохід. Якщо в місяці звільнення працівнику не нараховували та не виплачували дохід, то в додатку 4ДФ відомості про нього не зазначаємо. Графу 8 на нього не заповнюємо (див. консультацію з категорії 103.25 ЗІР ДПСУ);

• до початку звітного місяця, але працівник отримував зарплату у звітному місяці.

Цікавою є ситуація, коли працівника звільнили, потім прийняли й знову звільнили протягом звітного місяця (див. приклад 1).

Графа 9. Ознака ПСП. Її заповнюємо лише на працівників, які мали право на ПСП.

Графа 10. Ознака (0, 1). Сюди слід «зазирнути», якщо виправляємо помилки, подаючи «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податкові розрахунки і додатки 4ДФ. Принцип не змінився: «1» ставимо, коли треба виключити помилковий рядок, а «0» — коли потрібно ввести новий правильний рядок. Детальніше про виправлення помилок читайте у статті «Помилки у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: як виправити?».

Рядок 07 розділу ІІ додатка 4ДФ не такий популярний, як його попередник. Він призначений для відображення відомостей про оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею. Цей розділ заповнюють податкові агенти — банківські або інші фінустанови, оператори лотерей. Тому зупинятись на ньому не будемо.

Єдине, що нас зацікавить, — рядки «Військовий збір» і «Військовий збір — виключення».

Рядки із ВЗ у рядку 07 потрібні для проведення коригувань із ВЗ за періоди до 01.01.2021 р. (коли дані щодо ВЗ відображалися загальною сумою без персоніфікації). Якщо потрібно виправити помилку за ВЗ, допущену вже у 2021 році, то робимо це через розділ І додатка 4ДФ — із застосуванням графи 10.

Практикуємось

А тепер переходимо від теорії до практики. Розглянемо заповнення додатка 4ДФ на прикладах.

Звільнили — прийняли — звільнили

У цьому випадку на одного працівника потрібно заповнити два рядки: один — із доходом за період роботи на основному місці по дату звільнення і самою датою звільнення у графі 8, другий — із доходом за період роботи за сумісництвом і датами прийняття та звільнення у графах 7 та 8 відповідно.

Приклад заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ див на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за березень при звільненні/прийнятті (приклад 1)

Один працівник — дві ПСП

Дійсно, у такій особливій ситуації п.п. 169.3.1 ПКУ дає право на застосування двох ПСП на дітей:

• «звичайної» — на дітей без інвалідності (1135 грн х 2);

• «підвищеної» — на дитину з інвалідністю (1702,50 грн).

Детальніше про це читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 7, с. 15.

Граничний розмір доходу для застосування ПСП становить 9540 грн (3180 грн х 3 дитини). Зарплата працівниці за січень (7830 грн) менше 9540 грн. Отже, ПСП буде.

Загальна сума ПСП становить 3972,50 грн (1135 грн х 2 + 1702,50 грн). А база для утримання ПДФО — 3857,50 грн (7830 грн - 3972,50 грн).

Водночас суму ВЗ обчислюємо із доходу без вирахування ПСП. Отже, сума ПДФО становить 694,35 грн (3857,50 грн х 18 %), а ВЗ — 117,45 грн (7830 грн х 1,5 %).

За часів «панування» форми № 1ДФ ЗІР ДПСУ містив таку консультацію: за наявності двох ПСП на працівника потрібно заповнити два рядки. Перший рядок заповнюється в загальному порядку з відображенням усіх граф, а в другому рядку у графах 3а, 3, 4а, 4 проставляються прочерки.

Вважаємо, що цей підхід цілком справедливий і для описаної ситуації. Єдине, що додалось, — ВЗ-графи 5а та 5.

Зауважте: при заповненні Податкового розрахунку в електронній формі (наприклад, через Електронний кабінет) прочерки ставити не потрібно. Система їх проставить автоматично у порожніх комірках після подання звітності. Приклад заповнення додатка 4ДФ наводимо на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за січень при застосуванні ПСП за двома ознаками (приклад 2)

Натуральний коефіцієнт

Сума невчасно повернутого авансу на відрядження є доходом у вигляді додаткового блага. Тому із неї утримаємо ПДФО та ВЗ. Цього вимагає п.п. 164.2.11 ПКУ. При цьому базою для визначення ПДФО буде дохід, помножений на натуральний коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). Його показник дорівнює 1,219512. Тож у графах 3а та 3 зазначаємо суму доходу з урахуванням коефіцієнта — 268,29 грн (220 грн х 1,219512). Сума ПДФО дорівнює 48,29 грн (268,29 грн х 18 %).

А от при обчисленні суми ВЗ натуральний коефіцієнт «відпочиває». Це підтверджують податківці в листі ДФСУ від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 та консультації з категорії 126.05 ЗІР ДПСУ. Тому сума ПДФО становитиме 3,30 грн (220 грн х 1,5 %). Далі — приклад заповнення 4ДФ.

Рис. 3. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за лютий при застосуванні натурального коефіцієнта (приклад 3)

Аліменти

Дохід працівника — платника аліментів відображають у додатку 4ДФ без вирахування сум аліментів за ознакою доходу «101». Тобто аліменти і зарплату зазначаємо загальною сумою. Пам’ятайте: аліменти не підлягають оподаткуванню ПДФО і ВЗ (п.п. 165.1.14 та п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ). Тому графи 4а, 4, 5а, 5 по «аліментному» рядку не заповнюємо.

Суму аліментів відображаємо із зазначенням РНОКПП — стягувача (отримувача) таких аліментів за ознакою доходу «140» (див. консультації із категорії 103.25 ЗІР ДПСУ). Той факт, що перераховуємо їх виконавчій службі, не впливає на заповнення графи 2 рядка 06 розділу І додатка 4ДФ — все одно зазначаємо номер стягувача аліментів — фізособи.

Як визначити суму аліментів? Правильно, від «чистої» суми доходу (п. 13 Переліку № 146⁶). Тобто спочатку із зарплати утримуємо ПДФО та ВЗ, а потім із суми «на руки» вираховуємо чверть на аліменти. Детальніше про «дитячі» аліменти читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 8, с. 19.

⁶ Перелік видів доходів, які враховуються при визначенні розміру аліментів на одного з подружжя, дітей, батьків, інших осіб, затверджений постановою КМУ від 26.02.93 р. № 146.

Отже, сума ПДФО становить 1158,84 грн (6438 грн х 18 %), ВЗ — 96,57 грн (6438 грн х 1,5 %). База для утримання аліментів дорівнює 5182,59 грн (6438 грн - 1158,84 грн - 96,57 грн). Сума аліментів становить 1295,65 грн (5182,59 грн х 25 %).

Приклад заповнення додатка 4ДФ наведений на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за березень при стягненні аліментів (приклад 4)

Лікарняні від ФСС із затримкою

Для цілей оподаткування ПКУ відносить лікарняні до зарплати. Отже, у додатку 4ДФ їх відображаємо за «зарплатними» правилами. Тобто лікарняні, не виплачені вчасно, у рядку 06 розділу І додатка 4ДФ відображаємо за фактом. Отже, у додатку 4ДФ за лютий зазначаємо такі дані у графах:

• 3а — загальну суму зарплати і лікарняних 6008,54 грн (3249 + 2759,54);

• 3 — суму своєчасно виплаченої зарплати за лютий і лікарняних за рахунок роботодавця 4234,55 грн (985,55 грн + 3249 грн);

• 4а — суму ПДФО, утриманого з доходу графи 3а (1081,54 грн);

• 4 — суму ПДФО, сплаченого із зарплати графи 3 (762,22 грн);

• 5а — суму ВЗ, утриманого з доходу графи 3а (90,13 грн);

• 5 — суму ВЗ, сплаченого із зарплати графи 3 (63,52 грн).

ПДФО і ВЗ із суми неотриманих від ФСС лікарняних, що перераховані до бюджету в березні, до граф 4 та 5 рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за лютий не потраплять.

Адже лікарняні не були виплачені працівникові своєчасно в місяці, що настає за місяцем нарахування.

Далі у додатку 4ДФ за березень відображаємо такі дані у графах:

• 3а і 3 — суму нарахованої і виплаченої зарплати за березень — 6498 грн;

• 4а — суму ПДФО, утриманого із суми зарплати за березень, — 1169,64 грн;

• 4 — загальну суму ПДФО, сплаченого з березневої зарплати і лікарняних лютого, — 1488,96 грн (1169,64 + 319,32);

• 5а — суму ВЗ, утриманого з березневої зарплати (97,47 грн);

• 5 — загальну суму ВЗ, сплаченого з березневої зарплати і лікарняних лютого, — 124,08 грн (97,47 + 26,61).

А от до графи 3 рядка 06 розділу І додатка 4ДФ сума виплаченої допомоги від ФСС потрапить уже у квітні. Тобто це вже буде Податковий розрахунок за ІІ квартал 2021 року. Припустимо, що у квітні зарплата також становить 6498 грн. У такому разі в графі 3 покажемо загальну суму квітневої зарплати й нарешті отриманих від ФСС та виплачених працівнику лікарняних 8271,99 грн (6498 + 1773,99).

Приклади заповнення рядків 06 розділу І додатка 4ДФ за лютий, березень та квітень наведені на рис. 5, 6 та 7 відповідно.

Рис. 5. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за лютий при затримці виплати лікарняних від ФСС (приклад 5)

Рис. 6. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за березень при затримці виплати лікарняних від ФСС (приклад 5)

Рис. 7. Фрагмент заповнення рядка 06 розділу І додатка 4ДФ за квітень при затримці виплати лікарняних від ФСС (приклад 5)

Заповнили 4ДФ? Вітаємо! Наостанок невеличка порада: не намагайтесь підігнати дані додатка 4ДФ до даних ЄСВ-додатка Д1. Адже зарплата для ПДФО та ВЗ і зарплата для ЄСВ — це зовсім різні речі. Показники 4ДФ навіть не потраплять до основної частини розділу І Податкового розрахунку. Тож насправді, як і раніше, ми маємо два звіти (один — з ЄСВ, інший — з ПДФО та ВЗ). Просто відтепер подаємо їх разом.