Податковий та бухгалтерський облік витрат на відрядження

5.1. Облік витрат на відрядження в межах України

Бухгалтерський облік

Інструкцією № 291 для обліку розрахунків з підзвітними особами, до яких належать і відряджені працівники, передбачено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

За дебетом цього субрахунку в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів і документів (301, 311, 313, 331) відображають:

— суми, видані працівникам під звіт;

— суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.

За кредитом субрахунку 372 показують:

— суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження, — у кореспонденції з рахунками обліку витрат і товарно-матеріальних цінностей, а також ПДВ;

— суми, не використані відрядженим працівником і повернені ним, — у кореспонденції з субрахунками обліку грошових коштів і документів.

Субрахунок 372 є активно-пасивним, а отже, його сальдо може бути як кредитовим, так і дебетовим. При цьому дебетове сальдо свідчить про наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами коштів, виданими під звіт, а кредитове — про наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами. У фінансовій звітності дебетові та кредитові показники відображають розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — у складі поточних зобов’язань.

Залежно від мети відрядження, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, і підрозділу, в якому працює відряджений працівник, суми витрачених підзвітними особами коштів відображають на таких рахунках бухгалтерського обліку (див. табл. 5.1):

Таблиця 5.1. Відображення витрат на відрядження на рахунках бухгалтерського обліку

Майте на увазі: витрати відображають в обліку на дату затвердження керівником підприємства Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Податковий облік

Податок на прибуток. Як ви напевно пам’ятаєте, на сьогодні об’єктом обкладення податком на прибуток є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування. Водночас підприємствам-високодохідникам*, а також малодохідникам-добровольцям ПКУ приписує коригувати такий фінрезультат на різниці, що виникають відповідно до розд. ІІІ цього Кодексу. Чи варто про такі різниці турбуватися підприємствам, що відряджають своїх працівників? На щастя, ні. Чинні норми ПКУ жодних «відряджальних» різниць не передбачають. Тому будь-які витрати на відрядження можна сміливо включати до витрат, що формують базу обкладення податком на прибуток.

* Високодохідниками слід вважати платників податку на прибуток, у яких річний дохід від будь-якої діяльності (за вирахуванням непрямих податків), визначений за правилами бухобліку, за останній річний звітний (податковий) період не перевищує 20 млн грн.

Зауважте: у цьому випадку

не має значення, пов’язані понесені у відрядженні витрати з господарською діяльністю підприємства чи ні

Тому до бази обкладення податком на прибуток, крім іншого, мають усі шанси потрапити також додаткові господарські витрати (на камери схову, платний зал очікування, додаткові готельні послуги тощо) і особисті витрати працівника під час відрядження (наприклад, неслужбові телефонні переговори, проживання у двомісному номері замість одномісного, добровільне медичне страхування на час відрядження або добові понад установлену норму).

ПДВ. Перебуваючи у відрядженні, працівник, звичайно, придбаває ті чи інші товарно-матеріальні цінності, а також певні послуги. А це означає, що мають місце операції, які є об’єктом обкладення ПДВ ( пп. «а» і «б» п. 185.1 ПКУ).

Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником при придбанні товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту за цим податком ( п.п. «а» п. 198.1 ПКУ). Безумовно, такі суми мають бути документально підтверджені.

Як відомо, у загальному випадку право на податковий кредит дає належним чином складена та зареєстрована в ЄРПН податкова накладна ( п. 201.10 ПКУ). Проте у випадку з витратами на відрядження визначальними будуть вимоги п. 201.11 ПКУ.

Відповідно до нього податковий кредит з ПДВ за транспортними витратами відображають без отримання податкової накладної на підставі:

— транспортних квитків, що містять інформацію про загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця (крім тих, форму яких установлено міжнародними стандартами). При цьому ПКУ не ставить право на нарахування податкового кредиту в залежність від вартості транспортних квитків та їх загальної кількості, придбаної протягом одного дня;

— транспортних квитків, у яких не передбачено інформацію про податковий номер продавця, якщо такі квитки відповідають вимогам міжнародних стандартів. Головне в такому разі, щоб транспортний квиток містив інформацію про нараховану суму ПДВ (див. консультацію в підкатегорії 101.14 БЗ).

До речі, із зазначеної консультації податківців випливає також, що контролери не заперечують проти відображення податкового кредиту з ПДВ на підставі електронних квитків. Але при цьому такий квиток повинен містити інформацію про загальну суму наданих послуг, суму податку, а також фіскальний номер і податковий номер продавця;

— чеків РРО, що підтверджують оплату вартості транспортних послуг, якщо чек містить загальну суму ПДВ, фіскальний номер і податковий номер постачальника. Проте в такому разі доведеться стежити, щоб за день загальна сума отриманих послуг (без урахування ПДВ) не перевищувала 200 грн.

Причому якщо загальна сума в чеку перевищує 200 грн. (без ПДВ), то, на думку податківців (див. лист ДПАУ від 22.04.2011 р. № 7680/6/16-1515-20, консультацію в підкатегорії 101.14 БЗ), податковий кредит за ним не можна відображати навіть у межах дозволеної суми.

Цікавий момент. Якщо підзвітна особа привозить із відрядження декілька касових чеків з різними датами, у податковому кредиті дозволяється відобразити ПДВ за чеками на суму 200 грн. за кожен день перебування особи у відрядженні, а не в цілому за Звітом. Роз’яснення податківців із цього приводу див. у підкатегорії 101.14 БЗ.

А які документи дозволять віднести до податкового кредиту «вхідну» суму ПДВ, сплачену у складі вартості проживання

У цьому випадку відображати податковий кредит з ПДВ без отримання податкової накладної можна на підставі ( п. 201.11 ПКУ):

— готельного рахунка, що містить загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця;

— касових чеків, що містять суму отриманих послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера і податкового номера постачальника). При цьому з метою формування податкового кредиту загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. за день (без урахування ПДВ).

Таке формулювання часто збиває з пантелику. Виникають сумніви: як бути в тих випадках, коли витрати на проживання перевищили граничні 200 грн., що підтверджує й готельний рахунок, і чек РРО?

Не хвилюйтеся! Готельний рахунок у питаннях формування податкового кредиту — цілком самодостатній документ незалежно від того, яка сума послуг за проживання відрядженої особи в ньому фігурує, а також від того, чи супроводжується він касовим чеком на будь-яку суму. Таким чином, податкову накладну в цьому випадку отримувати не обов’язково.

На яку дату відображати податковий кредит з ПДВ за транспортними квитками, готельними рахунками та касовими чеками?

Думку фіскалів із цього приводу можна знайти в роз’ясненні, розміщеному в підкатегорії 101.14 БЗ. Так, згідно з цим роз’ясненням податковий кредит з ПДВ у цьому випадку необхідно відображати на дату подання авансового звіту.

На нашу думку, тут коректніше було б зазначити, що

податковий кредит відображається на дату затвердження Звіту, а не його подання

Пояснюється така позиція просто: підприємство отримає зазначені документи тільки разом зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. А в момент затвердження Звіту керівником підприємство визнає, що здійснені витрати пов’язані з його діяльністю.

Зверніть увагу: згідно з п. 201.111 ПКУ платники ПДВ зобов’язані вести окремий реєстр документів — замінників податкової накладної. При цьому форму такого документа офіційно не затверджено (як відсутній і обов’язок платників ПДВ подавати такий реєстр фіскалам). У зв’язку з цим на сьогодні його можна вести за формою колишнього Реєстру виданих та отриманих податкових накладних. Із цим погоджуються і фіскали, про що свідчить лист ДФСУ від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У попередніх розділах спецвипуску ми вже неодноразово згадували про випадки обкладення витрат на відрядження ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Тут же узагальнимо основну інформацію щодо такого обкладення.

Тож які витрати можуть потрапити під «фіскальний приціл»? Розібратися в цьому нам допоможе п.п. 170.9.1 ПКУ. Так, в абзаці другому п.п. «а» цього підпункту чітко зазначені види витрат, що не включаються до оподатковуваного доходу працівника. Але тільки в разі дотримання однієї важливої умови:

такі витрати мають бути документально підтверджені ( абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ)

Якщо певна категорія витрат не згадана в зазначеному абзаці як неоподатковувана, але компенсується роботодавцем (що передбачено у внутрішньому Положенні про службові відрядження), то таку виплату слід обкладати ПДФО і ВЗ*. Те саме стосується витрат, що зазначені в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, але їх здійснення у відрядженні не підтверджене працівником документально.

* Нагадаємо, що об’єктом обкладення ВЗ у загальному випадку є ті самі доходи, що обкладаються ПДФО ( пп. 1.2 і 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Крім того, під обкладення ПДФО і ВЗ потрапляють наднормативні добові, тобто добові, видані відрядженому працівнику понад граничний розмір, регламентований абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Неоподатковуваний розмір добових для відряджень у межах України у 2016 році становить 275,60 грн./день. Про те, як у такому разі розрахувати оподатковуваний дохід, див. у підрозділі 3.2 на с. 49.

Тепер про ЄСВ. Що стосується наднормативних добових, то їх обкладати цим внеском не доведеться. Адже таку виплату згідно з п. 3.15 Інструкцій № 5 не включено до фонду оплати праці.

А ось щодо інших оподатковуваних витрат на відрядження (необов’язкових для відшкодування роботодавцем) є побоювання, що фіскальне тлумачення п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 дозволить податківцям розглядати їх як складову фонду оплати праці. Отже, цю виплату доведеться обкладати ще і ЄСВ.

А тепер порядок бухгалтерського та податкового обліку витрат на відрядження в межах України розглянемо на числових прикладах.

Приклад 5.1. Працівнику відділу збуту видано аванс на відрядження з м. Харкова до м. Києва у сумі 4000,00 грн. Строк відрядження відповідно до наказу керівника — 6 днів. Згідно з Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві, добові при відрядженнях у межах України встановлено в розмірі 230,00 грн. на день.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і подав документи, що підтверджують понесені ним у відрядженні витрати:

— залізничні квитки до місця відрядження та назад на загальну суму 589,90 грн. (ПДВ — 98,24 грн.);

— рахунок готелю із зазначенням індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання в сумі 1800,00 грн. (у тому числі ПДВ — 300,00 грн.).

На підставі наказу про відрядження і Положення про службові відрядження добові витрати відшкодовуються в розмірі 1380,00 грн. (6 дн. х 230,00 грн.).

Загальна сума витрат на відрядження склала 3769,90 грн. Звіт подано своєчасно і затверджено в повній сумі. У день подання Звіту суму невикористаного авансу працівник повернув до каси підприємства.

В обліку зазначені операції відображають таким чином (див. табл. 5.2):

Таблиця 5.2. Облік витрат на відрядження в межах України

Приклад 5.2. Заступника директора підприємства направлено у відрядження з м. Харкова до м. Києва. Аванс на відрядження видано в сумі 5000,00 грн. Строк відрядження відповідно до наказу — 4 дні.

Згідно з Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві, добові при направленні у відрядження до м. Києва виплачуються в розмірі 300,00 грн. на день.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і подав документи, що підтверджують понесені ним витрати:

— залізничні квитки до м. Києва і назад вартістю 436,40 грн. кожен (у тому числі ПДВ — 72,50 грн.);

— рахунок готелю із зазначенням індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання в сумі 3600,00 грн. (у тому числі ПДВ — 600,00 грн.).

На підставі наказу про відрядження та Положення про службові відрядження сума добових витрат склала 1200,00 грн. (4 дн. х х 300,00 грн./дн.).

Загальна сума витрат на відрядження — 5672,80 грн. Звіт подано своєчасно і затверджено в повній сумі.

Як такі витрати на відрядження відобразити в обліку підприємства, див. у табл. 5.3.

Таблиця 5.3. Облік наднормативних добових

5.2. Облік витрат на закордонне відрядження

Бухгалтерський облік

У цілому порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат на відрядження за кордон аналогічний порядку обліку витрат, пов’язаних з відрядженнями в межах України (див. с. 81). Водночас має він і свої нюанси. Це пов’язане з тим, що закордонні витрати на відрядження виражені в іноземній валюті і згідно з вимогами ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік повинні відображатися як у валюті розрахунків, так і у валюті звітності, тобто у гривнях.

Оскільки йдеться про інвалютні розрахунки, нам потрібно звернутися до «профільного» П(С)БО 21.

Згідно з п. 5 зазначеного П(С)БО під час первісного визнання витрат, понесених в іноземній валюті, їх відображають у гривнях шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням курсу НБУ на початок дня дати здійснення операції* (дати визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів і витрат).

* Нагадаємо: наразі курс НБУ протягом дня не змінюється.

Подальший облік залежатиме від того, монетарною чи немонетарною є стаття балансу, тобто її погашення відбуватиметься грошовими коштами чи ні.

Дебіторська заборгованість працівника за виданим йому авансом в іноземній валюті є немонетарною. Адже спочатку передбачається, що працівник витратить усю суму авансу, тобто погашення його заборгованості не буде пов’язане з надходженням грошових коштів. У зв’язку з цим:

— на кінець звітного періоду таку заборгованість не перераховують ( п.п. «б» п. 7 П(С)БО 21);

— витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу ( п. 6 П(С)БО 21).

Але якщо працівник не повністю використав виданий йому аванс, його заборгованість перед підприємством (у розмірі невитраченої суми) трансформується в монетарну статтю балансу. Адже борг буде погашено грошовими коштами. Як діяти в такому випадку, нас інформує п. 8 П(С)БО 21. Так, на дату розрахунку за невитраченою сумою необхідно визначити курсову різницю, що виникає у зв’язку зі зміною курсу НБУ на дату погашення заборгованості порівняно з курсом НБУ на дату видачі авансу на відрядження.

Якщо курсова різниця додатна (курс НБУ на дату повернення невитраченої частини авансу підвищився порівняно з курсом НБУ, що діяв на дату його видачі), то її відносять до складу доходів підприємства (кредит субрахунку 714 «Дохід від операційної курсової різниці»). При зворотній ситуації (коли курс НБУ на дату повернення невитраченої частини авансу знизився порівняно з курсом НБУ, що діяв на дату його видачі) виникає від’ємна курсова різниця, яку включають до складу витрат підприємства (дебет субрахунку 945 «Втрати від операційної курсової різниці»).

А якщо працівнику не вистачило виданого йому авансу для покриття всіх витрат в іноземній валюті

У такому разі на дату затвердження Звіту витрати на відрядження в бухгалтерському обліку відображають таким чином:

— частину витрат у межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу**;

** Якщо витрати здійснювалися із застосуванням корпоративної картки, то застосовують курс на дату списання коштів з рахунка підприємства (див. консультацію в підкатегорії 102.07.14 БЗ). Детальніше про використання у відрядженні електронних платіжних засобів див. у розділі 6 на с. 91.

— частину витрат, що підлягає додатковому відшкодуванню працівнику, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту.

Суму витрат, що підлягає додатковому відшкодуванню, працівнику-резиденту виплачують у гривні за курсом НБУ на день виплати (п. 2.5 Правил № 200).

А отже, на дату погашення заборгованості необхідно здійснити коригування її суми з урахуванням нового курсу НБУ. Причому, на наш погляд, отриману різницю не слід вважати курсовою. Адже компенсація працівнику належить у гривні. У зв’язку з цим викликає сумнів правомірність нарахування курсової різниці в такому разі. На нашу думку, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості виріс, різницю відображаємо проводкою: Дт 949 — Кт 372. Якщо курс НБУ на дату погашення знизився, показуємо доходи: Дт 372 — Кт 719.

А ось якщо суми, витрачені понад аванс на відрядження, підприємство погашає в іноземній валюті (це можливо, якщо ви відряджали працівника-нерезидента), то таку заборгованість слід вважати монетарною статтею. Відповідно за нею згідно з п. 8 П(С)БО 21 визначають курсові різниці на кожну дату балансу (доки борг не буде виплачено працівнику) і на дату погашення (див. лист Мінфіну від 03.06.2004 р. № 31-04200-30-16/9596). Курсові різниці від такого перерахунку залежно від того, додатні вони чи від’ємні, відображають відповідно у складі доходів (Кт 714) або витрат підприємства (Дт 945).

Ось, мабуть, і всі бухоблікові особливості, пов’язані з направленням працівника в закордонне відрядження. Тепер подивимося, що в такому разі в нас відбувається в податковому обліку.

Податковий облік

Податок на прибуток. На щастя, над податковоприбутковим обліком витрат на відрядження бухгалтерам нині пітніти не доводиться. Адже, нагадаємо, чинні норми ПКУ не містять обмежень і спеціальних правил, що регулюють порядок обкладення витрат на відрядження, у тому числі й на закордонні. Тепер — повна орієнтація на бухгалтерський облік. Як ми вже зазначали, ніяких коригувань для витрат на відрядження розд. ІІІ ПКУ не передбачає. Таким чином, абсолютно в усіх платників податків ті витрати на відрядження, які дозволено буде облікувати у складі бухгалтерських витрат, у результаті при формуванні фінрезультату вплинуть на розмір податку на прибуток.

ПДВ. У зв’язку з відрядженнями за кордон не можна обійти увагою питання про те, чи потрібно на вартість послуг, отриманих працівником у відрядженні від нерезидента, нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ.

Тут перш за все слід розуміти, що, вирушаючи у відрядження, працівник, з точки зору цивільного законодавства, стає повіреним, який від імені підприємства, що направило його у службове відрядження, і за його рахунок придбаватиме послуги перевезення, проживання тощо. А це означає, що відповідальним за нарахування ПДВ за послугами, отриманими від нерезидента, є підприємство, яке відрядило працівника.

Але не турбуйтеся! Більшість послуг, якими працівник може скористатися за кордоном, не підпадають під об’єкт обкладення ПДВ. Нагадаємо: згідно з п.п. «б» п. 185.1 ПКУ об’єктом оподаткування є операції з постачання послуг, місце постачання яких відповідно до ст. 186 цього Кодексу розташоване на митній території України.

А якщо місце постачання — за межами України, ПДВ за такими операціями сплачувати не потрібно.

Зупинимося на обкладенні ПДВ окремих видів послуг детальніше.

Послуги з перевезення та оренда транспортних засобів. Виходячи зі спільного прочитання положень п.п. «ґ» п. 186.3 і п. 186.4 ПКУ місце постачання послуги з надання в оренду транспортних засобів визначають за загальними правилами, установленими п. 186.4 ПКУ, тобто за місцем реєстрації постачальника (орендодавця). Таким чином, оренда транспорту в нерезидента для використання його відрядженою особою під обкладення ПДВ не потрапляє.

За орендою транспорту з водієм і послугами перевезення місце постачання визначають також за правилами загального п. 186.4 ПКУ (за місцем реєстрації постачальника). Отже, і ці послуги, надані нерезидентом відрядженій особі, ПДВ не обкладають.

Послуги з проживання в готелях та оренди житлових приміщень. Місцем постачання послуг, пов’язаних з нерухомим майном, згідно з п.п. 186.2.2 ПКУ є фактичне місцезнаходження нерухомого майна. Під дію цього підпункту підпадає, зокрема, надання в оренду та експлуатацію власного або орендованого нерухомого майна (код 68.20 згідно з КВЕД-2010). Таким чином,

оренда житлових приміщень, розташованих за кордоном, не є об’єктом обкладення ПДВ

Відряджений працівник проживав у готелі? Ураховуючи «закордонність» постачальника послуг з надання місць для короткочасного проживання, послуги готелів не будуть об’єктом обкладення ПДВ на підставі загального п. 186.4 ПКУ.

Послуги стоянки та паркування, техобслуговування та ремонт автомобіля. Послуги автомобільних стоянок і паркувальних майданчиків охоплені кодом 52.2 «Допоміжна діяльність у сфері транспорту» КВЕД-2010. При цьому послуги, що є допоміжними у транспортній діяльності, зазначені в п.п. «а» п.п. 186.2.1 ПКУ. Тому в питанні обкладення ПДВ потрібно орієнтуватися на місце їх фактичного постачання. Отже, у разі надання таких послуг за кордоном об’єкта для нарахування ПДВ не виникне.

ПКУ не обділив своєю увагою і послуги з ремонту транспортних засобів. Так, п.п. «г» п.п. 186.2.1 ПКУ місцем постачання в цьому випадку визначає місце фактичного постачання послуг з виконання ремонтних робіт. Тобто ремонтні роботи з рухомим майном за межами України не є об’єктом обкладення ПДВ. На цій самій підставі, на наш погляд, не обкладають ПДВ і послуги з техобслуговування транспортних засобів. Адже згідно з КВЕД-2010 і ремонт транспортних засобів, і їх техобслуговування належать до одного й того самого коду 45.20 «Технічне обслуговування та ремонт автотранспортних засобів».

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. З оподаткуванням витрат на закордонне відрядження ситуація приблизно така сама, як і з витратами на відрядження в межах України. Так, під обкладення ПДФО і ВЗ згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ потрапляють такі витрати, що відшкодовуються відрядженому працівнику:

— сума добових на закордонне відрядження, що перевищують у 2016 році 1033,50 грн. (див. с. 49), а також добові в повній сумі, якщо немає відміток Держприкордонслужби при відрядженні до країн з візовим режимом. При цьому

перераховувати закордонні добові (у тому числі наднормативні) у гривні слід за курсом НБУ на дату видачі авансу

— витрати, не підтверджені документально;

— чайові, крім випадків, коли їх суми включаються до рахунка згідно із законами країни перебування;

— вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;

— плата за видовищні заходи;

— вартість страховки, необов’язкової для країни відрядження або країн, через які здійснюється транзитний рух відрядженої особи.

А що з ЄСВ? Тут, як і у випадку з відрядженнями на території України, є небезпека, що фіскали, ґрунтуючись на п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, для цілей справляння ЄСВ вважатимуть оподатковувані витрати працівника на відрядження (крім наднормативних добових) заробітною платою. Тому краще уникати ситуацій з відшкодуванням працівнику оподатковуваних витрат. Виняток — наднормативні добові. Їх від обкладення ЄСВ оберігає п. 3.15 Інструкцій № 5, згідно з яким видані працівнику добові в повному обсязі не належать до фонду оплати праці, а отже, до бази нарахування ЄСВ не потрапляють.

Розглянуте вище закріпимо на прикладі.

Приклад 5.3. Працівник підприємства, розташованого в м. Харкові, направлений у закордонне відрядження до м. Берліна (Німеччина) з 03.10.2016 р. по 07.10.2016 р. для організації рекламно-інформаційного стенду на міжнародній виставці-ярмарку. Аванс на відрядження видано 26.09.2016 р. в сумі 8000,00 грн. і €1100 (курс НБУ на дату видачі авансу — 28,75946 грн./€*).

* Тут і далі — курс умовний.

Згідно з наказом і Положенням про відрядження за кордон добові витрати при відрядженнях до Німеччини встановлено в розмірі €60 у день. Таким чином, загальна сума добових — €300 (€60 х 5 дн.). З них неоподатковувані добові — €179,68 (1033,50 грн. : 28,75946 грн./€ х 5 дн.).

Після повернення з відрядження (10.10.2016 р.) працівник подав до бухгалтерії підприємства Звіт, до якого додано такі підтвердні документи:

— квиток на літак Харків — Берлін вартістю 8939,00 грн.;

— квиток на літак Берлін — Харків вартістю €340;

— копію сторінок закордонного паспорта з прізвищем, візою та відмітками про перетин кордону України 03.10.2016 р. і 07.10.2016 р.;

— рахунок за проживання в готелі (без харчування) на суму €600.

Звіт затверджено 10.10.2016 р. Офіційно встановлений курс гривні до євро на дату затвердження Звіту (10.10.2016 р.) становив 28,82000 грн./€.

Суми виданого авансу працівнику не вистачило. Він додатково витратив на оплату перельоту власні кошти в сумі 939,00 грн. і €140. Підприємством було повністю погашено заборгованість перед працівником 13.10.2016 р. Курс НБУ на цю дату становив 28,79000 грн./€.

Облік витрат, понесених працівником у закордонному відрядженні, представимо в табл. 5.4:

Таблиця 5.4. Облік витрат на закордонне відрядження

висновки

• Для обліку розрахунків з відрядженими працівниками використовують субрахунок 372.
• Витрати на відрядження, не підтверджені документально, а також добові, видані відрядженому працівнику понад граничний розмір, установлений ПКУ, підлягають обкладенню ПДФО і ВЗ.
• Закордонні витрати на відрядження в межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі такого авансу.
• Отримання відрядженим працівником послуг, місце постачання яких розташоване за межами України, не підпадає під об’єкт обкладення ПДВ.