1 Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557.
Директор = бухгалтер. Як заповнити повідомлення?
Заповнюю повідомлення на бухгалтера. При цьому функції бухгалтера виконує директор. У графі «Посада» писати його посаду згідно зі штатним розписом чи «бухгалтер»?
Спочатку з’ясуємо, навіщо взагалі потрібне повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (далі — повідомлення)2.
2 Форма якого наведена в додатку 2 до Порядку № 557.
Пункт 11 розд. ІІІ Порядку № 557 надає таку відповідь на це запитання: для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до договору) іншим (!) особам, яким делеговано право підпису.
«Іншим», у сенсі, окрім керівника, що підписав заяву про приєднання до договору. Керівник же отримує право підпису електронних документів після повідомлення його податківцями про приєднання до договору про визнання електронних документів.
Саме керівник має бути підписантом заяви про приєднання до договору (п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557).
Якщо іншим особам (окрім директора — підписанта заяви про приєднання до договору) право підпису не надається, то і повідомлення подавати немає підстав (якщо не хочете «додавати» інших підписантів). Зважаючи на це, заповнення повідомлення на керівника, що веде бухоблік на підприємстві, у принципі, під сумнівом.
Нагадаємо, що якщо в штаті у вас немає головного бухгалтера / бухгалтера, податківці знають про це із ф. № 1-ОПП. У такому разі у вас «порожній» розділ «ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР (бухгалтер чи інша особа…)».
При цьому податківці вже давно роз’яснюють, що якщо штатним розписом не передбачена посада головного бухгалтера / бухгалтера, а ведення бухобліку і подання звітності здійснюються керівником, податкова декларація підписується тільки в графі «Керівник» (роз’яснення з категорії 135.02 ЗІР).
Щодо електронної звітності вказівки про підписання були в нині не діючій Інструкції № 2333: «за відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим — ЕЦП керівника, другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків».
3 Інструкція з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затверджена наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. № 233.
Цей підхід, вважаємо, актуальний і зараз.
Тобто у випадку, що нас цікавить, ЕЦП головного бухгалтера / бухгалтера не потрібен. Додаткове повідомлення на керівника подавати не потрібно.
Водночас на практиці трапляються абсолютно різні ситуації/підходи. Якщо ви все-таки вирішили повідомити податківців про те, що ваш керівник підписуватиметься за бухгалтера, то заповнити повідомлення, очевидно, слід так:
Фрагмент повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП
| Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи | Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта1 | Посада | Тип підпису2 |
| Іванов Іван Іванович | 1234567890 | Директор | Бухгалтер |
| <…> | |||
Пояснимо. З двома першими графами все зрозуміло. Що стосується графи «Посада», то в ній, на нашу думку, слід зазначати саме посаду згідно зі штатним розписом. Власне, порядку заповнення графи ні в Порядку № 557, ні в будь-якому іншому документі ви не знайдете. Але наявність графи «Тип підпису» (і виноски до неї, що рекомендує зазначати в ній «Директор / Бухгалтер / Підпис податкових накладних / Печатка / Технологічний сертифікат /… / Уповноважена особа» наводить саме на такий порядок заповнення графи 3. Судіть самі: який саме тип підпису може використовувати особа, вказана в повідомленні, ви зазначаєте в графі 4. Тому, очевидно, що не обов’язково дані в графах 3 і 4 повинні збігатися. А отже, у графі 3 зазначати потрібно все-таки посаду співробітника згідно зі штатним розписом.
Печатка є, але про неї не повідомили. Як здаватися?
При поданні заяви про приєднання до договору не стояла позначка біля підпису печаткою і договір уклався тільки з підписом підприємця. А тепер, коли потрібно здати звіт, підпис печаткою не приймає. Як виправити?
Надсилайте звіти без електронної печатки. При цьому в налаштуваннях в Електронному кабінеті (у реєстраційних даних) навпроти «Підпис печаткою» відмітки бути не повинно.
Нагадаємо, у частині використання печатки нещодавно (з 20.07.2017 р.) відбулася «друга хвиля» 
лібералізації4. Податкова / ЄСВ-звітність цілком може обходитися без проставляння на ній печатки. На це натякає і ст. 5 Закону про ЕЦП5. У тому числі це стосується випадків, якщо в підприємця або підприємства печатка все ж є.
4 Детальніше про що ви могли прочитати в статті «Скасування печаток: гірко-солодка пігулка від законодавця» в журналі «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19.
5 Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.
А як же тоді положення п. 3 розд. ІІ Порядку № 557, яке зазначає, що створення електронного документа завершується накладанням на нього, окрім ЕЦП, електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді. Оскільки тут наведена пряма аналогія з порядком накладення підпису на паперові примірники документів, а на них печатку дозволено не ставити, то і з електронним зразком документа проблем не повинно виникнути!
Також може викликати побоювання п. 10 розд. ІІ Порядку, який встановлює, що автоматизована перевірка електронного документа включає, у тому числі, перевірку обов’язковості та послідовності накладення на електронний документ ЕЦП підписувачів та електронної печатки (за наявності). Але якщо в заяві про приєднання до договору ви цю електронну печатку не поставили (причому договір був укладений), то фактично податківцям немає з чим звіряти електронну печатку, навіть якщо ви її накладете. Тому і робити цього вам не потрібно.
Якщо ви маєте печатку, але бажаєте відмовитися від її використання — вам на допомогу інша наша стаття6. З єдиним уточненням, пов’язаним з електронною печаткою. Якщо при приєднанні до договору ви її й так не «світили», то додатково інформувати податківців про її знищення немає жодної необхідності.
6 Див. статтю «Підприємець вчиться жити без печатки» в журналі «Бухгалтер 911», 2017, № 35.
В Електронному кабінеті немає форми, щоб від’єднатися від договору?
Ми вже з’ясували, що в цьому випадку від’єднуватися від договору потреби немає. Але в житті бувають й інші випадки.
Візьміть собі на озброєння, що подати заяву про припинення дії договору про визнання електронних документів в електронній формі не вийде. Це витікає із п. 15 розд. ІІІ Порядку № 557 (ср. ). У ньому говориться про подання такої заяви: (1) безпосередньо підписувачем заяви про приєднання до договору (керівником); (2) із пред’явленням їм документа, що посвідчує особу. Друге застереження недвозначно натякає, що подати таку заяву в електронному вигляді не вийде.
Також подати заяву може уповноважений представник. При цьому він долучає оригінал7 документа, який засвідчує повноваження такого представника.
7 Або належним чином оформлену копію.
Не додали нічого нового до цього питання й податківці (категорія 135.03 ЗІР), обмежившись при його розгляді лише цитуванням положень Порядку № 557.
«На зламі часів»: коли подавати заяву на приєднання?
Заяву про приєднання надсилати, наприклад, за 2 дні до спливу строку старих електронних ключів, але перед цим анулювати старі ключі, які ще діють? Чи потрібно чекати, щоб строк старих ключів повністю завершився?
Якщо не вживати активних дій, усе повинно відбутися так: завершився строк дії посиленого сертифіката ключів керівника → припинилася дія договору про визнання електронних документів (і пов’язаних з ним повідомлень) на підставі п. 14 розд. ІІІ Порядку № 557 → отримали нові ключі → відправили заяву про приєднання, підписану новими ключами (й електронною печаткою — за наявності). Крім того, за наявності осіб, яким делеговано право підпису, необхідно подати нове повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП. Адже разом зі старим договором припиняють свою дію і пов’язані з ним повідомлення.
Звичайно, ви можете піти й іншим шляхом, достроково анулювавши старі ключі, але особливого сенсу ми в цьому не бачимо. Адже як в одному, так і в іншому випадку уникнути перехідного періоду, коли старий договір уже не діє, а новий — ще не діє, все одно не вдасться 
.
