Витрати без доходів
У Книзі загальносистемника є три витратні графи: 6, 7 і 8. Але тільки в одній з них записи залежать від наявності доходу за підсумками дня — це графа 6: якщо дохід є — її заповнюємо, якщо немає — залишаємо порожньою.
Чому так? Річ у тому, що ті ж прямі матеріальні витрати (п.п. 177.4.1 ПКУ), які «живуть» у графі 6, можна облікувати одночасно з доходом від реалізації товарів, робіт, послуг (п.п. 6 п. 6 Порядку № 4811).
А якщо доходу немає? Зрозуміло — записувати в графу 6 нічого.
Щоправда, навіть якщо дохід від продажу вже отриманий, не факт, що підприємець зможе відобразити витрати в графі 6. Для цього потрібно виконати ще дві умови: 1) має бути проведена оплата постачальникові; 2) у підприємця має бути документ, що підтверджує таку оплату (п.п. 177.4.5 ПКУ).
Якщо дохід отриманий раніше, ніж відбулася оплата, «запізнілі» витрати зазначаємо в графі 6 без дотримання умови про одночасне відображення з доходом.
Податківці проти цього не заперечують. Див. консультацію в категорії 104.08 ЗІР.
Тож запис у графі 6 може бути зроблений у такому разі й у безприбутковий день. Ось, власне, і все з графою 6.
А що ж графи 7 і 8? Вони спеціально призначені для витрат, без яких підприємець не може здійснювати госпдіяльності, але які не можна безпосередньо пов’язати з конкретним, сьогоднішнім доходом. Наприклад: зарплата працівників, покупка послуг, оренда, комунальні платежі, витрати на зв’язок, амортизація тощо.
Так ось, у пп. 7 і 8 п. 6 Порядку № 481 немає вимоги про те, щоб ці графи заповнювалися виключно за наявності доходу. Виходить, навіть якщо сьогодні доходу немає, графи 7 і 8 можна заповнити? Цілком правильно 
.
Щоправда, у податківців із цього приводу, як завжди, — своя думка. Щодо графи 8 вони не сперечаються, мовляв, заповнюйте її за фактом оплати грошей, навіть якщо доходу у відповідний день немає.
За графою 7 податківці, очевидно, теж не проти запису в безприбутковий день, водночас вважають, що якщо в якомусь місяці (не дні!) доходу не було, то графу 7 заповнювати не можна 
Роз’яснення — у категорії 104.08 ЗІР.
Надзвичайно дивне твердження на фоні абсолютно інших вимог нормативки. Так:
1) ст. 115 КЗпП вимагає, щоб роботодавець обов’язково виплачував зарплату не рідше двох разів на місяць. Тобто не платити зарплату неможливо;
2) а Порядок № 481 вимагає відображати в графі 7 витрати на зарплату, «понесені у звітному місяці», — про жодну прив’язку до доходу (як у випадку з графою 6) немає жодного слова!
Тому вважаємо, що навіть якщо доходу немає весь місяць, нічого страшного. Ми переконані, що графу 7 при цьому заповнювати можна.
Навіть адмінштраф за ст. 1641 КУпАП сюди притягнути буде складно, оскільки Порядок № 481 не ставить заповнення графи 7 у залежність від отримання доходу.
Знову ж таки важливо розуміти, що «оплатно-трудові» витрати не згорають. Якщо вже податківці так заперечують проти їх відображення в безприбутковому місяці, то їх можна буде відобразити в найближчому прибутковому місяці.
Повернення грошей покупцеві у безприбутковий день
З прибутковими днями питань немає: у такі дні можна сміливо оформляти повернення грошей покупцям (у зв’язку з розірванням договору, поверненням товару або за листом з проханням про повернення авансу) — претензій від податківців не буде.
Інша річ — безприбуткові дні. На сьогодні немає консультацій від податківців, у яких вони б забороняли загальносистемникам проводити повернення коштів у безприбуткові дні.
Щодо єдиноподатників такі консультації є2.
2 Ми не згодні в цьому з податківцями. Детальніше — у статті «Дохід посередника і «мінусові» записи в Книзі єдиноподатника: не без фантазії податківців» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 20).
У Порядку № 481 обмеження теж немає. Є лише згадка про те, що Книга заповнюється за підсумками дня, в якому отримано дохід. Але ж немає заборони на її заповнення в інші дні у разі потреби! Самі податківці визнають це, коли дозволяють загальносистемникам записувати витрати до графи 8 Книги в безприбуткові дні (категорія 104.08 ЗІР).
Отже, навіть якщо в якийсь день у вас немає доходу, але довелося повернути гроші покупцеві, ви маєте право зазначити повернення в графі 3 Книги. Зрозуміло, у цей день у графі 4 Книги у вас з’явиться від’ємний запис (зі знаком «-»). І це нормально, адже дохід, що підлягає декларуванню (тобто річний дохід), можна зменшувати на суму повернених грошей (ІПК ДФСУ від 13.02.2018 р. № 594/Б/99-99-13-01-02-14/ІПК, п.п. 3 п. 6 Порядку № 481).
Виправлення помилок у безприбутковий день
Загальносистемники традиційно виправляють помилки в Книзі обліку доходів і витрат не новим рядком, а через закреслення3. У цьому випадку в Книзі навіть не видно, коли саме відбулося виправлення 
. Тому загальносистемникам неважливо: прибутковий день чи безприбутковий — вони можуть виправляти коли завгодно і що завгодно (збільшувати/зменшувати дохід або витрати).
3 Приклад самовиправлення в Книзі можна знайти в статті «Бій помилкам у книгах обліку підприємців» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 12).
Помарки в Книзі
Тепер відповідь на останнє запитання, з яким до нас звернувся читач. Податківці хочуть перевірити Книгу обліку доходів і витрат, але в ній: 1) безліч помарок; 2) витрати зазначені не однією сумою за підсумками дня, а іноді так: «1000,00 + 200,00+ 350,00», оскільки чеки були отримані із запізненням. Крім того, всі чеки за 2016 рік загублені. Чи не знімуть податківці такі витрати?
У цій ситуації найстрашніше — це втрата документів, що підтверджують витрати. Якби документи не були загублені, все було б доволі просто.
За помарки в Книзі і записі про витрати кількома сумами замість однієї підприємця могли б покарати тільки адмінштрафом за ст. 1641 КУпАП: 51 — 136 грн.
Знову ж таки ми говорили, що якщо витрати або їх документальне підтвердження запізнюються, їх можна включити до графи 6 пізніше без прив’язки до раніше відображеного доходу.
Деякі підприємці вважають за краще «лікувати» недоліки Книги її «втратою» з подальшим відновленням. Але цей варіант більше підходить для випадку, коли ви працюєте з готівкою і припустилися помилки в графі 2 Книги. Коли в податківців з’являється можливість накладення 5-кратного штрафу за неоприбуткування готівки.
На відновлення Книги надається 90 календарних днів. Але, перш ніж почати її заповнювати, потрібно надати заяву про зникнення старої Книги в поліцію і податківцям, а також зареєструвати нову Книгу4.
4 Покрокове керівництво щодо відновлення Книги обліку доходів і витрат ви знайдете в статті «Підприємець «посіяв» Книгу обліку: що робити» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 37).
Тепер про загублені документи про витрати за весь 2016 рік. Якщо податківці зажадають документи для перевірки (а вони, швидше за все, так і зроблять), вам потрібно буде їх показати. Немає документів — «викосять» витрати. І будуть праві (п. 44.6 ПКУ). При цьому донарахують ПДФО, ВЗ, ЄСВ. Плюс штрафи за донарахування. А це — вельми велика сума!
Як варіант можна:
— повідомити податківців про втрату документів і спробувати відновити їх у 90-денний строк (п. 44.5 ПКУ);
— якщо покупки відбувалися за готівку, «посмикати» постачальників, щоб вони видали вам засвідчені копії фіскальних чеків з контрольної стрічки РРО5;
5 Більше подробиць на тему знайдете в статті «Якщо загубився фіскальний чек» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 9).
Робити це вони не зобов’язані, але можуть з доброї волі.
— якщо ж ви закуповували товар за безготівку, можете відновити виписки банку — і це теж буде підтвердним документом6.
6 Корисні нюанси знайдете в статті «Що робити, якщо підприємець втратив первинні документи» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 8).
