Шпаргалка для заповнення ПН

Нормативний документ

наказ Мінфіну від 22.09.2014 р. № 957

п. 201.2 ПКУ

Форма ПН

електронна

п. 201.1 ПКУ

Реєстрація в ЄРПН

Реєструють усі ПН без винятку, у тому числі виписані:

— на неплатника;

— на самого себе (типи причин «01» — «17»);

— за пільгованими операціями

п. 201.10 ПКУ

Умова для реєстрації в ЄРПН

Наявність реєстраційного ліміту, розрахованого за правилами п. 200¹.3 ПКУ

п. 201.10 ПКУ

Момент виписки ПН

Загальне правило: на дату виникнення податкових зобов’язань.

Виключення з правила — звідна ПН. Складається не пізніше останнього дня:

— звітного періоду за операціями з п. 198.5 ПКУ (купівлі для негосподарської/необ’єктної/непільгованої діяльності), з п. 199.1 ПКУ («подвійні» купівлі);

— місяця за операціями з п. 201.4 ПКУ (ритмічні постачання).

Якщо протягом дня отримано декілька авансів від одного покупця за одним товаром у межах одного договору, то можна виписати одну ПН (БЗ 101.19)

п. 201.4, п. 198.5, п. 199.1 ПКУ

Мова ПН

українська

п. 3 Порядку № 957

Вартісні показники

заповнюються у гривнях з копійками

п. 3 Порядку № 957

Нумерація ПН

ПН нумеруються послідовно протягом певного періоду на вибір платника. На одну дату не може бути дві ПН з одним номером

п. 5 Порядку № 957

Знаки і символи

Не повинні містити інші знаки та символи (у тому числі крапки, коми тощо):

— цифрові реквізити заголовної частини ПН;

— дата складання ПН (її формат ДДММРРРР);

— порядковий номер ПН

пп. 3 — 5 Порядку № 957

Комірки без показників

Комірки без показників у табличній частині ПН не заповнюються, прокреслення не ставляться

п. 15 Порядку № 957

Операції для виписки ПН

— оподатковувані ПДВ за ставкою 20 %, 7 %, 0 %;

— пільговані операції згідно зі ст. 197, підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ, міжнародними договорами.

НЕ виписується ПН на постачання, що не є об’єктом оподаткування, згідно зі ст. 196 і ст. 185 ПКУ

пп. 14, 15 Порядку № 957

Тип причин у ПН, що не видаються покупцю

01

Виписана на суму перевищення звичайної ціни над фактичною (контрольовані операції)*

п. 9 Порядку № 957

02

Постачання неплатнику податку

03

Натуральна виплата в рахунок зарплати працівникам

04

Постачання в межах балансу для невиробничого використання

05

Ліквідація основних засобів за самостійним рішенням платника податку

06

Перевід виробничих основних коштів до складу невиробничих

07

Експортні постачання

08

Постачання для операцій, які не є об’єктом обкладення ПДВ

09

Постачання для операцій, які звільнені від обкладення ПДВ

10

Умовне постачання товарів (ОЗ, послуг) при анулюванні реєстрації як платника ПДВ згідно з п. 184.7 ПКУ

11

Виписана за щоденними підсумками операцій

12

Виписана на вартість безоплатно поставлених товарів/послуг, обчислену виходячи з рівня звичайних цін (контрольовані операції)*

13

Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності

14

Виписана покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента

15

Складена на суму перевищення ціни придбання товарів/послуг над фактичною ціною їх постачання

16

Складена на суму перевищення балансової вартості необоротних активів над фактичною ціною їх постачання

17

Складена на суму перевищення собівартості самостійно виготовлених товарів/послуг над фактичною ціною їх постачання

* На сьогодні цей тип причини мертвий: ПДВ випав з «трансфертного» регулювання завдяки Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо трансфертного ціноутворення» від 15.07.2015 р. № 609-VIII.

ПН/РК

податкова накладна/розрахунок коригування

НК

податковий кредит

ПЗ

податкові зобов’язання

ОЗ

основні засоби

ЄРПН

Єдиний реєстр податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246

БЗ

база податкових знань — загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс, розміщений на сайті ДФСУ (http://zir.minrd.gov.ua)

РЕКВІЗИТИ ПН

ПІДСТАВА

1

2

ОБОВ’ЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ

Порядковий номер

ПН нумеруються послідовно протягом певного періоду на вибір платника.

Порядковий номер ПН містить тільки цифрові значення (не повинен містити букв чи інших символів) і складається з трьох частин:

— у першій частині (до знаків дробу) проставляється порядковий номер;

— у другій частині (між знаками дробу) проставляється код виду діяльності, що передбачає спеціальний режим оподаткування;

— у третій частині (після знаків дробу) проставляється цифровий номер уповноваженої філії або структурного підрозділу.

У клітинках порядкового номера ПН, що не заповнюються, нулі, прокреслення та інші знаки чи символи не проставляються

п.п. «а», п. 201.1 ПКУ, п. 5 Порядку № 957

ПН виписується у момент виникнення ПЗ. Виписка ПН за другою подією є порушенням, що може стати причиною визнання її недійсною.

Формат дати ПН має такий вигляд: ДДММРРРР. Крапки, коми та інші розділові знаки в даті виписки ПН не проставляються. Так, наприклад, у ПН від 25 вересня 2015 року дата виписки виглядатиме так: «25092015». У такому самому форматі заповнюється дата і у графі 2 табличної частини ПН ( п.п. 1 п. 15 Порядку № 957).

Дати виникнення ПЗ для більшості випадків представлені у ст. 187 ПКУ. У загальному випадку — це метод першої події, але є й особливі випадки: отримання послуг від нерезидента на митній території України ( п. 187.8 ПКУ), експорт товарів ( п.п. «б» п. 187.1 ПКУ), постачання товарів/послуг з використанням карток і чеків ( п. 187.5 ПКУ), передача майна за договором фінансового лізингу

п.п. «б», п. 201.1 ПКУ, п. 201.4 ПКУ, пп. 5, 13 Порядку № 957

( п. 187.6 ПКУ), відсотки за товарним кредитом ( п. 187.3 ПКУ), постачання товарів/послуг з оплатою за рахунок бюджетних коштів ( п. 187.7 ПКУ), постачання за довгостроковими договорами ( п. 187.9 ПКУ), постачання ЖЕКам ( п. 187.10 ПКУ), при підрядних будівельних роботах ( п. 187.1 ПКУ), передача майна в межах посередницьких договорів ( п. 189.4 ПКУ).

Особлива дата виписки у зведеній ПН. Складається не пізніше останнього дня:

— звітного періоду за операціями з п. 198.5 ПКУ (купівлі для негосподарської/необ’єктної/неоподатковуваної діяльності), з п. 199.1 ПКУ («подвійні» купівлі);

— місяця за операціями з п. 201.4 ПКУ (ритмічні постачання).

Підсумкова ПН складається за щоденними підсумками операцій (якщо ПН не була складена на ці операції):

— при постачаннях товарів/послуг кінцевому споживачу (неплатнику) з розрахунком через РРО або через банк/платіжний пристрій;

— при виписці транспортних квитків, готельних рахунків або рахунків за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за приладами обліку, що містять загальну суму платежу, ПДВ і ІПН продавця, за винятком форм, установлених міжнародними стандартами;

— при наданні платнику касових чеків із сумою постачання, ПДВ (з визначенням фіскального та податкового номерів постачальника)

Тут наводиться повна або скорочена назва юридичної особи згідно зі статутними документами або П. І. Б. фізичної особи — платника ПДВ (прізвище, ім’я, по батькові фізособи-підприємця пишуться повністю без додаткової абревіатури «ФОП» або «СПД-ФО»). Вважаємо, що скорочувати вид організаційно-правової форми господарювання (ПАТ, ТОВ тощо) у ПН можна, навіть якщо скорочене найменування не зафіксоване у статутних документах. Написання найменування юрособи малими літерами тотожно написанню найменування малими і великими літерами, якщо ці літери повністю співпадають (101.19 БЗ, лист Міндоходів від 29.04.2013 р. № 1883/6/99-99-19-04-01-15).

При заповненні цього реквізиту філії/структурні підрозділи, яким делеговано право виписки ПН, спершу наводять найменування головного підприємства — платника ПДВ, а потім — найменування філії/підрозділу. Рекомендуємо тут ставити номер філії, щоб виконати вимоги п.п. «г» п. 201.1 ПКУ.

При отриманні послуг від нерезидента з місцем постачання на території України у це поле слід унести найменування нерезидента. Можна іноземною мовою, якщо в договорі немає перекладу українською мовою (БЗ 101.19).

При реорганізації (крім перетворення, коли не змінюється дата держреєстрації) — використовуються попередні реквізити податкової реєстрації (а отже, і старе найменування).

При реорганізації в результаті перетворення, коли не змінюється дата держреєстрації — використовуються попередні реквізити податкової реєстрації, а якщо при цьому змінюється найменування (П. І. Б.) платника, то при використанні старих реквізитів податкової реєстрації платник ПДВ зазначає одночасно нове і попереднє найменування (П. І. Б.) ( п. 3.15, п. 4.3 Положення № 1130)

п.п. «в» п. 201.1 ПКУ, п. 1 Порядку № 957

У цьому полі необхідно проставити податковий номер платника ПДВ, що зазначений у витягу з Реєстру платників ПДВ*.

Із цього правила є винятки!
1) в ІПН покупця проставляється:

2) в ІПН продавця проставляється при отриманні оподатковуваних послуг від нерезидента:

Якщо ПН виписує/отримує уповноважена філія, то зазначається ІПН продавця/покупця головного підприємства — платника ПДВ. Крім того, згідно з вимогами п.п. «г» п. 201.1 ПКУ в ПН крім ІПН головного підприємства треба зазначати числовий номер уповноваженої філії. Проте, на цей момент електронна форма ПН не містить відповідної комірки, тому рекомендуємо цей номер заносити в поле для назви продавця/покупця.

При реорганізації платника ПДВ або перереєстрації з інших причин до дати перереєстрації використовуються попередні реквізити податкової реєстрації ( п. 4.3 Положення № 1130)

п.п. «г» п. 201.1 ПКУ, пп. 11, 12 Порядку № 957

* Видача Свідоцтв платників ПДВ припинена з 01.01.2014 р. До 19.11.2014 р. таке свідоцтво можна було використовувати як витяг із Реєстру платників ПДВ (див. лист ДФСУ від 31.08.2015 р. № 32216/7/99-99-11-01-01-17).

** Не стосується товарів/послуг/ОЗ, придбаних без ПДВ ( лист № 29163).

Зазначається повна або скорочена назва, визначена у статутних документах покупця. При заповненні назви покупця враховуються вимоги, що виконуються при заповненні реквізиту «Назва продавця» (див. вище).

Із загального правила є винятки. Так, у найменуванні покупця в нижчеперелічених випадках продавець проставляє:

Якщо виписують ПН для покупця — уповноваженої філії/структурного підрозділу, то, крім назви головного підприємства, у ПН зазначають і назву філії/структурного підрозділу ( п. 1 Порядку № 957).

п.п. «д» п. 201.1 ПКУ, п. 1, п. 12, п. 20 Порядку № 957

Тут зазначається повний перелік товарів/послуг, що продаються, українською мовою.

Податківці допускають використання іншої мови за імпортними товарами: у разі неможливості перекладу з іноземної мови торгової марки або найменування товару слід зазначати назву торгової марки і у вигляді абревіатури номенклатуру товару без перекладу українською мовою, тобто на іноземній мові (БЗ 101.19).

Якщо кількість найменувань перевищує кількість рядків, відведених для їх розміщення у формі ПН, така ПН доповнюється необхідною кількістю рядків.

У цій графі не можна писати «передоплата за такий-то товар згідно з договором», а треба перелічити товар за найменуваннями. При цьому потрібно враховувати деякі особливості при заповненні:

— підсумкової ПН (тип «11»), де повна номенклатура всіх послуг і вітчизняних/непідакцизних товарів не наводиться, а у графі 3 робиться запис «Товари в асортименті» або «Послуги в асортименті». Якщо серед проданих товарів є імпортні або підакцизні, їх групують відповідно до кодів УКТ ЗЕД і виділяють окремий рядок у графі 3 (БЗ 101.19);

п.п. «е» п. 201.1 ПКУ, п.п. 2 п. 15 Порядку № 957

— зведеної ПН (тип «08, «09», «13», «04»), виписаної самому собі, при використанні куплених товарів/послуг у неоподатковуваній/необ’єктній/негосподарській діяльності/передача в межах балансу для негоспвикористання, де у графі 3 можна зазначати номери і дати ПН, отриманих від постачальників за придбаними товарами/послугами/ОЗ (БЗ 101.19). Наприклад, «ПН від 25.09.2015 р. № 252»;

— ПН на перевищення мінбази (тип «15», «16», «17»), де треба написати фразу, що відповідає типу ПН: «перевищення ціни придбання над фактичною ціною постачання товарів/послуг, указаних в податковій накладній № _»*, «перевищення балансової (залишкової) вартості над фактичною ціною постачання необоротних активів, указаних в податковій накладній № __»*, «перевищення собівартості самостійно виготовлених товарів/послуг, указаних в податковій накладній № __»* поряд з номенклатурою** ( п.п. 2 п. 15 Порядку № 957);

— при постачанні імпортних і вітчизняних товарів у наборі (комплекті) у графі 3 слід зазначити номенклатуру товарів, які входять у набір (комплект), і у графі 4 зазначити код УКТ ЗЕД у частині імпортних товарів (БЗ 101.19)

* Наводиться порядковий номер першої ПН, виписаної на суму постачання цих товарів/послуг/необоротних активів, визначеної виходячи з їх фактичної ціни (договірної вартості), або безоплатного постачання товарів/послуг/необоротних активів, що дорівнює нулю.

** Згідно з роз’ясненнями в БЗ 101.19 податківцям досить тільки фрази в такій ПН, без номенклатури.

Кількість (обсяг) товарів/послуг, перелічених у графі 3, відображається
у графі 6 ПН. Її значення може бути як цілим, так і дробом.

Якщо аванс надходить за неподільний товар, у графі 6 ПН (кількість) відображається дробове значення, що відповідає коефіцієнту оплати. Так, наприклад, якщо за одиницю товару «А» вартістю 1200 грн. (у тому числі ПДВ — 200 грн.) надійшла авансова оплата 480 грн. (у тому числі ПДВ — 80 грн.), то графи ПН будуть заповнені таким чином: гр. 3 — «товар А, гр. 5.1 — «шт», гр. 5.2 — «2009», гр. 6 — «0,4», гр. 7 — «1000», гр. 8 — «400», гр. 13 розд. I — «400», гр. 8 і 13 розд. III — «80», гр. 8 і 13 розд. IV — «480».

Якщо ПН виписується на послуги, що мають тільки вартісне вираження, то у гр. 5.1 ставимо — «послуга», графу 5.2 — не заповнюємо, у графі 6 зазначаємо частку поставленої послуги (лист № 5834, БЗ 101.19)
Якщо отримано часткову передоплату за послуги (наприклад, у розмірі 600 грн., без ПДВ за послуги експертизи рухомого майна, загальна вартість яких 1000 грн., без ПДВ), графи ПН будуть заповнені таким чином: гр. 3 — «Послуги з експертизи рухомого майна», гр. 5.1 — «послуга», гр. 5.2 — не заповнюємо, гр. 6 — «0,6», гр. 7 — «1000», гр. 8 — «600», гр. 13 розд. I — «600», гр. 8 і 13 розд. III — «120», гр. 8 і 13 розд. IV — «720».

Податківці допускають будь-яку розрядність у гр. 6, тобто будь-яку кількість знаків після коми, необхідну для правильного розрахунку вартісного показника у графах 8 — 13 ПН (БЗ 101.19).

Хоча графа 5 «Одиниця виміру» не зарахована до обов’язкових реквізитів ПН, але ми нагадаємо, що з початку 2015 року графа 5 ПН набула нового формату. Тепер вона складається з двох підграф: 5.1 і 5.2. Кожну з них потрібно заповнювати згідно з держстандартами. Тобто з урахуванням скорочень і кодування з Класифікатора ДК 011-96. Якщо товар нестандартний (його немає у Класифікаторі), то податківці вирішили у графі 5.1 ставити умовне позначення одиниці зміни нестандартного

п.п. «е» п. 201.1 ПКУ, пп. 4, 5 п. 15 Порядку № 957

товару, а графу 5.2 не заповнювати (БЗ 101.19). Якщо такий варіант заповнення

не пропускатиме програмне забезпечення, то можна в 5.1/5.2 ставити «грн»/«2454»).

Згідно з консультацією податківців (БЗ 101.19, лист № 29163):

— у підсумковій ПН (тип «11») не заповнюються графи 5.1, 5.2, 6, 7;

— у зведеній ПН (тип «08», «09», «13», «04») у графі 5.1 зазначають — «грн», а графи 5.2, 6, 7, 10, 11, 12 не заповнюють.

Аналогічно можна припустити, що в ПН на перевищення мінбази (тип «15», «16», «17») не заповнюються графи 5.1, 5.2, 6, 7

Ціна одиниці товару/послуги зазначається без урахування ПДВ у графі 7 ПН. При цьому потрібно враховувати, що:

— знижки/надбавки, що надаються покупцю, окремо в ПН ніяк не зазначаються, а у графі 7 ПН відображається кінцева (остаточна) ціна;

— інші суми податків і зборів, що включаються до ціни поставлених товарів/послуг, проте не включаються при цьому до бази обкладення ПДВ (у тому числі роздрібний акциз), у ПН ніяк не відображаються;

— цифрове значення у графі 7 не повинно містити більше двох знаків після коми. Виняток — для тих випадків, коли інше прямо встановлено законодавством, наприклад, коли ціни встановлюються урядом (лист № 5834, БЗ 101.19). Для довідки: на графу 6 обмеження «двох знаків» не поширюється.

Згідно з консультацією податківців (БЗ 101.19, лист № 29163) не заповнюють графу 7: у підсумковій ПН (тип «11»), зведеній ПН (тип «08», «09», «13», «04»). Аналогічно можна припустити, що в ПН на перевищення мінбази (тип «15», «16», «17») графа 7 також не заповнюється. У таких випадках обсяг постачання (без ПДВ) фіксують у гр. 8 (якщо застосовується ставка ПДВ 20 %) і у гр. 13 розд. I, суму ПДВ — у гр. 8 і гр. 13 розд. III, загальний обсяг постачання з ПДВ — у гр. 8 і гр. 13 розд. IV

п.п. «є» ПКУ, п.п. 6 п. 15 Порядку № 957

Ставка податку безпосередньо в ПН платником податків не проставляється (оскільки ставка спочатку згадується в шапці табличної частини ПН). Тому обсяги постачань (без ПДВ) відображаються у графах 8 — 12 ПН уже з урахуванням застосованої до них ставки і залежно від виду операцій, відповідно:

— оподатковувані за основною ставкою, тобто за ставкою ПДВ 20 %, — у графі 8 ПН;

— оподатковувані за ставкою 7 % — у графі 9;

— оподатковувані за ставкою 0 %: постачання на території України —
у графі 10, а експортні постачання — у графі 11 (при цьому в розділі III за графою 10 або 11 замість суми ПДВ проставляється «0», п. 14 Порядку № 957);

— звільнені від обкладення ПДВ — у графі 12 (у такому разі згідно з п. 14 Порядку № 957 у розділі III за графою 12 ПН проставляється відмітка «Без ПДВ», з посиланням на відповідну законодавчу підставу такого звільнення, тобто пункт і підпункт «пільгової» ст. 197 ПКУ або підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ; для цього передбачено спеціальну виноску (3) в нижній частині ПН).

При постачанні одному покупцю одночасно ( п. 14 Порядку № 957):

— оподатковуваних і звільнених від ПДВ товарів/послуг складаються окремі ПН (тобто заповнення в одній ПН одночасно граф 8 — 11 і графи 12 не допускається);

— операцій, що обкладаються ПДВ за різними ставками (20 %, 7 %, 0 %), складається одна ПН, в якій заповнюються відповідні графи 8 — 11 і 13. При цьому такі операції (з різними ставками) відображаються в різних рядках ПН (не допускається одночасне заповнення рядків за графами 8 — 11)

п.п. «ж» п. 201.1 ПКУ, п. 14, пп. 7 — 11 п. 15 Порядку № 957

Загальна сума оплати разом з ПДВ відображається у графі 13 розділу IV ПН.

Суми податків і зборів, що включаються до ціни поставлених товарів/послуг, проте не включаються при цьому до бази обкладення ПДВ (у тому числі роздрібний акциз), у ПН ніяк не відображаються

п.п. «з» п. 201.1 ПКУ, п.п. 12 п. 15 Порядку № 957

Графа 4 підлягає заповненню тільки в разі постачання підакцизних і імпортних товарів і причому на всіх етапах постачання.

При постачанні одночасно імпортованих та вітчизняних товарів або підакцизних і непідакцизних товарів графа 4 ПН заповнюється тільки за тими товарними позиціями, що належать до підакцизних чи імпортних товарів.

При постачанні імпортних і вітчизняних товарів у наборі (комплекті) в графі 3 ПН слід зазначити номенклатуру товарів, що входять до набору (комплекту), і у графі 4 зазначити код УКТ ЗЕД у частині імпортних товарів (БЗ 101.19).

Якщо імпортний товар було перероблено, то при подальшій реалізації такого нового товару код УКТ ЗЕД не зазначається (БЗ 101.19). Як розпізнати «вітчизняність» товару і визначити «достатність» переробки, див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 83, с. 18.

До графи 4 заноситься десятизначний код товару без жодних розділових знаків (пропусків, крапок тощо). Якщо в митній декларації зазначено іншу кількість знаків коду УКТ ЗЕД, то до ПН переноситься аналогічний код без дописування нулів/інших знаків (БЗ 101.19).

У підсумковій ПН код УКТ ЗЕД зазначають за імпортними та підакцизними товарами (БЗ 101.19)

п.п. «і» п. 201.1 ПКУ, п.п. 3 п. 15 Порядку № 957

Податківці вважають, що П. І. Б. укладача ПН і особи, яка наклала свій ЕЦП на неї, повинні збігатися ( лист ДФСУ від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17). Якщо невідповідність все ж таки має місце, є шанс відстояти ПН у суді (див. ухвалу ВАСУ від 26.05.2014 р. № К/800/34980/13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 65, с. 18)

п. 201.1 ПКУ, п. 19 Порядку № 957

До таких належать реквізити ПН, яким не присвоєно статус обов’язкових, — не зазначені в п. 201.1 ПКУ. Так, у листі ДФСУ від 29.07.2015 р. № 27651/7/99-99-19-03-02-17 податківці роз’яснили, що платники можуть (з 29.07.2015 р.) не заповнювати в заголовній частині ПН/РК поля необов’язкових реквізитів, а саме:

— місцезнаходження (податкова адреса продавця)*;

— місцезнаходження (податкова адреса покупця);

— номер телефону (продавця і покупця);

— вид цивільно-правового договору, його номер і дата*;

— форма проведених розрахунків

п. 201.1 ПКУ

* Ці реквізити виключено зі складу обов’язкових з 29.07.2015 р.