Відпускні в обліку та звітності

3.1. Оподаткування відпускних

Нараховуємо відпускні: використовуємо два підходи

Незалежно від того, вписується відпустка працівника в межі одного місяця чи «захоплює» дні одразу двох місяців (а можливо, й більше), відпускні виплачують однією сумою.

А яка ситуація з нарахуванням та оподаткуванням відпускних сум? Давайте розберемося.

Коли вся відпустка працівника припадає на один місяць, то, як правило, питань з нарахуванням та оподаткуванням відпускних не виникає.

Проте набагато частіше бухгалтерії доводиться мати справу з «перехідними» відпустками, що розпочинаються в одному місяці, а закінчуються в іншому. Як бути з нарахуванням відпускних сум у цьому випадку? А ось тут у вас є два варіанти:

1) усю суму «перехідних» відпускних ви можете нарахувати в тому місяці, в якому її виплачуєте;

2) відпускні можете нарахувати частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають календарні дні відпустки.

Нам більше до душі другий варіант. Чому?

Тому що другий варіант відповідає вимогам п.п. 1.6.1 Інструкції № 5

Цей підпункт свідчить, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. До того ж такий варіант нарахування спрощує оподаткування відпускних (про це детальніше поговоримо нижче).

Хоча на практиці використовують обидва варіанти нарахування відпускних (адже на колір і смак товариш не всяк). Виходячи з цього ми й розглядатимемо порядок обліку та оподаткування сум відпускних. Розпочинаємо.

Податок на доходи фізичних осіб

Оплата за час відпустки належить до фонду оплати праці ( абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ, п.п. 2.2.12 Інструкції № 5). А доходи у вигляді заробітної плати, як установлює п.п. 164.2.1 ПКУ, уключаються до загального оподатковуваного доходу фізособи.

Ставка ПДФО — 18 %.

Зарплатна суть відпускних зобов’язує застосовувати до них ті самі ПДФО-правила, що й до самої заробітної плати. Озвучимо їх:

— по-перше, суму відпускних ураховують при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги (далі — ПСП). При цьому «перехідні» відпускні, якщо ви нараховуєте їх наперед (див. вище перший варіант), відносьте до місяців, за які їх нараховано. Детально про застосування ПСП читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 9, с. 6;

— по-друге, об’єкт оподаткування ПДФО при нарахуванні відпускних зменшують на суму ПСП (за наявності права на неї) ( п. 164.6 ПКУ);

— по-третє, суму нарахованих і виплачених відпускних у складі заробітної плати, а також утриманий та сплачений з такого доходу ПДФО відображають у розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «101».

Важливо! Ми вже говорили про те, що відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. Тобто, як правило, спочатку йде виплата (по суті, авансом), а потім нарахування відпускних і заробітної плати:

— у місяці, в якому здійснюється їх виплата, — якщо підприємство застосовує перший варіант нарахування відпускних,

або

— у місяці, на який припадає відпустка, — якщо підприємство застосовує другий варіант.

Що з цього випливає? А те, що

поки немає нарахування, ПДФО ми повинні утримувати з розрахованої суми відпускних, не зменшуючи її на ПСП

Адже в п. 164.6 ПКУ йдеться про нарахований дохід. Крім того, не знаючи загальної суми доходу за місяць, не можна визначити, чи може працівник у принципі претендувати на ПСП. Ось через те при виплаті відпускних наперед базу оподаткування ПДФО ми з вами розраховуємо без зменшення її на ПСП.

Строки для сплати ПДФО при виплаті відпускних ви можете побачити в табл. 3.1 на с. 64.

Військовий збір

Паралельно з ПДФО з відпускних ви зобов’язані утримати ще й ВЗ. На це вказує п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ.

Тільки майте на увазі: база оподаткування ВЗ може бути іншою, ніж база оподаткування ПДФО. Усе це через те, що доходи у вигляді зарплати обкладають ВЗ без вирахування з них ПСП (за наявності права на неї).

Нагадуємо: ставка збору — 1,5 %.

Суму нарахованих і виплачених відпускних у складі загальної суми нарахованого та виплаченого доходу, а також утриманого і перерахованого з цього доходу ВЗ не забудьте відобразити в розділі II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за рядком «Військовий збір».

Строки сплати ВЗ при виплаті відпускних відповідають строкам сплати ПДФО (див. табл. 3.1 на с. 64). Про це зазначено в п.п. 1.4 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ.

Єдиний соціальний внесок

Відпускні включаються до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5, тому вони входять до бази справляння ЄСВ.

Звичайні підприємства (не пільговики) нараховують ЄСВ на відпускні працівників-інвалідів за ставкою 8,41 %, на відпускні інших працівників — за ставкою 22 %.

Підприємства та організації громадських організацій інвалідів, де кількість інвалідів становить не менше 50 % загальної чисельності працюючих, а фонд оплати праці таких інвалідів — не менше 25 % суми витрат на оплату праці, нараховують ЄСВ на дохід працівників-інвалідів за ставкою 5,5 %.

А підприємства та організації всеукраїнських громадських організацій інвалідів, зокрема товариства УТОГ і УТОС, що мають такі самі пільгові параметри (чисельність інвалідів — не менше 50 % і фонд оплати їх праці — не менше 25 % від загальної маси), до доходів усіх працівників застосовують ставку ЄСВ 5,3 %.

Підприємці застосовують ставку ЄСВ 22 % до зарплати всіх працівників, у тому числі й тих, кому встановлено інвалідність

Увага! ЄСВ нараховуйте в межах максимальної величини бази нарахування внеску (ч. 3 ст. 7 Закону № 2464). Максимальна сума доходу, з якої справляється ЄСВ, становить 25 розмірів прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого законом. У 2017 році її величина дорівнює:

— у січні — квітні — 40000 грн.;

— у травні — листопаді — 42100 грн.;

— у грудні — 44050 грн.

Майте на увазі, що із сум «перехідних» відпускних ЄСВ необхідно справляти з урахуванням правил, установлених п.п. 2 п. 3 розд. IV Інструкції № 449. Згідно з цими правилами максимальну величину, з якої сплачується ЄСВ, при нарахуванні відпускних застосовують окремо за кожен місяць.

Тобто для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ суми відпускних необхідно розподілити за місяцями, до яких вони належать. «Перехідні» відпускні за кожен місяць (з урахуванням заробітної плати за відпрацьовані в цих місяцях дні) окремо порівнюють з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, що діяла в місяці, за який нараховано відпускні.

Але це ще не все. При нарахуванні відпускних основним працівникам (тим, хто прийнятий з трудовою книжкою) обов’язково враховуйте «залізне» ЄСВ-правило: якщо база нарахування ЄСВ щодо працівника не перевищує розміру мінімальної зарплати (далі — МЗП), установленої законом на місяць, за який нараховується зарплата/дохід, то цей внесок сплачують з мінімалки*.

* До заробітної плати інвалідів, які працюють на підприємствах, для яких передбачено пільгові ставки ЄСВ, це правило не застосовують.

Так, якщо база нарахування ЄСВ менше МЗП, суму ЄСВ розраховують таким чином:

ЄСВ = МЗП_міс. х 22 % : 100 %,

де МЗП_міс. — МЗП, установлена законом на місяць, за який нараховуються відпускні. Нагадаємо: розмір МЗП у 2017 році — 3200 грн.

Як і в «максимальному» випадку, для цілей порівняння з МЗП «перехідні» відпускні відносимо до місяців, за які їх нараховано (див. лист ДФСУ від 11.03.2015 р. № 5084/6/99-99-17-03-03-15).

Побачили, що база нарахування ЄСВ з урахуванням суми відпускних, які припадають на звітний місяць, менше МЗП? Отже, ЄСВ сплачуйте з мінзарплати.

Приклад 3.1. Працівник підприємства (не інвалід), для якого це місце роботи є основним, пішов у щорічну відпустку з 27 березня 2017 року на 24 календарних дні.

Усю суму відпускних підприємство нараховує наперед (у тому місяці, в якому виплачує).

Оклад працівника становить 2000,00 грн.

Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні березня (17 роб. дн.) — 1545,45 грн.

Сума відпускних за період щорічної відпустки — 1822,56 грн., у тому числі:

— за 5 календарних днів березня — 379,70 грн.;

— за 19 календарних днів квітня — 1442,86 грн.

«Трудова» доплата до мінзарплатного рівня за березень дорівнює:

3200,00 грн. : 22 роб. дн. х 17 роб. дн. - - 1545,45 грн. = 927,28 грн.

Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні квітня (6 роб. дн.) — 631,58 грн.

«Трудова» доплата до мінзарплатного рівня за квітень дорівнює:

3200,00 грн. : 19 роб. дн. х 6 роб. дн. - - 631,58 грн. = 378,95 грн.

Відпускні відносимо до місяців, за які їх нараховано.

Загальна сума березневої зарплати, відпускних за дні відпустки цього місяця, а також доплати до мінзарплатного рівня становила:

1545,45 грн. + 379,70 грн. + 927,28 грн. = = 2852,43 грн.

Сума ЄСВ від фактичної бази нарахування ЄСВ становила:

2852,43 грн. х 22 % : 100 % = 627,53 грн.

Оскільки фактична база нарахування ЄСВ (2852,43 грн.) за березень виявилася нижче встановленого розміру МЗП (3200,00 грн.), на різницю між цими двома величинами (далі — різниця) донараховуємо ЄСВ:

(3200,00 грн. - 2852,43 грн.) х 22 % : 100 % = = 76,47 грн.

У результаті загальна сума ЄСВ за березень становила:

627,53 грн. + 76,47 грн. = 704 грн.

Після того, як буде нараховано зарплату за квітень, підприємство проведе порівняльні розрахунки за цим місяцем.

Загальна сума зарплати за квітень, відпускних, що припадають на цей місяць, а також доплати до мінзарплатного рівня становить:

631,58 грн. + 1442,86 грн. + 378,95 грн. = = 2453,39 грн.

Визначимо суму ЄСВ від фактичної бази нарахування ЄСВ:

2453,39 грн. х 22 % : 100 % = 539,75 грн.

Як бачимо, фактична база нарахування ЄСВ за квітень (2453,39 грн.) також виявилася нижчою встановленої МЗП (3200,00 грн.). Тому, щоб виконати вимогу про ЄСВ з МЗП, цього місяця теж розраховуємо різницю. Її величина дорівнює:

3200,00 грн. - 2453,39 грн. = 746,61 грн.

Визначимо суму ЄСВ, що буде сплачена за квітень з різниці:

746,61 грн. х 22 % : 100 % = 164,25 грн.

У результаті загальна сума ЄСВ за квітень становить:

539,75 грн. + 164,25 грн. = 704,00 грн.

Детальніше про «трудову» доплату до мінзарплати, а також про сплату ЄСВ з МЗП ви можете прочитати в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 7.

Строки сплати ПДФО, ВЗ і ЄСВ із сум відпускних

Напевно ви хочете знати, в які строки сплачувати ПДФО, ВЗ і ЄСВ, що справляються з сум відпускних. Зведемо ці строки в табл. 3.1.

Таблиця 3.1. Строки сплати ПДФО, ВЗ і ЄСВ із сум відпускних

Тепер прийшов час дізнатися, як суми відпускних відображають в обліку та звітності. Про це читайте далі.

3.2. Відображаємо відпускні в обліку

Бухгалтерський облік

Для оплати працівникам відпусток підприємство (зрозуміло, якщо для нього це обов’язково) створює відповідне забезпечення (резерв відпусток). Детальніше про нього ви можете прочитати в розділі 5 на с. 92. Тут же ми наведемо тільки головні тези.

Суму створеного резерву відпусток у бухобліку визнають витратами ( абзац сьомий п. 13 П(С)БО 11). Відображають нарахування резерву за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93 або 94 (залежно від функціональних обов’язків працівників) — Кт 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Тобто «відпускний» резерв уключають повністю до витрат, не чекаючи, доки він буде використаний. Роблять це рівномірно протягом року — у міру нарахування резерву.

При його використанні (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ, нарахованого на ці суми) робіть записи:

— Дт 471 — Кт 661 «Розрахунки за заробітною платою» — на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку;

— Дт 471 — Кт 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування» — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ.

Знайте: використовувати резерв можна тільки до нульового значення

Якщо раптом суму відпускних з урахуванням нарахованого ЄСВ повністю покрити за рахунок створеного резерву не вдалося, суму перевищення залежно від місця роботи відпускника включіть до витрат за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.

Що стосується сум утриманих ПДФО і ВЗ із суми відпускних, то їх відображайте за звичайною схемою: Дт 661 — Кт 641/ПДФО, 642/ВЗ відповідно.

Податковоприбутковий облік

Ми з вами вже звикли до того, що основою для розрахунку оподатковуваного прибутку є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування ( п.п. 134.1.1 ПКУ).

При цьому пп. 139.1.1 і 139.1.2 ПКУ вимагають від високодохідників і малодохідників-добровольців проводити «забезпечувальні» коригування — бухобліковий фінрезультат збільшувати на суму нарахованих забезпечень і зменшувати на суму витрат, відшкодованих за рахунок таких забезпечень.

Проте резерву на оплату відпусток такі коригування не стосуються. Це видно і з додатка РІ до декларації з податку на прибуток, що не передбачає визначення різниць за «відпускними» забезпеченнями.

Отже, з нарахуванням і виплатою відпускних у вас у податковоприбутковому обліку все, як бухоблік прописав.

Виняток становлять відпускні та ЄСВ, що нараховані за рахунок забезпечення, створеного до 01.01.2015 р. У цілях розрахунку оподатковуваного прибутку бухгалтерський фінрезультат зменшують на ці суми відповідно до п. 24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ. Детальніше див. у підрозділі 5.4 на с. 95.

Закріпимо все зазначене на прикладах.

Приклад 3.2. Підприємство надало інженеру з охорони праці Масленку В. Д. з 27.03.2017 р. щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні.

На період відпустки припадає 1 неробочий день — 16 квітня (Пасха (Великдень)). У зв’язку з цим тривалість відпустки збільшується на цей день. Тобто фактично працівник перебуває у відпустці з 27.03.2017 р. по 20.04.2017 р. включно. При цьому 16 квітня оплаті не підлягає (тобто оплачуються 24, а не 25 календарних днів відпустки).

Розрахунковим періодом для обчислення середнього заробітку для оплати часу щорічної основної відпустки є березень 2016 року — лютий 2017 року.

Протягом розрахункового періоду працівнику нараховано:

— заробітну плату — 53510,00 грн.;

— відпускні за час попередньої щорічної основної відпустки — 3840,00 грн.;

— дивіденди за 2016 рік — 6000,00 грн.;

— лікарняні — 3050,00 грн.

З 13.02.2017 р. по 27.02.2017 р. працівнику було надано відпустку без збереження заробітної плати (15 календарних днів) на підставі ст. 26 Закону про відпустки.

Оклад працівника становить 5280,00 грн.

Заробітна плата за відпрацьовані дні березня 2017 року — 4080,00 грн., за відпрацьовані дні квітня 2017 року — 1667,37 грн. Права на ПСП працівник не має.

Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який припадають дні відпустки.

Резерв відпусток створюється відповідно до вимог П(С)БО.

Розрахуємо суму відпускних:

1) визначаємо сумарний заробіток за розрахунковий період з урахуванням положень пп. 3 і 4 Порядку № 100 (суму дивідендів не враховуємо):

53510,00 + 3840,00 + 3050,00 = 60400,00 (грн.);

2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що включаються до розрахунку середньої зарплати:

365 - 10 - 15 = 340 (к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (у 2016 році на 1 травня припали одразу два свята — День міжнародної солідарності трудящих і Пасха (Великдень), тому в розрахунковому періоді березень 2016 року — лютий 2017 року було не 11, а 10 святкових і неробочих днів);

15 — тривалість відпустки без збереження заробітної плати;

3) визначаємо середньоденний заробіток:

60400,00 грн. : 340 к. дн. = 177,65 грн.;

4) розраховуємо суму відпускних:

177,65 грн. х 24 к. дн. = 4263,60 грн.,

у тому числі:

— за календарні дні відпустки, що припадають на березень, — 888,25 грн. (177,65 грн. х 5 к. дн.);

— за календарні дні відпустки, що припадають на квітень, — 3375,35 грн. (177,65 грн. х 19 к. дн.).

Тепер визначаємо оподатковуваний дохід працівника:

— за березень — 4968,25 грн. (4080,00 грн. + + 888,25 грн.);

— за квітень — 5042,72 грн. (1667,37 грн. + + 3375,35 грн.).

Як бачимо, у кожному з наведених місяців оподатковуваний дохід не перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ. При цьому він вище МЗП. А отже, ЄСВ справляємо з фактичної суми заробітної плати та відпускних.

Визначимо, які суми ЄСВ, ПДФО і ВЗ із суми відпускних за квітень потрібно перерахувати при їх виплаті в березні:

— ЄСВ — 3375,35 грн. х 22 % : 100 % = 742,58 грн.;

— ПДФО — 3375,35 грн. х 18 % : 100 % = 607,56 грн.;

— ВЗ — 3375,35 грн. х 1,5 % : 100 % = 50,63 грн.

Ці операції у своєму обліку підприємство відображає так, як показано в табл. 3.2. При цьому для спрощення прикладу проводки з виплати зарплати за першу половину березня 2017 року (авансу) ми не наводимо.

Таблиця 3.2. Порядок обліку відпускних

Приклад 3.3. Підприємство надало електромеханіку виробничої дільниці Титаренку С. Н. з 01.06.2017 р. щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні.

Проте 9 червня 2017 року працівник був відкликаний з відпустки для усунення наслідків виробничої аварії. Відкликання оформлено наказом керівника на підставі письмової згоди відпускника.

Таким чином, громадянин фактично перебував у відпустці 7 календарних днів (4 червня (Трійця) до кількості днів відпустки не зараховується). Невикористані 17 календарних днів відпустки він за узгодженням з роботодавцем вирішив використати у вересні 2017 року.

Посадовий оклад працівника становить 4200,00 грн. на місяць.

Середньоденна зарплата за розрахунковий період (червень 2016 року — травень 2017 року) —165,78 грн.

Сума нарахованих відпускних — 3978,72 грн. (165,78 грн. х 24 к. дн.).

Відпускні виплачено працівнику перед виходом у відпустку 22.05.2017 р. Одночасно з виплатою відпускних перераховано:

— ЄСВ у сумі 875,32 грн. (3978,72 грн. х 22 % : 100 %);

— ПДФО в сумі 716,17 грн. (3978,72 грн. х 18 % : 100 %);

— ВЗ у сумі 59,68 грн. (3978,72 грн. х 1,5 % : 100 %).

Відпускні в розмірі 3202,87 грн. (3978,72 грн. - 716,17 грн. - 59,68 грн.) перераховано на рахунок працівника в банку.

Права на ПСП працівник не має.

Резерв відпусток на підприємстві створюється відповідно до вимог П(С)БО.

Нагадаємо: коли працівника відкликають із щорічної відпустки, його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована за невикористану частину відпустки ( ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).

Це означає, що в цьому випадку бухгалтерія підприємства повинна:

1) нарахувати працівнику заробітну плату за дні, коли він фактично працював, у тому числі у зв’язку з відкликанням з відпустки;

2) здійснити перерахунок відпускних, тобто відсторнувати суму відпускних, нарахованих за невикористаних у зв’язку з відкликанням з відпустки дні.

За умовами нашого прикладу, бухгалтерія після відкликання працівника з відпустки діє так:

— етап перший — нараховує заробітну плату працівнику за відпрацьовані ним дні з 9 по 30 червня 2017 року;

— етап другий — перераховує відпускні. Суму відпускних за невикористані 17 календарних днів відпустки (з 9 по 25 червня) виключає з доходу працівника за червень 2017 року;

— етап третій — здійснює нарахування та утримання виходячи з перерахованої суми заробітної плати і відпускних за червень 2017 року;

— етап четвертий — виплачує працівнику суму зарплати за мінусом раніше виплачених відпускних.

Легко зорієнтуватися з порядком перерахунку виплачених працівнику сум вам допоможе табл. 3.3.

Таблиця 3.3. Порядок розрахунку сум заробітної плати і відпускних за червень 2017 року

Результати перерахунку оформляють бухгалтерською довідкою. На підставі такої довідки в бухгалтерському обліку роблять відповідні записи. Зразки цих записів наведемо в табл. 3.4 на с. 69. При цьому уточнимо, що для спрощення прикладу проводки з нарахування та виплати заробітної плати за травень 2017 року ми не наводимо.

Таблиця 3.4. Порядок обліку відпускних при відкликанні з відпустки

За умовою прикладу працівник збирається використовувати 17 календарних днів відпустки, що залишилися, у вересні 2017 року. Тому середню заробітну плату для визначення суми відпускних бухгалтерія підприємства повинна перед початком відпустки розрахувати заново виходячи з нового розрахункового періоду (вересень 2016 року — серпень 2017 року).

3.3. Показуємо відпускні у формі № 1ДФ

Коли дні відпустки працівника «вписуються» у межі одного кварталу, з порядком відображення сум відпускних, а також утриманих і сплачених з такого доходу ПДФО і ВЗ у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ жодних запитань не виникає.

Суму нарахованих і виплачених відпускних разом із заробітною платою фізособи за цей квартал ви відображаєте в одному рядку з ознакою доходу «101»

Але в житті ми часто маємо справу з «перехідною» відпусткою, тобто коли вона «захоплює» дні двох, а то і більше календарних місяців.

Як правильно заповнити форму № 1ДФ у цьому випадку?

Тут усе залежить від того, який варіант нарахування відпускних підприємство використовує:

— чи то всю суму «перехідних» відпускних нараховує в тому місяці, в якому її виплачує;

— чи то відпускні нараховує частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають календарні дні відпустки.

Ви нараховуєте відпускні в місяці, в якому їх виплачуєте? Тоді всю суму нарахованих і виплачених відпускних і всі суми утриманих і перерахованих ПДФО і ВЗ відображайте в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за поточний звітний квартал, незважаючи на те, що частина відпускних припадає на наступний місяць, який входить уже до наступного звітного кварталу.

Приклад 3.4. Працівник підприємства пішов у щорічну відпустку з 27 березня 2017 рік на 24 календарних дні.

Усю суму відпускних підприємство нараховує наперед (у тому місяці, у якому виплачує).

Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні березня — 4080,00 грн.

Сума відпускних усього — 4263,60 грн., у тому числі:

— за календарні дні відпустки, що припадають на березень, — 888,25 грн.;

— за календарні дні відпустки, що припадають на квітень, — 3375,35 грн.

Заробітна плата працівника за відпрацьовані дні квітня 2017 року — 1667,37 грн.

У цьому випадку до розділу I форми № 1ДФ за I квартал 2017 року потраплять:

— до граф 3а і 3 — заробітна плата за відпрацьовані дні березня (4080,00 грн.) і загальна сума відпускних (4263,60 грн.). Усього в розмірі 8343,60 грн.;

— до граф 4а і 4 — ПДФО із суми основної зарплати березня і всієї суми відпускних — 1501,85 грн. (8343,60 грн. х 18 % : 100 %).

До розділу I форми № 1ДФ за II квартал 2017 року потраплять:

— до граф 3а і 3 — заробітна плата за відпрацьовані дні квітня (1667,37 грн.);

— до граф 4а і 4 — ПДФО із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 300,13 грн. (1667,37 грн. х 18 % : 100 %).

Аналогічним чином заповнюємо рядок «Військовий збір» розділу II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. При цьому нараховані та виплачені працівнику відпускні будуть відображені в загальній сумі доходів, що були нараховані та виплачені підприємством усім фізичним особам у кожному із звітних кварталів.

Наведемо фрагменти Податкових розрахунків за формою № 1ДФ за I і за II квартали 2017 року на рис. 3.1 і 3.2 (див. с. 71 і 72). При цьому припустимо, що в цих звітних періодах інших виплат працівник від роботодавця не отримував.

Тепер про заповнення форми № 1ДФ підприємствами, що нараховують відпускні в місяці, на який припадає відпустка.

Як ви знаєте, якщо виплата заробітної плати здійснюється в установлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, її суму показують як виплачену у графі 3 форми № 1ДФ за той квартал, до якого належить місяць нарахування зарплати ( п. 3.3 Порядку № 4). Тобто графи 3 і 3а (4 і 4а) у цьому випадку рівні.

А от про відображення зарплати (з урахуванням відпускних), виплаченої наперед, у Порядку № 4 нічого не зазначено. У такій ситуації, на наш погляд, безпечнішим є підхід, коли виплачені, але ще не нараховані відпускні відображають у графі 3 розділу I форми № 1ДФ у повній сумі в тому кварталі, в якому таку виплату фактично здійснено.

У свою чергу, у графі 3а відпускні показують у періодах їх нарахування в бухобліку. Тобто показники граф 3 і 3а (4 і 4а) розділу I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ різнитимуться.

При заповненні рядка «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ використовуємо той самий підхід.

З відображенням ПДФО і ВЗ від суми відпускних розібралися. Тепер перейдемо до ЄСВ.

3.4. Відпускні у Звіті з ЄСВ

Незважаючи на те, що для цілей справляння ЄСВ відпускні — це звичайна зарплата, у ЄСВшному Звіті за формою № Д4 вони відображаються по-особливому. Як саме? Розповідаємо.

Відпускні наводимо у Звіті з ЄСВ за той місяць, в якому вони були фактично нараховані в бухгалтерському обліку. Факт виплати тут не важливий.

У таблиці 1 відпускні показуємо в загальній сумі заробітної плати. Окремо їх виділяти не потрібно.

У таблиці 5 інформацію щодо початку/закінчення щорічної відпустки не зазначаємо. Їй там не місце.

У таблиці 6 відпускні відображаємо в окремому рядку. При цьому:

— у графі 9 зазначаємо той самий код категорії застрахованої особи, з яким відображаємо зарплату, нараховану такій особі (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за працівниками-інвалідами, які працюють у юросіб, — «2»);

— у графі 10 — код типу нарахувань «10»;

— у графі 11 — місяць (і рік), за дні якого нараховано відпускні.

Звертаємо увагу роботодавців, які нараховують «перехідні» відпускні наперед у місяці, в якому відбувається їх виплата. За відпускними ви формуєте стільки рядків, на скільки місяців у вас припадає щорічна відпустка.

На вашому підприємстві «перехідні» відпускні нараховують частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають дні щорічної відпустки? Тоді відпускні ви включатимете окремо до звітів з ЄСВ за ті місяці, в яких відбувається їх нарахування (див. приклад 3.5, варіант 2);

— графу 15 за рядком з відпускними заповнюємо тільки в тому випадку, якщо працівнику у звітному місяці не нараховувалася зарплата.

А якщо зарплата нараховувалася? Тоді кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах у поточному місяці проставляємо за рядком із зарплатою поточного місяця. У цьому випадку графу 15 за рядком з відпускними залишаємо незаповненою (у паперовому варіанті проставляємо прокреслення).

Важливо! Якщо ви у Звіті за поточний місяць сформували рядок з відпускними наступного місяця, графу 15 за цим рядком не заповнюйте (у паперовому варіанті її прокреслюйте);

— у графах 17 і 18 зазначаємо загальну суму відпускних і ту, що увійшла до бази нарахування ЄСВ після її порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, відповідно;

— у графі 21 — суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних.

Графи 22 — 25 заповнюємо в загальному порядку.

Закріпимо зазначене на прикладах.

Приклад 3.5. Працівниця Ковтун Ольга Сергіївна (податковий номер — 2823568974) з 10 травня по 2 червня 2017 року перебуватиме у щорічній відпустці. Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні травня 2017 року — 2000,00 грн. (ЄСВ — 440,00 грн.). Сума відпускних за період щорічної відпустки становить 8135,52 грн., у тому числі за 22 календарні дні травня — 7457,56 грн. (ЄСВ — 1640,66 грн.), за 2 календарні дні червня — 677,96 грн. (ЄСВ — 149,15 грн.). Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні червня 2017 року — 9000,00 грн. (ЄСВ — 1980,00 грн.). Для працівниці підприємство є основним місцем роботи.

Варіант 1. Усю суму відпускних за травень і червень підприємство нараховує у травні. У цьому випадку таблиці 6 звітів за формою № Д4 за травень і червень 2017 року щодо цієї працівниці будуть заповнені так, як показано на рис. 3.3 (см. с. 74).

Варіант 2. Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який припадає відпустка. За такого підходу таблиці 6 звітів з ЄСВ за травень і червень 2017 року будуть заповнені так, як показано на рис. 3.4 (см. с. 75).

І не забуваємо про вимогу про сплату ЄСВ з МЗП. Якщо фактична база нарахування ЄСВ, визначена за основним місцем роботи працівника-неінваліда, за місяць, на який припадає щорічна відпустка, виявилася нижчою мінзарплати, розраховуємо різницю між цими двома величинами і донараховуємо на неї ЄСВ.

Важливо! У таблиці 6 Звіту з ЄСВ таку різницю відображаємо окремим рядком з кодом типу нарахувань «13» у графі 10. Суму різниці зазначаємо у графі 19 таблиці 6.

Тепер давайте поговоримо про те, як відобразити в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 суму відрахувань при звільненні працівника за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої ним частини робочого року.

Суму сторнованих відпускних у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 зазначаємо окремо від заробітної плати. При цьому проставляємо*:

* Див. роз’яснення фахівця ДФСУ в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 25, с. 37 і фахівця Пенсійного фонду в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 48, с. 34.

— у графі 10 — код типу нарахувань «10»;

— у графі 11 — місяць (і рік), за який раніше було нараховано відпускні;

— у графі 15 — кількість днів відпустки, за які проводяться відрахування, із знаком «мінус»;

— у графах 17 і 18 — суму сторнованих відпускних із знаком «мінус»;

— у графі 21 — також із знаком «мінус» суму ЄСВ, що був нарахований на суму сторнованих відпускних.

Приклад 3.6. Працівниця Зайченко Оксана Іванівна (податковий номер — 3023568914) звільняється з основного місця роботи 14 квітня 2017 року. При проведенні остаточного розрахунку було виявлено, що вона надміру використовувала 9 календарних днів щорічної основної відпустки. У цій відпустці вона перебувала з 9 листопада по 2 грудня 2016 року. Сума надміру нарахованих відпускних становила 910,08 грн., з них за 7 днів листопада — 707,84 грн. (ЄСВ — 155,72 грн.), за 2 дні грудня — 202,24 грн. (ЄСВ — 44,49 грн.). Зарплата за відпрацьовані дні квітня 2017 року — 2105,26 грн. (ЄСВ — 463,16 грн.).

У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 дані щодо працівниці будуть відображені таким чином (див. рис. 3.5 на с. 77).

висновки

• Відпускні для цілей оподаткування розподіляють за місяцями, за які їх нараховано.
• Базу оподаткування ПДФО при виплаті відпускних наперед розраховують без зменшення на ПСП.
• Для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ суми відпускних розподіляють за місяцями, до яких вони належать.
• У податковоприбутковому обліку при нарахуванні відпускних керуються бухобліковими правилами.
• Суму нарахованих і виплачених відпускних відображають у розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».
• Відпускні показують у Звіті з ЄСВ за той місяць, в якому вони були фактично нараховані в бухгалтерському обліку.