(044) 581-10-10 Передзвоніть менi
Перейти до номеру
  • № 62
  • № 61
  • № 60
  • № 59
  • № 58
  • № 57
  • № 56
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
5/19
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Серпень , 2015/№ 62

Відряджений втратив підтвердну первинку: чи все пропало?

Ситуація досить-таки нерідкісна…

Після того, як ви, колего головбух, такого роззяву у праведному гніві декілька разів покарали (морально ☺), давайте разом подумаємо, чи можна його, сердешного, хоч трішки помилувати?

Приступаючи до обговорення ситуації, ми щиросердо зізнаємося, що нарівні з вами простудіювали енциклопедичний спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5 і тематичний свіжак — «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 43.

В обговоренні обмежимося відрядженнями в межах України (з попередньою видачею авансу) і найтиповішими документально підтверджуваними витратами — на проживання та на проїзд (останнє — аналогічно).

Декілька слів без протоколу

Перш ніж заглиблюватися в нетрі законодавства, ви за звичкою задумаєтеся: вирішувати проблему в лоб чи обійти її?

Тобто визначте, яка «ціна питання»?

Адже, у принципі, відрядженому байдуже, яким саме чином йому буде компенсовано фактично понесені ним витрати. Тим більше коли в нього таке пір’ячко на писку, що немає приводу комизитися… При цьому для вас не становитиме особливої проблеми з’ясування (нехай і неформальне) реальної суми таких витрат плюс-мінус доданок «немає совісті». ☺

Проте для вас як піклувальника про інтереси підприємства питання стоїть дещо інакше: чи готові ви в пориві милосердя втратити на:

— нарахуванні (ЄСВ) — це як мінімум;

— утриманнях (ПДФО + ЄСВ + ВЗ) — якщо не домовитеся з роззявою, щоб він узяв ці «втрати» на себе.

Про вашу відмову від витрат за такими сумами ми навіть не говоримо — це буде перебором.

Як ви зрозуміли, ми відкрито натякаємо на відмову від господарської операції «службове відрядження» як такої, а точніше на заміну її ситуацією «премія» або навіть «матеріальна допомога» (якщо, звичайно, ви обійдете проблему з касою — див. п. 3 трохи нижче).

Для чистоти картини при цьому:

1) відповідний наказ про відряджання працівника (якщо він, звичайно, був своєчасно виданий ☺) анулюється;

2) якщо ви за традицією застосовуєте давно не обов’язкове посвідчення про відрядження — воно «зачищається»;

3) якщо аванс на відрядження не видавався — проблем немає взагалі. Якщо ж аванс було видано, то виникають проблеми. Особливо при завчасній видачі. Адже якщо відряджений відзвітував би після повернення з відрядження в нормальному режимі, то про дні «завчасності» ніхто згадувати не став би. А ось при спробі повернути гроші у статусі невикористаних — оскільки це явно станеться не на наступний за їх видачею день — над вами нависне загроза «готівкових» штрафів (див. спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 64).

Не можна виключити ситуацію, коли у відрядженого працівника попри його щире бажання просто немає фізичної можливості нашкребти грошей для відповідного повернення — і тоді, щоб проблеми не накопичилися як сніговий шар, мабуть, варто видати йому позичку… Нехай би він повернув аванс у встановлений строк, а потім уже спокійно відновлював документи за можливості.

І ще. Не думайте, що навіть якщо ви вирішите плюнути на компенсацію витрат на проїзд та проживання, а виплатите бідоласі тільки добові, то це буде вирішенням усіх проблем. ☹ Адже прискіпливий перевіряючий вимагатиме підтвердити сам факт виїзду у відрядження як такий! Ось коли став би в нагоді звичний папірець — посвідчення про відрядження з «чужою» печаткою про прибуття-­вибуття! На цей строк, покритий добовими, мабуть, не зазіхне й неадекватний контролер...

Що про підтвердження витрат говорить законодавство?

Давайте поговоримо про підтвердження витрат на відрядження детальніше.

Як відомо, з 01.01.2015 р. канув в Лету п.п. 140.1.7 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ), що був наріжним… До речі кажучи, тепер витрати з податку на прибуток у частині компенсації витрат на відрядження визнаються саме за бухобліковими правилами… ☺ Усе потрібне ви знаєте з «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 43, с. 26.

А що ж залишилося небухоблікового?

Ну, перш за все — це ст. 121 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (цитуємо частину другу цієї статті):

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством

Крім загального п. 44.1 ПКУ, що стосується обов’язковості первинних документів узагалі, у ПКУ зберігся такий ланцюжок «витратних» норм.

У контексті необкладення ПДФО сум компенсації п.п. 165.1.11 ПКУ відсилає нас до п. 170.9 ПКУ, в якому прямо вимагається документальне підтвердження:

(1) зв’язку відрядження з госпдіяльністю роботодавця ( абзац п’ятнадцятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ);

(2) фактичних витрат, зокрема на проїзд, проживання та всіх аналогічних ( абзаци другий і третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ);

(3) кількості днів, за які виплачуються добові (на суму яких, що розраховується за кожен день відрядження, не вимагається окремого підтвердного документа — див. абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ) — увага — «відповідно до наказу про відрядження і відповідних первинних документів» ( абзац дванадцятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Ну і щоб уже не повертатися до відрядної нормативки, зауважимо: так звана «п’ятдесят дев’ята інструкція»*, що вросла в мозок податківців і платників, абсолютно не стосується «комерсів», а призначена тільки для підприємств, установ, організацій, що фінансуються з бюджету! Це чорним по білому написано в її п. 1, і це визнають як суди, так і самі податківці (див. лист ДПАУ від 14.05.2013 р. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 і консультацію з підкатегорії 103.17 БЗ, в яких зазначено, що «комерси» цю інструкцію «можуть використовувати як допоміжний (довідковий) документ»). Увага: підприємства «можуть», якщо звісно захочуть — наприклад, при складанні положення про відрядження (яке дуже полегшує життя бухгалтера ☺) — а податківці — як «обмежувач витрат» — НЕ можуть! І крапка.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі за текстом — Інструкція № 59).

Завжди оригінал чи інколи дублікат?

Перш ніж іти далі, поставимо питання руба: чи обов’язково додавати до авансового звіту відрядженого саме оригінали підтвердних документів?

Про оригінали традиційно говорять податківці (і слідом за ними — консультанти), але давайте задамося питанням, звідки пішла ця традиція, якщо в перелічених нормах ПКУ настільки жорстка вимога прямо не висувається?

Очевидно, що ці ноги ростуть з Інструкції № 59, де чітко йдеться про оригінали підтвердних документів… ☹ І до речі, прямо визнаючи допоміжний статус Інструкції № 59, у тому ж листі ДПАУ від 14.05.2013 р. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 податківці без застережень і без совісті товкмачать про оригінали підтвердних документів. Але, на жаль, є й інше «джерело». Дивіться: у п. 7.39 Положення № 637* прямо вимагається при перевірці авансових звітів особливу увагу приділяти наявності саме оригіналів підтвердних документів. Можна, звичайно, міркувати, що «першоджерело» цього — все та ж горезвісна Інструкція № 59, яка раніше була «загальною», а також про те, що зазначена норма, так би мовити, вторинна… але сьогодні Положення № 637 ;— самостійний документ…

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Зайдемо з іншого боку: а якщо не оригінал, то що інше?

Визнаємо одразу: якщо говорити конкретно про розрахункові документи, то ані Закон № 265**, ані Положення № 637 не допускають можливості оформлення (видачі) НЕ оригінала — наприклад, так званого дубліката — замість втраченого оригінала розрахункового документа. Категорично проти цього й податківці (щодо чеків РРО — у 109.10 БЗ, щодо ПКО — у 109.15 БЗ). Тож, «облиш надію»… ☹

** Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.

Що ж до інших підтвердних документів, то тут ситуація дещо відрізняється. Зверніть увагу: у  п. 44.5 ПКУ в разі втрати первинних документів на платника покладається обов’язок їх відновити! А «відновити» оригінал документа можна тільки у вигляді дубліката — адже двох оригіналів бути не може. Отже, ПКУ таки допускає використання дубліката як повноцінного первинного документа! ☺

Нагадуємо, що згідно з п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»: дублікат оригінала — це повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого оригінала, що має таку ж юридичну силу. І до речі, за часів виписки паперових податкових накладних навіть щодо цього супердокумента ВАСУ визнавав правомірність використання дубліката замість оригіналу (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 81, с. 3).

Давайте відверто. Чим відрізняється дублікат від оригіналу? Дрібним написом зверху — «Дублікат». Але ж бувають випадки, коли щось надписати ненавмисно забули… ☺

Прибув-вибув…

Продовжимо обговорення з приводу підтвердження строку відрядження для розрахунку добових.

За наявності у відрядженого працівника проїзних документів «з датами» для розрахунку добових «день від’їзду» і «день приїзду» визначаються за цими датами. До речі, у зазначеній консультації (103.17 БЗ) податківці чітко прив’язують дати квитків до наказу на відрядження, але вважатимемо, що оскільки їх аргументація ґрунтується на зазначеній Інструкції № 59, саму консультацію можна прямо віднести тільки до бюджетників.

Якщо ж квитків немає — кількість днів відрядження можливо визначити за рахунками готелів (до речі, це єдиний варіант, якщо відряджений переміщається на автомобілі).

Якщо немає інших документів, то ми вважаємо, що оформлене посвідчення на відрядження теж цілком відповідає статусу первинного документа згідно з  абзацом одинадцятим ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (за наявності в ньому реквізитів, які вимагаються ч. 2 ст. 9 цього Закону і розд. 2 Положення № 88*). Адже в  абзаці дванадцятому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ чорним по білому написано — «первинними документами», тобто не обов’язково проїзними (квитками)! ☺ Але для того щоб застосовувати посвідчення на відрядження, треба передбачити це у своєму положенні про відрядження.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Жив чи проживав?

Тепер з приводу підтвердження витрат на проживання.

Первинні документи, що підтверджують витрати відрядженого на проживання, згадуються в  абзаці третьому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Це — рахунки, отримані від готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання. Проте в разі, якщо оплата проживання була здійснена не безготівковим розрахунком з банківського рахунка підприємства, а готівкою чи платіжною картою, то, оскільки відбувається продаж послуги, для підтвердження цього факту і цих витрат згідно із Законом № 265 необхідний ще й відповідний розрахунковий документ — чек РРО (хоча, кажучи формально, у ПКУ він прямо не вимагається, а згадується саме в «длябюджетній» Інструкції № 59). Ну або з урахуванням останніх безРРОшних послаблень (наприклад, щодо «домільйонних» єдинників) — документ, що підтверджує відповідний статус продавця, і документ, що підтверджує оплату.

Таким чином, якщо за необхідності додавання до авансового звіту двох підтвердних документів — готельного рахунка та розрахункового документа — відряджений відновив тільки перший з них (отримавши його дублікат), то це ситуацію не рятує… L

Для безРРОшного варіанта ситуація краща, оскільки оформлення «дублікатів» зазначених документів готельєра сильно не завантажить…

Ваш квиток?! Мій квиток!

Насамкінець — окремо про проїзні документи.

У раніше згадуваному абзаці третьому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагається наявність документів, що підтверджують вартість відповідних витрат

у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту

Перш за все нагадаємо, що на підставі п. 4 ст. 9 Закону № 265 не застосовуються РРО (і РК) при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів і на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкованим способом серією, номером, номінальною вартістю.

Таким чином, якщо говорити про звичні паперові квитки, то останні, самі будучи розрахунковими документами, з метою підтвердження витрат виключають необхідність додавання до авансового звіту ще чогось.

Зауважимо, що знеособлений автобусний квиток підвищує імовірність того, що відряджений зможе добути його «аналог» і після строку відрядження…

З «іменними» паперовими квитками все набагато гірше, оскільки законодавство не передбачає можливості оформлення дубліката загубленого проїзного документа — та ще й на бланку встановленої форми. ☹

Узагалі з точки зору конкретики процедур ситуація із залізничними проїзними (і перевізними) документами має перевагу порівняно з авіа- — і все завдяки Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженому спільним наказом Мінінфраструктури і Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137 (далі — Порядок № 331/137). Оскільки в абзаці чотирнадцятому п. 1.4 Порядку № 331/137 визначене головне: залізничний проїзний документ — це самостійний розрахунковий документ (хоч надрукований на форменому бланку — якщо був куплений у касі, хоч на звичайному аркуші паперу — якщо отримувався та оплачувався в електронному вигляді по мережі Інтернет). Тому як підтвердний документ до авансового звіту досить додати або квиток на бланку, або — для електрон­ної форми — роздруківку на звичайному аркуші паперу його візуальної форми (про це ви читали в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 82, с. 28) — так званий посадочний документ (див. п. 5.2 Порядку № 331/137).

І ще один момент. Визнання візуальної (паперової) форми електронного проїзного документа розрахунковим документом, по суті, скасовує необхідність окремого підтвердного «документа про оплату», що згадується в  абзаці третьому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ — але тільки щодо такого виду транспорту, як залізничний. Це підтверджується таким фактом: у тій самій консультації з підкатегорії 109.10 БЗ, що стосується електронних залізничних квитків, на відміну від консультації, що стосується електронних авіаквитків, про необхідність додавання окремого «документа про оплату» не зазначено!

З авіаквитками ситуація складніша — напевно тому, що в цій галузі не спромоглися ухвалити погоджений з податківцями документ (подібний до Порядку № 331/137). Тому податківці не визнають саме авіаквиток в електронній формі розрахунковим документом, а Мінфін у листі від 25.05.2010 р. № 31-18030-07-21/12414 тільки підтверджує цю позицію, вимагаючи додавати до авансового звіту: (1) роздруківку маршруту польоту, (2) оригінал корінця посадкового талона і — увага! — (3) оригінал розрахункового чи платіжного документа, що ­підтверджує здійснення розрахункової операції… ☹ І все це відповідає п. 12 розд. II Інструкції № 59.

Отже, зберігайте підтвердні документи ретельніше, ніж Кощій своє яйце…

висновки

  • Після вилучення з 01.01.2015 р. з ПКУ «витратно-відрядного» п.п. 140.1.7 там зберігся його «дублікат» — п.п. 170.9.1.

  • За відсутності інших документів (квитків, готельних рахунків) підтвердити строк і факт відрядження для розрахунку добових можна посвідченням про відрядження з відмітками приймаючої сторони.

  • Оформлення дублікатів розрахункових і проїзних документів законодавством не передбачено.
відрядження додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті