Причини повернення активів
Причини повернення активів1 можуть бути різними. Серед найпоширеніших — товар неналежної якості. За таких обставин покупець (незалежно від можливості використання товару за призначенням) має право вимагати від продавця за своїм вибором (ч. 1 ст. 678 ЦКУ):
1 У цьому матеріалі під активами маємо на увазі ОЗ та МНМА, які установи обліковують згідно з НП(С)БО 121.
• пропорційного зменшення ціни;
• безоплатного усунення недоліків товару в розумний строк;
• відшкодування витрат на усунення недоліків товару.
Та як бути, якщо виявлено істотне порушення вимог щодо якості товару? Наприклад, недоліки, які не можна усунути, або недоліки, усунення яких пов’язане з непропорційними витратами або затратами часу, тощо. За таких обставин покупець має право за своїм вибором:
• відмовитися від договору і вимагати повернення сплачених за товар грошей;
• вимагати замінити товар.
Також повернення товару можливе, коли:
• продавець передав некомплектний товар і не доукомплектував його в розумний строк (ч. 2 ст. 684 ЦКУ);
• продавець передав товар (частину товару) асортименту, що не відповідає умовам договору (ч. 3 ст. 672 ЦКУ);
• продавець передав товар у кількості меншій, ніж передбачено договором (ч. 1 ст. 670 ЦКУ).
Ще одна причина повернення активів — покупець його повертає тому, що не сподобався колір, розмір чи інші характеристики. Це протилежна ситуація. Адже сторони належним чином виконали договірні зобов’язання: актив поставлений, прийнятий, оплачений, але потім покупець передумав, а продавець не заперечує виконати його примхи. У такому разі можливість повернення товару після виконання сторонами своїх зобов’язань повинна бути передбачена в договорі.
ЦІННА ПОРАДА
Можливість повернення активу з будь-яких причин варто прописати в договорі
Так, сторони не мають права вимагати повернення того, що було виконане ними за зобов’язаннями до моменту зміни або розірвання договору, якщо інше не передбачене договором або законом (ч. 4 ст. 653 ЦКУ). Тож якщо на момент укладення договору сторони передбачають, що актив може бути повернено, то радимо відразу прописати таку можливість у договорі.
Та головне у цій ситуації: покупець повертає постачальнику товар, а він, у свою чергу, — кошти, сплачені покупцем. А ось подальші відносини з постачальником установі доведеться розпочати з «чистого аркуша» та укласти новий договір купівлі-продажу.
Далі розглянемо, як операції з повернення та заміни активів слід розглядати установі-покупцю через облікову призму.
Які документи оформити?
Зазвичай повернення матеріальних цінностей оформлюють накладною або актом приймання-передачі. У разі оформлення накладної на ній роблять надпис «Накладна на повернення».
Інша річ, якщо повернення відбувається внаслідок претензій до якості отриманого активу. У такому разі покупець направляє постачальнику претензію. Здебільшого умови повернення та порядок його документального оформлення прописують в окремому розділі договору. Якщо ж подібних застережень у договорі немає, повернення слід здійснювати відповідно до приписів цивільного законодавства. І передусім у цьому разі варто керуватися нормами ст. 688 ЦКУ.
Увага! Незалежно від причини повернення покупець (бюджетна установа) повинен повідомити постачальника про необхідність повернення активів та пояснити причини таких дій.
При поверненні активів постачальнику, зарахованих до складу ОЗ або МНМА, доведеться оформити документ, що підтверджує їх вибуття (списання з балансу). Так, ми маємо на увазі Акт списання ОЗ (часткової ліквідації). Оформленням цього документа, як завжди, займається комісія установи.
Повернення активів: як показати в обліку?
При поверненні активів бухгалтер установи-покупця передусім має з’ясувати, який обліковий статус мають такі об’єкти.
Придбані матеріальні цінності обліковуються у складі капітальних інвестиції. Тобто такі активи не було введено в експлуатацію. А відтак на дату повернення постачальнику вони «сидять» на субрахунку 1311 або 1312.
У такому разі при їх поверненні потрібно відкоригувати тільки надходження (збільшення) капінвестицій. Це можна зробити одним із двох способів:
• або «червоним сторно» — Дт 1311, 1312 — Кт 2117, 6211;
• або зворотним записом — Дт 2117, 6211 — Кт 1311, 1312.
Придбані матеріальні цінності визнано активами та введено в експлуатацію. Тобто вони вже є повноцінними об’єктами ОЗ або МНМА та зараховані на баланс як такі. За таких умов зазначені активи установа встигла увести в експлуатацію та, напевно, вже нарахувала амортизацію на них. Тому головне питання при поверненні таких активів: що робити з відображеною сумою амортизації?
На нашу думку, тут слід керувались загальними нормами НП(С)БО 121 щодо вибуття (списання) ОЗ та МНМА. Тобто у разі повернення об’єктів ОЗ та МНМА установа має просто списати їх первісну (переоцінену) вартість і суму накопиченого зносу з балансу.
А от сторнувати (коригувати) суму раніше нарахованої амортизації на такі об’єкти не треба. І пояснення тут просте. Придбані активи були оприбутковані на баланс установи на абсолютно законних підставах.
У свою чергу, нарахування на них амортизації після введення в експлуатацію також було цілком правомірним і виправданим. Таким чином, жодної помилки в діях бухгалтера не було. Відповідно й виправляти немає чого.
УВАГА
Повернення ОЗ та МНМА постачальнику є різновидом вибуття (списання) активів
Отже, враховуйте такі правила відображення в обліку операцій із повернення ОЗ та МНМА.
Правила відображення в бухобліку повернення активів
| Правила для ОЗ | Правила для МНМА |
| Нараховуємо амортизацію в місяці вибуття об’єкта за повну кількість календарних місяців перебування в експлуатації протягом звітного періоду (кварталу), включаючи місяць його вибуття. Нарахування амортизації показуємо в обліку так: Дт 8014, 8114 — Кт 1411 | Донараховуємо амортизацію, тобто решту 50 % первісної вартості. Тільки після цього МНМА списуємо з балансу. Нарахування амортизації на МНМА показуємо в обліку так: Дт 8014, 8114 — Кт 1412. Суму зносу, віднесену на фінрезультат звітного періоду, відображаємо записом: Дт 5511 — Кт 8014, 8114 |
| Списуємо суму зносу, нарахованого за весь час експлуатації відповідного об’єкта. Списання суми нарахованого зносу відображаємо записом: Дт 1411 — Кт 10 | |
| Списуємо залишкову вартість об’єкта: Дт 8411 — Кт 10 | Списуємо первісну вартість таких об’єктів та суму нарахованого зносу: Дт 1412 — Кт 1113 |
| Списуємо внесений капітал на фінансовий результат звітного року: Дт 5111 — Кт 5512 | |
Повернення коштів чи взаємозалік?
Чи обов’язково постачальник має перерахувати установі кошти за повернений товар? Чи може установа сплатити постачальнику лише різницю між вартістю поверненого та отриманого на заміну товару? Звісно, постачальники часто-густо намагаються вмовити покупців обійтися без повернення (перерахування) грошових коштів, аби уникнути оформлення додаткових документів. При цьому вони пропонують покупцеві спрощений варіант — провести взаємозалік чи просто доплатити різницю за товар.
Але пам’ятайте головне: постачальник повинен повернути кошти установі. Оскільки проводити будь-які бартерні операції чи взаємозаліки при розрахунках з бюджетними установами заборонено. Про це чітко зазначено в ч. 6 ст. 45 БКУ. Докладніше про таку заборону ми розповідали в матеріалі «Бартерні операції в бюджетній сфері: чи можливо?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 14, с. 5).
Радимо ще раз переглянути наші аргументи і в жодному разі не погоджуватись на вмовляння постачальника «полегшити життя» і провести взаємозалік. Бо таке «полегшення» може обернутися «ускладненням» у вигляді притягнення до відповідальності за порушення бюджетного законодавства.
Повертаємо ОЗ та МНМА: чи потрібен дозвіл?
За загальним правилом керівники бюджетних установ мають право самостійно прийняти рішення про списання такого майна, як:
1) об’єкти ОЗ, на які нараховано знос у розмірі 100 %;
2) інші необоротні матеріальні активи (тобто об’єкти, що обліковуються на рахунку 11), за умови, що їх первісна (переоцінена) вартість не перевищує 50 тис. грн.
Нагадаємо: такі вимоги до списання майна бюджетними установами встановлено Порядком № 13142. При цьому жодних винятків для ситуації з поверненням необоротних активів цим Порядком не передбачено.
2 Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314.
Тож якщо читати норми Порядку № 1314 буквально при поверненні будь-яких ОЗ, доведеться узгодити це питання зі своїм суб’єктом управління. Це саме стосується й інших необоротних матеріальних активів з первісною вартістю понад 50 тис. грн. Однак аби бути впевненими у своїх діях на всі 100 %, радимо поцікавитись думкою свого суб’єкта управління заздалегідь.
Що з поверненими коштами?
Подальша доля коштів, повернених постачальником, залежить від того, у якому році та за рахунок коштів якого фонду (загального чи спеціального) було здійснено відповідні видатки. Втім, якщо постачальник повертає кошти, сплачені установою у поточному році за товар, тут жодних питань. Оскільки такі кошти установа може використати повторно в поточному році. І не має значення, за рахунок коштів якого фонду було здійснено ці видатки.
При цьому достатньо провести відновлення касових видатків із КЕКВ 0000 на КЕКВ 2210 або 3110.
Інша річ, якщо постачальник повернув кошти за товар, придбаний у минулому році. Ось тут уже слід звернути увагу, за рахунок коштів якого фонду кошторису було проведено видатки. Якщо йдеться про кошти загального фонду, вихід один. Їх доведеться перерахувати до бюджету, з якого утримується установа, за кодом класифікації доходів 24060300 «Інші надходження». Зрозуміло, що відновлення касових видатків при цьому не робимо.
Натомість якщо постачальник повернув кошти за товар, придбаний у минулому році за рахунок спецфонду, вони залишаються у розпорядженні установи.
Хочете дізнатися більше про нюанси відображення в обліку повернених коштів? Читайте нашу консультацію «Повернуто кошти минулого року: що в обліку?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 19, с. 8 — 10).
Отримали новий актив на заміну: що в обліку?
Надходження нового активу (ОЗ чи МНМА) на заміну поверненого не повинно викликати жодних питань у бухгалтера.
Таку операцію відображаємо за загальними правилами придбання та введення в експлуатацію об’єктів ОЗ та МНМА.
Повернення та заміна: числові приклади
Приклад 1. Бюджетна установа — навчальний заклад у вересні 2021 року отримала та оплатила проєктор вартістю 9300 грн. Оплату було здійснено за рахунок коштів, отриманих від надання платних послуг протягом першого півріччя поточного року. Проєктор було введено в експлуатацію у вересні, на підтвердження чого комісія закладу оформила Акт введення в експлуатацію ОЗ.
Можливість повернення проєктора покупцем упродовж 30 днів з дня його отримання передбачена умовами договору купівлі-продажу. Установа через 2 тижні після надходження проєктора повернула оплачене обладнання у зв’язку з його невідповідністю бажаним технічним вимогам. При цьому жодних претензій щодо якості отриманого проєктора установа не мала. З постачальним досягнуто згоди про повернення обладнання та заміну на більш потужну модель проєктора.
За фактом повернення обладнання постачальник оформив накладну на повернення та повернув кошти. Кошти в сумі 9300 грн надійшли на реєстраційний рахунок навчального закладу. При надходженні коштів від постачальника було проведено відновлення касових видатків із КЕКВ 0000 на КЕКВ 2210
Після цього навчальний заклад уклав з постачальником новий договір купівлі-продажу на придбання нового проєктора вартістю 12600 грн.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| Вересень-2021 — придбання проєктора та введення в експлуатацію | |||||
| 1 | Отримано проєктор від постачальника | 1312 | 6211 | 9300 | 6 |
| 2 | Перераховано постачальнику кошти за проєктор | 6211 | 2313 | 9300 | 3, 6 |
| 3 | Відкориговано фінрезультат звітного періоду на суму коштів, використаних на придбання проєктора | 5511 | 5411 | 9300 | 17 |
| 4 | Введено в експлуатацію проєктор | 1113 | 1312 | 9300 | 17 |
| Одночасно збільшено внесений капітал | 5411 | 5111 | 9300 | 17 | |
| 5 | Нараховано амортизацію у розмірі 50 % первісної вартості (9300 грн х 50 %) | 8014 | 1412 | 4650 | 17 |
| 6 | Віднесено на фінрезультат амортизацію, нараховану у звітному періоду | 5511 | 8014 | 4650 | 17 |
| Жовтень-2021 — повернення проєктора | |||||
| 7 | Нараховано амортизацію у місяці повернення проєктора | 8014 | 1412 | 4650 | 17 |
| 8 | Списано первісну вартість проєктора | 1412 | 1113 | 9300 | 9 |
| 9 | Віднесено до накопиченого фінрезультату первісну вартість проєктора при поверненні | 5111 | 5512 | 9300 | 17 |
| 10 | Віднесено на фінрезультат амортизацію, нараховану у звітному періоду | 5511 | 8014 | 4650 | 17 |
| 11 | Надійшли кошти від постачальника за повернений проєктор | 2313 | 6211 | 9300 | 3, 6 |
| Жовтень-2021 — придбання нового проєктора та введення в експлуатацію Здійснюємо записи за аналогією до пп. 1 — 6. | |||||
Приклад 2. Бюджетна установа — заклад культури у вересні 2021 року отримала та оплатила мікрофон вартістю 6200 грн. Оплату за мікрофон здійснено за рахунок бюджетних асигнувань.
Можливість повернення мікрофона покупцем упродовж гарантійного строку передбачено договором. Заклад культури через два тижні після надходження мікрофона повернув його з виявленим браком. Із постачальним досягнуто домовленість про повернення мікрофону та заміну на іншу модель.
На підтвердження факту повернення обладнання постачальник оформив накладну на повернення та повернув кошти. Кошти в сумі 6200 грн було зараховано на реєстраційний рахунок закладу культури. На суму повернених постачальником коштів було проведено відновлення касових видатків із КЕКВ 0000 на КЕКВ 2210.
Після цього заклад культури уклав з постачальником новий договір купівлі-продажу на придбання мікрофона вартістю 6700 грн.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| Вересень-2021 — придбання мікрофона | |||||
| 1 | Отримано асигнування на придбання мікрофона | 2313 | 5411 | 6200 | 2 |
| 2 | Надійшов мікрофон від постачальника | 1312 | 6211 | 6200 | 6 |
| 3 | Перераховано кошти постачальнику | 6211 | 2313 | 6200 | 2, 6 |
| Жовтень-2021 — повернення мікрофона | |||||
| 1 | Повернуто мікрофон постачальнику | 6211 | 1312 | 6200 | 6 |
| 2 | Отримано кошти від постачальника за повернене обладнання | 2313 | 6211 | 6200 | 2, 6 |
| Жовтень-2021 — придбання нового мікрофона та введення в експлуатацію | |||||
| 1 | Отримано мікрофон від постачальника | 1312 | 6211 | 6700 | 6 |
| 2 | Перераховано постачальнику кошти за мікрофон | 6211 | 2313 | 6700 | 2, 6 |
| 3 | Введено в експлуатацію мікрофон | 1113 | 1312 | 6700 | 17 |
| Одночасно збільшено внесений капітал | 5411 | 5111 | 6700 | 17 | |
| 4 | Нараховано амортизацію у розмірі 50 % первісної вартості(6700 грн х 50 %) | 8014 | 1412 | 3350 | 17 |
| 5 | Віднесено на фінрезультат амортизацію, нараховану у звітному періоду | 5511 | 8014 | 3350 | 17 |
Коригування ПДВ
Установі-покупцю, яка є платником ПДВ, при поверненні товару постачальнику доведеться правильно відкоригувати суми ПДВ. Для цього необхідно зменшити ПДВ, сплачений за придбані активи. Цього вимагає ст. 192 ПКУ.
Зокрема, у цій статті Кодексу перераховано випадки, коли податкові зобов’язання (далі — ПЗ) та податковий кредит (далі — ПК) платника ПДВ підлягають коригуванню. Серед них якраз згадується й про повернення товарів. Тож у нашому випадку підставою для ПДВ-коригування є розрахунок коригування (далі — РК) до податкової накладної (далі — ПН), зареєстрований у Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН). Такий РК оформляє особа, що склала ПН, яка підлягає коригуванню. Тобто його складатиме постачальник товару. Але будьте уважними: зареєструвати РК, складений на повернення товарів, у згаданому Реєстрі повинен покупець (тобто бюджетна установа).
В які строки це необхідно зробити? Знайте: реєструють такі РК з урахуванням граничних строків, зазначених у п. 201.10 ПКУ:
• для РК, складених з 1-го по 15-й календарний день (включно) календарного місяця, — до останнього дня (включно) календарного місяця, в якому вони складені;
• для РК, складених із 16-го по останній календарний день (включно) місяця, — до 15-го календарного дня (включно) календарного місяця, наступного за місяцем, в якому вони складені.
Тому не відкладайте цей відповідальний момент на потім. Адже такий РК є підставою для ПДВ-коригування лише після його реєстрації в ЄРПН.
І наостанок ще один важливий момент. У зв’язку з постачанням нового активу на заміну поверненого продавець повинен скласти нову ПН.
У свою чергу, установа-покупець на підставі цього документа включає суми ПДВ до ПК (за умови, якщо така накладна зареєстрована продавцем в ЄРПН).
