1.1. Коротко про головне
Види та завдання інвентаризації
Проводити інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства зобов’язує ч. 1 ст. 10 Закону № 996. Тож жодній юрособі від неї не сховатися, не втаїтися.
Спершу нагадаємо, які види інвентаризації бувають (див. табл. 1.1).
Таблиця 1.1. Види інвентаризації
| Вид інвентаризації | Опис |
| За обсягом майна, що перевіряється: | |
| — повна (суцільна) | Охоплює всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, передані у прокат, оренду або такі, що перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві незалежно від їх технічного стану. Також суцільній перевірці підлягають активи і зобов’язання, що обліковуються на позабалансових рахунках. Це, зокрема, цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти операційної оренди, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, у переробці, на комісії тощо), умовні активи та зобов’язання підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи |
| — вибіркова (часткова) | Мета вибіркової інвентаризації — установити стан і наявність окремих цінностей у місці зберігання. Наприклад, вибіркову інвентаризацію підприємство проводить за тими цінностями, щодо яких постачальник відмовився задовольнити претензії через їх недовантаження або коли подібні претензії надійшли від покупців |
| За підставами проведення: | |
| — планова (передбачувана) | Щодо такої інвентаризації підприємства затверджують строки проведення і здійснюють підготовчі роботи з групування, розміщення матеріальних цінностей у порядку, зручному для підрахунку, вимірювання та зважування, завчасно |
| — позапланова (раптова) | При кожній раптовій інвентаризації початок підготовчих заходів, а також завершення роботи з документами щодо руху цінностей і визначення залишків останніх на початок інвентаризації відбуваються у присутності інвентаризаційної комісії |
У загальному випадку «диригує» процесом інвентаризації Положення № 879, що набуло чинності з початку 2015 року. Саме воно містить порядок і строки проведення інвентаризації більшості активів та зобов’язань.
Разом з цим для інвентаризації окремих видів активів законодавство може встановлювати спеціальні правила. Наприклад, особливості проведення інвентаризації нафти і нафтопродуктів регламентує розд. 13 Інструкції № 281.
Сільгосппідприємства можуть скористатися Методичними рекомендаціями з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств (див. додаток до листа Мінагрополітики від 04.12.2003 р. № 37-27-12/14023).
А ось порядок інвентаризації дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення і напівдорогоцінного каміння, виробів з них і матеріалів, що їх містять, судячи з наказу № 587, підприємства і зовсім розробляють самостійно з урахуванням мінфінівських рекомендацій*.
* Інструкція № 84, яку застосовували раніше для цих цілей, на сьогодні втратила чинність.
Але на таких вузькопрофільних інвентаризаційних особливостях у цьому спецвипуску ми не зупинятимемося. Наша з вами мета сьогодні — вивчити порядок проведення інвентаризації, передбачений Положенням № 879.
Які основні завдання інвентаризації? Відповідь на це запитання дає п. 5 розд. І Положення № 879. Так,
інвентаризацію проводять з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства
Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку. При цьому забезпечуються:
— виявлення фактичної наявності активів і перевірка повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;
— установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
— виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також матеріальних та нематеріальних активів, що не використовуються, невикористаних сум забезпечення;
— виявлення активів і зобов’язань, що не відповідають критеріям визнання.
Проведення інвентаризації забезпечує власник (власники) або уповноважений орган (посадовець), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (далі — керівник підприємства). Він зобов’язаний створити необхідні умови, визначити об’єкти інвентаризації, періодичність і строки, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим ( п. 4 розд. І Положення № 879). При цьому визначені на підприємстві строки інвентаризації не можуть перевищувати законодавчо встановлених (див. табл. 1.3 на с. 10). Далі поговоримо про випадки обов’язкового проведення інвентаризації.
Коли інвентаризація обов’язкова
Як ми вже зазначили, визначати об’єкти, що підлягають інвентаризації, та її періодичність — прерогатива керівника підприємства. Але не завжди. Випадки обов’язкового проведення інвентаризації встановлено Положенням № 879. Ви їх можете побачити в табл. 1.2 на с. 8.
Таблиця 1.2. Випадки обов’язкової інвентаризації
| № з/п | Випадки обов’язкового проведення інвентаризації | Норма Положення № 879 | Коли проводити |
| 1 | Перед складанням річної фінансової звітності | Абзац другий п. 7 розд. І | Щорічно до дати балансу |
| У цьому випадку проводять суцільну інвентаризацію всіх видів активів і зобов’язань підприємства незалежно від їх місцезнаходження. Крім того, інвентаризують активи та зобов’язання, що обліковуються на позабалансових рахунках. При цьому повинні дотримуватися строки проведення інвентаризації, встановлені п. 10 розд. I Положення № 879 (про них див. у табл. 1.3 на с. 10). Інвентаризувати нерухомість можна 1 раз на 3 роки. Інвентаризацію інструментів, приладів, інвентарю (меблів) можна проводити щорічно в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх цих об’єктів упродовж 3 років. За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризацію можна проводити протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць. Інвентаризацію книжкових пам’яток проводять щорічно. | |||
| 2 | Передача майна держпідприємства або бюджетної установи в оренду, приватизація майна держпідприємства, перетворення держпідприємства, передача держпідприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління, крім передачі в межах одного органу управління, в інших випадках, визначених законодавством | Абзац третій п. 7 розд. І | На дату передачі |
| 3 | При зміні матеріально відповідальних осіб, а також зміні керівника колективу (бригадира), вибутті з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності | Абзац четвертий п. 7 розд. І | На день приймання-передачі справ |
| Таку інвентаризацію проводять в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні. | |||
| 4 | У разі встановлення фактів розкрадання або зловживань, псування цінностей | Абзац п’ятий п. 7 розд. І | На день установлення таких фактів |
| У цьому випадку обсяг інвентаризації визначає керівник підприємства. | |||
| 5 | За судовим рішенням або на підставі відповідним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення інвентаризації. Наприклад, при перевірці органом ДФСУ ( п.п. 20.1.9 ПКУ) | Абзац шостий п. 7 розд. І | У термін, зазначений у документі відповідного органу, але не раніше дня отримання підприємством такого документа |
| У цьому випадку проводять інвентаризацію тих об’єктів, що зазначені в документі органу, який вимагає її проведення. | |||
| 6 | У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха | Абзац сьомий п. 7 розд. І | На день після закінчення таких явищ |
| Обсяг проведення інвентаризації визначає керівник підприємства. | |||
| 7 | У разі припинення підприємства | Абзац восьмий п. 7 розд. І | Перед складанням проміжного ліквідаційного балансу |
| У цьому випадку проводять суцільну інвентаризацію всіх видів активів і зобов’язань підприємства незалежно від їх місцезнаходження. Крім того, інвентаризують активи і зобов’язання, що обліковуються на позабалансових рахунках. | |||
| 8 | У разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами | Абзац дев’ятий п. 7 розд. І | На дату такого переходу |
| 9 | У разі одержання від покупця претензії про недовантаження товарів або одержання відмови постачальника задовольнити претензію про недовантаження товарів | П. 9 розд. І | На дату одержання претензії (відмови постачальника задовольнити претензію) |
| Робиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлено такі претензії. | |||
Законодавство може передбачати інші випадки обов’язкового проведення інвентаризації ( абзац десятий п. 7 розд. I Положення № 879).
Підприємства, що знаходяться на тимчасово окупованій території та/або території проведення АТО, проводять інвентаризацію у випадках, обов’язкових для її проведення, тоді, коли стане можливим забезпечити безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал цих підприємств ( п. 8 розд. І Положення № 879). Вони зобов’язані провести інвентаризацію станом на 1-ше число місяця, що настає за місяцем, в якому зникли перешкоди для доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, і відобразити результати інвентаризації у бухобліку відповідного звітного періоду. Про це Мінфін зазначає і в листі від 12.01.2015 р. № 31-11420-08-10/558.
Строки річної інвентаризації
Як ми вже зазначали, перед складанням річної фінансової звітності підприємства в обов’язковому порядку повинні проводити суцільну інвентаризацію всіх видів активів і зобов’язань незалежно від їх місцезнаходження. Робити їм це потрібно щорічно до дати балансу. При цьому п. 10 розд. І Положення № 879 регламентовано строки, в які така інвентаризація має бути здійснена. Вони представлені до вашої уваги в табл. 1.3 на с. 10.
Таблиця 1.3. Строки проведення річної інвентаризації активів і зобов’язань
| № з/п | Вид активів і зобов’язань | Коли проводимо інвентаризацію |
| 1 | Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо) | У період 3 місяців до дати балансу |
| Запаси (крім незавершеного виробництва і напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством) | ||
| Поточні біологічні активи | ||
| Дебіторська і кредиторська заборгованість | ||
| Витрати і доходи майбутніх періодів | ||
| Зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і за відрахуваннями на загальнообов’язкове державне соціальне страхування) | ||
| 2 | Незавершені капітальні інвестиції | У період 2 місяців до дати балансу |
| Незавершене виробництво та напівфабрикати | ||
| Фінансові інвестиції | ||
| Грошові кошти | ||
| Кошти цільового фінансування | ||
| Зобов’язання в частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування | ||
| 3 | Об’єкти основних засобів, зокрема автомобілі, морські та річкові судна, які відбудуть у тривалі рейси | До тимчасового вибуття з підприємства |
| Інші матеріальні цінності, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством |
Керівник підприємства визначає строки проведення інвентаризації. Але пам’ятайте: встановлені на підприємстві строки не можуть перевищувати визначені Положенням № 879.
1.2. Інвентаризаційні комісії
Для проведення інвентаризації на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію ( п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Її склад затверджується розпорядчим документом керівника підприємства. До неї включають:
— представників апарату управління підприємства;
— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, фізособи-підприємця, яка здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах);
— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
Очолює всю цю братію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. У випадках, коли бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник суб’єкта господарювання, він очолює інвентаризаційну комісію самостійно ( абзац другий п. 1 розд. ІІ Положення № 879).
За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть також входити члени ревізійної комісії госптовариства, представники структурного підрозділу (служби) з внутрішнього аудиту.
Інвентаризаційна комісія працює цілорічно, але самостійно інвентаризацію зазвичай не проводить, а виконує переважно організаційні, регулюючі та контрольні функції (див. табл. 1.4 на с. 13).
Наведемо зразок наказу про призначення інвентаризаційної комісії.
А якщо на підприємстві працює тільки одна особа — директор
Тоді він може затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи або включити до неї фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918).
На малих підприємствах допустимо, щоб члени інвентаризаційної комісії самостійно проводили інвентаризацію. Проте, як правило, у зв’язку з великим обсягом робіт проведення інвентаризації однією комісією є неможливим.
У зв’язку з цим створюють робочі інвентаризаційні комісії, які й займаються інвентаризацією майна безпосередньо в місцях зберігання та виробництва ( п. 2 розд. ІІ Положення № 879). Як і у випадку з інвентаризаційною комісією, до складу робочих інвентаризаційних комісій повинні входити представники апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. При цьому до складу таких комісій можуть входити члени інвентаризаційної комісії ( п.п. 2.2 розд. ІІ Положення № 879). Голову і склад робочих інвентаризаційних комісій розпорядчим документом затверджує керівник підприємства.
Зверніть увагу: не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки поспіль ( п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).
Матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні, оскільки вони є особами, яких перевіряють.
Інвентаризацію проводить повний склад інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) у присутності матеріально відповідальної особи
Якщо на підприємстві створюється й інвентаризаційна комісія, і робочі інвентаризаційні комісії, їх функції розмежовують таким чином (див. табл. 1.4):
Таблиця 1.4. Функції інвентаризаційної та робочих інвентаризаційних комісій
| Інвентаризаційна комісія | Робоча інвентаризаційна комісія |
| 1. Організовує проведення інвентаризацій. 2. Здійснює інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій. 3. Здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника підприємства. 4. Перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання. 5. Проводить повторну інвентаризацію при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках за рішенням керівника підприємства. 6. Розглядає причини виявлених нестач і втрат від псування активів, формує пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відображає відповідну інформацію у протоколі | 1. Здійснює інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва. 2. Бере участь разом з бухгалтерською службою у визначенні результатів інвентаризації та розробляє пропозиції щодо заліку нестач і лишків з пересортиці, а також зі списання нестач у межах норм природного убутку. 3. Оформляє протокол із зазначенням у ньому інформації, що вимагається при складанні протоколу інвентаризаційної комісії |
1.3. Наказ про проведення інвентаризації
Щоб інвентаризація відбулася, керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про її проведення. У цьому документі він установлює об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації.
Наведемо зразок наказу про проведення інвентаризації.
Утім, строки та порядок проведення інвентаризації можна встановити в наказі про організацію бухгалтерського обліку або в наказі про облікову політику (див. спецвипуск журналу «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 85, с. 66). Тоді видавати окремий наказ про проведення щорічної інвентаризації не потрібно.
Зверніть увагу: інвентаризація конкретних об’єктів розпочинається вже після дати, на яку її призначено, а не до того. Винятком є об’єкти основних засобів (наприклад, автомобілі), що відправляться у тривалі рейси, а також інші матеріальні цінності, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства. Їх інвентаризують до моменту тимчасового вибуття з підприємства.
Тривалість інвентаризації обумовлюється в наказі про її проведення. Так, у нашому випадку інвентаризація здійснюється станом на 30 листопада, тому строк її проведення, наприклад, за основними коштами — з 1 по 17 грудня 2015 року, а за товарно-матеріальними цінностями — з 1 по 15 грудня 2015 року.
При цьому інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець дня 30 листопада 2015 року. Адже згідно з п. 1 розд. II НП(С)БО 1 баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду. Відповідно й інвентаризаційні описи складаємо аналогічним чином.
Про те, які саме описи заповнюють при інвентаризації різних об’єктів обліку, поговоримо далі.
1.4. Документальне оформлення проведення інвентаризації
Форми документів
Для документування результатів інвентаризації використовують такі документи, як інвентаризаційні описи, акти інвентаризації та звіряльні відомості.
Інвентаризаційні описи застосовують для фіксації наявності, стану та оцінки активів підприємства і активів, що належать іншим підприємствам та обліковуються поза балансом. В акті інвентаризації фіксують наявність грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, готівки, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), що створюються відповідно до вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку (далі — П(С)БО), міжнародних стандартів та інших актів законодавства. У звіряльних відомостях бухгалтерська служба зазначає розбіжності між даними бухгалтерського обліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Форми таких документів можна знайти, зокрема, у наказі № 572. Вони обов’язкові для застосування бюджетними установами. Інші суб’єкти господарювання можуть їх використовувати за власним бажанням. На це прямо вказує п. 2 зазначеного наказу. При цьому ніщо не забороняє включати до інвентаризаційних форм інші реквізити, якщо цього вимагає специфіка діяльності підприємства.
Крім того, до сьогодні чинними є форми інвентаризаційних документів, затверджені постановою № 241. Підприємства за бажанням можуть застосовувати їх (див. листи Держкомстату від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41 і від 30.01.2003 р. № 03-04-05/18). До того ж форми документів, що відображають результати інвентаризації окремих активів, можна знайти і в інших нормативних актах. Більше про інвентаризаційні форми розповість табл. 1.5 (див. с. 16).
Таблиця 1.5. Документи для відображення результатів інвентаризації
| № з/п | Об’єкти інвентаризації | Форма документа |
| 1 | Основні засоби та інші необоротні матеріальні активи | Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № инв-1, затверджена постановою № 241) |
| Інвентаризаційний опис необоротних активів (форму затверджено наказом № 572) | ||
| 2 | Капітальні інвестиції | |
| 3 | Незавершені ремонти | Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (форма № инв-10, затверджена постановою № 241)* |
| * Застосовують при інвентаризації незавершених ремонтів будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об’єктів основних засобів. | ||
| 4 | Нематеріальні активи (крім об’єктів права інтелектуальної власності) | Інвентаризаційний опис необоротних активів (форму затверджено наказом № 572) |
| 5 | Об’єкти права інтелектуальної власності | Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4, затверджена наказом № 732)* |
| * Зауважимо: виходячи з положень п. 7.2 Методрекомендацій № 1327, зазначену форму можна застосовувати для відображення результатів інвентаризації не тільки об’єктів прав інтелектуальної власності, а й усіх інших нематеріальних активів. | ||
| 6 | Товарно-матеріальні цінності, крім тих, для яких порядок проведення інвентаризації регулюють спеціальні документи (нафти і нафтопродуктів, спирту тощо) | Інвентаризаційний опис запасів (форму затверджено наказом № 572) |
| Інвентаризаційний ярлик (форма № инв-2, затверджена постановою № 241)* | ||
| Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-3, затверджена постановою № 241) | ||
| Інвентаризаційний опис (типова форма № М-21, затверджена наказом № 193) | ||
| Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма № инв-4, затверджена постановою № 241) | ||
| Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № инв-5, затверджена постановою № 241) | ||
| Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання (форму затверджено наказом № 572) | ||
| Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (форма № инв-6, затверджена постановою № 241)** | ||
| * Використовують, коли інвентаризаційна комісія не має можливості одразу здійснити підрахунок товарно-матеріальних цінностей і записати їх в інвентаризаційний опис. ** Складають на підставі документів, що підтверджують перебування матеріалів і товарів у дорозі. | ||
| 7 | Витрати майбутніх періодів | Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма № инв-11, затверджена постановою № 241) |
| 8 | Забезпечення майбутніх витрат і платежів | Акт інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів у довільній формі (приклад див. на с. 69) |
| 9 | Грошові кошти на рахунках | Акт про результати інвентаризації грошових коштів (форму затверджено наказом № 572) |
| 10 | Готівкові грошові кошти, цінні папери | Акт про результати інвентаризації наявних коштів ( додаток 7 до Положення № 637) |
| 11 | Грошові документи | |
| Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності (форму затверджено наказом № 572) | ||
| 12 | Бланки суворої звітності | |
| Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № инв-16, затверджена постановою № 241) | ||
| 13 | Фінансові інвестиції | Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій (форму затверджено наказом № 572) |
| 14 | Розрахунки з дебіторами і кредиторами | Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (форму затверджено наказом № 572)* |
| Довідка до акта інвентаризації розрахунків про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув (форму затверджено наказом № 572) | ||
| Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання (форму затверджено наказом № 572) | ||
| Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків (форму затверджено наказом № 572) | ||
| Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17, затверджена постановою № 241) | ||
| Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми № инв-17) | ||
| * Як випливає з форми цього акта, Мінфін вважає, що її також можливо застосовувати для відображення результатів інвентаризації доходів і витрат майбутніх періодів. | ||
| 15 | Майно та матеріальні цінності, що не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках | Складають окремі інвентаризаційні описи (акти) залежно від виду майна |
Для відображення розбіжностей між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) можна використовувати такі звіряльні відомості:
— Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № инв-18, затверджена постановою № 241);
— Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів (форму затверджено наказом № 572);
— Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів (форму затверджено наказом № 572);
— Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-19, затверджена постановою № 241).
Але, як ми вже зауважували, застосовувати наведені форми документів госпрозрахунковим підприємствам зовсім не обов’язково. Вони можуть документувати процес інвентаризації за допомогою самостійно виготовлених бланків (див. лист Держкомстату від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72). Проте такі бланки обов’язково мають бути оформлені відповідно до вимог, установлених Положенням № 88 для первинних документів, у тому числі щодо обов’язкових реквізитів первинних документів* ( п. 14 розд. ІІ Положення № 879).
* Про обов’язкові реквізити первинних документів див. у спецвипуску журналу «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 85, с. 70.
Проте яку б форму інвентаризаційних описів, актів інвентаризації та звіряльних відомостей ви не обрали (одну з наведених у табл. 1.5 чи самостійно розроблену), вам треба дотриматися правил складання таких документів, установлених Положенням № 879. Розповімо про них.
Правила складання інвентаризаційних документів
Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості) складають не менше ніж у двох примірниках ( п. 21 розд. ІІ Положення № 879). При цьому вони можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.
В інвентаризаційних описах активи відображають за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, з можливим виділенням за субрахунками та номенклатурою, окремо за:
— місцезнаходженням таких цінностей;
— особами, відповідальними за їх зберігання.
На кожній сторінці інвентаризаційного опису необхідно зазначити словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.
Акти інвентаризації заповнюють з урахуванням об’єктів інвентаризації. При цьому мають бути забезпечені їх ідентифікація та співставлення з даними бухобліку.
Записи в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) треба робити послідовно в кожному рядку. На окремому аркуші (крім останнього) мають бути заповнені всі рядки. А ось рядки, що залишилися незаповненими на останніх аркушах інвентаризаційних описів (актів інвентаризації), прокреслюються.
Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписують усі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальні особи ( п. 18 розд. ІІ Положення № 879).
В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) помарки та підчистки не допускаються
На це вказує п. 17 розд. ІІ Положення № 879. Якщо ж у цих документах треба виправити помилку, слід закреслити неправильний запис і написати над ним правильний. Причому таке виправлення необхідно зробити в усіх примірниках документа. Виправлення мають бути підписані усіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальними особами.
Далі систематизуємо інформацію про порядок проведення інвентаризації.
1.5. Етапи проведення інвентаризації
Будь-яка інвентаризація на підприємстві проходить у чотири етапи.
Представимо їх у вигляді схем (див. рис. 1.1 — 1.4).
* У разі проведення раптових інвентаризацій це робиться у присутності інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії).
Майте на увазі: якщо інвентаризація активів у приміщенні, в якому вони зберігаються, не закінчена протягом одного дня, вона має бути закінчена протягом наступних днів. Причому після того, як інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) залишила це приміщення, голова комісії опечатує його пломбіратором ( п. 8 розд. ІІ Положення № 879). Під час перерви в роботі комісії інвентаризаційні описи повинні зберігатися в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.
У разі зберігання активів у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід у приміщення опечатують пломбіратором.
Зауважимо: в окремих випадках можуть бути проведені контрольні перевірки інвентаризації ( п. 13 розд. ІІ Положення № 879). Їх здійснює інвентаризаційна комісія за участі членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб. Контрольну перевірку проводять після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу, де проводилася інвентаризація. При цьому перевіряють найбільш суттєві за вартістю активи і ті активи, що користуються підвищеним попитом.
Якщо виявляють значні розбіжності між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки, призначають новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної інвентаризації. У такому разі керівник підприємства повинен терміново розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії, що допустила порушення при проведенні інвентаризації.
Якщо ж проблем з проведенням інвентаризації не було, переходимо до наступного етапу (див. рис. 1.3).
* На активи, що належать іншим підприємствам, складають окремі звіряльні відомості, копії яких направляють власнику таких активів.
висновки
Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку.
Щорічно до дати балансу підприємства зобов’язані проводити суцільну інвентаризацію усіх активів і зобов’язань підприємства.
Для проведення інвентаризації створюють інвентаризаційну комісію, а якщо обсяг робіт великий, то й робочі інвентаризаційні комісії.
Для документування результатів інвентаризації можна використовувати як затверджені бланки інвентаризаційних описів, актів інвентаризації та звіряльних відомостей, так і самостійно розроблені бланки.
- Протокол інвентаризаційної комісії керівник підприємства затверджує протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.
