1 Див. також статтю «Добірка запитань щодо лікарняних листів» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 20).
У питаннях розрахунку середнього заробітку для оплати періоду тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, рулює Порядок № 12662. Ним визначено: щоб знайти «непрацездатну» середньоденну зарплату, потрібно нараховану працівникові в розрахунковому періоді суму зарплати поділити на кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
1. Дні розрахункового періоду. У загальному випадку розрахунковий період дорівнює 12 календарним місяцям роботи у цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку.
А якщо працівник не відпрацював 12 місяців? Дивимося таблицю нижче.
| Стаж роботи на цьому підприємстві | Правила визначення розрахункового періоду (пункт Порядку № 1266) |
| Більше 12 календарних місяців | 12 повних календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа) у цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25) |
| Менше 12 календарних місяців | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 26) |
| Менше одного календарного місяця | Фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27) |
При цьому з розрахункового періоду виключають спочатку місяці розрахункового періоду (з 1-го до 1-го числа), у яких застрахована особа не працювала з поважних причин, а потім у місяцях, що залишилися, — календарні дні, на які припала дія таких причин.
Що ж це за поважні причини? Їх перелік достатньо короткий (див. п. 3 Порядку № 1266): тимчасова непрацездатність; відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами; відпустка для догляду за дитиною до 3-річного (6-річного за медичним висновком) віку; відпустка без збереження зарплати. Усе, на перший погляд, дуже легко. Але є дні, які викликають запитання.
Дні МСЕК3. Ситуація: лікарняний приніс працівник, який раніше був направлений на МСЕК з метою встановлення групи інвалідності.
3 Медико-соціальна експертна комісія.
Перевірте: період, протягом якого документи хворого розглядалися на МСЕК (з дати направлення документів на МСЕК і по дату огляду хворого), не має бути оплачений.
Тимчасова непрацездатність оплачується до дня встановлення інвалідності — ч. 2 ст. 22 Закону № 11054.
4 Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Проте незважаючи на те, що дні МСЕК не оплачують, вони все одно вважаються днями тимчасової непрацездатності. Тому їх потрібно виключати з кількості календарних днів за розрахунковий період (див. лист Мінсоцполітики від 06.09.2016 р. № 293/18/99-16).
Невиправлена помилка. Лікарняний лист з невиправленою помилкою, з точки зору Закону № 1105, не підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. А отже, оплаті не підлягає.
При цьому якщо працівник знову захворіє і до розрахункового періоду потраплять такі неоплачені дні хвороби, то підстав виключити їх із загальної кількості днів у розрахунковому періоді не буде (див. лист ФСС з ТВП від 25.05.2016 р. № 5.2-32-812).
«Дитяча» довідка. Період догляду за хворою дитиною може бути підтверджений лікарняним листом по догляду за хворою дитиною, а після закінчення максимального строку листка непрацездатності — довідкою за формою № 138/о.
Важливо! Зазначена довідка є лише підставою для звільнення від виконання посадових обов’язків. Усі календарні дні, позначені в ній, не оплачуються, але при цьому є днями тимчасової непрацездатності у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною.
А тому календарні дні «дитячої» довідки виключаємо із загальної кількості календарних днів розрахункового періоду як не відпрацьовані з поважної причини.
2. Виплати розрахункового періоду. У розрахунку «лікарняної» середньоденної зарплати бере участь нарахована в розрахунковому періоді зарплата, з якої стягувався ЄСВ (пп. 3 і 32 Порядку № 1266).
За загальним правилом, при розрахунку «середньої» всі виплати прив’язуємо до того місяця, у якому вони були фактично нараховані і відображені у Звіті з ЄСВ. І тільки відпускні вибиваються з цього правила…
Відпускні на межах розрахункового періоду. Госпрозрахунківці можуть використовувати два варіанти нарахування відпускних:
варіант 1 — нараховувати відпускні в місяці їх виплати (тобто наперед)5;
5 Див. також статтю «Відпускні: виплата в поточному місяці за майбутній» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 26).
варіант 2 — нараховувати відпускні місяць у місяць.
Якщо ви нараховуєте відпускні місяць у місяць (варіант 2), проблем немає.
А ось тим роботодавцям, які використовують варіант 1, потрібно бути уважними з перехідними відпускними на межах розрахункового періоду. Меж у розрахункового періоду дві. Тому ситуацій, що нас цікавлять, теж дві.
1. Перехідні відпускні нараховані в місяці, що передує початку розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які входять у межі розрахункового періоду.
2. Перехідні відпускні нараховані в останньому місяці розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які виходять за межі розрахункового періоду.
Тут застосовуємо таке правило: суми відпускних, незалежно від того, у якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку, при розрахунку лікарняних/декретних відносимо до місяців, за які вони нараховані.
Приклад 1. Працівниця хворіла з 22 по 30 липня 2019 року. Розрахунковий період: липень 2018 року — червень 2019 року. З 25 червня по 19 липня 2018 року вона перебувала в щорічній відпустці. Уся сума відпускних — 4800 грн. (за 5 к. дн. червня — 1000 грн. і 19 к. дн. липня — 3800 грн.) — нарахована і виплачена в червні — місяці, що передує першому місяцю розрахункового періоду (підприємство застосовує варіант 1 нарахування відпускних).
Незважаючи на те, що нарахування за дні відпустки відбулося за межами розрахункового періоду (у червні 2018 року), суму відпускних за липень 2018 року (3800 грн.) слід включити до загальної суми зарплати в розрахунковому періоді для обчислення суми лікарняних.
Приклад 2. Працівник хворів з 16 по 26 липня 2019 року. Розрахунковий період: липень 2018 року — червень 2019 року.
У червні 2019 року (останньому місяці розрахункового періоду) працівникові нараховані відпускні за час щорічної відпустки з 24.06.2019 р. по 04.07.2019 р. (підприємство нараховує відпускні в місяці виплати, варіант 1). Загальна сума відпускних — 2000 грн. (за 6 к. дн. червня — 1200 грн. і за 4 к. дн. липня — 800 грн.).
До розрахунку лікарняних включаємо тільки суму червневих відпускних (1200 грн.). Суму липневої відпустки враховувати в розрахунку середньої зарплати не можна — це виплата за календарні дні, що виходять за межі розрахункового періоду.
Коригування відпускних. Донараховані/відсторновані відпускні відносимо до тих місяців, ЗА які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16).
Якщо дні, за які були донараховані/відсторновані відпускні, раніше брали участь у розрахунку лікарняних, то бухгалтерові необхідно перерахувати суму таких лікарняних з урахуванням донарахованих/відсторнованих сум відпускних.
Приклад 3. Працівниця хворіла в липні 2019 року. Загальна сума зарплати, нарахована в розрахунковому періоді (липень 2018 року — червень 2019 року), — 96000 грн., у тому числі сума донарахованих відпускних за травень 2018 року — 1000 грн.
При розрахунку суми лікарняних донараховані в розрахунковому періоді відпускні за травень 2018 року (1000 грн.) відносимо до травня 2018 року, таким чином виключаємо їх із загальної суми виплат за розрахунковий період.
Таким чином, у розрахунку лікарняних візьмуть участь виплати в сумі 95000 грн. (96000 грн. - 1000 грн.).
Коригування зарплати. Тут працює правило: нараховані/донараховані/відсторновані суми зарплати вважаємо доходом того місяця, у якому здійснили таке нарахування/донарахування/сторнування.
Приклад 4. Працівниця хворіла з 1 по 5 липня 2019 року. Розрахунковий період для обчислення суми «лікарняної» середньої: липень 2018 року — червень 2019 року. У червні 2019 року (останньому місяці розрахункового періоду) донарахована сума індексації за квітень 2018 року.
При розрахунку суми лікарняних донараховану в червні суму індексації за квітень 2018 року включаємо в загальний дохід червня. У результаті вона візьме участь у розрахунку виплат за період тимчасової непрацездатності з 1 по 5 липня 2019 року.
Рокіровка виплат. Йдеться про дуже поширену ситуацію на практиці. Працівник захворів, але відділ кадрів і бухгалтер (або 2 в 1) виявилися не в курсі. Підсумок: зарплата закрита за повністю відпрацьований місяць.
Коли ситуація проясниться, бухгалтер і кадровик вимушені будуть зробити відповідні коригування. Діємо так.
Складається коригуючий табель з відмітками про період тимчасової непрацездатності, зарплата сторнується, замість неї нараховуються лікарняні.
1. Відсторновану суму зарплати враховуємо в загальній сумі зарплати того місяця, в якому було проведено коригування.
2. При підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді орієнтуємося на коригуючий табель обліку робочого часу (тобто з днями тимчасової непрацездатності)6.
6 Вам також стане в нагоді стаття «Відображаємо «непрацездатні виплати» у Звіті за формою № Д4» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 42).
Приклад 5. Працівник хворів у липні 2019 року.
До розрахункового періоду (липень 2018 року — червень 2019 року) увійшов попередній період непрацездатності з 25 по 29 березня (5 днів). Причому в табелі обліку робочого часу за березень ці дні були відображені як відпрацьовані і за ними була нарахована зарплата. Загальна сума зарплати за березень — 10000 грн. Помилка виявлена і виправлена у квітні 2019 року. Внесені зміни до табеля обліку робочого часу за березень. Зарплата за 5 днів березня (2500 грн.) відсторнована і за ці дні нараховані лікарняні.
Дні хвороби працівника в березні виключаємо із загальної кількості днів у розрахунковому періоді як дні, не відпрацьовані з поважної причини. Суми лікарняних за ці дні, відповідно, теж не беруть участь у розрахунку. Зарплату за березень, нараховану в такому місяці, включаємо до розрахунку у фактичній сумі (10000 грн.). А ось відсторнована у квітні сума зарплати за 5 днів березня (2500 грн.) зменшить загальну суму зарплати за квітень.
Зарплата в невідпрацьованому місяці. Із загальної суми зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді, виключаємо «зарплатні» виплати, які були нараховані в місяцях, повністю не відпрацьованих з поважних причин.
Приклад 6. Працівник був непрацездатний з 22 по 26 липня. У червні (останньому місяці розрахункового періоду) він з 3-го по 14-е число також хворів, а з 18-го по 27-ме брав відпустку за свій рахунок. При цьому 1, 2, 15 — 17, 28 — 30 червня працівник не працював, оскільки це були вихідні/святкові дні.
У червні працівникові була нарахована премія за підсумками роботи в травні 3000 грн.
У працівника в розрахунковому періоді є повністю не відпрацьований місяць. Але періоди нероботи з поважних причин ідуть не підряд, а розірвані вихідними днями. Чи означає це, що вихідні дні, а з ними й сума премії за підсумками роботи в травні залишаться в розрахунку лікарняних? На жаль, ні.
Червень повністю не відпрацьований з поважних причин. А отже, йому немає місця в розрахунковому періоді. Відповідно премія, нарахована в цьому місяці, не враховується при обчисленні середньої зарплати.
Див. листи Мінсоцполітики від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16 і ФСС з ТВП від 20.09.2016 р. № 2.4-46-1616.
