Почнемо із загальних правил заповнення ПН. Їх найкраще представити в таблиці.
Загальне щодо заповнення ПН (у запитаннях-відповідях)
Запитання | Відповідь |
За якою формою складати ПН? | З 01.01.2015 р. ПН складаються тільки в електронному вигляді за формою в редакції наказу Мінфіну від 14.11.2014 р. № 1129. Це стосується і РК до ПН, складених до 1 січня 2015 року. Усі ПН (у тому числі й ті, які не видаються покупцю), складені після 01.02.2015 р., підлягають обов’язковій реєстрації в ЄРПН |
На які операції складається ПН? | На операції, які: 1) обкладаються ПДВ за ставками 20 %, 7 % і 0 %; 2) підпадають під ПДВ-пільгу (згідно зі ст. 197, підрозд. 2 розд. XX ПКУ). НЕ складається: — на операції, які не є об’єктом ПДВ згідно зі ст. 196 і 185 ПКУ; — при ввезенні товарів на митну територію України |
Коли складається? | У день виникнення ПЗ продавця/отримувача «нерезидентних послуг». Найчастіше це дата першої події. Це правило не стосується: 1) зведених ПН — вони складаються на дату оплати, зафіксовану в договорі (але не рідше одного разу на місяць і не пізніше останнього дня місяця). Випадки їх виписки встановлено п. 18 Порядку № 1129*; 2) ПН, які складаються постачальниками електроенергії |
Мова ПН | Українська (п. 3 Порядку № 1129). При цьому податківці дозволяють зазначати іноземною мовою: 1) номенклатуру товарів (у разі неможливості перекладу з іноземної мови торгової марки або найменування товару і з метою збереження ідентифікації товару); 2) назву та місцезнаходження нерезидента, якщо в договорі з нерезидентом його реквізити зазначено без перекладу українською мовою (див. підкатегорію 101.19 ЗІР). Цей висновок ДФСУ стосується ПН при отриманні нерезидентних послуг, але повинен працювати і в інших випадках |
Як видати ПН покупцю? | У принципі, тут є два варіанти (див. «Бухгалтер 911», 2015, № 10): — надіслати електронну ПН покупцю в порядку, визначеному з ним. Зокрема, за допомогою телекомунікаційних систем або шляхом направлення електронного носія; — просто зареєструвати ПН в ЄРПН. А з нього вже покупець зможе витягнути цю ПН, подавши відповідний запит до ЄРПН (див.«Бухгалтер 911», 2015, № 4) |
У якому періоді відображати ПН? | У продавця все просто: у періоді виникнення ПЗ (незалежно від складання/реєстрації ПН). У покупця дещо складніше: — якщо «вхідну» ПН зареєстровано своєчасно (у відведений для цього 15-денний строк), відобразити її потрібно «місяць у місяць». Перенести її на наступні місяці не можна (у цьому випадку для відображення ПК за такою ПН доведеться подавати УР — з його складанням ви могли ознайомитися в журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 10); — якщо «вхідну» ПН зареєстровано несвоєчасно — відображати її потрібно в місяці, на який припадає її реєстрація (але не пізніше 180 к. дн. з дати її складання). Наприклад, ПН зареєстрували 11 березня (із запізненням) — вона має потрапити до деки за березень. Імовірно, це правило стосується тільки ПК, але насправді воно «працює» і при відображенні ПН, які не дають права на ПК (зокрема, за ПДВ-пільгованими операціями) |
Як заповнювати в періоді ПДВ-перереєстрації? | Тут усе просто. До дати перереєстрації використовувати потрібно реквізити своєї попередньої реєстрації (п. 4.3 Положення № 1130**). Щоправда, якщо зміни стосуються тільки найменування юрособи і не пов’язані з реорганізацією (крім перетворення згідно з п.п. 1 п. 3.15 Положення № 1130), при використанні «старих» реквізитів потрібно зазначати одночасно і нове найменування |
* Порядок заповнення податкової накладної в редакції наказу Мінфіну від 14.11.2014 р. № 1129. | |
Заповнюємо заголовну частину ПН
Дата складання ПН. Повинна відповідати даті виникнення ПЗ. Дату пишемо в такій послідовності: ддммрррр. При цьому крапки, коми та інші розділові знаки не ставляться (п. 4 Порядку № 1129). Наприклад, це поле в ПН від 5 березня 2015 року виглядатиме так: «05032015».
Порядковий номер ПН. Він складається з 3 частин:
— у першій (до знаків дробу) — зазначається номер ПН;
Нумерація ПН ведеться в довільному порядку. Можете починати її заново хоч щодня. Головне, щоб на одну дату не було двох ПН з одним і тим самим номером (п. 5 Порядку № 1129). При цьому нагадуємо: виправляти помилки в даті ПН за допомогою РК не можна.
— у другій (між знаками дробу) — код спецрежиму з ПДВ («2» або «3»). Якщо ви не здійснюєте спецрежимну діяльність, це поле залишайте порожнім;
— у третій (після знаків дробу) — числовий код філії. Заповнюється при складанні ПН філією, якій делеговано право виписки ПН (такий код присвоюєте самостійно і доводите податківцям у додатку 2 до Порядку № 13*).
Якщо ті чи інші поля в частині порядкового номера ПН не заповнюються, їх залишайте порожніми (без прочерків, нулів, хрестиків тощо).
Найменування продавця. Тут мають фіксуватися:
— повна або скорочена назва підприємства, зазначена в його статутних документах. Розмір літер (великі/малі), якими написана назва, значення не має (лист Міндоходів від 29.04.2013 р. № 1883/6/99-99-19-04-01-15);
— П. І. Б. підприємця. Абревіатуру «ФОП» писати не потрібно (утім, якщо вона написана, то податківці це помилкою не вважають).
Якщо ПН виписується філією, у цьому полі зазначається не тільки назва головного підприємства, а й назва філії (абз. 3 п. 1 Порядку № 1129).
Назва покупця. Підхід такий самий, як і при заповненні назви продавця. Якщо ПН виписується на ім’я філії, якій делеговано право виписки ПН, то, крім назви головного підприємства, потрібно зазначити й назву філії (абз. 4 п. 1 Порядку № 1129).
ІПН продавця/покупця. Фіксується ІПН продавця/покупця.
ІПН покупця заповнюйте дуже уважно. Якщо помилитеся, то, на думку ДФСУ, виправляти це доведеться двома РК (з «-» і з «+»). При цьому РК з «-» потрібно реєструвати тому платнику, чий ІПН помилково потрапив до ПН (див. лист № 5292**).
** Лист ДФСУ від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17.
Місцезнаходження продавця/покупця. У загальному випадку ця адреса має відповідати:
1) для підприємства — адресі, зазначеній в ЄДР. Зауважте при цьому:
— зазначається саме та адреса, що занесена до ЄДР. а не фактична. При цьому податківці вважають, що для цілей відображення ПК вона повинна відповідати фактичній адресі (див. підкатегорію 101.19 ЗІР);
— адресу потрібно зазначати в загальновстановленому порядку: вулиця, № будинку, № офісу, населений пункт, район (якщо населений пункт — не райцентр), область (якщо місто — не обласний центр), поштовий індекс. При цьому податківці визнають, що порядок розташування цих елементів значення не має;
2) для фізособи — місцю проживання, за яким її зареєстровано в податковому органі.
При отриманні послуг від нерезидента на митній території України в частині місцезнаходження продавця зазначається країна. в якій зареєстровано продавця-нерезидента (абз. 3 п. 12 Порядку № 1129).
І ще одне. Якщо ПН виписується:
— філією — поряд з місцезнаходженням головного підприємства — продавця може зазначатися і місцезнаходження філії;
— філії — поряд з місцезнаходженням головного підприємства — покупця може зазначатися і місцезнаходження філії.
Номер телефону продавця/покупця. Зазначається телефонний номер з кодом населеного пункту або відповідним кодом мобільного оператора. При цьому заповнювати цей реквізит, загалом, не обов’язково.
Вид цивільно-правового договору. Цей реквізит ПН заповнюється з урахуванням виду договірних зобов’язань, визначених ЦКУ (п. 6 Порядку № 1129). Таким чином, тут слід відображати вид договору залежно від його предмета: «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт» тощо. Що стосується номера і дати договору, то тут проблем не виникне.
Незважаючи на видиму простоту, в деяких випадках заповнення цього реквізиту пов’язане з нюансами:
— якщо операція здійснюється за додатковою угодою, то при заповненні поля «Вид цивільно-правового договору» зазначайте «додаткова угода від ________________ № _____ до договору ________________» (вказуєте предмет договору — «купівлі-продажу», «надання послуг» тощо). А ось у полях «від» і «№» фіксуєте дату та номер основного договору.
— якщо письмовий договір не містить номера, у такому разі поле «№» залишаєте порожнім;
— якщо ПН складається на суму перевищення (звичайної ціни над фактичною, собівартості/покупної/балансової вартості над договірною ціною), цей реквізит у ній не заповнюється.
— якщо ПН заповнюється на операції, не пов’язані із здійсненням постачання, підхід той самий — ці реквізити не заповнюються.
І ще одне запитання: як заповнити цей реквізит, якщо договір є усним? Перш за все врахуйте: заповнювати його потрібно. У цьому випадку зазначаємо (див. підкатегорію 101.19 ЗІР):
— вид документа, за яким працюємо з покупцем. Наприклад, «усний договір купівлі-продажу», «рахунок-фактура» тощо);
— його дату та номер.
Саме по собі неправильне зазначення назви цивільно-правового договору в ПН не призводить до її недійсності (див. ухвалу ВАСУ від 22.10.2013 р. у справі № К/800/26948/13). Але навряд чи податківці будуть так само лояльні.
Форма проведених розрахунків. У цьому полі зазначається форма, в якій проводяться розрахунки, а саме: «оплата з поточного рахунку», «готівка», «бартер», «чек» тощо.
У разі складання ПН, не пов’язаної зі здійсненням постачань (зокрема, з кодами 3 — 6, 8 — 10), поле не заповнюємо (див. підкатегорію 101.19 ЗІР).
Якщо ж ви здійснюєте безоплатне постачання або передаєте матцінності до статутного капіталу іншої особи, у цьому полі зазначайте «без сплати».
Це основні моменти, які можуть знадобитися вам при заповненні ПН. Хіба що залишається пригадати нюанси заповнення заголовної частини ПН, які не видаються покупцям.
Заповнення заголовної частини ПН, які не видаються покупцю
Ситуація (тип причини) | Порядок заповнення реквізитів | ||
Найменування покупця | ІПН покупця | Місцезнаходження покупця | |
01 — перевищення звичайної ціни над фактичною (для контрольованих операцій), 12, 15, 16, 17 | Продавець «дублює» свої дані | ||
02 — постачання неплатникам ПДВ | «Неплатник» | 100000000000 | Не заповнюється |
03 — 06, 08 — 10, 13 (для зручності називаємо тільки ознаки типу причини) | Продавець «дублює» свої дані | 400000000000 | Продавець «дублює» свої дані |
07 — експортні постачання | Найменування або П. І. Б. нерезидента | 300000000000 | Країна, в якій зареєстрований нерезидент |
11 — Підсумкова ПН | «Неплатник» | 100000000000 | Не заповнюється |
ПН на послуги, отримані від нерезидента
Тип причини | ІПН продавця | Найменування продавця | Місцезнаходження продавця |
14 | «500000000000» — якщо послуги призначені для використання в госпдіяльності; «200000000000» — якщо послуги не призначені для використання в госпдіяльності або придбані з метою їх використання для постачання послуг за межами митної території України | Найменування (П. І. Б.) нерезидента | Країна, в якій зареєстрований нерезидент |
Заповнюємо табличну частину ПН
Дата виникнення податкових зобов’язань (гр. 2). Відповідає даті складання ПН (у загальному випадку це дата першої події). Формат заповнення такий, як і для дати складання.
При складанні зведеної ПН у цій графі також зазначається дата складання зведеної ПН. Фіксувати дату відвантаження не потрібно (відповідь на запитання 5 ОПК № 1177***).
Номенклатура товарів (гр. 3). Опис/номенклатура товарів/послуг повинні відповідати номенклатурі, зазначеній у специфікації до договору, а також первинних документах на товари/послуги.
У цьому полі не можна писати «передоплата за товар згідно з договором», а треба перелічити товар за найменуваннями. Якщо в майбутньому його номенклатура виявиться іншою, до такої ПН доведеться скласти РК.
Код товару згідно з УКТ ЗЕД (гр. 4). Заповнюється в разі складання ПН на постачання:
— підакцизних товарів
— та/або товарів, ввезених на митну територію України.
Ця графа заповнюється на всіх етапах постачання товарів (навіть у тому випадку, якщо на якихось етапах він проходить через неплатників): доти, доки товар не опиниться у кінцевого споживача, або до того моменту, доки в результаті достатньої переробки він не перетвориться на інший товар.
Зауважте: до цієї графи заноситься десятизначний код товару згідно з УКТ ЗЕД суцільним порядком без жодних розділових знаків.
Якщо товар було імпортовано ще за старими кодами УКТ ЗЕД (до 2014 року), то при його реалізації і після у графі 4 ПН зазначайте нові коди УКТ ЗЕД.
Одиниця виміру (гр. 5.1 і 5.2). Заповнюйте згідно з Класифікатором****. У гр. 5.1 зазначається умовне позначення одиниці виміру (українське), до якої прив’язується «первинка» за операцією. Зверніть увагу: переносити його з Класифікатора варто дослівно (тобто з урахуванням наявності/відсутності крапок, великих/малих літер тощо).
**** Класифікатор системи позначень одиниць виміру та обліку ДК 011-96, затверджений наказом Держстандарту від 09.01.97 р. № 8.
У гр. 5.2 зазначається чотиризначний код цієї одиниці виміру (у Класифікаторі крайній ліворуч).
Про інші нюанси, пов’язані із заповненням цих граф, можете прочитати в журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 10. Хіба що зазначимо, що, на думку податківців, якщо у Класифікаторі потрібної одиниці виміру немає:
— у гр. 5.1 зазначайте одиницю виміру з «первинки»;
— гр. 5.2 не заповнюйте.
Кількість (обсяг) (гр. 6). Відображаємо кількість (обсяг) постачання товарів/послуг. Значення може бути як цілим, так і дробовим (у разі передоплати за неподільний товар). Наприклад, надійшло 25 % оплати — у графі зазначаємо «0,25».
Якщо ПН складається на послугу, яка має тільки вартісний вимір, то в разі складання ПН:
— на повне постачання — у гр. 6 зазначається «1»;
— на часткове постачання — відповідна частина наданої (оплаченої) послуги у вигляді десяткового дробу.
У гр. 6 можна проставляти стільки знаків після коми, скільки достатньо для того, щоб точно вийти на суму ПДВ, нараховану при отриманні оплати. Правило округлення до двох знаків після коми тут не діє, адже воно стосується тільки вартісних показників податкової накладної.
Ціна постачання одиниці товару (послуги) (гр. 7). Зазначається ціна одиниці товару/послуги без урахування ПДВ. Якщо покупцю надаються знижки/надбавки. то у гр. 7 ПН відображається кінцева (остаточна) ціна. Роздрібний акциз у ПН не зазначається (див. підкатегорію 101.19 ЗІР). Тобто у гр. 7 сума зазначається без нього.
Графи 7 — 13 заповнюються у гривнях з копійками, але, за загальним правилом, не більше двох знаків після коми.
Обсяг постачання (гр. 8 — 12). До цих граф заносять обсяги постачань (базу оподаткування) у розрізі таких операцій:
— оподатковуваних за ставкою 20 % (гр. 8), за ставкою 7 % (гр. 9), за ставкою 0 % (гр. 10 і 11);
При одночасному постачанні товарів, які обкладаються за ставкою 20 %, 0 % та/або 7 %, виписується одна ПН, але на кожну ставку заповнюється окремий рядок.
— пільгованих операцій (гр. 12). У розд. III гр. 12 слід написати «Без ПДВ» (п. 14 Порядку № 1129). А у спеціальному полі після табличної частини ПН зазначаємо «звільняючий» пункт ПКУ.
Не забудьте: в одній ПН не допускається відображення одночасно і оподатковуваних, і звільнених від ПДВ операцій (п. 14 Порядку № 1129).
Загальна сума коштів, які підлягають сплаті (гр. 13). До гр. 13 розд. IV ПН заноситься загальна сума коштів, яку потрібно сплатити покупцю разом з ПДВ (заповнюється у гривнях з двома знаками після коми).
Суми податків і зборів, що включаються до ціни поставлених товарів/послуг, але не включаються до бази ПДВ (зокрема, роздрібний акциз), у ПН не відображаються (див. підкатегорію 101.19 ЗІР).
Підпис ПН. ПН скріплюється (п. 19 Порядку № 1129):
1) ЕЦП посадової особи, якій делеговано право підпису ПН;
2) ЕЦП відбитка печатки продавця (за наявності).
Податківці вимагають, щоб ЕЦП, яким скріплюється ПН і підпис, зазначений у ній, належали одній особі (лист ДФСУ від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17).
