Усе частіше паперові документи замінюють на електронні. Це стосується і квитків на транспорт, зокрема залізничний. Бухгалтера цікавить обліковий бік: чи можна відшкодувати відрядженому працівнику витрати на придбання електронного квитка? Великою мірою відповідь на це запитання вже давно відома: так, можна. Про це ви могли прочитати у «БТ», 2015, № 40, с. 45.
У листі, що коментується, податківці обмежилися цитуванням «проїзної» та «відряджувальної» нормативки, причому стосовно залізничних квитків. Але, по суті, вони вкотре підтвердили вже відому істину: підставою для відшкодування витрат на проїзд у відрядженні є роздрукований (паперовий) варіант електронного квитка (посадочний документ). А тепер нагадаємо деталі.
Про те, яким чином підтвердити витрати на проїзд до місця відрядження та назад, щоб компенсація для працівника не перетворилася на оподатковуване додаткове благо, зазначено у п.п. 170.9.1 ПКУ. Усі витрати, вказані в авансовому звіті, мають бути фактично понесені та підтверджені документально. Компенсувати можна витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження та назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Компенсація витрат не обкладається ПДФО та військовим збором тільки за наявності підтверджуючих документів, що посвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона та документа про оплату.
Посадочний талон у випадку з проїздом залізничним транспортом — це візуалізований електронний посадочний документ. Паперова версія електронного квитка (посадочний талон) є розрахунковим документом, а також договором на перевезення пасажира та/або багажу. Це підтверджують п. 5.6 Порядку № 331/137* і консультація в підкатегорії 109.10 ЗІР ДФСУ. У разі повернення електронного документа на потяг до авансового звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.
Ще одне підтвердження — п. 12 розд. II Інструкції № 59**, згідно з яким у разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (для багажу — роздрукований перевізний документ, для окремих послуг — роздрукований документ на послуги).
Підсумуємо: підтвердним документом для проїзду на залізничному транспорті стане звичайна роздруківка зображення посадочного документа (електронного квитка) з QR-кодом. При цьому працівнику не потрібно додавати документ, що підтверджує оплату електронного квитка на поїзд, — платіжне доручення, квитанцію платіжного термінала тощо (на інші види транспорту платіжний документ потрібен!). Дата та час оформлення електронного документа вказуються в посадочному та перевізному документах (п. 8.7 Порядку № 331/137). А без оплати проїзний і перевізний документи, у тому числі електронний, покупцю не видаються. До того ж у візуалізації електронного квитка (з нею ви можете ознайомитися у «БТ», 2015, № 40, с. 45) також вказують і вартість проїзду і, більше того, окремо виділяють суму ПДВ (це важливо для відображення податкового кредиту).
Довідатися про особливості обліку електронних квитків на інші види транспорту ви можете у «БТ», 2016, № 12, с. 28.
