Облік торгівлі на відстані

Відносини, що виникають між покупцем та інтернет-магазином, на законодавчому рівні врегульовано Законом № 675. Зокрема, ст. 11 цього Закону регулює порядок укладення електронного договору (детальніше див. статтю на с. 3). Водночас продаж через інтернет-магазин має ознаки продажу на замовлення, а також продажу поза торговельними та офісними приміщеннями. Тому інтернет-магазин при здійсненні торгівлі повинен дотримуватися Правил № 103. Цими правилами регулюється, у тому числі, порядок документального оформлення.

Документальне оформлення продажів інтернет-магазину

Згідно з п. 2.4 розд. II Правил № 103 замовлення має бути оформлене на бланку замовлення, в якому зазначаються: найменування суб’єкта господарювання, назва товару, його ціна, кількість, загальна вартість товару, вартість послуг, наданих додатково, дата (час) виконання замовлення.

Крім того, такий бланк замовлення повинен містити всі обов’язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Бланк замовлення оформляється у двох примірниках — для покупця і продавця.

Згідно з абз. 3 п. 2.5 розд. II Правил № 103 на другому примірнику бланка замовлення покупець своїм підписом підтверджує отримання замовлення та оплату грошей.

Оформлений таким чином бланк замовлення є підставою для відображення продажу в бухгалтерському обліку інтернет-магазину, а також доказом того, що зобов’язання обох сторін виконані

Про те, яким чином і в який момент продаж відображається в обліку інтернет-магазину, залежно від того, де, коли і ким здійснено видачу товару покупцю, поговоримо далі.

Видача товару у приміщенні інтернет-магазину

Інтернет-магазин може здійснювати видачу товару покупцю в точці видачі товару та/або безпосередньо на складі. І хоча такий продаж підпадає під дію Правил № 103, його облік буде максимально наближений до обліку у звичайному роздрібному офлайн-магазині, адже покупець отримує товар безпосередньо у продавця.

Для обліку товарів, що перебувають на точках видачі, інтернет-магазин вводить окремий субрахунок (наприклад, субрахунок 2821 «Товари на точках видачі»). Аналітичний облік ведеться за найменуваннями товару і точками видачі. Переміщення товару зі складу відображається проводкою Дт 2821 — Кт 281. У цей же момент інтернет-магазин, що обліковує товар за роздрібними цінами, відображає торговельну націнку: Дт 2821 — Кт 285.

Хоча інтернет-магазини досить рідко використовують метод оцінки вибуття запасів за продажними цінами, оскільки продаж здійснюється виключно за заздалегідь оформленим замовленням. Крім того, як правило, інтернет-магазини спочатку приймають замовлення від покупців, а тільки після цього купують необхідний товар. Тому ідеальна картинка в обліку інтернет-магазину — це сальдо рахунка 28, що наближається до нуля. Облік за продажними цінами в таких умовах недоцільний.

Покупець може здійснити передоплату або сплатити замовлення при отриманні. Розглянемо на прикладах облік продажів в інтернет-магазині.

Приклад 1. Покупець оформив замовлення в інтернет-магазині на суму 12000 грн., при цьому спосіб доставки зазначив — самовивезення з точки видачі інтернет-магазину. Інтернет-магазин купив товар, замовлений покупцем, за 10800 грн. Покупець здійснив оплату банківською карткою при отриманні товару. Інтернет-магазин сплатив постачальнику за товар.

Таблиця 1. Облік продажу інтернет-магазину з оплатою при отриманні

Приклад 2. Покупець оформив в інтернет-магазині замовлення на 6000 грн. Оплату здійснив безготівковим перерахуванням. Інтернет-магазин придбав замовлений товар. Покупець отримав товар у точці видачі інтернет-магазину.

Таблиця 2. Облік продажу інтернет-магазину при отриманні передоплати

Наявність власних точок видачі піднімає рейтинг інтернет-магазину в очах покупця, такий інтернет-магазин стає упізнаваним, йому довіряють. У таких умовах легко налагоджується процедура повернення товару та організовується післяпродажне обслуговування. Водночас утримання власної точки видачі — це додаткові витрати, які інтернет-магазин не завжди бажає (або у змозі) нести.

Доставка власними кур’єрами

Брак вільного часу і небажання витрачати його на походи по магазинах — один з істотних факторів, що впливають на розвиток інтернет-торгівлі. Тому кур’єрська доставка за зазначеною адресою — обов’язкова умова більшої частини замовлень, оформлених через Інтернет.

Щоб задовольнити вимоги покупців, інтернет-магазини створюють власну кур’єрську службу та/або залучають сторонніх перевізників.

Інтернет-магазин, що здійснює доставку товару власними кур’єрами, вводить окремий субрахунок для обліку товарів, переданих кур’єрам (наприклад, субрахунок 2822 «Товари, передані кур’єрам»). З усіма кур’єрами інтернет-магазин укладає договори про повну матеріальну відповідальність. У момент передання товару кур’єру в обліку відображається проводка Дт 2822 — Кт 281. Після надання кур’єром документів, що підтверджують передачу товару покупцю, інтернет-магазин списує собівартість реалізованого товару і визнає дохід від його реалізації (проводки аналогічні прикладу 2).

Кур’єр може здійснювати доставку тільки раніше оплачених замовлень або отримувати оплату в момент видачі товару покупцю. Якщо оплата здійснюється покупцем при отриманні товару, кур’єр повинен мати при собі компактний РРО і термінал для оплати банківською карткою (за винятком випадків, коли продавець звільнений від застосування РРО). Продаж у такому разі відображається в обліку інтернет-магазину в момент передачі товару покупцю та прийняття від нього грошей (проводки аналогічні прикладу 1).

Доставка сторонньою кур’єрською службою

Практично всі інтернет-магазини незалежно від наявності власних точок видачі та власних кур’єрів користуються послугами сторонніх кур’єрських служб.

Для того щоб правильно визначити дату відображення доходу в такому разі, необхідно пригадати вимоги, установлені п. 8 П(С)БО 15 (ср. ). А потім визначити, коли всі перелічені вимоги виконуються згідно з умовами оферти. Якщо всі умови виконано при передачі товару перевізнику, продаж буде відображено в обліку за фактом такої передачі. Проте на практиці такий варіант обліку зустрічається досить рідко. Частіше перевізники везуть товар інтернет-магазину, звітують перед ним про псування та втрати, відшкодовують інтернет-магазину такі втрати. Тому інтернет-магазин продовжує здійснювати контроль за товарами до моменту їх передання покупцю. І тільки при переданні зобов’язання інтернет-магазину вважається виконаним, а товар проданим*.

* Детальніше про облік товарів у дорозі див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 16, с. 24.

У такому разі товари, передані сторонній кур’єрській службі, продовжують бути активами інтернет-магазину. Для їх обліку інтернет-магазин виділяє окремий субрахунок (наприклад, 2823 «Товари, передані перевізникам»). Аналітичний облік ведеться за товарами, а також за перевізниками, якщо підприємство користується послугами декількох кур’єрських служб.

На кожне укомплектоване замовлення співробітником інтернет-магазину або співробітником перевізника (залежно від умов договору) складається транспортна накладна, що роздруковується у трьох примірниках. Перший примірник з підписом перевізника залишається в інтернет-магазину, другий — у покупця, третій, з підписом покупця, — у перевізника як доказ того, що замовлення доставлене.

На дату передання товару перевізнику в обліку робиться запис Дт 2823 — Кт 281. Кур’єрська служба в установлений договором строк надає документи, що підтверджують отримання товару покупцем. На підставі цих документів інтернет-магазин проводить продаж в обліку і визнає дохід (проводки аналогічні прикладу 2).

Звертаємо увагу, що

кур’єрські служби** не мають права приймати готівкові грошові кошти від покупця і переводити їх інтернет-магазину на підставі договору перевезення

** За винятком Нової пошти, яка для здійснення переказів для своїх клієнтів у межах України зареєструвала платіжну організацію ТОВ «Пост Фінанс» і платіжну систему FORPOST, що включена до реєстру внутрішньодержавних платіжних систем 04.12.2015 р.

Згідно з п. 1 постанови № 42 таку діяльність можуть здійснювати виключно банки, комерційні агенти банків, небанківські фінансові установи, що отримали ліцензію на переказ коштів.

Тому за такого способу доставки оплата не може відбуватися одночасно з видачею товару. Водночас перевізнику можна доручити проконтролювати здійснення оплати перед видачею товару***.

*** Але не забудьте про відповідальність за те, що не проконтролював!

Доставка Укрпоштою

Інтернет-магазин може здійснювати продаж товарів поштою за Правилами № 206.

Однак на практиці інтернет-магазини не працюють за цими правилами. Адже вони встановлюють окрему схему продажів, при якій покупець заповнює на пошті заявку-замовлення, а пошта передає таке замовлення продавцю. Для сучасного інтернет-магазину нехарактерна й недоцільна така процедура оформлення замовлення, адже вона ускладнює та уповільнює процес.

Тому найчастіше інтернет-магазини розглядають Укрпошту як одну з кур’єрських служб. І приймаючи рішення працювати з нею — укладають договір перевезення.

Водночас Укрпошта має одну істотну відмінність — вона має ліцензію на переказ коштів. Тому, на відміну від інших перевізників, офіційно на підставі договору перевезення здійснює прийняття готівкових грошових коштів і переказує їх на рахунок інтернет-магазину.

Складнощі в роботі зі сторонніми перевізниками

Робота з перевізниками — простий і зручний варіант доставки. Адже кур’єрські служби мають розгалужену мережу відділень, великий автопарк і навчений персонал. Для бухгалтера інтернет-магазину, на перший погляд, усе теж максимально просто: з установленою в договорі періодичністю перевізник передає акт виконаних робіт, податкову накладну, а інтернет-магазин здійснює оплату за надані послуги доставки.

Але не кваптеся розслаблятися!

Про те, з якими складнощами може зіткнутися бухгалтер інтернет-магазину при роботі зі сторонніми кур’єрськими службами, поговоримо далі.

Як уже зазначалося, підписаний покупцем бланк замовлення є підставою для відображення продажу в обліку інтернет-магазину. Якщо доставка здійснюється сторонньою організацією, підписання контролює працівник перевізника.

При цьому практично кожна кур’єрська служба сьогодні надає таку послугу, як повернення документів. Але!

По-перше, така послуга доволі дорога.

По-друге, незважаючи на першу умову, не варто сподіватися на те, що документи повертатимуться своєчасно, правильно оформлені та в повному обсязі.

Відповідальність за неповернення документів у стандартних договорах перевізників відсутня.

А якщо документ не повернено, у бухгалтера інтернет-магазину не буде первинного документа, що дозволяє списати товар і відобразити дохід.

Тому, якщо договір з перевізником ще не укладено, бухгалтеру слід брати активну участь у процесі його укладення. У договорі необхідно передбачити порядок і періодичність повернення документів, правила їх заповнення, відповідальність за недотримання встановлених вимог і, тим більше, за неповернення документів.

За такого підходу кількість і якість документів, що повертаються перевізником, значно зростає.

Але що робити, якщо документа все одно немає? Чи є підстави в інтернет-магазину відобразити продаж в обліку

Перш за все необхідно з’ясувати в кур’єрської служби, чи доставлені такі замовлення покупцям. Для цього складаємо офіційний запит.

На підставі відповіді кур’єрської служби, в якій зазначено, що доставку та видачу товару здійснено*, інтернет-магазин складає бухгалтерську довідку, в якій вказує перелік замовлень, доставлених кур’єрською службою, документи за якими відсутні, дату доставки, П. І. Б. осіб, які отримали замовлення. Така бухгалтерська довідка повинна містити всі обов’язкові реквізити первинного документа.

* Причому цей факт перевізник має бути готовий підтвердити документально при виникненні спорів з покупцем.

Тоді, оскільки всі критерії п. 8 П(С)БО 15 дотримані, а бухгалтерська довідка є первинним документом, що підтверджує продаж, інтернет-магазин має всі підстави для відображення продажу в обліку.

Дропшипінг

Організація доставки товару покупцю — досить трудомісткий процес. Тому все більше інтернет-магазинів перебудовуються на роботу за дропшипінгом.

Пряме постачання (або дропшипінг, від англ. Dropshipping) — це вид підприємницької діяльності (найчастіше в мережі Інтернет), що полягає в реалізації товарів виробника (імпортера) посередником (дропшипером, англ. dropshipper). Прибуток посередника формується за рахунок різниці між оптовою ціною, яку він сплачує виробнику, і роздрібною ціною, за якою продає товар клієнту. Ключовою відмінністю цього виду діяльності є те, що куплений товар іде покупцю безпосередньо зі складу виробника (імпортера). Причому залежно від договірних відносин він може бути відправлений як від імені виробника (імпортера) (між ним та інтернет-магазином укладається договір доручення*), так і від імені інтернет-магазину (укладається договір купівлі-продажу або договір комісії**).

* Облік інтернет-магазину максимально спрощений, адже товари не отримуються, а доходи інтернет-магазину складаються з агентської винагороди, нарахованої згідно з договором.

** Про облік комісійних операцій див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 51.

висновки

• Замовлення товару в інтернет-магазині оформляється на бланку замовлення. Такий бланк замовлення, підписаний продавцем і покупцем, є доказом виконання взаємних зобов’язань.

• Дата відображення доходу відповідає даті виконання вимог п. 8 П(С)БО 15, що визначається згідно з умовами оферти.

• Кур’єрські служби (за винятком Укрпошти і Нової Пошти) не мають права приймати готівкові грошові кошти від покупців для перерахування їх інтернет-магазину.

• Робота за дропшипінгом значно спрощує обліковий процес інтернет-магазину.