(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Перейти до номеру
  • № 96
  • № 95
  • № 94
  • № 93
  • № 92
  • № 91
  • № 90
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
8/19
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Грудень , 2016/№ 97

У закордонне відрядження з КПК: про що слід пам’ятати

Сьогодні поговоримо про нюанси, пов’язані з використанням корпоративної платіжної картки (КПК) у закордонному відрядженні. А приводом для цієї розмови став дзвінок нашого читача. Він озвучив таку ситуацію: відрядженому працівнику видали КПК із залишком 380 євро (добові). Після повернення з відрядження залишок коштів на КПК — 1 євро. Чи потрібно перераховувати цей залишок з картрахунку? Як остаточно розрахуватися з працівником? Розбираємося.

Що таке КПК і як витрачати «карткові» кошти?

Спершу нагадаємо, що КПК — електронний платіжний засіб, що дає можливість його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання. Тобто

грошові кошти, які можна використовувати із застосуванням КПК, перебувають на рахунку суб’єкта господарювання

Це означає, що сам факт перерахування грошей на картковий рахунок ще не свідчить про те, що вони видані під звіт держателю КПК. Такі кошти стають підзвітними тільки в момент їх списання з рахунка суб’єкта господарювання. Тобто після того, як держатель КПК скористався коштами, перерахованими на картковий рахунок.

Причому зверніть увагу: при закордонних розрахунках дати здійснення розрахункової операції із застосуванням КПК і дати списання коштів з рахунка суб’єкта господарювання можуть не збігатися. Адже часто при знятті валютної готівки в банкоматі/іншій розрахунковій операції кошти тільки резервуються (блокуються) на рахунку, а списуються вони пізніше. Але запам’ятайте: підзвітною є тільки сума, списана з рахунку суб’єкта господарювання.

Отже невикористаний залишок на картковому рахунку до підзвітних сум не має жодного відношення. Його суму працівник не враховує при складанні авансового звіту. А суб’єкт господарювання розпоряджається таким залишком на свій розсуд:

— він може перерахувати його на поточний рахунок, або

— не робити жодних дій — тоді залишок продовжуватиме значитися на картковому рахунку.

Пам’ятайте: кошти в іноземній валюті, перераховані на картковий рахунок, відряджений працівник може витрачати тільки на чітко визначену мету. Таку як:

— отримання готівки за межами України з метою оплати витрат на відрядження;

— здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, пов’язаних з витратами на відрядження, представницькими, а також експлуатаційними витратами на утримання та перебування повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

Зверніть увагу:

і отримувати готівку, і здійснювати розрахунки в безготівковій формі із застосуванням валютної КПК можна тільки за межами України

Кошти з карткового рахунку не можуть бути використані для:

— отримання заробітної плати;

— отримання інших виплат соціального характеру;

— здійснення розрахунків за зовнішньоекономічними договорами;

— здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за кордон (п. 8.3 Інструкції про порядок відкриття, використання та закриття рахунків, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492).

Повторимо ще раз: за допомогою КПК не можна розраховуватися за зовнішньоекономічними договорами. Тобто придбавати товари/роботи/послуги за кордоном (крім тих, які безпосередньо пов’язані з дозволеними для валютних КПК витратами — на відрядження, представницькими, експлуатаційними), розраховуючись при цьому КПК, відряджений працівник не може.

Звіт про «КПК-витрати»

Як відомо, після повернення з відрядження працівник повинен надати Звіт про використання підзвітних коштів. Строки подання Звіту про витрати на відрядження, оплачені з використанням КПК, установлено п.п. 170.9.3 ПКУ. Так, якщо під час службового відрядження працівник:

— отримав готівку з використанням КПК — він подає звіт і повертає невикористану ним суму знятої готівки до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ);

— використав КПК для проведення розрахунків у безготівковій формі — надає звіт не пізніше 10-го банківського дня після завершення відрядження. А за наявності поважних причин цей строк може бути продовжено роботодавцем до 20-ти банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ).

Факт витрачання коштів з карткового рахунку працівник підтверджує квитанціями платіжного термінала, чеками банкоматів, сліпами, іншими документами в паперовій формі

Хоча в разі їх відсутності для підтвердження витрачання цілком достатньо й виписки банку.

Разом зі Звітом працівник також повинен надати документи, що підтверджують факт придбання «відрядних» товарів/послуг (касові, товарні чеки, розрахункові квитанції, проїзні документи, рахунки з готелю тощо ( п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637).

Пам’ятайте: документального підтвердження не вимагають тільки добові (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб відрядженого працівника).

Хоча і їх слід підтвердити — наказом про відрядження, іншими відповідними первинними документами (наприклад, табелем обліку робочого часу, звітом про використання підзвітних коштів тощо). А при відрядженні до «візової» країни знадобляться ще й відмітки прикордонної служби в закордонному паспорті. Інакше сума добових потрапить до оподатковуваного доходу працівника ( п.п. 170.9.1 ПКУ).

Крім того, нагадаємо: «закордонні» добові не включаються до оподатковуваного доходу працівника в сумі, що не перевищує 0,75 МЗП, установленої на 1 січня звітного року, за кожен день відрядження ( п.п. 170.9.1 ПКУ). Якщо ж сума добових більша — суму перевищення доведеться оподаткувати. До речі, на наш погляд, згідно з ПКУ «закордонна» межа добових діє на всі дні закордонвідрядження (у тому числі і на дні перебування в Україні) (детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 19, с. 26; № 84, с. 71).

«КПК-закордонвідрядження» в обліку

При відображенні валютних операцій в обліку слід пам’ятати про те, що:

1) валютні операції під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом НБУ, що діє на дату здійснення такої операції ( п. 5 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»);

2) монетарні статті балансу в іноземній валюті підлягають перерахунку на дату здійснення операції (у межах суми такої операції або за всією статтею — згідно з обліковою політикою), а також на кожну дату балансу ( п. 8 П(С)БО 21). А немонетарні — не перераховуються ( п. 7 П(С)БО 21). Тобто

списані з карткового рахунку валютні суми перераховують за курсом НБУ на дату списання коштів. А заборгованість, що виникла в результаті такого списання, надалі не перераховують

Зверніть увагу: «підзвітна» заборгованість виникає на дату списання коштів з картрахунку (а не на дату здійснення операції за КПК). Тому й перераховується вона за курсом НБУ на дату списання коштів (а не на дату здійснення КПК-операції).

Необхідність перерахувати заборгованість (розраховувати курсові різниці) може виникнути тільки в тому випадку, якщо сума списаних з рахунку коштів виявиться більше, ніж сума підтверджених витрат на відрядження. Адже тоді на дату затвердження звіту така заборгованість трансформується в монетарну статтю. Пам’ятайте: повернути невитрачені грошові кошти працівник повинен у тій валюті, в якій було видано аванс.

Якщо ж працівник подає звіт на суму, що перевищує суму коштів, знятих з КПК (тобто у відрядженні від витратив власні валютні кошти), то в сумі такого перевищення витрати визнають за курсом НБУ на дату затвердження звіту.

Зверніть увагу: відшкодувати витрачені за кордоном власні валютні кошти працівника підприємство повинне у гривні за курсом НБУ на день їх виплати (п. 2.5 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200). Причому виплатити їх необхідно або готівковими грошовими коштами через касу підприємства, або в безготівковій формі, перерахувавши на особисту картку працівника. А ось КПК для цих цілей використовувати не можна.

Інвалютні грошові кошти, перераховані на картковий рахунок, обліковують на субрахунку 314 «Інші рахунки в іноземній валюті». Причому для обліку заблокованих на рахунках грошових коштів і коштів, доступних для використання, можна ввести додаткові субрахунки (наприклад, 314/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК», 314/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК»).

Детальніше про всі «відрядні» нюанси ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 86.

Закріпимо зазначене прикладом.

Приклад. Працівник направлений у відрядження до Польщі на 11 днів (з 24.10.2016 р. по 03.11.2016 р.). 20.10.2016 р. на КПК перераховано грошові кошти в сумі €380 (з розрахунку: €30/день — добові, €50 — інші витрати). Цього ж дня КПК видали працівнику.

Грошові кошти в сумі €150 знято готівкою в банкоматі 26.11.2016 р. Ще €100 працівник зняв 28.10.2016 р. 01.11.2016 р. він розрахувався КПК за квиток — €129. Після повернення з відрядження працівник надав документи, що підтверджують:

— витрати на проїзд — на суму €159;

— проживання в готелі — на суму €550.

Звіт подано 07.11.2016 р. Власні кошти, витрачені працівником, відшкодовані 08.11.2016 р. (згідно з обліковою політикою на дату здійснення операції курсові різниці підприємство розраховує в межах суми цієї операції).

Облік розрахунків з використанням КПК у відрядженні

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Курс НБУ, грн./€

Сума,

€/грн.

Дт

Кт

Перерахування грошей на картковий рахунок

1

Перераховано грошові кошти на картковий поточний рахунок

314/1

312

28,2

€380

10716

Зняття готівки в сумі €150

2

Заблоковано кошти, зняті готівкою в банкоматі

314/2

314/1

27,8

€150

4170

3

Відображено курсову різницю на дату зняття готівки в банкоматі (27,8 грн./€ - 28,2 грн./€) х €150

945

314/1

27,8

60

4

Списано з поточного рахунку заблоковані кошти

372

314/2

28,0

€150

4200

5

Відображено курсову різницю на дату списання коштів з поточного рахунку (28,0 грн./€ - 27,8 грн./€) х €150

314/2

714

28,0

30

Зняття готівки в сумі €100

6

Заблоковано кошти, зняті готівкою в банкоматі

314/2

314/1

27,9

€100

2790

7

Відображено курсову різницю на дату зняття готівки в банкоматі (27,9 грн./€ - 28,2 грн./€) х €100

945

314/1

27,9

30

8

Списано з поточного рахунку заблоковані кошти

372

314/2

27,8

€100

2780

9

Відображено курсову різницю на дату списання коштів з поточного рахунку (27,8 грн./€ - 27,9 грн./€) х €100

945

314/2

27,8

10

Розрахунок з використанням КПК за квиток

10

Заблоковано кошти на рахунку в сумі оплати за квиток

314/2

314/1

27,9

€129

3599,10

11

Відображено курсову різницю на дату розрахунку за квиток (27,9 грн./€ - 28,2 грн./€) х €129

945

314/1

27,9

38,7

12

Списано з поточного рахунку заблоковані кошти

372

314/2

28,2

€129

3637,8

13

Відображено курсову різницю на дату списання коштів з поточного рахунку (28,2 грн./€ - 27,9 грн./€) х €129

314/2

714

28,2

38,7

Затвердження звіту та остаточний розрахунок з працівником

14

На підставі Звіту відображено витрати на збут:

— у сумі добових (4200 грн. + 2780 грн. + (€80 х 28,4 грн./€))

93

372

28,4

9252

— у сумі витрат на проживання (€550 х 28,4 грн./€)

93

372

28,4

15620

— у сумі витрат на проїзд (3637,8 + €30 х 28,4 грн./€)

93

372

28,4

4489,8

15

Відшкодовано власні кошти, витрачені працівником (€80 + €550 + €30) х 28,3 грн./€

372

301

28,3

18678

16

Відображено сумову різницю на дату погашення заборгованості перед працівником (28,3 грн./€ - 28,4 грн./€) х €660

372

719

28,3

66

висновки

  • Грошові кошти, перераховані на КПК, вважаються виданими під звіт тільки в момент їх списання з карткового рахунку.
  • Отримувати готівку та здійснювати безготівкові розрахунки з використанням валютної КПК можна тільки за межами України.
  • Факт витрачання коштів з КПК працівник підтверджує квитанціями платіжного термінала, чеками банкоматів, сліпами, іншими документами в паперовій формі. Хоча в разі їх відсутності цілком достатньо й виписки банку.
  • Списані з карткового рахунку валютні суми перераховують за курсом НБУ на дату списання коштів. А заборгованість, що виникла в результаті такого списання, надалі не перераховують (виняток: з КПК списано більше коштів, ніж підтверджено звітом).
закордонне відрядження, корпоративна платіжна картка додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті