Благодійна допомога: оформлення та облік (частина 2)

Та незалежно від форми отриманої «благодійки», установи повинні правильно документально оформити та показати такі надходження в бухобліку. Не впевнені, чи обов’язково це робити? А дарма. Минулого року це підтвердив Мінфін у своєму листі від 27.04.2022 № 41020-06-5/8479. Зокрема, фахівці Мінфіну наголосили, що належному документальному оформленню та відображенню в бухобліку підлягає вся допомога, яку отримують бюджетні установи.

Далі розглянемо вимоги до оформлення та обліку операцій з отримання благодійної допомоги за її видами. І почнемо з благодійних надходжень у грошовій формі.

Благодійна допомога у грошовій формі

Документальне оформлення. Благодійна може надходити як готівкою до каси (за її наявності), так і на рахунок бюджетної установи. Втім, здебільшого благодійні внески перераховують саме на спеціальні реєстраційні рахунки установ.

Документом, що підтверджує надходження грошових коштів від благодійника на спеціальний реєстраційний рахунок установи, буде виписка з такого рахунку.

У разі ж внесення благодійної допомоги готівкою до каси установи слід оформити прибутковий касовий ордер, а квитанцію обов’язково видати благодійнику.

Бухоблік. Готівкові пожертви та внески до каси установи слід показувати на субрахунку 2211 «Готівка у національній валюті». Для обліку коштів на таких рахунках призначено субрахунок 2313 «Реєстраційні рахунки». Разом з тим для узагальнення інформації про такі надходження слід застосовувати окремий аналітичний рахунок у межах субрахунку 2313.

Так, будь-які благодійні надходження є доходами за необмінними операціями. Причому визнаємо такі надходження доходами того звітного періоду, в якому фактично отримано допомогу.

Інформацію про доходи від безоплатно отриманих активів (у т. ч. надходжень у грошовій формі), робіт та послуг узагальнюємо на субрахунку 7511 «Доходи за необмінними операціями».

Детально про напрями і цілі використання благодійних грошових внесків читайте у частині 1 цієї статті.

Зауважте: документальне оформлення та відображення в обліку придбання матеріальних цінностей, а також оплати робіт і послуг за рахунок благодійних надходжень слід здійснювати у загальному порядку.

Розглянемо на прикладі порядок відображення в бухобліку отримання благодійної допомоги у грошовій формі та її використання на потреби установи.

Інколи бюджетні установи отримують благодійну допомогу в іноземній валюті. Як правильно організувати процес отримання такої допомоги та показати ці операції в обліку і фінзвітності, дізнавайтесь із матеріалів:

— «Міжнародна фіндопомога: організуємо процес отримання» та «Міжнародна фіндопомога: показуємо в обліку» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 15);

— «Благодійка в інвалюті: коли та як обчислити курсові різниці?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 9).

Відображення у фінзвітності. Як показати благодійну допомогу у грошовій формі у фінзвітності? Передусім слід узагальнити бухгалтерські операції, відображені протягом звітного періоду, а також підбити підсумки за субрахунками. Далі перевіряємо повноту і правильність облікових записів. Для цього доцільно скласти оборотно-сальдову відомість за субрахунками.

З урахуванням даних прикладу 1, ця таблиця матиме такий вигляд:

Оборотно-сальдова відомість

Як бачимо, суми оборотів за субрахунками рівні, тобто основне правило бухобліку дотримано: Дебет = Кредит. Тому саме час перейти до завершального етапу — заповнення фінансової звітності.

Покажемо, в яких рядках фінансової звітності слід відобразити такі операції.

Відображення благодійної допомоги, отриманої у грошовій формі, у фінансовій звітності

ОЗ від благодійника

Які правила документального оформлення та обліку благодійної допомоги у вигляді основних засобів (далі — ОЗ) та малоцінних необоротних матеріальних активів (далі — МНМА)? Розглянемо ці вимоги детально.

Документальне оформлення. Приймає активи, отримані як благодійна допомога, комісія установи. Таку комісію створюють за наказом керівника. До її складу обов’язково включають працівника бухгалтерської служби установи. Саме така комісія займається документальним оформленням.

У разі надходження благодійної допомоги у вигляді ОЗ необхідно:

— по-перше, скласти Акт приймання-передачі ОЗ за типовою формою, затвердженою наказом № 818*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

В акті зазначаємо інформацію про первісну (справедливу) вартість безоплатно отриманих об’єктів та їх коротку характеристику. Зазвичай Акт складають у двох примірниках для кожної зі сторін. Утім, комісія цілком може скласти такий Акт в одному примірнику. Але пам’ятайте: його обов’язково має затвердити керівник установи — отримувача благодійної допомоги;

— по-друге, оформити Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою.

Не сумнівайтесь: зазначений Акт застосовують не тільки для зарахування об’єктів незавершених капітальних інвестицій до складу ОЗ. Також він призначений для оформлення операцій із введення в експлуатацію безоплатно отриманих ОЗ.

До Акта вносимо інформацію про первісну вартість та коротку характеристику отриманих об’єктів. Якщо разом з об’єктами було передано технічну документацію, робимо позначку про це в Акті та додаємо її до Акта. Цей Акт може скласти та ж сама комісія, яка приймала допомогу від благодійника. Традиційно затверджує такий Акт керівник установи — отримувача благодійної допомоги;

— і по-третє, відкрити Інвентарні картки обліку об’єктів ОЗ або Інвентарну картку групового обліку об’єктів ОЗ за типовою формою. Тут слід зазначити присвоєні кожному отриманому об’єкту ОЗ та МНМА інвентарні (номенклатурні) номери.

Далі розглянемо на умовному прикладі заповнення Акт приймання-передачі ОЗ.

Оцінка. Оцінку ОЗ та МНМА, отриманих як благодійна допомога, здійснюємо за справедливою вартістю. Звісно, найкращий варіант, якщо благодійник надав первинні документи, в яких зазначено вартість переданих активів. У такому разі саме за цією вартістю слід оприбутковувати отриману допомогу. І саме цю вартість комісія установи має зазначити в Акті приймання-передачі ОЗ.

Водночас усі додаткові витрати слід також уключати до первісної вартості таких цінностей. Вказівку на це містить абз.1 п. 7 розд. ІІ НП(С)БО 121*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202.

Інша справа, якщо благодійник не надав супровідних документів або ж у первинних документах зазначено, наприклад, тільки найменування та кількість переданого майна. Як діяти у такому разі?

Вирішенням цього питання також займається комісія установи. Власне, у такому разі члени комісії не тільки приймають благодійну допомогу, але й займаються її оцінкою. При цьому комісія має виходити з припущення, скільки може коштувати те чи інше майно на відповідну дату з урахуванням технічного стану і ступеня зносу.

Наприклад, під час визначення їх вартості можна орієнтуватися на середньоринкові ціни на такі ОЗ та МНМА в мережі Інтернет. І саме цю вартість комісія установи має зазначити в Акті приймання-передачі ОЗ, оформленому за типовою формою.

Знайте: чинне законодавство не містить прямої вимоги щодо проведення незалежної оцінки безоплатно отриманих активів. Водночас за потреби (для визначення достовірної вартості транспортних засобів, складного обладнання, об’єктів нерухомого майна тощо) можна залучати до процесу оцінки професійного оцінювача.

Бухоблік. Благодійна допомога, отримана від юридичних або фізичних осіб у натуральній формі, підлягає оприбуткуванню за загальними правилами. Наведемо основні з них.

1. Щоб правильно визначити субрахунок для обліку безоплатно отриманого майна, орієнтуйтеся на вартісні ознаки, встановлені установою для розмежування ОЗ та МНМА.

2. Безоплатно отримані необоротні активи зараховуємо на рахунок 10 або 11, минаючи рахунок 13. Тобто вартість таких активів до складу капітальних інвестицій не включаємо і на рахунку 13 не відображаємо.

3. Всі додаткові витрати на доведення таких об’єктів до стану, придатного для застосування у запланованих цілях (монтаж, налагодження тощо), включаємо до первісної вартості безоплатно отриманого об’єкта. Зазначені витрати накопичуємо за Дт рахунка 13. Після закінчення всіх робіт, пов’язаних з уведенням в експлуатацію безоплатно отриманих об’єктів, їх вартість відносимо на збільшення первісної вартості таких об’єктів.

4. Надходження благодійної допомоги завжди передбачає збільшення доходів від безоплатно отриманих активів, послуг (робіт). Для узагальнення інформації про такі доходи застосовуємо субрахунок 7511 «Доходи за необмінними операціями».

5. При визнанні доходів від безоплатно отриманих активів збільшуємо внесений капітал (Кт 5111). При цьому робимо такий обліковий запис: Дт 7511 — Кт 5111. Одночасно відображаємо касові видатки: Дт 2117 — Кт 2313.

6. Амортизацію на ОЗ або МНМА, отримані як благодійна допомога, нараховуємо у загальному порядку. При цьому робимо запис: Дт 8014, 8114 — Кт 1411, 1412. Одночасно визнаємо дохід на суму нарахованої амортизації та зменшуємо внесений капітал: Дт 5111 — Кт 7511.

Зверніть увагу: якщо вартість благодійної допомоги зазначено в іноземній валюті, вартість таких активів необхідно перерахувати в національну валюту за курсом НБУ на дату здійснення операції. Детальніше про це читайте в матеріалі «Благодійна допомога у валюті: за яким курсом оприбуткувати?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 26).

Розглянемо порядок відображення в бухобліку ОЗ, отриманих від благодійника, з урахуванням вихідних даних, наведених у прикладі 2 (оформлення).

Відображення у фінзвітності. Переходимо до завершального етапу. Аби впевнитися, що всі бухгалтерські записи складено правильно та жодна операція (сума) не загубилася, доцільно скласти контрольну таблицю у формі оборотно-сальдової відомості.

З урахуванням даних вищенаведеного прикладу, ця таблиця матиме такий вигляд.

Оборотно-сальдова відомість

Як бачимо, суми оборотів за субрахунками рівні, тобто основне правило бухобліку дотримано: Дебет = Кредит. А тому без жодних вагань та сумнівів переходимо до заповнення фінансової звітності.

Розглянемо, в яких рядках фінансової звітності слід відобразити такі операції. А також пояснимо, чому деякі показники не збігаються.

Відображення ОЗ, отриманих як благодійна допомога, у фінансовій звітності

* Методичні рекомендації з перевірки порівнянності показників фінансової звітності суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 28.12.2017 № 1170.

Запаси від благодійника

Бюджетні установи можуть отримувати благодійну допомогу від фізичних та юридичних осіб у вигляді різних матеріальних цінностей. Наприклад, як продукти харчування, пальне, будівельні матеріали та обладнання, призначене для проведення ремонтних робіт, тощо. Як документально оформити та показати в обліку таку допомогу? Далі розповімо.

Документальне оформлення. Традиційно благодійну допомогу, які надійшла до установи, приймає комісія цієї установи. Таку комісію створюють на підставі наказу керівника установи. До її складу обов’язково включаємо працівника бухгалтерської служби.

Факт приймання матцінностей від благодійника комісія оформляє Актом приймання-передачі запасів. Типова форма цього документа затверджена наказом № 431*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

В акті слід зазначити:

— назви сторін, що передають та приймають благодійну допомогу;

— склад комісії (або відповідальних осіб), що передає та приймає матеріальні цінності;

— детальну інформацію про передані цінності (найменування, кількість, одиницю виміру, ціну та загальну вартість).

Оформлюють зазначений документ у двох примірниках: по одному примірнику для кожної сторони, що приймає та передає активи. Всі примірники Акта мають бути підписані представниками обох сторін.

Водночас допускається оформлення такого Акта в одному примірнику. У будь-якому разі його має затвердити керівник установи — отримувача благодійної допомоги.

Оцінка. Первісною вартістю запасів, отриманих безоплатно від фізичних та юридичних осіб, є:

— їх справедлива вартість на дату отримання з урахуванням додаткових витрат

або

— вартість, визначена згідно з відповідними первинними документами, з урахуванням додаткових витрат.

Тож якщо благодійник надав первинні документи із зазначеною вартістю переданих цінностей, саме за цією вартістю їх слід оприбутковувати. І саме цю вартість комісія установи має зазначити в Акті приймання-передачі запасів.

Як вчинити, якщо установа не отримала від благодійника супровідних документів або в таких документах відсутня інформацію про їх вартість?

Комісія установи має оприбуткувати такі цінності, орієнтуючись на середньоринкові ціни.

Та загальний підхід такий — вартість, визначена комісією, якраз і буде тією самою справедливою вартістю. І саме цю вартість комісія установи має зазначити в Акті приймання-передачі запасів. При цьому у гр. 9 табличної частини Акта доцільно зробити примітку, що вартість отриманих запасів визначено комісією установи за середньоринковими цінами.

Розглянемо приклад оформлення такого акта.

Бухоблік. Запаси, отримані як благодійна допомога, підлягають обов’язковому оприбутковуванню на баланс установи. Так, безоплатно отримані цінності зараховуємо на відповідні субрахунки обліку запасів.

Наприклад, безоплатні продукти харчування оприбутковуємо на субрахунок 1511 «Продукти харчування», будівельні матеріали — на субрахунок 1513 «Будівельні матеріали», пальне — на субрахунок 1514 «Пально-мастильні матеріали», МШП — на субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» тощо.

Водночас надходження благодійної допомоги (у т. ч. й запасів) передбачає збільшення доходів від безоплатно отриманих активів, робіт, послуг. Традиційно для узагальнення інформації про такі доходи слід застосовувати субрахунок 7511 «Доходи за необмінними операціями».

Зауважте: документування та облік операцій з використання запасів, отриманих від благодійника, слід здійснювати у загальному порядку.

Покажемо на прикладі особливості відображення в обліку отримання від благодійника та використання для потреб установи запасів. Вихідні дані див. у прикладі 3 (оформлення).

Відображення у фінзвітності. Для перевірки правильності бухгалтерських записів перед заповненням форм фінзвітності доцільно скласти контрольну таблицю — оборотно-сальдову відомість.

З урахуванням даних прикладу 3, ця таблиця матиме такий вигляд:

Оборотно-сальдова відомість

Як бачимо, суми оборотів за субрахунками рівні, тобто основне правило бухобліку дотримано: Дебет = Кредит. А тому без жодних вагань та сумнівів переходимо до заповнення фінансової звітності.

Розглянемо, в яких рядках фінансової звітності відображаємо такі операції. А також пояснимо, чому деякі показники не збігаються.

Відображення запасів, отриманих як благодійна допомога, у фінансовій звітності

Благодійник виконав роботи

Зазвичай бюджетні установи отримують благодійну допомогу у грошовій формі або як товари. Проте деколи благодійники бажають надати допомогу як роботи чи послуги. Як документально оформити таку допомогу та показати в бухобліку?

Документальне оформлення + оцінка. Під час приймання безоплатно виконаних робіт (наданих послуг) слід оформлювати Акт приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) довільної форми. При цьому в акті обов’язково потрібно навести перелік робіт (послуг) і зазначити їх вартість. Такий документ складають комісійно, а от затвердити його має керівник установи-отримувача.

Водночас варто звернутися до благодійника з проханням надати супровідні документи (їх копії), які б підтверджували вартість виконаних робіт (наданих послуг). Якщо ж благодійник не надав жодних підтвердних документів щодо вартості виконаних робіт, їх вартість має визначити комісія установи. При цьому слід ураховувати обсяг та складність виконаних робіт, інформацію щодо поточних ринкових цін на такі роботи.

Розглянемо порядок складання такого акта.

Бухоблік. Надходження благодійної допомоги як роботи (послуги) установа має показати в бухобліку з урахуванням певних особливостей. Далі наведемо основні з них.

1. Роботи, отримані як благодійна допомога, слід відображати в бухобліку за вартістю, зазначеною у наданих благодійником супровідних документах.

2. При визначенні порядку обліку «благодійки», наданої як роботи, орієнтуйтеся на характер та ознаки виконаних робіт. Тобто передусім слід правильно класифікувати виконані роботи. Зокрема, варто з’ясувати, це ремонт чи поліпшення.

Так, якщо роботи проведені в рамках поточного чи капітального ремонту будівлі, їх вартість відносимо на витрати звітного періоду. У бухобліку такі роботи відображаємо за дебетом субрахунку 8013 «Матеріальні витрати».

Якщо ж роботи були виконані як поліпшення (добудова, реконструкція тощо) будівлі, тоді їх вартість слід віднести до капітальних інвестицій із наступним збільшенням первісної вартості будівлі. Тобто спочатку відображаємо вартість робіт з поліпшення за дебетом субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби», а потім показуємо збільшення первісної вартості будівлі за дебетом субрахунку 1013 «Будівлі, споруди та передавальні пристрої».

3. Надходження благодійної допомоги, у т. ч. у вигляді робіт, обов’язково визнаємо доходом того звітного періоду, в якому фактично отримано допомогу.

І тут діє загальне правило — благодійні надходження є доходами за необмінними операціями. На суму вартості виконаних робіт слід показати доходи за кредитом субрахунку 7511 «Доходи за необмінними операціями».

Покажемо на прикладі порядок відображення в бухобліку безоплатно виконаних робіт з капремонту. Вихідні дані див. у прикладі 4 (оформлення).

Відображення у фінзвітності. Насамперед узагальнимо бухгалтерські операції, відображені протягом звітного періоду, а також підіб’ємо підсумки за субрахунками. Це необхідно зробити для перевірки правильності облікових записів та їх повноти. Для цього доцільно скласти оборотно-сальдову відомість за субрахунками.

З урахуванням даних вищенаведеного прикладу, ця таблиця матиме такий вигляд:

Оборотно-сальдова відомість

Як бачимо, суми оборотів за субрахунками рівні. Тож можна сміливо переходити до складання фінансової звітності.

Розглянемо, в яких рядках фінансової звітності слід відобразити такі операції.

Відображення благодійної допомоги у вигляді робіт у фінансовій звітності