Використання платіжних карток у відрядженнях

6.1. Платіжні картки: перше знайомство

Платіжна картка є електронним платіжним засобом у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для (п. 1.27 ст. 1 Закону № 2346):

— ініціювання переказу грошових коштів з рахунка платника або з відкритого рахунка банку з метою оплати вартості товарів і послуг;

— перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб;

— отримання грошових коштів у готівковій формі в касах банків і через банківські автомати;

— здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.

Банк, що є учасником платіжної системи і здійснює емісію електронних платіжних засобів, може надавати такі платіжні засоби як фізичним особам, так і суб’єктам господарювання (п. 2 розд. ІІ Положення № 705). Залежно від цього електронні платіжні засоби, у тому числі платіжні картки, можуть бути особистими та корпоративними.

Особистий електронний платіжний засіб — це електронний платіжний засіб, емітований на ім’я фізичної особи, яка не здійснює підприємницької діяльності.

Під корпоративним електронним платіжним засобом розуміють електронний платіжний засіб, що дає можливість його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання.

Для отримання корпоративних платіжних карток (далі — КПК) суб’єкт господарювання повинен відкрити в банку, що є членом платіжної системи, поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів. Порядок відкриття рахунків установлено Інструкцією № 492.

Якщо у клієнта в банку вже відкрито поточний рахунок, для здійснення за ним операцій з використанням електронних платіжних засобів достатньо укласти договір, на підставі якого надаватимуться та використовуватимуться КПК.

Держателем корпоративного електронного платіжного засобу є працівник підприємства (довірена особа), на ім’я якого видається КПК. Він на законних підставах використовує КПК для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунка в банку або здійснює інші операції з її застосуванням (п. 1.4 ст. 1 Закону № 2346). Якщо в підприємства декілька працівників, яким необхідно довірити використання коштів з відповідного поточного рахунка, то банк видає декілька КПК — окремо для кожного держателя. При цьому операції за декількома картками можуть відображатися на одному поточному рахунку.

Зверніть увагу: при використанні відрядженим працівником платіжних карток за кордоном валюта розрахунку не завжди збігається з валютою, в якій відкрито поточний рахунок. У такому разі банк здійснює конвертацію валюти. При цьому, як правило, в операції беруть участь три валюти:

1) валюта операції — та валюта, в якій відбувається зняття грошових коштів або здійснюються розрахунки;

2) валюта білінгу — валюта розрахунків між банком і міжнародною платіжною системою (VISA, Master Card, American Express);

3) валюта рахунка, операції за яким здійснюються із застосуванням електронних платіжних засобів.

При здійсненні розрахунків з використанням платіжної картки відбувається таке:

1. Валюта операції порівнюється з валютою білінгу. Якщо валюти не збігаються, то відбувається конвертація за курсом міжнародної платіжної системи.

2. Далі платіжна система повідомляє банку про суму у валюті білінгу, яку банк повинен списати з карткового рахунка.

3. Банк порівнює валюту білінгу з валютою рахунка. І якщо валюти не збігаються, то знову відбувається конвертація, але цього разу вже за внутрішнім курсом банку.

4. Після цього валюту списують з рахунка.

Якщо КПК на окремих працівників не були отримані, грошові аванси на відрядження можна перераховувати на їх особисті поточні рахунки, операції за якими здійснюються з використанням особистих електронних платіжних засобів. Тобто

у відрядженні працівники зможуть використовувати свої особисті платіжні картки (далі — ОПК)

Залежно від умов, за якими здійснюються платіжні операції з використанням електронних платіжних засобів, можуть використовуватися дебетова, дебетово-кредитна і кредитна платіжні схеми.

Дебетова схема передбачає здійснення користувачем платіжних операцій з використанням електронного платіжного засобу в межах залишку коштів, що значаться на його рахунку.

При застосуванні дебетово-кредитної схеми користувач здійснює платіжні операції з використанням електронного платіжного засобу в межах залишку коштів, які значаться на його рахунку, а якщо їх недостатньо — за рахунок наданого банком кредиту.

Кредитна схема передбачає здійснення платіжних операцій з використанням електронного платіжного засобу за рахунок коштів, наданих банком у кредит або в межах кредитної лінії.

Щодо КПК, як правило, діє дебетова схема.

6.2. Порядок застосування платіжних карток

Як ми вже зазначили, сьогодні безготівкова видача авансу на відрядження стає все більш популярною. І на те є свої причини. Адже застосування у відрядженнях платіжних карток має низку переваг. Стисло опишемо їх.

1. У зв’язку з тим, що необхідність направлення працівника у відрядження може виникнути несподівано, бухгалтерія підприємства не завжди має можливість виплатити аванс готівкою своєчасно, особливо якщо йдеться про іноземну валюту. У цьому випадку виходом може стати перерахування грошових коштів на відповідний поточний рахунок, кошти з якого відряджена особа може використовувати із застосуванням платіжної картки.

2. При затримці працівника у відрядженні з поважної причини підприємство матиме можливість додатково перерахувати грошові кошти, необхідні працівнику у зв’язку з продовженням строку його відрядження, на відповідний поточний рахунок.

3. Варіант розрахунків із застосуванням платіжних карток дозволяє забезпечити працівника авансом на відрядження за кордоном в іноземній валюті навіть тим підприємствам, у яких відсутні валютні рахунки. Адже поточний рахунок може бути відкритий у гривні, а розрахунки працівника за кордоном з використанням платіжної картки при цьому здійснюватимуться в іноземній валюті.

4. При вивезенні платіжних карток за межі України відсутні будь-які обмеження щодо суми, що перебуває на відповідному поточному рахунку. Крім того, на відміну від вивезення готівкової іноземної валюти або дорожніх чеків, немає необхідності в митному декларуванні грошових коштів і документальному підтвердженні зняття готівки з рахунків банків, якщо сума коштів на відрядження перевищує еквівалент 10000 євро (гл. 2 Інструкції № 148).

Як бачите, вигоди очевидні. Але водночас слід пам’ятати і дотримуватися правил поводження з платіжними картками, установлених законодавством. При цьому бухгалтера підприємства, безумовно, більше цікавлять особливості застосування корпоративних електронних платіжних засобів. Про них і поговоримо детальніше.

Перш за все зазначимо, що в нормативних документах питання зберігання КПК у перервах між їх використанням не висвітлене. Тому закріпіть правила видачі, використання та повернення КПК внутрішнім нормативним документом по підприємству. Як правило, отримані в банку КПК передають до бухгалтерії підприємства, де вони зберігаються разом із касовими документами. Видачу та повернення КПК контролюють за допомогою Журналу обліку платіжних карток, який ведуть у довільній формі. Утім, не буде порушенням, якщо КПК постійно перебуватимуть у довірених осіб. При цьому майте на увазі: такі довірені особи є матеріально відповідальними за ті операції, що здійснюються за допомогою виданих їм КПК.

Важливо! Передача КПК підзвітній особі ще не означає передачу їй самих грошових коштів. Грошові кошти, що перебувають на поточному рахунку підприємства, є його власністю.

Тільки списані із застосуванням КПК з рахунка юридичної особи грошові кошти вважаються виданими під звіт держателю КПК

Довірені особи підприємств, які отримали готівку з поточного рахунка із застосуванням електронних платіжних засобів, використовують її за призначенням без оприбутковування в касі ( п. 2.12 Положення № 637). У подальшому при здійсненні такою готівкою розрахунків за товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства слід пам’ятати про дотримання «готівкового» обмеження, установленого постановою № 210*. Водночас це обмеження не поширюється на витрати на відрядження ( п. 2.3 Положення № 637), а також на розрахунки за допомогою платіжних карток у безготівковій формі.

* Детально з обмеженнями готівкових розрахунків ви можете ознайомитися у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 40, с. 73.

Видачу готівки за електронними платіжними засобами через банкомати в межах України здійснюють у гривнях (п.п. 16 п. 6 постанови № 386).

Витрачати з використанням КПК кошти в іноземній валюті відрядженому працівнику можна виключно для (п. 8.3 Інструкції № 492):

а) отримання готівки за межами України з метою оплати витрат на відрядження;

б) здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, що пов’язані з:

— витратами на відрядження;

— витратами представницького характеру;

— оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України від 23.05.95 р. № 176/95-ВР, Повітряного кодексу України від 19.05.2011 р. № 3393-VI, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію від 07.12.44 р., Міжнародної конвенції про дорожній рух від 08.11.68 р.

Урахуйте: у п. 8.3 Інструкції № 492 установлено окремі обмеження, що поширюються на використання коштів із застосуванням КПК як з валютних, так і з гривневих рахунків суб’єктів підприємницької діяльності. Зокрема, кошти з поточних рахунків юридичної особи та фізичної особи — підприємця не можуть бути використані із застосуванням КПК для:

— одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;

— здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі;

— здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Це пов’язане з тим, що розрахунки між резидентами та нерезидентами в іноземній валюті в межах торговельного обороту проводяться виключно через уповноважені банки, тобто за особливою процедурою (ст. 7 Декрету № 15-93). На це звертають увагу і фіскали (див. підкатегорію 109.13 БЗ).

А отже,

використовувати КПК для придбання за кордоном товарів (у тому числі їх зразків), робіт і послуг у нерезидентів не можна

Виняток, як ми зазначили раніше, складають розрахунки, пов’язані з витратами на відрядження або витратами представницького характеру.

Зверніть увагу: при знятті готівки в банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі на поточному рахунку, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів, спочатку здійснюється резервування (блокування) відповідних сум, що списуються пізніше. Таким чином, дати проведення операції та списання коштів з рахунка можуть не збігатися.

Найчастіше така ситуація виникає при використанні платіжних карток за кордоном. У зв’язку з цим рекомендуємо побудувати облік так, щоб мати можливість відділяти суми, заблоковані на поточному рахунку підприємства, від сум, що можуть вільно використовуватися (на підставі виписок банку за відповідним поточним рахунком). Детальніше про це див. у підрозділі 6.4 на с. 97.

Зауважте: якщо виданого авансу не вистачило і працівник витратив у відрядженні власні грошові кошти, то підприємство має відшкодувати йому такі витрати або готівковими грошовими коштами через касу підприємства, або в безготівковій формі, перерахувавши кошти на його особистий рахунок у банку. А ось напряму з КПК таку заборгованість погашати не можна. Зняті таким чином кошти вважатимуться виданими під звіт ( п. 2.12 Положення № 637).

Зупинимося ще на одному моменті, пов’язаному з використанням платіжних карток у відрядженнях. Як вам відомо, добові — це витрати на харчування та фінансування особистих потреб відрядженого працівника, які, у свою чергу, можуть бути найрізноманітнішими (уключаючи придбання сигарет, сувенірів тощо). Тому, щоб уникнути претензій контролюючих органів, краще, щоб працівник суму добових спочатку знімав готівкою через банкомат, а вже потім витрачав її на власний розсуд. Інакше (у разі оплати цих витрат за допомогою платіжних карток у безготівковій формі) напрям використання коштів буде зафіксовано у квитанції платіжного термінала і витрати можуть бути визнані не пов’язаними з відрядженням. А це загрожує тим, що такі витрати як додаткове благо, отримане працівником від роботодавця, потраплять до бази обкладення ПДФО, ВЗ і ЄСВ (див. детальніше на с. 89). У крайньому випадку з використанням платіжної картки в безготівковій формі можна оплачувати ті витрати, що відповідають поняттю «добові» (скажімо, витрати на харчування).

Що стосується використання у відрядженнях особистих платіжних карток, то тут слід мати на увазі, що, на відміну від КПК,

усі кошти, зараховані на особистий рахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт незалежно від того, були вони використані працівником чи ні

Тому за всією перерахованою на особистий рахунок працівника сумою після закінчення відрядження слід подати Звіт.

При перерахуванні авансу на відрядження на ОПК працівника майте на увазі, що банк може справляти комісію за зняття готівки. Відповідно, така комісія зменшить залишок особистих коштів працівника на рахунку. Підприємство може компенсувати такі витрати. Але будьте уважні: у цьому випадку у працівника виникне оподатковуваний дохід.

6.3. Подання Звіту

Нагадуємо: після завершення відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про кількість і напрями використання виданих йому грошових коштів шляхом заповнення та подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. У тому числі це стосується і випадків, коли аванс на відрядження видавався в безготівковій формі.

При цьому ще раз звертаємо вашу увагу: працівники, які виїхали у відрядження з КПК, звітують виключно за коштами, списаними з поточного рахунка підприємства за допомогою такої КПК. А ось працівникам, які отримали аванс на відрядження на ОПК, звітувати доведеться за всією сумою авансу.

За невитраченими коштами, що залишилися на КПК, працівник звітувати не повинен

Якщо йдеться про валютну платіжну картку, виникає запитання: на яку дату слід здійснювати перерахунок витрачених з її використанням коштів у гривню*?

* Операції в іноземній валюті в регістрах бухобліку відображають як у валюті розрахунків, так і у гривні ( ст. 5 і ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік).

Як ви вже знаєте, при знятті готівки в банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі з використанням електронних платіжних засобів на рахунку, як правило, спершу здійснюється резервування (блокування) відповідних сум. Саме списання заблокованих коштів відбувається пізніше. Тому дати проведення операції та списання коштів з рахунка згідно з випискою банку можуть не збігатися.

У зв’язку з цим пам’ятайте: для перерахунку у гривні виданих під звіт сум на відрядження слід застосовувати курс НБУ на дату списання коштів з карткового рахунка.

Якщо ж працівнику для закордонного відрядження видано гривневу КПК (з можливістю конвертації у валюту країни відрядження), то рух коштів за картковим рахунком відбуватиметься у гривнях. Тобто у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми. У такому разі перераховувати понесені витрати за курсом НБУ не доведеться.

Відповідно до п. 3 розд. VII Положення № 705 при здійсненні операцій з використанням електронних платіжних засобів повинні оформлятися квитанція платіжного термінала, чек банкомата, сліп тощо. Крім того, банк надає підприємству виписки за поточним рахунком, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів.

Проте перелічених документів буде недостатньо для підтвердження витрат відрядженої особи, оскільки в них далеко не завжди зазначено найменування та кількість наданих товарів, робіт чи послуг. У зв’язку з цим до Звіту відрядженого працівника мають бути додані:

— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ, рахунок готелю, багажна квитанція, страховий поліс тощо), що підтверджують факт продажу товарів, надання послуг;

— документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки, — квитанція платіжного термінала, чек банкомата, сліп ( п. 2.12 Положення № 637). Водночас, якщо цих документів немає, бухгалтерія все одно повинна прийняти Звіт працівника. Підтвердити витрачену суму в цьому випадку можна, отримавши виписку з банку про рух коштів на рахунку. Такий висновок зробили податківці в листі Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15.

У разі перерахування авансу на відрядження на особистий рахунок працівника можлива ситуація, коли працівник не знімає готівку в банкоматі за допомогою ОПК, а використовує власні готівкові грошові кошти. А отже, документи, що підтверджують зняття готівки, можуть бути і відсутніми. На наш погляд, це не повинно стати підставою для невизнання витрат працівника. У такому разі достатньо наявності оригіналів розрахункових документів, що підтверджують факт оплати наданих йому послуг.

Часто на практиці виникає запитання: чи можна з однієї КПК здійснити оплату витрат на відрядження (наприклад, за проживання в готелі) за декількох осіб, які перебувають разом у відрядженні? На жаль, прямої відповіді на нього в нормативних документах не знайти. Проте дещо прояснює цю ситуацію лист Мінфіну від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020. Так, фахівці цього Міністерства вважають таку ситуацію цілком припустимою. Не заперечує й НБУ (див. лист від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767).

Однак працівник, який оплатив вартість проживання колег, зобов’язаний додати до свого Звіту оригінали квитанцій (рахунків) готелів, у яких мають бути зазначені:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— строки проживання в готелі зазначених осіб;

— вартість номерів, у яких проживали такі особи;

— види витрат, уключених до квитанцій (рахунків).

Майте на увазі: видана на ім’я підзвітної особи квитанція на оплату проживання в готелі всіх відряджених працівників на повну (загальну) суму без визначення зазначених вище реквізитів не може бути прийнята до Звіту.

Строки подання Звіту за витратами на відрядження встановлено п. 170.9 ПКУ. У загальному випадку вони становлять 5 банківських днів, що настають за днем закінчення відрядження ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Окремі строки для подання Звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ в разі застосування КПК, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів. Так, якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням КПК, він подає Звіт і повертає не використану ним суму до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ).

Якщо під час службового відрядження працівник використовував КПК для проведення розрахунків у безготівковій формі, Звіт він зобов’язаний подати не пізніше 10-го банківського дня після завершення відрядження ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). За наявності поважних причин роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами).

Зауважимо: у пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться про «платіжні картки» без вказівки на те, корпоративні вони чи особисті. Водночас зазначені підпункти стосуються виключно випадків, перелічених в абзаці першому п.п. 170.9.3 ПКУ, де згадується тільки про КПК. Тоді виникає логічне запитання:

а які строки подання Звіту при розрахунках із застосуванням ОПК

Ми вважаємо, що в таких випадках необхідно орієнтуватися на загальні строки подання Звіту, установлені п.п. 170.9.2 ПКУ, тобто 5 банківських днів із дня закінчення відрядження.

Проте в податківців інша думка з цього приводу. Вони вважають, що при знятті готівки з використанням ОПК відзвітувати слід протягом 3 днів, як і при використанні КПК. На це вони вказували в листі ДПСУ від 06.12.2012 р. № 2292/6/23-50.0214, а також у роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.15 БЗ. Якщо продовжити їх думку, то звітувати за безготівковими розрахунками з використанням ОПК необхідно у строк до 10 (20) днів. На наш погляд, наведена точка зору податківців не відповідає вимогам ПКУ. Але якщо вплутуватися у спір із фіскалами ви не маєте бажання, радимо врахувати їх думку.

Як ми зазначали раніше, сума невикористаних грошових коштів має бути повернена до каси або на банківський рахунок роботодавця до або під час подання Звіту.

При цьому повертати невикористані кошти слід у тій валюті, в якій видано аванс. Таку вимогу містить п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59. Мінфін у листі від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 уточнює, що повертати зняту за кордоном із застосуванням платіжних карток і невикористану готівку необхідно до каси підприємства в національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. Зауважимо, що виконати цю вимогу буває важко, якщо в підприємства немає рахунка в тій валюті, в якій працівник знімав грошові кошти за кордоном.

Наприклад, підприємство видало працівнику гривневу КПК, що дозволяє знімати за кордоном грошові кошти в іноземній валюті. При цьому валютний рахунок у підприємства взагалі відсутній. У такій ситуації, на наш погляд, працівник може повернути зняті за кордоном та не використані ним грошові кошти у гривні (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 16, с. 36).

6.4. Облік операцій із застосуванням платіжних карток

Облік операцій у національній валюті

Для операцій за КПК підприємства можуть або відкрити окремий додатковий поточний рахунок у банку, або використовувати наявний, розширивши його можливості.

На практиці підприємства, як правило, вважають за краще мати додатковий поточний рахунок для операцій з КПК, на який перераховуватимуться певні суми коштів, спеціально виділених держателю КПК на госппотреби або на відрядження. За такого підходу грошові кошти в національній валюті, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів, логічно обліковувати на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті».

Як ми зазначали раніше, особливістю організації платежів з використанням електронних платіжних засобів є те, що дата фактичного списання коштів з рахунка не завжди збігається з датою здійснення операції. У момент операції відбувається блокування відповідної суми на зазначеному поточному рахунку, а вже потім — її списання. Причому залежно від правил платіжної системи цей період може становити від одного до декількох днів. Для розділення сум, заблокованих на поточних рахунках підприємства, і грошових коштів, доступних для використання, можна ввести додаткові субрахунки до субрахунку 313, наприклад: 313/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 313/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК».

Використовуючи такий підхід, розглянемо порядок відображення операцій із застосуванням платіжних карток на прикладах.

Приклад 6.1. Начальник відділу збуту перебував у відрядженні з 3 по 7 жовтня 2016 року. На поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, 27.09.2016 р. було перераховано суму 3800,00 грн. Цього ж дня працівнику видано КПК.

Грошові кошти в сумі 2200,00 грн. зняті працівником готівкою в банкоматі 27.09.2016 р. зі сплатою комісії в розмірі 22,00 грн. Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 04.10.2016 р. було оплачено вартість проживання в готелі в розмірі 1560,00 грн.

Після повернення з відрядження працівником складено Звіт, що був затверджений 11.10.2016 р. у сумі 3620,10 грн., у тому числі ПДВ — 340,10 грн.

Облік операцій з використанням КПК при відрядженні в межах України покажемо в табл. 6.1.

Таблиця 6.1. Використання КПК при відрядженні в межах України

Приклад 6.2. Використовуючи умови прикладу 6.1, припустимо, що аванс на відрядження було перераховано на особистий рахунок працівника для використання із застосуванням його ОПК.

Як облікувати операції з використанням у відрядженні ОПК працівника, див. у табл. 6.2.

Таблиця 6.2. Використання ОПК при відрядженні в межах України

Облік операцій в іноземній валюті

Грошові кошти в іноземній валюті, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, обліковують на субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

При цьому для обліку заблокованих на поточних рахунках грошових коштів і грошових коштів, доступних для використання, можна ввести додаткові субрахунки до субрахунку 314. Наприклад: 314/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 314/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК».

При відображенні операцій із застосуванням платіжних карток у закордонних відрядженнях не забувайте і про норми П(С)БО 21. Так, згідно з п. 6 цього П(С)БО в разі здійснення авансових платежів в іноземній валюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначають за сумою авансового платежу із застосуванням валютного курсу НБУ на початок дня дати сплати авансу.

Як наголошувалося раніше, під виданими як аванс при використанні КПК розуміють грошові кошти, списані з рахунка підприємства у зв’язку з отриманням працівником готівки в банкоматі або безготівковими розрахунками із застосуванням КПК. Тому у випадку з валютною КПК витрати на відрядження за затвердженим Звітом потрібно відображати в обліку за курсом НБУ на дату списання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися із застосуванням електронних платіжних засобів.

Детальніше про відображення в обліку витрат на відрядження, що виявилися більше/менше знятої з КПК валюти, див. у табл. 6.3 на с. 100.

Таблиця 6.3. Формування витрат при закордонному відрядженні з валютною КПК

Якщо ж витрати у відрядженні вже понесено, але сума витрачених коштів поки що не відома (наприклад, у зв’язку з тим, що списання коштів ще не відбулося), то валютні витрати в бухобліку показують за курсом НБУ на дату затвердження Звіту ( п. 5 П(С)БО 21) з подальшим закриттям розрахунків.

Розставити всі крапки над «і» в питаннях обліку операцій з використанням валютної платіжної картки при закордонних відрядженнях допоможе наступний приклад.

Приклад 6.3. Заступник директора підприємства перебував у відрядженні в м. Берлін (Німеччина) з 24 по 28 жовтня 2016 року. На поточний рахунок у євро, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, 18.10.2016 р. перераховано грошові кошти в сумі €1800. Цього ж дня працівнику видано КПК.

Грошові кошти в сумі €1000 знято працівником готівкою в банкоматі 24.10.2016 р. Фактичне списання з поточного рахунка підприємства зазначеної суми відбулося 26.10.2016 р.

Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 28.10.2016 р. було оплачено вартість проживання в готелі в сумі €580. Фактичне списання з рахунка було здійснено 01.11.2016 р.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт, що був затверджений 31.10.2016 р. у сумі €1560 (у тому числі витрати на проживання в готелі — в сумі €580). Надміру отриману в банкоматі готівку в сумі €20 (€1000 + €580 - €1560) повернено працівником до каси підприємства в день подання Звіту.

Курс НБУ склав (див. табл. 6.4 на с. 101):

Таблиця 6.4. Дані щодо курсу НБУ

В обліку наведені операції відображають таким чином (див. табл. 6.5):

Таблиця 6.5. Закордонне відрядження з валютною КПК

висновки

• Аванс на відрядження може бути видано як на корпоративну платіжну картку, так і на особисту картку працівника.
• Грошові кошти вважаються виданими під звіт держателю КПК тільки після їх списання з рахунка юридичної особи.
• Грошові кошти в нацвалюті, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, як правило, обліковують на субрахунку 313, а кошти в іноземній валюті — на субрахунку 314.