Комунальні витрати офісу

В обраному У обране
Друк
Адамович Наталія, податковий експерт
Податки & бухоблік Червень, 2015/№ 47
Комунальні платежі — ще одна складова витрат по офісу. Проблема їх обліку безпосередньо пов’язана з документальним підтвердженням таких витрат і права на податковий кредит з ПДВ. Спершу розберемося з урахуванням комунальних платежів по власному офісному приміщенню. Облік комунальних платежів по орендованому офісу див. у статті «Офіс в оренді» на с. 40 цього номера.
  • Комунальні послуги включають централізоване постачання холодної та гарячої води, водовідведення, газо- і електропостачання, централізоване опалювання, а також вивезення побутових відходів (п. 1 ч. 1 ст. 13 Закону № 1875). З кожним постачальником комунальних послуг у підприємства має бути укладено договір. Перелік споживаних комунальних послуг залежить від рівня благоустрою відповідної споруди. Офіс якраз і є споживачем практично всіх перелічених вище комунальних послуг.

    Комунальні послуги надаються постачальниками безперервно (ч. 2 ст. 16 Закону № 1875), тобто постійно день за днем.

    Плата за комунальні послуги нараховується щомісячно згідно з умовами договору

    Це прямо зазначено в ч. 1 ст. 32 Закону № 1875. А отже, і документи, що свідчать про їх виконання/споживання/надання, постачальники складають щомісяця. Склад документів, які вкажуть на реальність отриманих комунальних послуг, особливих питань не викликає. Ними служать договори з комунальниками, рахунки і рахунки-фактури від цих організацій, акти прий­мання-передавання товарів / наданих послуг / виконаних робіт, а також платіжні документи, що підтверджують їх оплату. А це важливо для відображення таких витрат в обліку.

    Податок на прибуток

    При визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток як малодохідні платники (з доходом за календарний рік не вище 20 млн грн.), так і високодохідні (з доходом за календарний рік вище 20 млн грн.) орієнтуватимуться тільки на бухгалтерський фінрезультат ( п.п. 134.1.1 ПКУ). При споживанні комунальних послуг окремий податковий облік не ведеться і додаткові різниці у високодохідних платників не виникають. Тому для платника податку на прибуток головне — правильно відобразити ці витрати в бухгалтерському обліку.

    Коли ставимо витрати в бухобліку

    Витрати, які неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (абз. 2 п. 7 П(С)БО 16).

    Вартість комунальних послуг відноситься на витрати не раніше місяця фактичного їх отримання, тобто місяця складання актів приймання-передавання. На дату перерахування авансу за комунальні послуги витрати не збільшуються (п. 9.2 П(С)БО 16). Відображення витрат здійснюється на підставі складених на підтвердження здійснення госп­операцій первинних документів (п. 1.2 Положення 88).

    «Первинку» на комунальні послуги постачальник зазвичай датує останнім днем періоду їх надання (наприклад, у разі щомісячного оформлення — останнім числом місяця, навіть якщо такий день є неробочим).

    Це пов’язано з виконанням базових принципів бухгалтерського обліку, одним з яких є відповідність доходів і витрат ( ст. 4 Закону про бухоблік), а саме: для визначення фінансового результату необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, які було здійснено для отримання цих доходів. Крім того, п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік (ср. 025069200) вимагає відображати господарські операції в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому їх було здійснено.

    Якщо послуга була надана виконавцем і спожита замовником у травні, то відобразити її в бухобліку споживачу потрібно саме у травні

    Якщо у вас споживання і документальне підтвердження комунальних послуг іде місяць у місяць — ви щасливець: повністю виконуєте бухгалтерський «статут» при відображенні витрат на отримані послуги.

    Навіть якщо ви отримаєте цей документ у наступному періоді, витрати все одно ставимо на дату складання такого акта.

    Але є й інша реальність: запізнення зі складанням первинних документів від постачальника комунальних послуг є досить поширеним на практиці.

    Якщо акт складено в іншому місяці

    Якщо за комунальні послуги поточного місяця акт виконаних послуг складено та отримано в наступному місяці, виникає запитання: коли визнавати витрати за комунальними послугами — у періоді складення/отримання акта виконаних послуг або ж ставити витрати в періоді споживання послуги?

    Тут так само орієнтуємося на основний бухгалтерський постулат: госпоперації мають бути відображені в облікових регістрах у тому періоді, в якому їх було здійснено ( ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Відповідно показати витрати на комунальні послуги підприємство повинне в місяці їх отримання/споживання.

    Але як же первинний документ — акт, адже він складений та отриманий уже в іншому (наступному) місяці? Відповідь знаходимо в ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік: первинні документи дозволяється складати не тільки під час господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Майте на увазі: датою складання первинного документа Мінфін вважає дату його підписання (див. лист Мінфіну від 15.01.2015 р. № 31-11410-08-10/871).

    До того ж перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри потрібно здійснювати в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше строку, що забезпечує своєчасне складання бухгалтерської та статистичної звітності, декларацій і розрахунків (п. 3.5 Положення № 88).

    Відповідно якщо акт за спожиті вами комунальні послуги від енерго-, тепло- або водопостачальної організації складений і потрапив до вас у наступному місяці, але до закінчення строків подання звітності за період споживання послуг, то в обліку проводимо його періодом споживання комунальних послуг.

    Витрати за комунальними послугами відображаємо в періоді їх споживання

    Якщо ж акт потрапив до вас із великим запізненням і звітність за період отримання комунальних послуг уже складено та подано, то тут маємо справу з помилкою: господарська операція була (комунальні послуги отримані/спожиті), але в обліку та звітності не відображена. Отже, доведеться виправляти помилку. Як її виправити, детальніше див. «Виявили бухгалтерську помилку? Виправляємо без проблем» // «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 42, с. 26.

    ПДВ

    А ось для ПДВ-обліку ця проблема серйозніша. Комунальні послуги — це оподатковувані ПДВ операції, тому постачальник, будучи платником ПДВ, зобов’язаний нараховувати податкові зобов’язання та складати податкові накладні. Податкові зобов’язання з ПДВ за послугами нараховують за датою першої з подій ( п. 187.1 ПКУ): (1) або за датою оплати; (2) або за датою відвантаження товарів / оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг.

    Тобто постачальник комунальних послуг повинен скласти податкову накладну на дату отримання передоплати або на дату складання відповідного відвантажувального документа і зареєструвати її в ЄРПН протягом 15 днів. Можливий варіант складання податкової накладної за підсумками дня (якщо податкова накладна не складалася) у разі виписки рахунків, що виставляються платнику податку за товари/послуги, вартість яких визначається показниками приладів обліку (п. 13 Порядку № 957).

    Виняток: постачальники електроенергії — вони складають у передоплатному варіанті податкові накладні подекадно (про це піде мова далі).

    Хочемо попередити, що податківці рішуче проти ситуації, коли підписали акт не в поточному, а в наступному місяці, тоді ж нарахували і зобов’язання з ПДВ (якщо раніше не було передоплати). На їх переконання, складання акта наданих послуг у місяці, що настає за місяцем, в якому відбулося фактичне постачання послуг, є порушенням правил ведення бухгалтерського та податкового обліку (див. лист ДПАУ від 20.05.2010 р. № 9895/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518). Тому ви як отримувач товарів/послуг можете зіткнутися з проблемою відображення податкового кредиту за «несвоєчасно» складеною податковою накладною. Щоб уникнути проблем, рекомендуємо в такій ситуації вимагати акт і податкову накладну, датовані останнім днем місяця.

    Коли відображаємо ПК

    За своєчасно зареєстрованими податковими накладними суми ПДВ потраплять до податкового кредиту отримувача вже в періоді складання таких податкових накладних.

    А ось за податковими накладними, з якими вийшов конфуз із реєстрацією (постачальник прострочив 15-денний строк реєстрації в ЄРПН), податковий кредит відображається в періоді реєстрації таких податкових накладних ( п. 198.6 ПКУ).

    Якщо з отриманням податкової накладної справа взагалі не склалася, то відобразити податковий кредит за комунальними послугами, вартість яких визначається за показаннями приладів обліку, можна й на підставі отриманого рахунка ( п. 201.11 ПКУ). Головне, щоб такий рахунок:

    — містив загальну суму платежу, суму ПДВ і податковий номер продавця;

    — відповідав останнім вимогам первинного документа (п. 2.4 Положення № 88);

    — був своєчасно складений (складений за поточний місяць і датований останнім днем місяця). Питання може бути з рахунком, в якому відображаються постачання минулого місяця (наприклад, за травень), а дата складання самого рахунка припадає на поточний місяць (наприклад, 5 червня). Краще цього уникати.

    Утім, у ПКУ можна знайти доказ збільшення податкового кредиту у попередньому місяці. Так, згідно з останнім абзацом п. 198.2 цього Кодексу для товарів/послуг, постачання (придбання) яких контролюється приладами обліку, факт постачання (придбання) таких товарів/послуг засвідчується даними обліку. Зверніть увагу: ідеться не про кількість спожитого або його вартість, а саме про факт придбання. Звідси можна зробити висновок: найбільше значення надається не даті оформлення рахунка, а даним приладів. А вони свідчитимуть про придбання товарів/послуг у попередньому місяці. Більше того, такий підхід дозволить синхронізувати податкові зобов’язання постачальника і податковий кредит покупця (постачальник відображає податкові зобов’язання у попередньому місяці, лист Міндоходів від 06.12.2013 р. № 26567/7/99-99-15-01-04-17).

    Не забудьте отриманий рахунок внести до реєстру документів — замінників податкових накладних ( п. 201.111 ПКУ). Нагадаємо: ведуть цей реєстр з 01.01.2015 р., орієнтуючись на форму «старого» реєстру виданих та отриманих податкових накладних (див. підкатегорію 101.19 БЗ).

    Якщо ПН на електроенергію оформлено не подекадно

    З 01.01.2015 р. платники ПДВ, що поставляють електричну енергію на умовах передоплати, повинні складати податкові накладні подекадно. Податківці зазначили, що ця норма поширюється на всіх платників ПДВ, які поставляють електроенергію, і на всі етапи її постачання до кінцевого споживача (див. підкатегорію 101.19 БЗ).

    У декадній ПН постачальники електроенергії зазначають усю суму грошових коштів, що надійшли в рахунок оплати за таку електроенергію на поточні рахунки протягом відповідної декади. А в останній день місяця складають ПН/РК за результатами остаточного розрахунку споживання електроенергії з урахуванням поставленої електроенергії та отриманих коштів протягом такого місяця. Детальніше про порядок оформлення енергопостачальниками таких ПН див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 42, с. 37.

    Виписувати податкові накладні на передоплатне постачання електроенергії в іншому, неподекадному порядку не можна

    Нормативні документи не дозволяють складати ПН на постачання електроенергії в іншому форматі (тобто за датою надходження передоплати). Тому, на жаль, податкові накладні, складені не подекадно (не в останній день декади), вважатимуться оформленими з порушенням. Отже, в отримувача можуть виникнути проблеми з відображенням податкового кредиту, навіть якщо постачальник зареєстрував їх в ЄРПН.

    Чи можна платнику — отримувачу електроенергії в такій ситуації якось спробувати зберегти податковий кредит? Скористатися п. 201.11 ПКУ і відобразити ПДВ на підставі рахунка за електроенергію не вийде. По-перше, рахунок повинен містити всі обов’язкові реквізити, по-друге, заважає інша умова — податкова накладна має бути не отримана. У нашому випадку ПН отримана, але, на жаль, складена з помилкою (складена не на останню дату декади).

    Тут можна попросити постачальника обнулити таку ПН через РК і скласти нову ПН на правильну дату. Детальніше про те, як виправити ситуацію і зберегти податковий кредит, якщо постачальник помилився в даті виписки податкової накладної, див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 30, с. 5.

    Причому сюди не варто приписувати заборону податківців на виписку РК до безпідставно складених ПН, коли ані факту постачання товарів/послуг, ані дати оплати не було (див. підкатегорію 101.07 БЗ). У нашому випадку підстави для виписки податкової накладної були — постачальник виписав ПН на дату надходження оплати.

    У вас неоподатковувані операції? Розподіляємо ПДВ

    Якщо в офісі під одним дахом курируються як оподатковувані так і неоподатковувані ПДВ операції, то від розподілу «вхідного» ПДВ (уключаючи й перерахунок за підсумками року) нарахованого/сплаченого у складі вартості комунальних послуг з офісного приміщення, платнику не відкрутитися. Він повинен дотримуватися правил ст. 199 ПКУ.

    Тобто у складі податкового кредиту можна відобразити тільки суми ПДВ, що дорівнюють частці використання (ЧВ) таких послуг в оподатковуваних операціях:

    — ЧВ, розрахованій на початок року, — якщо минулого року була оподатковувана і неоподатковувана діяльність;

    — ЧВ, розрахованій за результатами першого звітного періоду, якщо неоподатковувану діяльність платник підключив тільки в поточному році.

    При купівлі «подвійних» комунальних послуг «вхідний» ПДВ розподіляють у періоді складання податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН (у періоді реєстрації ПН в ЄРПН, якщо ПН зареєстрована із запізненням).

    Тоді в декларації з ПДВ комунальні послуги з офісу проходитимуть через ряд. 15.1 і 15.2

    Причому врахуйте, що з 01.07.2015 р. у частині розподілу ПДВ усе зміниться з точністю до навпаки. До складу податкового кредиту потрібно буде включати всю «вхідну» суму ПДВ за «подвійними» придбаннями/отриманнями. Проте платник повинен буде нарахувати податкові зобов’язання, скласти ПН і зареєструвати її в ЄРПН на частину сплаченого (нарахованого) ПДВ, що відповідає частині використання комунальних послуг у неоподатковуваних операціях ( п. 199.1 ПКУ).

    Скласти таку ПН, як того вимагає п.п. «б» п. 198.5 ПКУ, потрібно буде не пізніше останнього дня звітного періоду, в якому куплені товари/послуги з сумою ПДВ, відображеною у складі податкового кредиту, використовуватимуться в операціях, звільнених від ПДВ.

    Важлива деталь! Для нарахування ПЗ доведеться застосовувати не ту ЧВ, розраховану на поточний рік і зазначену в ряд. 1 або 2 таблиці 1 Додатка Д7, а її протилежність — неоподатковувану частку. Зазначимо, що будь-яких змін і пояснень про розрахунок неоподаткованого ЧВ для таких цілей у пп. 199.2 і 199.3 ПКУ немає. Там значиться тільки старий порядок визначення ЧВ в оподатковуваних операціях. Утім, визначити ЧВ за неоподатковуваними операціями не складно. Достатньо від 100 відсотків відняти вже відому «оподатковувану» ЧВ. Проте чекаємо з нетерпінням пояснень від податківців.

    висновки

    • Якщо акт за комунальні послуги минулого місяця датовано початком наступного місяця, відображаємо витрати в місяці отримання послуг.

    • При датуванні актів надання щомісячних комунальних послуг останнім календарним днем звітного місяця дотримуються бухоблікові правила і не виникають проблеми з боку ПДВ-обліку.

    • Неподекадна виписка ПН постачальником електроенергії може поставити під загрозу податковий кредит у споживача.

    • Якщо платник одночасно здійснює оподатковувані та неоподатковувані операції, то сума «вхідного» ПДВ за комунальні послуги з офісу потрапить під розподіл. Причому з червня чекайте новий порядок.

  • Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

    Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

    Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

    Як відключити
    Завантажуйте наш мобільний додаток ifactor

    © Factor.Media, 1995 -
    Всі права захищені

    Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

    Ознайомитись з договором-офертою

    Приєднуйтесь
    Адреса
    м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
    Powered by
    Factor Web Solutions
    Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
    Закрити
    icon-block
    Заважає реклама?
    Ви маєте можливість її відключити!
    Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
    Вимкнути на 10 секунд