Вважаємо, що можна.
Дійсно, усі договори, які укладаються між юридичними особами, мають бути оформлені письмово (ч. 1 ст. 208 ЦКУ).
При цьому не обов’язково оформляти єдиний документ. Допускається фіксування змісту договору в декількох документах. Отже, сторони можуть просто обмінятися листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо (п. 1 ст. 207 ЦКУ). Однак за умови, що законом не встановлені спецвимоги до форми та порядку складання цього виду договорів.
У нашому випадку ми бачимо, що перша сторона направила у вигляді листа пропозицію укласти договір — оферту. Така оферта має містити всі істотні умови договору та застерігати намір сторони виконати зобов’язання за договором (ст. 641 ЦКУ; «загальні» істотні умови для господарських договорів знайдете у ст. 180 ГКУ). Інша сторона може повністю цю пропозицію прийняти. У такому разі з того моменту, коли сторона, яка прийняла пропозицію, відповіла на неї будь-якою дією (у зумовлений період часу), договір вважається укладеним.
Водночас інша сторона може пропозицію не приймати повністю, а написати у відповідь свої, так би мовити, «уточнені» пропозиції, які у свою чергу будуть новою офертою іншій стороні, яку та може беззастережно прийняти, а може й не прийняти.
У нашому випадку не зрозуміло, чи є лист замовника повноцінною офертою (є в ньому істотні умови чи ні), або офертою буде все ж таки рахунок. Однак факт у тому, що в такий спосіб можна оформити договірні відносини.
На випадок спірних ситуацій зазначимо позицію судів — відсутність договору не є підставою не оплачувати виконані роботи (рішення Господарського суду Луганської обл. від 19.01.12 р. у справі № 8/219/2011, рішення Господарського суду Херсонської обл. від 20.10.14 р. у справі № 906/1261/14, рішення Господарського суду м. Києва від 23.07.13 р. у справі № 910/11228/13). Головне — надати всі підтвердні документи: листи, рахунки, акти виконаних робіт.
Далі стисло розглянемо податково-бухгалтерський аспект. Зауважте: незважаючи на те, що лист замовника і рахунок можуть містити в собі всі істотні умови госпдоговору, самі собою вони не фіксують факт здійснення господарської операції (детальніше у «БТ», 2014, № 37, с. 20). Договір, наприклад, визначає лише порядок дій сторін при проведенні госпоперації. Рахунок узагалі має лише інформаційний характер (лист Мінфіну від 30.05.11 р. № 31-08410-07-27/13794).
Важливо. Таким чином, віднести їх до первинних документів не можна. А отже, вести на їх підставі облік доходів, витрат та інших податкових показників не вдасться (пп. 44.1, 135.2 і 138.2 ПКУ).
Для того щоб все стало на свої місця, після отримання документа з пропозицією укласти договір інша сторона повинна (ст. 642 ЦКУ):
• або оплатити рахунок (в результаті буде отриманий первинний документ — виписка банку);
• або прийняти роботи (первинний документ — акт виконаних робіт). Вам буде цікавою стаття «Первинний документ на роботи/послуги: яку дату поставити, щоб не втрапити в халепу» // «БТ», 2014, № 38, с. 18).
Нагадаємо, що при настанні першої із зазначених подій виконавець — платник ПДВ повинен виписати ПН (пп. 187.1, 201.4 ПКУ). Однак оскільки договір у вигляді єдиного документа не був складений, поле «Вид цивільно-правового договору» необхідно буде заповнити так:
• у полі «вид договору» вказати вид договірних відносинів за ЦКУ («договір куплі-продажу», «договір виконання робіт» тощо);
• у полі «від» — дату прийняття пропозиції (наприклад, проплати за виставленим рахунком-фактурою);
• поле «№ » не заповнювати.
Нюанс. Якщо ви отримали передоплату на підставі рахунка-фактури, то щоб виконати «усі побажання податківців», обов’язково вкажіть разом із видом договірних відносин назву документа, його дату та номер (категорія 101.19 ЗІР ДФСУ). Таким чином, поле матиме вид: «договір виконання робіт, рахунок-фактура від 05112014 № 36».
